איך טראסק יכולה לסייע לי בתכנון אירוע עסקי מוצלח?

טראסק מציעה 20 שנות ניסיון בתכנון אירועי איכות, ומזמינה אתכם לתכנן אירוע חברה או כנס עסקי. המקום מסייע בהיערכות ותכנון מוקפדים, החל מחידוד מטרת האירוע ועד לבחירת המקום המושלם.

מהם הצעדים הראשונים והחשובים ביותר בתכנון אירוע עסקי?

הצעדים הראשונים כוללים הגדרת מטרת האירוע (למשל, סיקור תקשורתי, העלאת מודעות, פרגון לעובדים) והבנת היקף האירוע. יש להכין רשימת מוזמנים ולתכנן את האמצעים הנדרשים, כמו סוג הגשת האוכל וחללי האירוע.

מדוע תזמון האירוע קריטי להצלחתו?

עיתוי הוא פרמטר קריטי להצלחת האירוע. חשוב לבחון היטב את התאריכים הרלוונטיים ולהימנע מימים מיוחדים בשנה מלבד חגים, כדי להבטיח נוכחות והשפעה מקסימלית.

אילו סוגי אירועים עסקיים ניתן לקיים בטראסק?

בטראסק ניתן לקיים מגוון אירועים עסקיים, כולל אירועי חברה, כנסים עסקיים, השקות מוצר או שירות חדש, ואירועים שמטרתם חיבור והנאה בין העובדים. המקום מתאים לקידום החברה או הארגון ולמשיכת לקוחות חדשים.

אירועים עסקיים מוצלחים: 12 צעדים לתכנון מושלם

טראסק - אולם לאירועים עסקיים וכנסים בתל אביב

לתיאום פגישה

טראסק אולם אירועים בנמל תל אביב מזמין אותך לפגישת היכרות אצלנו במקום!

אירועים עסקיים מהווים דרך חכמה לקידום החברה או הארגון, למשיכת לקוחות חדשים, לפרגון ללקוחות קיימים, להשקת מוצר או שירות חדש וכמובן – להנאה וחיבור בין העובדים. אך אירוע עסקי מצוין מצריך היערכות ותכנון מוקפדים שמתחילים מחידוד מטרת האירוע, דרך בחירת המקום המושלם לקיום האירוע ועד לפרטים הקטנים שיוצרים אימפקט גדול. באמצעות הטיפים הבאים תוכלו להרים אירוע עסקי נפלא ובלתי נשכח.

Quick Answer

Successful business events serve as a strategic tool for companies to promote their organization, attract new clients, launch products, and enhance employee engagement. Achieving a successful event, as outlined by Trask, demands meticulous planning that begins with defining clear objectives and understanding the event's scope. Key elements include careful selection of the event's timing and venue, establishing a detailed budget, and implementing a comprehensive marketing and media outreach strategy. This approach ensures that every detail, from concept to execution, contributes to a memorable and impactful experience, as detailed in Trask's guide published on November 17, 2021.

1.הגדירו מטרה

מהי מטרת האירוע? האם היא קבלת סיקור תקשורתי? להעלות מודעות לפעילות העסקית שלכם? להרחיב את רשימת התפוצה של החברה? או בכלל לפרגן לעובדים שלכם וחזק את החיבור שלהם עם הארגון? התחילו בהגדרת היעדים שלכם מהאירוע ובהתאם החליטו מהו סוג האירוע שיסייע לכם להשיג אותם באופן הטוב ביותר.

2.הבינו את היקף האירוע

הכינו רשימה של כל הדברים שאמורים להיות באירוע שלכם ומשפיעים על גודלו. התחילו ביצירת רשימת מוזמנים והמשיכו לתכנון האמצעים השונים באירוע למשל, האם יוגש אוכל בבופה או שאתם זקוקים למקום גדול יותר שמכיל שולחנות? האם אתם רוצים לקיים את האירוע בחללים נפרדים להרצאה ולסדנאות או שאתם זקוקים רק לחלל אחד פתוח וגדול? בחנו האם מקומות האירועים שמעניינים אתכם מתאימים בכלל להיקף האירוע שאתם רוצים לקיים והאם מקום האירוע יסייע לכם בהשגת מטרותיכם.

3.תזמנו את האירוע למועד הנכון

עיתוי הוא פרמטר קריטי להצלחת האירוע שלכם. בחנו היטב את התאריכים הרלוונטיים לאירוע שלכם. שימו לב לימים מיוחדים בשנה מלבד חגים. למשל השתדלו להימנע מקיום האירוע בתאריך בו מתקיים משחק כדורגל חשוב או בתאריך בו מתקיים אירוע עסקי אחר שיכול להתחרות על המוזמנים שלכם. שימו לב לבחירת מועד שמתאים מבחינת תנאי מזג האוויר למקום האירועים שבחרתם והעדיפו בחירת מקום אירועים נגיש ונעים במשך כל ימות השנה.

4.בחרו צוות להפקת האירוע

מי יהיה אחראי על האירוע? בין אם זו מנהלת משאבי אנוש או עובד מפתח, אתם צריכים אדם אחד שייקח אחריות וינהל את כל הפרטים ולאחר מכן יסייע בתפעול האירוע עצמו. הקפדה על מתן אחריות והאצלת סמכויות לגורמים המעורבים השונים, תבטיח כי הפקת האירוע לא תהיה מתישה ומורכבת מידי עבורכם ושלכל פרט יינתן מענה מתאים ואיכותי.

5. איך לתכנן כל פרט באירוע ולמה חשוב לחשוב על תרחישי חירום?

שבו עם הצוות שלכם ותכננו היטב כל שלב באירוע. דמיינו את עצמכם בזמן האירוע וכל פרט שתצטרכו – מסדר הכיסאות, דרך מפיות ממותגות ועד מערכת הסאונד במקום האירוע. שקלו היטב כמה כוח אדם תצטרכו במהלך האירוע ומה יהיה תפקידו של כל אחד מהעובדים במקום. אנחנו לא רוצים להיות פסימיים חלילה אבל כחלק מתכנון האירוע כדאי שתצרו פרוטוקול טיפול והתמודדות בתרחישים שיכולים לקרות ולשבש את מהלך האירוע. כך כל תרחיש יקבל מענה מהיר וממוקד ויאפשר להמשיך בקיום האירוע כמתוכנן.

6.הגדירו תקציב

כאשר אתם מדמיינים את האירוע העסקי שלכם, אתם עשויים לגלות שהעלויות הולכות ותופחות. בנקודת זמן זו תצטרכו לבחון אפשרויות לצמצום עלויות האירוע או להביא מימון נוסף לכיסוי ההוצאות הנלוות. משום כך חשוב לתכנן מבעוד מועד תקציב מפורט לאירוע ולהקצות לכל פרמטר באירוע תקציב מוגדר. זה יסייע לכם לתכנן באופן מיטבי ויעיל את האירוע, למצוא ספקים מתאימים במסגרת הצרכים והתקציב שלכם ויאפשר לכם להפיק את האירוע באופן פשוט יותר.

7.צרו תוכנית שיווקית

העבירו את הבשורה על האירוע מספיק זמן מראש. תוכלו לפנות למוזמנים במייל, לשלוח טיזרים שיצרו סקרנות ועניין באירוע, לשלוח הזמנות פורמליות במסירה ידנית, לפרסם במגוון כלים במדיה כמו רדיו שלטי חוצות, באנרים באתרים השונים, כתבות יח”צ ועוד. בהתאם לסוג המטרות שלכם מהאירוע ומקהל היעד אליו אתם מכוונים, צרו תכנית שיווקית שתסייע לכם להפיק את המיטב מפרסום האירוע.

8.התריעו לתקשורת וצרו באזז

כאמור פרסום במדיה עשוי להיות קריטי לבניית המודעות לאירוע שלכם. פנו לעיתונות ולבלוגרים שפונים לקהל היעד שלכם, צרו שיתופי פעולה והזמינו כתבים לאירוע שלכם. וכמובן, אל תוותרו על פרסום ברשתות החברתיות. תוכלו גם להקליט את האירוע ולשדר אותו בלייב. העיקר שתצרו עניין ומודעות לאירוע שלכם ותגדילו את החשיפה אליו.

9.צרו הטבות ומבצעים בלעדיים

צרו תוכנית עסקית לשיווק ומכירות של המוצרים והשירותים שלכם בזמן האירוע. תוכלו לחלק כרטיסי ביקור, פליירים וחוברות, פריטים שימושיים ממותגים כמו מגנטים, מחברות ועטים. בנוסף תוכלו להעניק מבצעים והנחות בלעדיים לקהל באירוע. אל תשכחו לאסוף את פרטי ההתקשרות של כל המשתתפים כך שתוכלו ליצור רשימת תפוצה איכותית ורחבה שתשרת אתכם בהמשך ותסייע לכם בפרסום חוזר וממוקד.

10.בחרו מקום נגיש ויוקרתי

מקום האירוע שלכם צריך לשרת את מה שאתם רוצים לשדר לאורחים שלכם. כדי לתחזק תדמית עסקית מוצלחת, בחרו מקום לאירועים בעל חזות יוקרתית ומרווחת, כזה שירשים את האורחים שלכם. אל תוותרו על נגישות טובה למקום ובחרו מקום עם מתחם חניה מסודר ומרווח, מיקום מרכזי ונגישות גבוהה לצירי תנועה מרכזיים ולתחבורה ציבורית. אולם לכנס בתל אביב עשוי לאפשר הגעה נוחה ומהירה לאורחים מכל חלקי המדינה. כל אלה יבטיחו כמות גדולה יותר של אורחים באירוע שלכם.

11.בחרו קייטרינג ובר איכותיים

אוכל ושתיה באירוע הם אלו שיוצרים אווירה טובה והנאה בקרב האורחים שלכם. הקפידו לבחור במקום אירועים אשר מציע מבחר קולינרי גדול, איכותי וטעים ושירותי בר איכותיים עם מגוון רחב של משקאות.

12. איך להתמודד עם שינויים בלתי צפויים באירוע עסקי?

על אף התכנון המוקפד של האירוע, היו מוכנים לשינויים ולכך שלפעמים דברים יתקיימו לא כמתוכנן. שמרו על גישה חיובית ועל גמישות כך שתוכלו לתת מענה איכותי לכל תרחיש שעשוי להתרחש באירוע מבלי ליפגע בחווייה של האורחים שלכם.

במתחם האירועים טראסק תוכלו ליצור אירוע עסקי מופלא ובלתי נשכח עם מערכות תאורה וסאונד מתקדמות, חללים מרווחים ומעוצבים, מיקום מנצח ומרכזי בנמל תל אביב וקולינריה משובחת.

למה טראסק הוא המקום המושלם לאירועים עסקיים יוקרתיים על הים בתל אביב?

אירוע עסקי על הים בתל אביב זו הצלחה מובטחת. בין שמדובר באירוע חברה, כנס או מסיבה – הטראסק יספק לכם את מה שצריך כדי להדהים את האורחים. סקיי לאונג׳ היסטרי על המים, מתאים לקבלת פנים, ולמסיבות קוקטייל. מתחם מרכזי, מוקף בנוף הים, מתאים לאירועים גדולים ומרשימים, מסיבות והופעות, ויכול בקלות לעבור הסבה לכל סוג אירוע שתחפצו. בקיצור – מצאתם את האחד