כתבות בנושא: אירוע עסקי

הפקת כנס כרוכה בתהליך הפקה מורכב ורחב. מהו סדר המשימות המומלץ לארגון האירוע ומהם הצעדים החשובים ביותר, שיבטיחו את הצלחת המפגש?

הפקת כנס מקצועי מצריכה תכנון קפדני, הגדרת קהל יעד ותשומת לב נרחבת לפרטים לוגיסטיים. בראש ובראשונה, קביעת יעדים ברורים לאירוע היא בעלת חשיבות עליונה. חשוב להבין בשלב הראשון – האם המטרה העיקרית היא להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים, להדריך אותם בנושא חדש, לייצר נטוורקינג, להציג מחקרים או מוצרים חדשים, או אולי שילוב של כל אלה במפגש אחד? היעדים הללו הם שינחו את שלבי ההפקה הבאים.

הגדרת תקציב היא א׳-ב׳ של כל הפקה

מיד לאחר הגדרת היעדים, עניין התקציב נכנס לתמונה. תוכנית פיננסית מובנית היטב, תכלול את כל המרכיבים הדרושים להפקת הכנס – אולם כנסים במרכז, דוברים, שיווק ושירותים נוספים – תוך שאתם מבטיחים שלכל אחד מהמרכיבים יש את הנתח התקציבי שלו, מבלי ליצור עומס כלכלי. בהקשר הזה, מומלץ לשריין נותני חסות או שותפים, שיוכלו להרחיב את גבולות התקציב, ולהוסיף ערך לאירוע, תוך הגדלת הפוטנציאל העסקי שלו.

השקיעו בחיפוש האולם המתאים

בחירת המקום הנכון לכנס אותו אתם מפיקים היא קריטית. לא פחות. החלל בו יתקיים האירוע צריך להתאים בדיוק הן לסגנון ולתוכן האירוע וכמובן להיקף המשתתפים הצפוי בכנס. מאחר ומדובר באירוע מקצועי, חשוב לוודא שהאולם מצויד במערכות AV מתקדמות, מרחב נעים להפסקות וכמובן – חיבור חזק לאינטרנט. גם המיקום משנה; האולם חייב להיות נגיש עבור כל המשתתפים, ואם יש לכם ברשימה גם אורחים מחו״ל, או שאתם שואפים למשוך גם כאלה, רצוי שיהיו בקרבת מקום גם מקומות נוחים להתארח בהם ללילה או יותר. 

התוכן הוא האירוע ולכן חשוב להשקיע בו את מירב המאמצים

כאשר מדובר בכנס מקצועי, התוכן הוא למעשה הסיבה למפגש הזה. לכן, אין ספק שבמרכיב הזה אתם צריכים להשקיע את מירב המאמצים. בנו תוכנית מסודרת של תוכן העניינים, חפשו אחר דוברים ברמה גבוהה והגדירו נושאים רלוונטיים – אלו בדיוק הגורמים שימשכו את המשתתפים הפוטנציאליים להגיע לכנס. כמו כן, יש לוודא שהתוכן תואם את מטרות הכנס ועומד בציפיות של קהל היעד. חישבו גם על פורמטים מגוונים ומושכים של הגשת תוכן – החל מפאנלים ועד סדנאות במסגרתן המשתתפים יכולים להתנסות בעצמם וליישם את החומר שהועבר בכנס. כל אלו יכולים להעשיר את חווית המשתתפים.

בלי שיווק יעיל אין לכם אירוע

בלי משתתפים – אין כנס. אי לכך, חשוב מאוד להשקיע בתהליך הקידום והשיווק של האירוע. השתמש בשיווק דיגיטלי, פרסומים בתעשייה ושותפויות עסקיות כדי ליצור באזז ולעודד הרשמה לכנס. אסטרטגיית מכירה מוקדמת, כלומר כרטיסים במחיר הנחה עבור המקדימים להירשם, יכולה לתמרץ משתתפים פוטנציאליים להתחייב לקחת חלק באירוע.

הלוגיסטיקה של הפרטים הקטנים

אל תתעלמו מהלוגיסטיקה. כל פרט, החל מתהליכי ההרשמה, הדפסת תגי שם ועד בחירת הקייטרינג – יש לו משמעות נרחבת בחוויה הכללית של האורחים שלכם. חישבו על תוספות מקוריות ויצירתיות כמו פינוקים קטנים, מתנות ממותגות, דוכני צילום ועוד.

טיפים למציאת אולם הכנסים המתאים ביותר

כאמור, מציאת אולם הכנסים המושלם היא תנאי בסיס להצלחת כל אירוע באשר יהיה, וכך גם עבור הכנס אותו אתם מפיקים. החלל הנבחר יכול להשפיע רבות על חווית המשתתפים, ולהותיר בהם רושם חיובי מתמשך או, במקרה הפחות טוב – אי שביעות רצון.

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לזהות שהגעתם למקום המתאים לצרכים של האירוע:

המקום עולה בקנה אחד עם מטרות האירוע

לפני הצלילה לחיפוש האולם המתאים, עליכם כבר להרכיב תמונה ברורה של המטרות אותן אתם שואפים להשיג באמצעות הכנס. אם מדובר בכנס העשרה מקצועי, חשוב שהמקום יהיה מצויד במערכות סאונד מתקדמות, במקרנים, במה ומסכים. לחילופין, עבור אירוע שתכליתו היא נטוורקינג, חללים מרווחים ונעימים המתאימים למינגלינג, עשויים לעבור לראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. קחו בחשבון שרבים מהאירועים משלבים בין השניים, ולכן אולי מוטב למצוא מתחם אירועים שיציע לכם כמה חללים שונים, שיתאימו לשתי המטרות. 

מיקום מרכזי – יגביר נוכחות באירוע וישדרג את חוויית המשתתפים

מומלץ למקד את החיפוש שלכם סביב אולמות אירועים במרכז. האולם בו מתקיים הכנס צריך להיות ממוקם בלוקיישן נוח להגעה, בעדיפות גבוהה לכזה המקושר לאמצעי תחבורה מגוונים. עבור כנסים בינלאומיים, קרבה לשדה התעופה ולמלונות תועיל כאן מאוד. לא רק האולם, אלא שכדאי שגם האזור שמסביבו יהיה אטרקטיבי, עם מסעדות ואטרקציות תיירותיות אחרות. 

גודל המקום ופריסת החללים 

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל בנוחות את מספר האורחים הצפוי לכם. קחו בחשבון את סידור הישיבה, את הנראות של הבמה מכל הזוויות ואת זרימת התנועה, במיוחד בהפסקות או מפגשי נטוורקינג. חשוב לעצור ולדמיין את השתלשלות העניינים ולבדוק אם המקום מתאים, הן מבחינת הקיבולת והן מבחינת פריסת החללים, פריטי הריהוט, המתקנים והציוד.

עד כמה האולם גמיש?

באותה נשימה, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של המקום. כל אירוע הוא בעל אופי וצרכים שונים, וככל שבאולם יהיו נכונים ללכת לקראתכם ולבצע את האדפטציות המיוחדות הדרושות לכם – כך תוכלו לדייק את תהליך ההפקה ולארגן את האירוע כפי שדמיינתם ורציתם. כמו כן, כשמפיקים אירוע גדול, תמיד יכולים לצוץ עניינים בלתי צפויים. התוכנית הראשונית שלכם עשויה לקבל תפנית ולהשתנות ככל שמועד האירוע קרב. זו רק עוד סיבה למה רצוי שהמקום יהיה ניתן להתאמה מחודשת. בין אם מדובר בהתאמת פריסות החללים, או שינויים של הרגע האחרון לרגל עלייה בלתי צפויה במספר המשתתפים.

לסיכום, במהותה, הפקת כנס מקצועי היא משימה רבת פנים הדורשת יכולות וכישורים כמו ראיית הנולד, סדר וארגון, ראש גדול, גמישות ועוד. כאשר אירוע מסוג זה מבוצע נכון, יש לו ערך רב – החל מהעשרת ידע מקצועי ועד יצירת נטוורקינג וקשרים עסקיים, והוא יכול למצב ארגון כמוביל בתחומו.

לא חסרות לכם סיבות לקיים את האירוע אותו אתם מפיקים, בעיר הכי חיה ותוססת של ישראל. הנה כמה מהחשובות שבהן

כאשר חושבים על אולם אירועים, במובן המסורתי שלו, בדרך כלל התמונה הראשונה שעולה לנו לראש היא של חתונה, בר/בת מצווה או אירועים משפחתיים אחרים. אך אולם אירועים בתל אביב, העיר שלא עוצרת לרגע, ללא ספק יהיה הלוקיישן המתאים ביותר לאירוח של אירוע עסקי.

כל הסיבות לבחור בתל אביב כיעד לאירוע העסקי שלכם

אם החלטתם להתחיל ולחפש אחר מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים – אין ספק שהתחלתם ברגל ימין. לא חסרות סיבות לקיים את האירוע דווקא בעיר הכי חיה של ישראל, אבל הנה כמה הבולטות שבהן:

בסבירות גבוהה במיוחד: לוקיישן נגיש עבור האורחים שלכם

כאשר מדובר בעולם העסקים, הכלכלה וההייטק, הרי שמרבית מרכזי התעשיות האלה ממוקמים בתל אביב. מעבר לכך, מדובר בעיר מרכזית ביותר, ומצוידת בשלל דרכי הגעה פשוטות ומהירות אליה. אפילו אם יש לכם אורחים מחו״ל על הפרק – הם ימצאו את דרכם בקלות יתרה אל האירוע, גם אם הם מגיעים ישירות משדה התעופה. לוקיישן נגיש ומרכזי הוא המפתח לא רק לנוחות ולשביעות הרצון של המשתתפים באירוע, אם כי עוד צעד קודם, בשלב אישורי ההגעה לאירוע, תהנו משיתוף פעולה והיענות גבוהה. המשוואה היא פשוטה – מיקום אטרקטיבי יגרום למוזמנים לרצון רב יותר להגיע ולהשתתף באירוע. 

סטייל, פרסטיג׳ ותדמית 

רוב האירועים העסקיים נועדו לייצג או לקדם (וברוב המקרים – שניהם) חברה או מותג, ולכן חשובים מאוד הסטייל, הפרסטיג׳, האפיל והמוניטין, הן של הלוקיישן והן של אולם האירועים עצמו. אלו הם למעשה הפרמטרים הראשונים והעיקריים שהאירוע שלכם נמדד באמצעותם, מבחינת קהל המשתתפים. בחירה באולם לאירוע עסקי בתל אביב כבר סוללת עבורכם את הדרך לתדמית הרצויה ולרושם שהאירוע ייצר. מדובר בעיר שהיא המלכה הבלתי מעורערת של ישראל בכל הנוגע לקדמה, לסטייל, קולינריה ותרבות, וכל אלו הם חלק בלתי נפרד מהאירוע שלכם, כל עוד הוא מתקיים בה. 

הבדלים בין אירוע עסקי לאירוע פרטי

כאשר מדובר באירוע עסקי, הדגש הוא על המקצועיות. בוחנים אתכם מכל זווית ובכל פרט, ולכן ירידה לפרטים לצד ניהול מהימן של ההפקה הם קריטיים פה. הכל צריך להתנהל בצורה חלקה, החל מהתכנון הראשוניעל הנייר  ועד לכיבוי האורות וסגירת הדלתות באירוע. כאשר מחפשים את אולם האירועים המתאים, יש לבדוק היטב האם הוא מציע את השירותים הדרושים לאירוע שלכם: אמצעים טכנולוגיים מתקדמים, שירותי קייטרינג מתאימים וגמישות מקסימלית לבצע את האדפטציות הדרושות לאירוע הספציפי שלכם. 

על אילו אספקטים צריך לשים את הדגש כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי?

ציוד טכנולוגי מתקדם

בעידן הדיגיטלי, לא ניתן להתעלם מהחשיבות של ציוד טכנולוגי מתקדם עבור האירוע שלכם. על אחת כמה וכמה אם הוא מיועד לעובדי הייטק, אבל לא רק. מקרנים, מערכות הגברה, אפשרויות לוידאו קונפרנס (שיחות וידאו בלייב) או שידור של האירוע עבור אורחים המשתתפים באירוע מרחוק – הכל צריך להיות במקום – זמין ומתפקד באופן אמין. אין ספק שבאולמות האירועים המובילים מבינים את זה היטב, ומציעים לשירותכם את הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים ביותר.

יצירת האווירה המקצועית הקונקרטית

איך נוצרת אווירה מקצועית וכיצד האווירה באולם יכולה להשפיע על ההצלחה של האירוע? בניגוד לאירועים פרטיים, בהם האווירה היא מסיבתית או משפחתית, אירועים עסקיים לא פעם דורשים אווירה מקצועית ו״רצינית״ יותר. אין הפירוש של הדבר שהאווירה צריכה להיות קרה או פורמלית מדי, אלא שבאולם אירועים ראוי, ידעו כיצד לשלב בין המאפיינים השונים וליצור עבורכם את האווירה הנכונה, שתתאים לצרכים העסקיים של האירוע.

אוכל ושתייה: קייטרינג ושירותי בר הם מרכיבים קריטיים באירוע

אחד התחומים בהם אין להתפשר הוא האוכל באירוע. בין אם מדובר בארוחת ערב מלאה או בפינוקים קטנים לאורחים, האוכל צריך להיות איכותי, מגוון וטעים. בחירה בקייטרינג מתאים יכולה לשדרג כל אירוע ולהשאיר רושם טוב בפי האורחים. הבחירה הנכונה של קייטרינג ובחירת התפריט המתאים לאורחי האירוע הן חשובות מאין כמותן. צעד נבון שיכול לא רק לחסוך לכם כאבי ראש, בזבוז זמן ואפילו כסף, אלא גם להבטיח שאופן הגשת ופינוי האוכל באירוע יהיה אופטימלי ומקצועי, הוא לבחור בחברת הקייטרינג ובשירותי הבר שהאולם מציע. למעשה, זהו אחד הפרמטרים שעשויים להנחות אתכם לבחירת המקום הנכון. אם חברת הקולינריה ושירותי הבר הפועלים במקום הם ברמה גבוהה ובעלי מוניטין טוב, תוכלו להוסיף עוד נקודות לטובת האולם. 

סגנון מיוחד, ערך מוסף או בונוס לאורחים

כאשר אתם מחפשים אחר האחד – אולם האירועים שיהיה הבית המושלם עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, מעבר לפרמטרים הטכניים הבסיסיים, כדאי לתת את הדעת למשהו נוסף. בהנחה שאתם מעוניינים להותיר רושם עמוק בקרב המשתתפים באירוע שלכם, ובהחלט רוצים שבין כל האירועים, דווקא את זה שאתם מפיקים הם יזכרו לאורך זמן, עליכם לחפש את הייחוד במקום. ישנם שלל פרטים או מאפיינים שיכולים להפוך מקום לבלתי רגיל. עיצוב פנים מיוחד, לרבות גופי תאורה וחפצי נוי, אדריכלות יוצאת דופן של המבנה או מיקום עם נוף מיוחד, המשקיף לחוף הים או לאתר טבע מטופח וירוק ועוד. חפשו את האלמנט הזה, ברוב המקרים – אם יש כזה, אתם תגלו אותו מהר מאוד. אולי אפילו ברגע שרגלכם תדרוך במקום.

לסיום, בחירה באולם אירועים בתל אביב לאירוע עסקי היא בחירה המשלבת בין טכנולוגיה לטרנדים, בין מקצועיות לאווירה וסטייל. העיר הזו מציעה את הפתרון המושלם לכל מי שרוצה לשלב בין ביזנס לפלז׳ר.

התחלתם בתהליך ההפקה המורכב של אירוע כלשהו, וכעת אתם נדרשים לשאלת מיליון הדולר – היכן כדאי לקיימו? כידוע, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים שתבחרו והשפעתו על הצלחת האירוע. אפשר אפילו לומר שהמקום הוא האירוע. בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – למה הבחירה באולם אירועים על הים היא תמיד רעיון טוב

התחלתם בתהליך ההפקה המורכב והסבוך של אירוע כלשהו. זה יכול להיות אירוע עסקי, אירוע חברה, אירוע משפחתי גדול או אולי בכלל חתונה. כעת אתם שואלים את עצמכם את שאלת מיליון הדולר – איפה כדאי לקיים את האירוע. כידוע, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים שתבחרו והשפעתו על הצלחת האירוע. אפשר אפילו לומר שהמקום הוא האירוע. כמובן, ישנם מרכיבים נוספים שיתרמו את חלקם, לרבות הקולינריה (שלא פעם היא חלק בלתי נפרד משירותי המקום), הפסיליטיז במקום ומרכיבים שיוצרים אווירה כמו די.ג׳יי ועיצוב, אך אין ספק שהחלק הארי כאן הוא האולם עצמו.

לא משנה מהו סוג האירוע – אולם אירועים על הים הוא תמיד רעיון טוב

ללא קשר לסוג האירוע עליו אתם עומלים – אירוע עסקי, חתונה או מפגש מסוג אחר, הבחירה לקיים אותו במקום לאירועים על הים תמיד תהיה הדבר הנכון לעשות. כל הנחלים זורמים לים, וכל האירועים המתקיימים לידו, זורמים גם הם ומוכתרים בסופו של דבר כהצלחה גדולה. מה סוד הקסם? טוב, זה לא ממש סוד. התפאורה הזו של חוף הים, החול הזהוב, המים הכחולים וקצף הגלים, הם אלמנטים שבלתי ניתן להתחרות בהם, ואין איש אשר נשאר אדיש אליהם. גם הציניים ביותר, לא יכולים שלא להידבק באווירה המרגיעה ובוייב המהנה שיש ליד החוף.

חוף ים זה טוב ויפה, אבל יש דברים נוספים שצריך לוודא כשמחפשים אולם

נכון, כבר דיברנו על כך שבחירה באולם אירועים ליד הים היא תמיד רעיון טוב. אבל זה לא לגמרי מדויק, מאחר וישנם לא מעט מקומות לאירועים על הים, וצריך לדעת היטב כיצד לבחור את האיכותיים והשווים ביותר ביניהם, אלו שיניבו עבורכם אירוע מוצלח מכל הבחינות. הנה כמה דברים שכדאי לבחון מקרוב, כאשר מחפשים אולם לאירוע:

מיקום מרכזי ונגיש

כל מי שכבר הספיק להפיק אירוע או שניים בחייו, מבין עד כמה רבה היא חשיבותו של המיקום בו מתקיים האירוע. הסיפור הוא פשוט למדי, ככל שתבחרו מיקום מרכזי ונגיש יותר, כך יעלו אחוזי ההשתתפות באירוע, ולהיפך. כולנו מכירים את הסוגיה הזו, הרי שהשתתפות באירועים ובמיוחד אירועים מהסוג השמח והמסיבתי, אבל לא רק, היא אופציונלית. אף אחד לא מכריח אותנו להשתתף בדרך כלל. במידה והאירוע אליו הוזמנו מתקיים במיקום שההגעה אליו תהיה מורכבת ו/או תכלול נסיעה ארוכה, יש סיכוי גבוה שנעדיף שלא להשתתף. אבל לא כאן זה מסתיים. העניין הוא שגם אם נחליט ״לתת מעצמנו״ ולהגיע לאירוע המתקיים במיקום מרוחק הכרוך בהגעה מסורבלת, הכל מצביע על כך שפחות נהנה מהאירוע. נסיעה ארוכה, עמידה בפקקים, הסתבכות עם ניווט אל יעדים שאפילו ה״ווייז״ לא לגמרי מכיר, יביאו לכך שנגיע לאירוע מותשים, עייפים, ובמצב רוח פחות טוב. מה גם שלאורך האירוע עצמו, נהיה מוטרדים מהדרך חזרה שעוד מצפה לנו בסוף, וגם עניין זה עלול לפגוע בריכוז שלנו ובהנאה מהאירוע. במילים אחרות, בחירה במקום על הים אינה מספיקה, אם כי יש לבחור גם במיקום גיאוגרפי מרכזי, כמו למשל אולם אירועים ליד הים בתל אביב.

מקום עם סטייל ועם פסיליטיז ברמה גבוהה

כמובן, ישנה חשיבות רבה מאוד לאיכות המקום עצמו, לסטנדרטים הגבוהים, לפסילטיז ברמה גבוהה, לעיצוב הפנים והחוץ, ולסטייל. כמו כן, לא כל מקום יוכל לספק לכם את כל המתקנים והשירותים שתזדקקו להם באירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. עם זאת, על מנת להבטיח שהאירוע יזרום הכי חלק ומקצועי שאפשר, ולא פחות חשוב – על מנת להוריד מרשימת המטלות שלכם המפיקים כמה שיותר משימות, כדאי לבחור במקום ש״סוגר לכם כמה שיותר פינות״ ומספק מטעמו כמה שיותר שירותים, ספקים, ומתקנים רלוונטיים. 

בהקשר זה, חשוב להכיר מראש את כל צרכי האירוע שאתם עובדים עליו. למשל אם מדובר בחיפוש אחר אולם לאירוע עסקי בתל אביב, יתכן כי תזדקקו למתקנים, מכשירים ושירותים ספציפיים מאוד, לרבות מערכות הגברה ותאורה. אירועים עסקיים שונים כוללים גם הרצאות או נאומים, ולא פעם גם הקרנה של סרטוני וידאו רלוונטיים. במקרה שגם האירוע המדובר מתוכנן לכלול אלמנטים מסוג זה, חשוב להיערך לכך. כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם האירועים, כדאי לבדוק אם יש בו את כל ציוד ההגברה, התאורה והמקרנים שתזדקקו לו. במקרים אחרים, שווה לבדוק אם המקום מעסיק ספקים קבועים שיוכלו להעניק לכם את השירותים הללו. ברוב המקרים כדאי לתת עדיפות לספקים הקבועים העובדים עם המקום, שכן אלו מכירים את הפריסה ואת הנתונים השונים במקום וידעו לעבוד בו באופן יעיל יותר מאשר ספקים חיצוניים שאולי תרצו לשכור את שירותיהם. כל דבר כזה תופס חשיבות רבה, במיוחד בהקשר לשקט הנפשי שלכם, שהוא סביר להניח מצרך נדיר בתקופת ההפקה.

מקום שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים

בהמשך לסעיף הקודם, כאשר אתם מחפשים אחר אולם האירועים המתאים, ובמיוחד כאשר אתם מכוונים לאולם אירועים על הים, כדאי לבחור במקום שמעניק לכם את קשת השירותים הרחבה ביותר שניתן. לא רק מדובר ב״סגירת פינה״, כאמור, אלא בהגדלת הסיכויים שהאירוע שלכם ״יתקתק״. ההיבט הזה הוא אחד החשובים, כאשר בוחנים בסופו של דבר את הצלחת האירוע. אירוע ללא תקלות, הוא מראש אירוע מוצלח ומקצועי יותר.

מקום המציע שירותי קייטרינג ברמה גבוהה

אחד השירותים החשובים, אותו יש לבחון בשלבים הראשוניים הוא כמובן שירות הקייטרינג המוצע מטעם אולם האירועים. נכון, אם מאוד תרצו תוכלו להזמין חברה חיצונית שתדאג לקולינריה באירוע, אך זוהי בחירה שאינה אידיאלית. כאמור, ככל שתשכילו לבחור ספקים שמכירים את המקום על בוריו, כך תוכלו לישון בשקט ולדעת שבאירוע שלכם הכל יעבוד באופן יעיל. לדבר הזה יש חשיבות אפיו רבה יותר כאשר מדובר במערך הכנת והגשת האוכל באירוע. כל עיכוב או תקלה בעניין זה, עלול לפגוע באופן ניכר באירוע שלכם. משתתפים שהמנות שלהם מתעכבות, חווים עוגמת נפש רבה, והדבר עלול להכתיב את הרושם והחוויה הכללית שלהם מהאירוע. כמובן שאין הכוונה פה ללכת ״על עיוור״ ולשכור את שירותי הקייטרינג שבמקום, אלא שיש גם לבחון את רמת החברה, את איכות המנות, את הסגנון הקולינרי ועד כמה הוא עדכני ובסטייל, ולא פחות חשוב – להשיג המלצות לגבי החברה, ממפיקים או לקוחות אחרים ששכרו את שירותיה.

מקום המתאים בגודלו לגודל האירוע המתוכנן

לא פעם, מפיקים נוטים להקל ראש בנתון זה, וחבל. ההתאמה של גודל אולם האירועים לכמות המוזמנים היא לא פחות מקריטית. כן, אנחנו לא מגזימים, ואולי תופתעו לגלות שלא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה מרווח ונוח ולא צפוף, גם חשוב מאוד הצד השני – שלא יהיה להם מרווח מדי. כן, לגמרי. אירוע הוא עניין חברתי. במידה ובוחרים במקום ש״גדול על האירוע שלכם״, מבחינת ממדים, אתם מסתכנים בכך שהאורחים שלכם לא יתחברו זה עם זה, ויתפזרו בחלל. העניין הזה חשוב מאוד באירועים עסקיים, שלא פעם מכוונים לחיבור בין דמויות שונות מתחום מסוים, והוא לא פחות חשוב בחתונות ובאירועים ״מסיבתיים״, שאמורים להתבסס על חגיגה משותפת ועל אווירה מסוימת. האנשים, או יותר מדויק לומר, ההתנהגות של האנשים באירוע, היא מה שעושה את האירוע. ברגע שתגרמו להם להתפזר, תפספסו את הנקודה ואת מטרת האירוע.

חתונה על הים בתל אביב – שיא הרומנטיקה, לצד הספקים הכי שווים

אם אתם שוקלים את הרעיון של חתונה על הים בתל אביב, אתם בכיוון הנכון, אבל לגמרי. למה? קודם כל, חתונה על חוף הים. יש יותר רומנטי מזה? יש יותר חלומי מזה? טקס חופה עם הרקע המשגע הזה של החול והגלים והשמיים הכחולים זה החלום. אבל מה עם החששות? להביא את כל המשפחה והחברים לחוף הים, נשמע מסורבל ומורכב… אבל יש דרך בטוחה לעשות את זה, ולהנות מכל העולמות. הפתרון הפשוט הוא לקיים את החתונה בעיר הגדולה, ובכך להפיק תועלת מכל מה שקשור בעיר (מייד נפרט), מבלי לוותר על הנוף ההיסטרי של אתר הטבע הכי מרשים, מרגש ושובה לב שיש.

למה חתונה בעיר היא ללכת על בטוח? 

הבחירה בתל אביב כיעד לחתונה היא הדבר הכי בטוח שאתם יכולים לעשות. קודם כל בגלל הלוקיישן המרכזי והפופולרי, שככל הנראה, ימשוך אליו בשמחה את כל המשפחה והחברים שלכם, ואף אחד לא יעלה בדעתו לוותר על אירוע החתונה שלכם. יתרה מכך, סביר להניח שרבים מחבריכם בכלל מתגוררים בעיר, ויוכלו להגיע לחתונה בקלות, במונית, באופניים בקורקינט ואולי אפילו בהליכה ברגל. אין כמו להגיע למסיבה ככה, השמחה גדולה במיוחד. אבל זו לא הסיבה היחידה להתחתן בתל אביב. העיר הגדולה היא מוקד תרבות וקולינריה בלתי ניתן לערעור, מה שאומר שנמצאים בה ופועלים בה הספקים הטובים ביותר – החל מחברות הקייטרינג, שיגישו לאורחים שלכם את המנות הכי טרנדיות, הכי טעימות והכי בסטייל שיש, ועד לדי.ג׳יים מבוקשים, צוותי צילום, מאפרות, מעצבי אירועים ועוד. ברור שהשאיפה שלכם היא שהחתונה תהיה הכי ״פיין״ שיש, אז בחירה בקיום שלה בתל אביב מעלה את הסיכויים להשגת המטרה, באופן דרמטי.

אבל השילוב של ים ותל אביב לא לגמרי מספיק. חשוב לבחון היטב את הסטנדרטים של האולם, את הפסיליטיז, את הסטייל, את הרמה של המתקנים, של פריטי הריהוט במקום וכל הזמן לחשוב על החוויה של האורחים שלכם. שאלו את עצמכם – האם יהיה להם נוח ונעים בכל אחד משלבי האירוע, בקבלת הפנים, בטקס החופה, במהלך הסעודה ועל רחבת הריקודים. כמו תמיד, נמליץ על המלצות – לא לוותר על קבלת רשמים מזוגות שכבר נישאו במקום. שיהיה במזל!

עומדים להפיק אירוע עסקי חשוב? תשמחו לשמוע שיש איך להבטיח שהוא יסתכם כהצלחה גורפת. הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. ככה עושים את זה

אין מה לומר, תמיד בתחילת תהליך הפקת אירוע חברה או אירוע עסקי, תרגישו כאילו אתם עומדים לטפס על הר, וככל שיתקדמו האקסלים, הפגישות עם הלקוחות וקבלת ההחלטות החשובות, רמת המתח רק תעלה, וככל הנראה, לאורך התקופה הזו אתם תישנו עם עין אחת פתוחה, אם בכלל תספיקו לישון… אלו הם חייהם של מפיקי אירועים. במקרה שאינכם מפיקי אירועים מקצועיים וקיבלתם עליכם את המשימה להפיק אירוע חברה כלשהו, או אירוע עסקי, הסטרס עוד הרבה יותר משמעותי, שכן, חוסר הניסיון עלול להוריד לכם את הביטחון פה. תשמחו לשמוע שיש איך ״ללכת על בטוח״ ולהבטיח שהאירוע שלכם יסתכם כהצלחה גורפת, כאשר הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. בין שמדובר במסיבת פורים לעובדי החברה, מסיבת הנפקה, או כנס עסקי מקצועי שבכלל לא אמורים להיות בו אלמנטים ״מסיבתיים״ והוא בכלל צפוי להתקיים באור יום – הבחירה באולם אירועים ליד הים בתל אביב תמיד תוביל אתכם להצלחה. 

למה אולם אירועים על הים בתל אביב הוא תמיד רעיון טוב?

כי אירוע ליד הים הוא מראש באווירה אחרת

לא בטוח שצריך להרחיב את הדיבור ולהסביר את האווירה יוצאת הדופן שיש ליד חוף הים, אבל בכל זאת ננסה. חוף הים, לא רק מהווה את התפאורה המרהיבה ביותר שיכולה להיות בכל אירוע, מה גם שהבריזה והאווירה של החופש והשלווה שתמיד מלווה את השהות באזור החוף, הן שני אלמנטים שאתם מאוד רוצים באירוע שלכם, והם יכתיבו את הטון ואת החוויה של האורחים שלכם. עצם ההגעה לאזור הזה, כבר מכנסיה את המשתתפים באירוע למוד אחר, קולי יותר, כיפי יותר ונינוח יותר. אם מדובר במסיבה – ברור שתרצו את כל אלו, אבל גם אם מדובר בכנס באווירה מקצועית עסקית, הרקע של הגלים ושל החוף מעצב חוויה נעימה ואף יוקרתית עבור המוזמנים לאירוע, וזה פשוט פרייסלס.

כי אירוע באולם אירועים מעוצב ובסטייל הוא הצלחה מובטחת

אי אפשר להגזים כשמדברים על חשיבות האולם להצלחת האירוע. אפשר לומר שהאולם הוא האירוע. בחירה בגן אירועים ליד הים מסוגנן ו״פיין״, ממוקם על החוף ממש, מעוצב בסטייל תוך ירידה לפרטים הכי קטנים, מקום ש״מתקתק״ אירועים באופן מקצועי, כזה שאפשר לסמוך עליו – תבטיח שהאירוע שלכם יהיה בסטייל גם הוא. במילים אחרות, זה לא המקום להתפשר, בחרו באולם הכי איכותי שאפשר.

כי אין על תל אביב

אם כבר דיברנו על סטייל – תל אביב היא שם נרדף לסגנון, לאופנה, לקולינריה, לחיים הטובים, ולאיכות וייחודיות. אלמנטים שאתם בהחלט רוצים את כולם כחלק מובנה באירוע שלכם. האווירה הייחודית, הסטייל האדג׳י של העיר, השילוב בין אורבניות לבין ארציות, כשאת כל אלו מלווה חוף הים, הוא שילוב בלתי מנוצח.

כי כולם רוצים לבוא לאירוע המתקיים בלוקיישן פופולרי

כל האמור לעיל, יחד עם המיקום המרכזי מבחינה גיאוגרפית, הופך את תל אביב ליעד פופולרי במיוחד, שגם בלי קשר לאירועים כאלה או אחרים, אנשים רוצים להגיע לעיר. יש בה כל כך הרבה מה לעשות, מה לראות, מה לחוות, ותמיד יש בה אווירה של חופש ושל כיף. קצת כמו לטוס לחו״ל אפילו. אם תבחרו לקיים את האירוע שלכם בתל אביב, אישורי ההגעה לאירוע יזרמו כמו מים, הרי שכולם רוצים להגיע ללוקיישן הפופולרי הזה.

כי אתם זקוקים לפסיליטיז ולספקים של אולם אירועים מסודר

לעתים, כאשר מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה, עולה השאלה – האם כדאי לסגור אולם אירועים רשמי עבור האירוע, או שמא אפשר להספק בחלל אחר, שלאו דווקא מיועד לאירועים. אם גם אתם מצויים בהתלבטות הזו, אין ספק שהבחירה צריכה להיות באולם אירועים. באולם מסודר, יודעים בדיוק כיצד איך לתפעל אירוע ולגרום להכל ללכת חלק, הן מבחינת הפסיליטיז, לרבות חדרי שירותים, לובי מסודר ועוד, והן מבחינת עבודה עם ספקים שונים, ובמיוחד חברות קייטרינג. אם במקום יש אפשרות לקבל את שירותיה של חברת קייטרינג מומלצת – בכלל אין פה שאלה. אתם סוגרים את רוב פינות ההפקה כאן באבחה אחת, ויכולים לישון בשקט עד האירוע. 

דברים שצריך לבדוק – תקציב מול עלות וקיבולת מול היקף המוזמנים

אם הגעתם לאולם אירועים מסוים והוא מוצא חן בעיניכם, אך אתם לא בטוחים במאה אחוז שזהו ״האחד״, הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה:

עלויות מול תקציב

האם דרישות המחיר של המקום מתאימות לתקציב שהוגדר על ידי הלקוח שלכם לאירוע? אם עלות האולם חורגת במעט ממגבלות התקציב לאירוע, אך מבכל בחינה אחרת, המקום נראה לכם מושלם ובסטייל, שווה לנסות להתגמש עם התקציב, או לבדוק האם יש מרכיב אחר שאתם יכולים ״לקצץ״ בו. כמו כן, ישנם לפעמים דברים שיכולים להוזיל את העלויות, כמו בחירה בימים מסוימים בשבוע על פני אחרים ועוד. במילים אחרות, אם עפתם על האולם אך התקציב מגביל אתכם, שווה לנסות ולדבר עם הנהלת המקום ולראות האם וכיצד ניתן ללכת לקראתכם. 

קיבולת האולם מול היקף המשתתפים באירוע

אחד הפרמטרים שלעתים נוטים להפמעיט בחשיבותם, ולא בצדק, הוא הקיבולת של המקום. הגיעו לבחירת האולם כשבידיכם הערכה מסוימת (גסה או מדויקת) של כמות המוזמנים לאירוע, ונסו לבחור באולם שמתאים בדיוק לכמות האורחים הזו – לא גדול מדי, ובוודאי לא צפוף מדי. 

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה. לא נגזים אם נאמר שעל כך יקום ויפול דבר, וזה מה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. באילו פרמטרים מומלץ להתמקד כאשר מפיקים אירוע על חוף הים? טיפים לבחירת האולם המדויק לאירועים עסקיים

אם הוטל עליכם להפיק אירוע עסקי או אירוע חברה שהתכנון הוא שהוא יתקיים על חוף הים, אין ספק שמדובר בפרויקט. אך עם זאת, נרגיע ונאמר שעצם העובדה שהאירוע יתקיים באולם אירועים על הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד קשה יותר או שתהליך ההפקה יהיה מורכב יותר. כתמיד, הכל עניין של עבודה מסודרת, תכנון נכון, ותשומת לב לפרטים החשובים. פקטור משמעותי נוסף שיכול להוות ״גיים צ׳יינג׳ר״, במיוחד במובן של השקט שלכם, צוותי ההפקה, הוא הבחירה הנכונה באולם האירועים המתאים, בדגש על כזה שיכול לספק לכם בעסקת חבילה כמה שיותר שירותים, שיקצרו עבורכם את רשימת המטלות. אנחנו יודעים, לעתים קרובות נדמה שרשימת המשימות שלכם היא אינסופית, אבל אל דאגה, הבחירות הנכונות יכולות להניב לכם לילות של שינה אמיתית ושלווה, גם יום לפני האירוע עצמו.

טיפים לבחירת אולם אירועים על חוף הים

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה, ולא נגזים אם נאמר שעל האולם יקום ויפול דבר, והוא זה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. אבל כאמור, אין כאן כוונה להלחיץ, להיפך, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לבחור את המקום המתאים ביותר.

גם על חוף הים וגם במיקום מרכזי? יש דבר כזה

הטיפ הראשון ואחד החשובים ביותר בהקשר של בחירת מקום לאירועים על הים, הוא הלוקיישן הספציפי של האולם. חוף הים הוא למעשה אתר טבע, ולא פעם מוקמים אולמות אירועים לצדו, אך מבחינה גיאוגרפית, הם אינם נגישים או מרכזיים במיוחד על המפה. כמובן, אתם מעוניינים בלוקיישן הייחודי עם נוף הגלים והחוף, עם הבריזה המשגעת וכל הג׳אז הזה שאירוע על הים אוצר בתוכו, אבל עוד לפניכן חשוב לוודא שהאולם ממוקם במיקום מרכזי, מוכר ונוח. חשוב להבין שבמידה ותבחרו לקיים את האירוע במיקום מרוחק עבור רוב המוזמנים שלכם, ככל הנראה, אחוזי ההשתתפות באירוע יהיו נמוכים מהרצוי. שכן, אנשים נוטים למצוא תירוצים וסיבות לבטל את השתתפותם באירועים שההגעה אליהם היא מורכבת. במיוחד כאשר מדובר באנשי עסקים עסוקים. אבל אל דאגה – יש לנו פיצוח במקרה הזה. אין צורך לוותר על הלוקיישן הנחשק של חוף הים. מדובר במשוואה פשוטה – אולם אירועים על הים בתל אביב הוא התשובה. בין שלל היתרונות הטמונים בקיום אירוע בתל אביב, בולט קודם כל הנגישות והפופולריות של העיר, שמושכת אליה המוני אנשים, וכאשר מדובר באנשי עסקים, אפשר לסמוך על זה שמאחר והעיר היא מוקד עסקי פעיל במיוחד, הם ישמחו להגיע לסביבה.

חשוב להבין כמה מוזמנים יש ברשימה לפני שבוחרים אולם 

ישנם אירועים עסקיים באווירה אינטימית יותר, המונים עד 250 מוזמנים, וישנן הפקות ענק של 400 איש ומעלה. לפני שניגשים לבחור את האולם המתאים לאירוע, חשוב לשים לב לנתון הבא – כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע אותו אתם מפיקים. מומלץ להתאים את הקיבולת של האולם באופן הכי מדויק שניתן, לכמות המוזמנים המתוכננת. כמובן שלא תבחרו מקום קטן מדי עבור האירוע, אבל מה עם מקום מרווח מדי? כן, יש דבר כזה. אם אתם יוצאים מתוך הנחה שמקסימום לאורחים שלכם יהיה מאוד מרווח, ואי לכך גם נעים ונוח, אתם מפספסים פה נקודה חשובה. אירועים עסקיים, ואירועים בכלל, נועדו לחבר ולהפגיש בין אנשים, המשתתפים הם אלו שעושים את האירוע. במקרים בהם הם שוהים בחלל עצום, הם עלולים להתפזר ולא לתקשר זה עם זה, וחבל – מטרת האירוע לא תושג באופן זה. אם כן, צריכה להיות הלימה בין אורך רשימת המוזמנים לגודל האולם. עם זאת, ברוב המתחמים הגדולים, יוכלו בהחלט ללכת לקראתכם ולהגדיר טריטוריה אחת מצומצמת בתוך מתחם גדול, כלומר ״להקטין״ את האולם בהתאם לצורך. כך שאם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם עבור האירוע, בכל פרמטר אפשרי, אבל הוא רחב ידיים יותר מכפי שאתם זקוקים, אין זה אומר שתצטרכו לוותר עליו.

באולם אירועים על הים – הפסיליטיז והסטנדרטים חייבים להיות ברמה גבוהה

יש לזכור שחוף הים הוא אתר טבע לכל דבר ועניין, ולכן, אם בחרתם לערוך אירוע בקרבתו, חשוב לשים לב לפסיליטיז, לכביש הגישה ולעוד פרמטרים של נגישות ונוחות. אתם לא רוצים לגרום לאורחים שלכם לדדות על החול בדרך לאירוע, וגם רוצים להבטיח שהם לא יסבלו מהשמש הקופחת. גם במקרה הזה, אפשר להירגע, ניתן למצוא כיום אולם אירועים יוקרתי בתל אביב עם הים, שיש בו את כל הפינוקים, הנוחות והסטנדרטים הגבוהים שתמצאו באולמות אירועים ״רגילים״, רק שפה יש בונוס רציני – הרקע של חוף הים. באולמות האיכותיים דואגים להצללה, לדק עץ מסודר, למיזוג אוויר ומאווררים, אפילו במתחמים הפתוחים ועוד. במילים אחרות, כאשר מוצאים את האולם הנכון, עצם העובדה שהוא שוכן על חוף הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד יותר קשה או או לדאוג ליותר פרמטרים של ההפקה.

לאפיין את האירוע ואת המשתתפים לפני שבוחרים אולם

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר בחייכם, אתם בוודאי מבינים את החשיבות של אפיון מדויק של האירוע הספציפי הזה, לפני שניגשים לבחירת מקום לאירועים עסקיים בתל אביב. אירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, וחשוב להבדיל ביניהם ולהבין בדיוק לקראת איזה סוג של אירוע אתם עומדים. ישנם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, כאשר מטרתם לפרגן לעובדים, לגבש ביניהם ולהעניק להם את התחושה שמשקיעים בהם. ברוב המקרים, אירועים מסוג זה יהיו באווירה ״מסיבתית״ יותר, ולכן יתאימו פה אולמות אירועים שמקדמים אווירה של בילוי. לעומת זאת, ישנם אירועים עסקיים, המתקיימים בשעות היום, ומטרתם לחשוף מוצר או מותג מסוים, ו/או ליצור קשרים בין אנשי עסקים. ישנם גם אירועים שהם למעשה כנסים מקצועיים, כאשר תכליתם להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים. כל אחד מאלו מצריך סגנון שונה של אולם וגם פסיליטיז ושירותים שונים. 

עוד נתון שכדאי להתעכב עליו הוא האורחים עצמם. לפני שבוחרים אולם, חשוב להבין מיהם המשתתפים באירוע ומהם המאפיינים העיקריים שלהם. למשל, האם מדובר בעובדי הייטק בגילאים 20-40, או שמא מדובר באנשי עסקים בגילאי 40-60? הנתונים הללו יסייעו לכם לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר לסגנון של המוזמנים ובכך לייצר הרמוניה ואת האווירה המדויקת באירוע.

אירוע על חוף הים? מזג האוויר לא חייב להיות גורם משמעותי

כאמור, כאשר מפיקים אירוע גדול, לכם המפיקים די קשה לישון בתקופה שלפני האירוע, ולכן כדאי לנקוט בכל הצעדים שיפתיחו מכם סטרס. המפתח לכך הוא ודאות – ככל שתהיה לכם יותר שליטה ויותר ודאות בכל הנוגע למרכיבי ההפקה, כך תהיו רגועים יותר ותוכלו לסמוך על כך שהאירוע ״יתקתק״ כמו שצריך. אחד הגורמים שעלולים להדיר שינה מעיניכם, במיוחד אם אתם מתכננים אירוע על הים, הוא מזג האוויר. כאשר מדובר בעונת החורף, אתם עלולים להיות מוטרדים מהסיכוי לגשם, ואילו בקיץ, שמש קופחת, אובך או שרב עלולים לאיים על הצלחת האירוע, עליו אתם עובדים כל כך קשה, במשך חודשים ארוכים. את מזג האוויר אי אפשר לתכנן ועליו אי אפשר לשלוט. במיוחד כאשר את רוב האירועים העסקיים מתחילים להפיק ולתכנן חודשים קודם. אבל מה שכן אפשר לשלוט עליו – הוא ההיערכות של אולם האירועים לקראת כל תנאי אקלים אפשרי. אם תבחרו במקום מקורה וסגור, עם מיזוג אוויר יעיל ומתקנים איכותיים, תוכלו להיות רגועים שגם בשרב הכי כבד, וגם במקרה של גשם, האורחים שלכם יהיו מוגנים ויהנו מתנאים טובים. כמו כן, כדאי לוודא שהאולם מצויד בחלונות גדולים או אפילו קירות שקופים, על מנת שלא תפספסו את הנוף המרהיב של הים, בכל מזג אוויר שיהיה.

לבחור באולם אירועים שסוגר לכם כמה שיותר פינות

באותו עניין של השקט הנפשי שלכם, המפיקים, יש לכם דרך נוספת לקדם אותו באמצעות בחירת אולם האירועים הנכון. אם קשה לארגן חברת קייטרינג, צוותי תאורה והגברה ועוד באירוע ״רגיל״, באירוע הנערך על חוף הים זו עלולה להיות משימה עוד יותר קשה. אם כן, מומלץ לבחור באולם אירועים שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים איכותיים ״בילט אין״ כעסקת חבילה של המקום. שימו לב במיוחד לאיכות חברת הקייטרינג הפועלת במקום, ובדקו המלצות גם על הספקים השונים שעובדים מול המקום. במידה ומצאתם את אלו ראויים ויותר, הכל מצביע על כך שזהו המקום המתאים. ככל שיותר שירותים מוצעים במקום, כך רשימת המשימות שלכם המפיקים – מתקצרת. כמו כן, ספקים המתורגלים בעבודה באולם מסוים, פועלים בו ביעילות רבה יותר, ואתם המפיקים יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע יזרום ויתנהל היטב. 

לחשוב על קונספט שיתאים ללוקיישן הייחודי

לסיום, טיפ שאולי נשמע קטן, אך הוא יכול להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע שלכם – אם הלכתם על אולם אירועים ליד הים, מומלץ לקחת את הסיפור צעד נוסף קדימה ולחשוב על קונספט מסוים לאירוע, נושא שיעבור כחוט השני בין המרכיבים השונים. כמובן, מומלץ שהנושא יהיה קשור לים. באופן זה, תוכלו להפיק אירוע קוהרנטי, בו שלל המרכיבים מתכתבים זה עם זה. לדוגמא, אם בחרתם בקונספט של ים, תוכלו לבחור מנות המבוססות על דגים, לעצב את הדקורציה במקום עם אלמנטים כמו צדפים ושימוש בצבעים כמו כחול וזהב, ועוד. כך מפיקים אירוע מהודק, המדבר בשפה אחת, וממש מרגישים את זה. אלו הם הדברים הקטנים שהופכים אירוע למיוחד, איכותי ובלתי נשכח.

לא מעט חברות סטארט-אפ ישראליות הונפקו לאחרונה, או אפילו עושות את דרכן לעבר אקזיט, ואין סיבה מוצדקת יותר מזו כדי להפיק מסיבה מושקעת, טרנדית, שמחה ובלתי נשכחת. מספר אלמנטים שכדאי להקפיד עליהם על מנת לוודא שהפקתם את האירוע הכי שווה שיש

מגיפת הקורונה, שהכניסה מקלות בגלגליהם של חברות ועסקים רבים, גרמה להאטה ולפעמים אף לסגירה של עסקים כאלו או אחרים, בדרך לא דרך עשתה בדיוק את ההיפך לחברות סטארט-אפ טכנולוגיות רבות בישראל. 

חברות סטארט-אפ  שונות שעוסקות בתחום ההי-טק ושוקדות על פיתוח טכנולוגיות שונות שלעתים עשויות לשנות את החיים שלנו, תפסו תאוצה רצינית דווקא בתקופות הסגרים והבידודים, ולעתים דווקא בעקבות המצב, הן הלכו והתעצמו. 

הסיטואציה יוצאת הדופן הזו בארץ ובעולם, הביאה להאצה בהתקדמות המיזמים הללו, שלא רק הלכו וגדלו, אלא גם התקדמו במהרה לעבר הנפקה, ולעתים אפילו זכו לעשות אקזיט.

ואיזו סיבה למסיבה יכולה להיות מוצדקת יותר מאשר הנפקת חברה בבורסה או מכירתה? ובכן, כאן נפתחת הזדמנות להפקת אירוע עסקי עם תקציב נדיב במיוחד, המאפשר לפנק, לרגש ולהפתיע את כל החוגגים בו.

מה הופך אירועים עסקיים לאטרקטיביים במיוחד?

לוקיישן מרכזי ושווה

קודם כל ולפני הכל, ברור שהן הלוקיישן והן מתחם האירועים עצמו, הם נקודת הפתיחה החשובה ביותר לאירוע שלכם, ומהווים תנאי סף לרמת ולהצלחת האירוע. במיוחד אם עסקינן בחגיגות הנפקה של חברת הייטק, סביר להניח שרוב המוזמנים נמצאים במרכז בכלל ובתל אביב בפרט, ולכן, מפיקים לרוב בוחרים בהפקת אירועים עסקיים במרכז, על מנת להנגיש לכל האורחים את המיקום. כמובן, יש עוד שלל סיבות לקיים את האירוע ספציפית בתל אביב, הרי שהיא העיר הכי סטייל, הכי מסיבתית, תמיד רלוונטית ועדכנית, וכמובן – עיר ההייטקיסטים. כמו כן, חובה שהמתחם יהיה מתוקתק, מעוצב אדריכלית ברמה גבוהה, רצוי שישקיף לנוף יפה, ושיהיו בו את הפיסליטיס הכי איכותיים. כאמור, עם נתוני פתיחה כאלו, אתם כבר מבססים את הקרקע לקראת אירוע מוצלח.

ההייטק של האוכל והדרינקים

כידוע, עובדי הייטק רגילים לתנאים טובים מאוד, הן מבחינת המשכורות שלהם שהן הרבה מעל הממוצע, והן לפינוקים וצ’ופרים כמו כרטיסי סיבוס או תן-ביס בלתי מוגבלים, שמאפשרים להם לאכול במסעדות בערך כל יום, אפילו סתם כך לארוחת צהריים עם החבר’ה מהעבודה. במילים אחרות, הם חיים בגבוה ויש להם סטנדרטים גבוהים, שלא תמיד פשוט לעמוד בהם. כיצד הסיפור הזה יבוא לידי ביטוי באירוע עסקי של חברת הייטק? ובכן, עליכם המפיקים לדאוג למנות הטרנדיות, האנינות והמשובחות ביותר עבור האירוע, כאשר פורמט ההגשה המומלץ הוא זה של מסיבת קוקטייל, כלומר מלצרים שיעברו בין החוגגים עם מגשים שעליהם מנות ביס שהונדסו בקפידה ורצוי ביד שף מקצועי. מאחר ומדובר במסיבה שבדרך כלל נמשכת עם הופעה סוערת (נגיע לכך בהמשך) או מסיבת ריקודים, כדאי להעדיף אוכל “קל” יותר כמו מנות דגים בסגנון אסיאתי או מקסיקני, מנות צמחוניות וטבעוניות, שמאוד טרנדיות כרגע וכו’. ואם כבר דיברנו על מסיבה, חשוב מאוד להשקיע באלכוהול איכותי עבור האירוע, ולא רק שיוצעו בבר משקאות בסיסיים של המותגים הנחשבים, אלא גם קוקטיילים מתוחכמים, שמאוד באופנה בימים אלו, אפילו בקרב גברים. ברגע שתדאגו ל”ראש טוב” אצל משתתפי המסיבה, כבר עשיתם חצי דרך לעבר אירוע שמח ומהנה, כאשר כולם מרוצים וטובי מזג. 

אין, אין, אין חגיגה בלי – תוכנית אומנותית

כן, אנחנו יודעים שלא ראיתם את זה בא, אבל האמת שאירוע בלי תוכן אמיתי, שמגיע ללב ונוגע בו, הוא שטחי, משעמם וחסר אופי. במיוחד אם מדובר במסיבת הנפקה, שברוב המקרים מדובר במאורע מרגש בטירוף ואולי אפילו כזה של פעם בחיים, חובה שיהיו גם ברכות, נאומים, אולי אפילו סרטון וידאו, ובקיצור – תוכן. בדרך כלל בחלק זה ייאמרו דברים מרגשים מאוד, ולעתים גם בדיחות פנימיות שיעלו חיוך על פני המשתתפים. אלו הם דברים שהם חלק מההוויי הפרטי ומה”קאלט” של החברה, ויש לתת להם מקום באירוע. כמו כן, חשוב מאוד לדאוג לכל אלו מול מנהלי החברות מבעוד מועד, ולהנחות אותם כיצד לעשות זאת בסדר הנכון. כמובן שיש לארגן ולהכין את אולם האירועים עבור כל אלו, בין שמדובר ב צוות הגברה, תאורה, מקרן ומסכים ועוד – חשוב מאוד להימנע מתקלות טכניות לאורך החלק הזה (ובכלל), שכן אלו יכולות להוות חבלה של ממש באירוע. 

הופעה של האומנים הכי חמים

ואם כבר עסקנו בתוכנית אומנותית, אז כמובן שאירוע עסקי לא יכול להיות מוכתר כהצלחה אם לא הופיע בו לפחות אומן אחד מבוקש. עם זאת, כדאי לדעת שלא כל סוג של אמן מתאים לכל סוג של חברה, ולכן בחלק הזה יש לערוך תחקיר מעמיק שיסייע לכם לדעת לאן לכוון. יש חברות שיש בהן הרבה צעירים, ולכן סביר שיתאימו זמרים, זמרות או להקות שיודעים להרים ולסחוף את הקהל לעמוד על הרגליים ולרקוד. לעומת זאת, ישנן חברות או אירועים להם יתאימו יותר הופעות סטנד-אפ שיקרעו את הקהל מצחוק, וירימו את האווירה במסיבה. 

עיצוב מוקפד וטרנדי

כאמור, למרבית ההייטקיסטים יש סטנדרטים גבוהים. הם עובדים במשרדים מדוגמים ובחללי עבודה שעוצבו ביד אמן, והלייף סטייל שלהם בדרך כלל כולל גם אלמנטים אסתטיים ומסוגננים. לכן, חשוב מאוד שעיצוב האולם בו מתקיים האירוע יהיה מקצועי, מוקפד והכי עדכני שיש. כדאי לשכור חברה המתמחה בתחום, ולדאוג שהמתחם בו מתקיימת המסיבה יהיה מעוצב ברמה שכל מי שנכנס אליו, חש במיידית את האפקט המרשים ומרגיש בבת אחת, שהוא הגיע הרגע למסיבה הכי שווה בעיר.