כתבות בנושא: אירוע עסקי בתל אביב

אולם אירועים שנבחר היטב יכול להקל על יצירת קשרים, לעורר יצירתיות ולטפח סביבה פרודוקטיבית. לעומת זאת, מקום שנבחר בצורה לוקה, יכול לפגוע בהיבטים רבים, לרבות המעורבות של המשתתפים, ולגרוע ממטרות האירוע. מדוע לא כדאי להתפשר על אולם בעיר, ומהי הדרך הטובה ביותר להבטיח שמצאתם את האחד?

הפקת אירועים עסקיים וכנסים במרכז הארץ, ובמיוחד במרכז ההומה של תל אביב, דורשת תכנון ושיקול דעת קפדניים. הצלחתם של מפגשים כאלה תלויה לא רק בתוכן ובדוברים אלא גם בבחירת המקום. בלב המרכז הכלכלי והתרבותי של ישראל, תל אביב ניצבת כבחירה הראשונה עבור אירועי חברה ואירועים עסקיים בכלל, כאשר היא מספקת שירותים, אווירה ולוקיישנים חסרי תחרות. הבנת ההיבטים הקריטיים של הפקת אירועים עסקיים באזור המרכז, היא חשובה, והיא תסייע לכם להבטיח חוויה בלתי נשכחת ואפקטיבית עבור כל המשתתפים.

החשיבות העליונה של בחירת אולם האירועים המתאים

בחירת אולם אירועים במרכז הארץ, ובמיוחד בתל אביב, היא החלטה שיש לגשת אליה בזהירות ובקפדנות. המקום נותן את הטון לאירוע כולו, משפיע על הרושם של  המשתתפים, על האופן בו הם תופסים את האירוע ועל האווירה הכללית. אולם אירועים שנבחר היטב יכול להקל על יצירת קשרים, לעורר יצירתיות ולטפח סביבה פרודוקטיבית. לעומת זאת, מקום שנבחר בצורה לוקה, יכול לפגוע בהיבטים רבים, לרבות המעורבות של המשתתפים ולגרוע ממטרות האירוע. 

אם גם אתם מחפשים מקום לאירוע עסקי בתל אביב, הנה מספר גורמים המדגישים את החשיבות של תהליך בחירת האולם:

נגישות לפני הכל – לוקיישן נוח להגעה הוא פרייסלס

מרכז ישראל ידוע ברשת התחבורה החזקה שלו (הכל יחסי, כמובן), מה שהופך את הבחירה של מקום שניתן להגיע אליו בקלות, באמצעות תחבורה ציבורית ופרטית, לראשונה ברשימת העדיפויות. תל אביב, עם מיקומה המרכזי, הקרבה לשדה התעופה הראשי של המדינה ואפשרויות התחבורה הציבורית המקיפות, היא הלוקיישן המושלם לאירוע הכולל משתתפים המגיעים מאזורים שונים, הן מהארץ והן מחו”ל.

מתקנים ושירותים, בהתאם לסטנדרטים של העידן הנוכחי

אולם האירועים המתאים, יעמיד לרשותכם מתקנים חדישים הנותנים מענה לצרכים הטכניים והפרקטיים של אירוע עסקי, באשר יהיה. כאשר אתם בוחנים את מפרט המקום, שימו לב לציוד אורקולי איכותי, חיבור Wi-Fi אמין, מקומות ישיבה נוחים ומקום מתאים למפגשים, תערוכות, כנסים או אזורי מינגלינג ונטוורקינג. האולמות המודרניים של תל אביב ערוכים בהתאם לדרישות האלו, מה שמבטיח חוויה חלקה, נוחה וזורמת,עבור המארגנים והמשתתפים כאחד.

אווירה מקצועית תעצים את הקונספט ותקדם את מטרת האירוע

האסתטיקה והאווירה של המקום, תורמים באופן משמעותי להשפעה הכוללת של האירוע. כאשר תחפשו אולם כנסים במרכז, תיווכחו כי מבחר אולמות האירועים המגוון של תל אביב, נע בין חללים מלוטשים ומודרניים למבנים היסטוריים, המציעים רקע שיכול להעצים את הקונספט והאנרגיה של האירוע. המוניטין של העיר בכל הנוגע לחדשנות ולסטייל, יכול לשדרג את האווירה, הרושם והרמה המקצועית של הכנס או האירוע העסקי.

למה פשרה היא לא אופציה: אל תוותרו על תל אביב

כאשר מתכננים אירוע עסקי או כנס במרכז הארץ, הסתפקות במקום פחות ממושלם היא פשרה שיכולה להיות בעלת השלכות מרחיקות לכת, או במילים אחרות – לעלות לכם ביוקר. ישנן מגוון סיבות משכנעות למדי, מדוע תל אביב, הפכה ליעד מוביל למפגשים מהסוג העסקי, ואין ספק שהיא צריכה להיות הבחירה הראשונה של המפיקים.

ידועה בכל העולם: העיר הכי קוסמופוליטית של ישראל

תל אביב היא עיר קוסמופוליטית, המוכרת וידועה בקרב קהלים בינלאומיים. הסצנה התרבותית התוססת שלה, ההיצע הקולינרי הנודע והמעמד שלה כמרכז טכנולוגי, הופכים אותה ליעד אטרקטיבי עבור משתתפים גלובליים. הפקת אירוע בעיר המוכרת הודות לחדשנות ולדינמיות שבה, יכולה להעצים משמעותית את המשיכה והיוקרה של הכנס.

הזדמנויות נטוורקינג: עסקים, סטארטאפים, מוקדי כלכלה ומוסדות אקדמיים

הריכוז של עסקים, סטארטאפים, מוקדי כלכלה ומוסדות אקדמיים בתל אביב, מספק הזדמנויות נטוורקינג ללא תחרות עבור באי האירוע. הפוטנציאל למפגשים, שותפויות ושיתופי פעולה ספונטניים, מתחזק בעיר הידועה ברוח היזמות והקהילה המקצועית המגוונת שלה.

שירותים מקיפים: ספקים ונותני שירות מיומנים ומקצועיים

הספקים ונותני השירות המנוסים של תל אביב, מיומנים במתן מענה לצרכי אירועים עסקיים בכל סדר גודל. החל ממתכנני אירועים ושירותי קייטרינג מקצועיים ועד לתמיכה טכנית מתקדמת, התשתית של העיר נועדה להפקות אירועים ברמה גבוהה. ה״אקוסיסטם״ הזו, מבטיחה שלמארגני אירועים תהיה גישה למשאבים הטובים ביותר למימוש וביצוע של הויז׳ן שלהם, בהצלחה יתרה.

פעילויות תרבות ופנאי: החיים שמעבר לכנס עצמו

מעבר לכנס עצמו, תל אביב מציעה למשתתפים שפע של פעילויות תרבות ופנאי. החופים, המוזיאונים, האתרים ההיסטוריים וחיי הלילה של העיר מציעים לאורחים הזדמנות להירגע וליהנות, מעשירים את החוויה הכוללת שלהם ועשויים להגדיל את שיעורי הנוכחות באירוע עצמו.

שיקולים מרכזיים להפקת אירועים מוצלחים בתל אביב

כדי למקסם את הפוטנציאל של אירוע עסקי או כנס בתל אביב, על המארגנים לקחת בחשבון מספר שיקולים מרכזיים:

תכנון מוקדם

למקומות בתל אביב יש ביקוש רב, מה שמחייב להתחיל את תהליך התכנון וההזמנה זמן רב מראש. ראיית הנולד הזו, מאפשרת גם לנהל משא ומתן טוב יותר על תעריפים ושירותים.

הבנת הקהל

התאמת האירוע לצרכים ולהעדפות של קהל היעד, לרבות התחשבות בשפה, בניואנסים תרבותיים ותחומי עניין מקצועיים, חיונית לצורך רמת המעורבות והסיפוק של המשתתפים.

מינוף המומחיות המקומית

שיתוף פעולה עם מומחים מקומיים, החל ממפיקי אירועים ועד למומחים טכנולוגיים, יכול לספק תובנות חשובות להפקת המירב ממה שיש לתל אביב להציע, ולהבטיח אירוע שזורם חלק והוא רב השפעה.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים וכנסים במרכז הארץ, בדגש על תל אביב, מציעה אינספור יתרונות שיכולים להשפיע באופן משמעותי על הצלחת המפגש. בחירת המקום, באופן מיוחד, היא החלטה קריטית שיש לגשת אליה מתוך כוונה לעורר השראה, ולהביא לשולחן חוויה איכותית. 

מהם הפרמטרים העיקריים שצריכים להנחות אתכם בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי? מה יבטיח שאולם האירועים עומד בסטנדרטים גבוהים של מקצועיות וסטייל? טיפים חיוניים למפיקי אירועים

בתל אביב, העיר החיה והבועטת, הידועה בנוף העסקי הדינמי וברוח החדשנית, הפקת אירוע עסקי מוצלח מצריכה שילוב של מספר אלמנטים והיבטים, כאשר העיקריים בהם הם סטייל ופונקציונליות. בחירת המקום ממלאת תפקיד מרכזי בהצלחת האירוע, שכן אולם האירועים הוא זה שמכתיב את הטון והאווירה באירוע כולו.

מהם הפרמטרים העיקריים שצריכים להנחות אתכם בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב? מה יבטיח שאולם האירועים עומד בסטנדרטים הגבוהים של מקצועיות ותחכום המאפיינים את העיר הזו, שאין כמוה בכל העולם?

לוקיישן שמשלב בין נוחות לבין סטייל יוקרתי

השיקול הראשון והחשוב שצריך להנחות אתכם בתהליך החיפוש אחר אולם אירועים בתל אביב, הוא מיקומו. כמובן שנתוני הפתיחה כבר לטובתכם וקשה לטעות עם המרכזיות והנגישות של העיר הזו, אך בכל זאת, גם בתוך העיר יש הבדלים בלוקיישן, וכדאי לתת את הדעת לעניין. המקום צריך להיות מספיק מרכזי ונגיש (או לחילופין, צדדי ונגיש בשל הקרבה שלו לכניסה וליציאה מהעיר), כך שכל המוזמנים שלכם, בין שהם מגיעים מערים אחרות בארץ ובין שהם מגיעים משדה התעופה – יוכלו להגיע לאירוע בקלות יתרה. קרבה למוקדי תחבורה מרכזיים כמו גם לנמל התעופה, לתחנות רכבת מרכזיות ולצירי תחבורה ציבורית היא המפתח כאן. בנוסף, האזור או השכונה בהם ממוקם האולם, יכולים להשפיע באופן משמעותי על התדמית של האירוע, בדגש על יוקרה וסטייל. אזורים כמו לב העיר או אזור נמל תל אביב, הידועים במוקדי העסקים ובנופים המיוחדים שלהם, הם נחשקים מאוד בשל השילוב בין מרכזיות, נוחות וסטייל מתוחכם. 

ציוד חדש ומתקדם: לא להתפשר כאן

מתחם אירועים עסקיים מהשורה הראשונה בתל אביב צריך להיות מצויד במתקנים חדישים. לדוגמא, גישה לאינטרנט מהיר אינה עניין הנתון למשא ומתן, בהתחשב בצורך בהקרנת מצגות בלייב, שיחות וידאו, במידה ויש היתכנות להשתתפות וירטואלית, שימוש באפליקציה ייעודית לאירוע וכו׳. מדובר בדור ההייטק, במיוחד בתל אביב, והציפיות מהאירוע בהתאם. בנוסף, ציוד סאונד, תאורה והקרנה מודרני ומשוכלל, כולל מקרנים, מערכות הגברה ומיקרופונים, צריך להיות זמין עבורכם, והוא חייב להיות במצב חדש ומצוין. אם מציעים לכם באולם צוות תמיכה טכנית שיעמוד לשירותכם באירוע, תנו למקום הזה עדיפות. באופן זה תבטיחו שבמהלך האירוע ניתן יהיה לטפל במהירות בכל תקלה טכנית. כל מי שיש לו מעט ניסיון בהפקת אירועים עסקיים במרכז ובכלל, יודע שאירוע ללא תקלות הוא אירוע מוצלח. 

אווירה שמשקפת את הוייב של תל אביב

האווירה של המקום צריכה לשקף את הרוח הדינמית והחדשנית של תל אביב. חלל מעוצב בסטייל, עם אסתטיקה עכשווית, יכול להעצים משמעותית את חווית המשתתפים באירוע. תאורה שעוצבה במקצועיות, סידורי ישיבה נוחים ופריסה המאפשרת תנועה קלה, זרימה ואינטראקציה בין המשתתפים – הם מאסט באירוע עסקי מכל סוג שהוא. מקומות המשלבים אלמנטים מהתרבות והארכיטקטורה של תל אביב, מציעים חוויה ייחודית שעשויה להותיר רושם מתמשך על המשתתפים.

קיבולת גמישה: מקום שיכול להתגמש בהתאם לאירועים בהיקפים משתנים

ורסטיליות בהתאמה של האולם להיקפים שונים של אירועים היא עניין הכרחי. המקום צריך להציע אפשרויות פריסת חלל גמישות, בין אם מדובר באירוע עסקי קטן ואינטימי או בכנס גדול. בדקו אם המקום מציע מספר חללים או אזורים הניתנים לשינויים ואדפטציות בהתאם לצרכים הספציפיים של האירוע, כגון חדרי מנוחה, חדר ישיבות לפאנל מומחים או אזורי נטוורקינג.

קייטרינג: אפשרויות איכותיות ומגוונות

קייטרינג הוא יותר מסתם צורך, זו ההזדמנות שלכם להרשים ולהראות שאתם מעודכנים בטרנדים העכשוויים ושכל מרכיב באירוע שלכם הוא איכותי, מושקע ומפנק. לא מעט משתתפים יבחנו את טיב האירוע דרך האוכל. המקום צריך לספק מגוון אפשרויות קייטרינג איכותיות, המשקפות את המגוון הקולינרי של תל אביב. כדאי בהקשר זה לבחון התאמה ומענה לדרישות והעדפות תזונתיות שונות, כגון אפשרויות כשרות, טבעוניות או ללא גלוטן. תפריט הכולל מטבח ישראלי מקומי יכול להציע למשתתפים מחו״ל, לטעום מהמורשת הקולינרית העשירה של ישראל.

הפעם אתם הלקוחות: שירות מקצועי ואדיב הוא בסיסי

לצוות המקום תפקיד מכריע בהתנהלות התקינה של האירוע. שירות מקצועי, אדיב ויעיל הוא הכרחי. הכוונה היא לכל סוגי אנשי הצוות העומדים לשירותכם במסגרת שכירת האולם – החל מצוות התמיכה הטכנית ועד לצוות הקייטרינג. מקום המתגאה בשירות לקוחות מעולה, יכול לשפר משמעותית את החוויה הכוללת שלכם ושל כל המשתתפים באירוע.

הזדמנות לנטוורקינג: עידוד תקשורת וחיבור בין המשתתפים

החשיבות של יצירת נטוורקינג באירועים עסקיים, בדרך כלל אינה פוחתת משאר יעדי האירוע. אולמות אירועים המציעים חללים ייעודיים לנטוורקינג, כגון טרסות חיצוניות, מרפסות נעימות או אזורי לאונג׳, מספקים למשתתפים הזדמנות להתחבר בסביבה רגועה, פחות פורמלית ויותר קז׳ואל. חללים אלה צריכים להיות מתוכננים במטרה לעודד שיחה ואינטראקציה.

אבטחה: בטיחות, ביטחון ושמירה על פרטיות

בהתחשב באופי של אירועים עסקיים, אבטחה עלולה להוות עניין חשוב. המקום צריך להציע אמצעי אבטחה חזקים כדי לוודא את הבטיחות והפרטיות של כל המשתתפים. הדבר חשוב במיוחד באירועים שעשויים לכלול משתתפים בעלי פרופיל גבוה או מידע עסקי רגיש.

לסיכום, המקום האידיאלי לאירוע עסקי בתל אביב צריך להיות שילוב של סטייל ופרקטיות, המשקף את המוניטין של העיר כמרכז של חדשנות ותרבות. החל ממיקום מעולה ומתקנים מהשורה הראשונה ועד קייטרינג יוצא דופן, כל היבט של המקום תורם להצלחת האירוע. על ידי בחינה מדוקדקת של מרכיבים אלו, מפיקי אירועים יכולים להבטיח שהאירוע העסקי שהם מתכננים לא רק יהיה מוצלח ביותר, אלא גם בעל השפעה משמעותית. 

אם החלטתם לקיים את האירוע בעיר הכי שווה בארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. עם זאת, לא כל אולם אירועים יוכל לספק לכם את כל אשר דרוש לאירוע הספציפי שלכם, לצד שירותים ומתקנים ברמה גבוהה. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להגיע למקום המדויק ביותר, שיבטיח אירוע מוצלח ומרשים

כמפיקים, אתם כבר וודאי יודעים שאין דבר חשוב יותר באירוע מאשר הלוקיישן. המקום בו יערך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, ישפיע בכל קנה מידה אפשרי על הצלחת האירוע – החל מהאווירה ועד לנוחות ולרושם של האורחים שלכם, האולם הוא האירוע, פשוט כמשמעו. 

אם החלטתם לקיים את האירוע במרכז הארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. 

עם זאת, עדיין חשוב לבחון היטב, דרך מספר פרמטרים עיקריים, האם זהו האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע שלכם. כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, יש לקחת בחשבון מספר גורמים מרכזיים, שמיד נפרט.

הצ׳ק ליסט המושלם: דברים שחשוב לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי

על מנת לסייע לכם המפיקים לעבוד באופן יעיל ונכון, ולהבדיל בין עיקר לטפל, הכנו עבורכם רשימת הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק במהלך החיפוש אחר האולם המושלם. 

מטרת האירוע והצרכים הספציפיים שלכם מהמקום

בשלב הראשון של תהליך ההפקה, עם ובלי קשר למציאת אולם האירועים המושלם, חשוב להגדיר היטב את המטרה, את הגודל ואת הפורמט של האירוע. בשלב הזה יש להחליט האם תזדקקו לחדר ישיבות, חלל עם ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, בו המשתתפים יוכלו לסעוד את ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב, חלל המתאים להרצאה ולהקרנת תכנים באמצעות מקרן גדול ועוד. קחו בחשבון את מספר המשתתפים, את סידורי הישיבה, ציוד סאונד ותאורה ומתקנים ספציפיים הדרושים לכם להתנהלות תקינה של האירוע.

מיקום מרכזי הוא מאסט

כאמור, כבר החלטתם לקיים את האירוע באולם אירועים במרכז, אבל לא כל לוקיישן במרכז הוא אכן מרכזי ואטרקטיבי. מי כמוכם יודע כמה קריטי המיקום עבור הגעת האורחים, הלכה למעשה. מוזמנים רבים נוהגים לבטל את השתתפותם באירועים, אם אלו אינם נערכים במיקום נגיש, שנוח וקל להם להגיע אליו. אם כן, בחירה במקום לאירוע עסקי בתל אביב עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר בכל קנה מידה. חשוב לקחת בחשבון פרמטרים כמו קרבה לשדה תעופה (במידה ויש לכם ברשימה אורחים מחו״ל), אפשרויות תחבורה ציבורית, מלונות ומתקנים אחרים. בתל אביב תמצאו את כל אלו ועוד הרבה יותר. המוניטין הגבוה של העיר האטרקטיבית, לא ישאיר אף אורח מחוץ לרשימה.

התאמת גודל האולם לכמות האורחים

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הנמנים ברשימה שלכם בנוחות. זהו פרמטר שהוא לא פחות מקריטי, שכן, אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובהרמוניה של האירוע, ואילו אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות ולאי נוחות גדולה בקרב המשתתפים. מה גם שבעידן שאחרי מגיפת הקורונה, כדאי לנקוט במשנה ביטחון בכל הנוגע לצפיפות. באותה הזדמנות בדקו מהי קיבולת הישיבה של האולם אל מול הקיבולת של אירועי עמידה ואירועי קוקטייל, וגם פרמטרים נוספים כמו במות, אזורי תצוגה ועוד.

שירותים ומתקנים בהתאם לצרכי האירוע

בדקו היטב את השירותים והמתקנים שהמקום מציע, על מנת להבטיח שהם מספקים מענה מתאים לצרכי האירוע שלכם. בדקו מה נכלל בשכירת האולם – האם במקום מספקים גם ציוד הגברה ותאורה לצד שירותי תפעול, האם יש באולם גישה לאינטרנט מהיר, מסכי הקרנה ועוד. חשוב לקחת בחשבון גם פעילות של ספקים במקום, לרבות שירותי קייטרינג, תמיכה טכנית, חניה ואפשרויות נגישות. כמובן, לא מספיק שכל אלו יהיו באולם, חשוב לבחון היטב גם מהי איכותם, ולבדוק לעומק המלצות או דיס-המלצות על הספקים העיקריים שאתם זקוקים לשירותיהם באירוע. 

המוניטין והניסיון של הנהלת המקום

יש לא מעט אולמות אירועים בתל אביב, אך לכל אחד מהם אופי וסגנון שונה, וגם איכות שונה. חשוב מאוד לבחור במקום שיש בו סטייל ואיכויות, ולא פחות חשוב – שהשירות בו מהימן ומקצועי. אחד הדברים החשובים להצלחת אירוע, הוא שהכל בו ״יתקתק״. מי כמוכם המפיקים יודע, שתקלות ועיכובים יכולים לפגוע באירוע פגיעה אנושה? על מנת להבטיח שמצאתם אולם מהסוג האיכותי והמנוסה, חשוב לבדוק הן את המוניטין של האולם והן את הניסיון של הצוותים הפועלים במקום. חפשו ברשת אחר ביקורות והמלצות מלקוחות קודמים, על מנת לאמוד את רמת שביעות הרצון שלהם מהמקום והשירות שקיבלו בו. ניתן גם לבקש מהצוות עצמו הפניות ללקוחות קודמים מהתחום שלכם, על מנת להעריך את יכולתו של המקום לטפל באירועים עסקיים דומים.

יכולות גמישות והתאמה אישית

כאן יש סעיף חשוב במיוחד, אז כל העיניים אלינו: אירועים עסקיים במרכז יכולים להיות בשלל סוגים, צבעים וסגנונות. החל מאירוע הכולל הרצאות ועד לירידים עם דוכנים ועמדות שונות, כנסים, תערוכות ואפילו הופעות ומסיבות. זו הסיבה שממש בתחילת הדרך, חשוב להבין בדיוק לאיזה סוג משתייך האירוע שאתם מפיקים ומה אתם חייבים שיהיה באולם על מנת להוציא את התוכנית לפועל. הדרך הטובה ביותר היא לאתר אולם אירועים שיש בו גמישות מקסימלית, והוא יכול לעבור הסבה לכדי הפורמט לו אתם זקוקים. בדקו את היכולת של המקום לספק מענה לבקשות מיוחדות כמו הנ״ל, והאם האולם יכול להתאים לדרישות ולמיתוג הייחודיים של האירוע.

עלות מול תקציב

כמובן, כבר בשלב ההתחלה של הפקת האירוע, קיבלתם לידיכם את פרטי התקציב, או לחילופין, בניתם אותו ביחד עם הלקוחות שלכם וכדומה. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, יש לבחון את מבנה התמחור שהמקום מציע לכם, ולקבוע אם הוא מתאים לתקציב שניתן לכם. זו הזדמנות טובה לשאול גם לגבי עלויות נסתרות או חיובים נוספים עבור שירותים, שהם מעבר לדמי השכירות הבסיסיים. בשלב הבא, מומלץ להשוות מחירים וחבילות ממקומות אחרים, על מנת לקבל החלטה מושכלת.

קייטרינג וכיבוד – אין אירוע בלעדיהם

בניגוד לשנים קודמות, כיום אין דבר כזה אירוע בלי כיבוד מושקע או אפילו ארוחה של ממש. לעתים קרובות, הקולינריה באירוע תופסת חלק משמעותי מאוד ממנו, ולאורחים שלכם יש ציפיות בהתאם. בדיוק לשם כך, כאשר בוחנים אולם אירועים, יש לבדוק אם המקום מספק שירותי קייטרינג פנימיים, ומהי הרמה, הסגנון והאיכות של אלו, או לחילופין, האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני. באותה נשימה, יש לבדוק את אפשרויות התפריט שהמקום מציע, לרבות התאמה למגבלות תזונתיות וכמובן את איכות הצעות המזון והמשקאות. במידה והמקום מציע שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים, הוסיפו עוד הרבה נקודות לטובתו. לא רק שהדבר יוריד לכם הרבה מטלות מהרשימה שהיא ארוכה גם ככה, מה גם שבאופן זה תוכלו להיות רגועים שהצוות הפועל במקום יודע את העבודה והאירוע ״יתקתק״ ויזרום ללא תקלות, מבחינת הגשת ופינוי האוכל.

אירוע עם אפס תקלות: צוות תמיכה טכנית

בעידן הדיגיטלי והטכנולוגי בו אנחנו חיים, אין כמעט אירוע שלא משלב שימוש באמצעים טכנולוגיים, לרבות הקרנת מצגות וסרטוני וידאו, ושימוש באפליקציות ייעודיות לאירוע. כל אלו הם מבורכים מצד אחד, אך מהווים פתח לתקלות ולעיכובים מהצד השני. זו הסיבה שחשוב לבדוק לגבי זמינות של צוות תמיכה טכנית במקום,  שיוכל לסייע בכל הקשור לענייני סאונד ותאורה, וגם יוכל לספק מענה לבעיות טכניות ולכל דרישה אחרת במהלך האירוע.

סיוע מקצועי בתכנון האירוע

באולמות אירועים מסוימים, ובמיוחד בכאלו שכבר הוציאו לפועל עשרות ומאות אירועים עסקיים, יוכלו לעתים להציע לכם סיעו מקצועי בתכנון האירוע, או לחילופין, לחבר ביניכם לבין מתכנני אירועים מקצועיים, שפעלו אצלם בעבר. הדבר עשוי להועיל מאוד במקרה שאתם זקוקים לסיוע בארגון האירוע העסקי עליו אתם עמלים. מומלץ גם לבדוק האם האולם יכול להציע שירותי תיאום אירועים, ולבחון מהי רמת המעורבות שלהם בתהליך התכנון.

בטיחות וביטחון: פרמטר המצביע על רצינות ומקצועיות 

מעבר לעובדה המובנת מאליה והבסיסית – אתם זקוקים לאמצעי בטיחות ולשירותי ביטחון באירוע שלכם, הפרמטר הזה עשוי להצביע על היבטים נוספים. אולם אירועים המציב בראש סדר העדיפויות היבטי בטיחות וביטחון, הוא אולם רציני, אחראי ומקצועי. בדיוק לשם כך, חשוב לוודא שבמקום קיימים אמצעי בטיחות נאותים, לרבות  מערכות בטיחות אש, יציאות חירום ואנשי אבטחה. שאלו לגבי הפרוטוקולים של המקום לטיפול במצבי חירום ובדקו גם את הביטוחים שהמקום כולל.

האותיות הקטנות: מדיניות חוזים וביטולים

נכון, זה לא החלק הכי אטרקטיבי בהפקה, אבל אין ספק שהוא אחד החשובים ביותר. עיינו בקפידה בתנאי החוזה ובמדיניות הביטול של המקום, הרבה לפני שאתם מחליטים להתחייב לו. הבינו לעומק את היקף המקדמה הנדרשת, את מועדי התשלומים ואת גובה הקנסות שתידרשו לשלם בגין ביטולים או שינויים בהזמנה.

אין טוב כמו מראה עיניים: הגיעו פיזית למקום

נכון, אנחנו חיים בעידן טכנולוגי מתקדם מאין כמותו, וכמעט שאין דבר שאי אפשר לעשות היום באמצעות הסמארטפון או במחשב, ואפילו סיור וירטואלי באולם אירועים זה לא משהו ״בשמיים״. עם זאת, על מנת לבצע את הבחירה הטובה ביותר בנוגע לאולם האירועים, חובה להגיע למקום ולראות אותו במו עיניכם. על מנת לייעל את התהליך ולחסוך בזמן יקר, מומלץ לרכז מספר מצומצם של מקומות שהתאימו לכל הדרישות המפורטות לעיל (את רובן ככולן אפשר לעשות מרחוק), ורק אז להגיע ולראות אותם באופן פיזי.

כאשר אתם מגיעים לראות את המקום ב״לייב״, יש לחדד את כל החושים ולבדוק איך האווירה במקום, האם הפריסה של החללים והעמדת הריהוט והמתקנים מתאימים לצרכים שלכם. חשוב לערוך בדיקה מקיפה ולבחון את ההתאמה הכללית של המקום לאירוע העסקי שלכם. שימו לב לפרמטרים כמו רמת הניקיון המקום, רמת התחזוקה, הירידה לפרטים והשמירה על סטנדרטים גבוהים ככלל.

לסיכום, בחירה באולם אירועים בתל אביב היא בהחלט צעד בכיוון הנכון לעבר אירוע עסקי מוצלח. עם זאת, לא כל אולם יוכל לספק לכם את כל הדרוש עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. יש לכם את כל הסיבות להשקיע בתהליך החיפוש של המקום המושלם, תוך שאתם לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים שתיארנו לעיל, ומבצעים מחקר מעמיק. מציאת המקום המתאים לאירוע העסקי שלכם, כזה העונה על כל הדרישות ומציע ערך מוסף, תבטיח חוויה מדויקת, מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים באירוע. אירוע המתנהל באופן הרמוני ומקצועי, ועולה בקנה אחד עם ערכי החברה העומדת מאחוריו, יותיר רושם עמוק בקרב האורחים בו, והתשואה שלו תהיה משמעותית יותר. 

כל מפיק אירועים יודע שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. אולם האירועים שאתם בוחרים עבור האירוע שאתם מפיקים, צריך להתאים כמו כפפה לכל אחד ממאפייני האירוע, אותם גיבשתם מראש. למה אירוע בתל אביב ליד הים, הוא תמיד בחירה טובה? 

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר, אתם ודאי כבר מודעים לעובדה שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. לא רק למקום עצמו, לגודל, לסגנון ולסטנדרטים של האיכות שלו יש חשיבות עצומה, אלא גם למיקום הגיאוגרפי שלו יש השלכות רבות, החל מנוחות ההגעה של המשתתפים ועד לאחוזי ההשתתפות באירוע. במילים אחרות, למיקום של האולם תהיה השפעה על כמות המשתתפים בו – אם הוא יהיה במיקום פחות מרכזי ונגיש, קיימת סבירות גבוהה שרבים מהמוזמנים אף לא יאשרו את הגעתם.

כל הדרכים מובילות לאירוע בתל אביב, תרתי משמע

אז כבר הבנתם את חשיבות המיקום הגיאוגרפי של המקום בו תקיימו את האירוע שלכם, ואתם שוקלים להתחיל ולחפש אולם לאירוע עסקי בתל אביב. הצדק בהחלט עמכם. מקום מפגש במיקום מרכזי, המקושר היטב למוקדי תחבורה מקומיים כגון תחנות אוטובוס או רכבת, וכמובן רכבים פרטיים, יבטיח שמרבית המוזמנים יאשרו את הגעתם בשמחה. אך זו ודאי לא הסיבה היחידה לבחור לקיים את האירוע שלכם דווקא בתל אביב. 

בעיר הגדולה תמצאו בקלות כל מה שאתם זקוקים לו לאירוע: החל מספקים מהשורה הראשונה ועד לציוד הכרחי. מאחר ומדובר במוקד התרבות, הקולינריה והאופנה של ישראל, שכבר עשה לעצמו שם בינלאומי בכל התחומים, כל הספקים האיכותיים והמבוקשים ביותר יהיו זמינים יותר עבורכם. הסטייל והאיכות של העיר, יהיו הסטייל והאיכות של האירוע שלכם. החל מהאוכל שתגישו למשתתפים ועד לאיכות הסאונד והתאורה – תוכלו לסמוך על זה שהגעתם למקום הנכון.

איך לדייק את החיפוש ולמצוא את המקום המושלם לאירוע עסקי?

רגע לפני שאתם מתחילים לחפש מקום לאירוע עסקי במרכז, כדאי להתכונן כראוי ולהגיע לתהליך החיפוש ערוכים, לאחר שריכזתם את כל הנתונים החשובים, שיש להתאים אותם בשלב הבא, לנתונים של האולמות אותם אתם בוחנים. חשוב לעבוד בסדר מסוים, ולא להגיע לבדוק אולמות אירועים שונים לפני שאתם מבינים ויודעים בדיוק מה אתם מחפשים ומהם הצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. אם תעשו זאת, אתם עלולים לבזבז זמן יקר מאוד, שאנחנו בטוחים שאין לכם עודף ממנו כעת, הרי שלפניכם עוד שלל משימות שהפקת כל אירוע, קטן כגדול, כרוכה בהם.

כיצד להתכונן ולהגיע לחיפוש האולם ערוכים ומכווני מטרה?

אז כאמור, חשוב להגיע לחיפוש האולם ערוכים, כאשר כמה נתונים קריטיים לגבי האירוע כבר בידיכם. הנה הדברים החשובים שצריך לדעת לפני שמתניעים את תהליך החיפוש:

אירוע עסקי או אירוע חברה: מהו בדיוק סוג האירוע?

אירועים עסקיים ואירועי חברה נחלקים לסוגים שונים, וחשוב מאוד להבדיל ביניהם ולהבין מהו בדיוק האירוע שאתם עמלים עליו, לפני שמתחילים לחפש אולם, שכן, המקום חייב להתאים לסוג האירוע הספציפי. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם לחבר בין דמויות מתחום מסוים, בשאיפה לייצר לידים או אפילו עסקאות של ממש במהלך האירוע. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם מתרכזת בשיווק ובפרסום של מותג או מוצר מסוים, דוגמאת אירוע השקה למיניהם. באירועים כאלה נעשית עבודת יח״צ אינטנסיבית ולעתים קרובות מוזמנים אליהם גם אנשי תקשורת ועיתונאים שיפיצו את הבשורה. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה פנימיים, המיועדים לעובדי הארגון, במטרה לחזק את שביעות רצונם ממקום העבודה, לגבש ביניהם וכו׳. ישנם גם אירועים פנימיים אחרים, שמטרתם להעשיר את הידע המקצועי של העובדים, כמו כנסים וכדומה. לכל אירוע כזה יש מאפיינים שונים לחלוטין, והוא יצריך מקום עם פסיליטיז שונים ואופי שונה. לכן, חשוב מאוד לאפיין את האירוע לפני שיוצאים לדרך, ובשלב הבא, להצליב בין מאפייני האירוע לבין הנתונים של האולם. לדוגמא, אם אתם מפיקים כנס מקצועי, בו ישתתפו גם מרצים ונואמים שיזדקקו לבמה ולציוד הגברה ותאורה מתאים, ותשכרו אולם שאין בו את כל אלו, זה כמובן לא סוף העולם, אך זה רחוק מלהיות אידיאלי. במקרה כזה תצטרכו לשכור שירותים שונים וציוד מתאים, מה שלא רק עלול לייקר משמעותית את עלויות האירוע, אלא גם לגרום לכם לכאב ראש ולהעמיס עליכם עוד המון עבודה. המצב האופטימלי הוא למצוא אולם אירועים שיכול לספק לכם בעסקת חבילה את כל הציוד והשירותים שאתם זקוקים להם, ״בילט אין״.

כמה אורחים מוזמנים לאירוע?

במקרה הזה, הגודל קובע, אבל ממש. לפני שבוחרים מקום לאירוע, חשוב גם לאמוד את גודל והיקף המשתתפים. ההתאמה של גודל האולם למספר המשתתפים היא ״אנדררייטד״, כלומר היא חשובה מאוד. לא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה נוח, מרווח ולא צפוף, חשוב גם הצד השני של המטבע – שלא יהיה להם מרווח מדי. זה עשוי להישמע מוזר, אך מפיקי אירועים מנוסים כבר יודעים שאם החלל גדול מדי על כמות המשתתפים, הגיבוש, החיבור והאווירה ביניהם עלולה ללקות בחסר. אירועים עסקיים ואירועי חברה כאחד, למעשה כל סוג של אירוע, מטרתו לחבר בין אנשים בסופו של דבר, גם חתונות ושמחות. אם תבחרו במקום שיגרום למשתתפים להתפזר, תפספסו את הנקודה. עם זאת, אם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אחרת, אך הוא גדול מדי, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר עליו. באולמות אירועים רבים קיימת האפשרות להגדיר חלל מסוים בתוך חלל גדול, לעשות את האדפטציות הדרושות בהתאם לצורך, להקטין ולעצב חלל מושלם עבור האירוע שלכם.

תקציב האירוע

לא תופתעו לגלות שלפני שמחפשים אולם מתאים לאירוע, חייבים לדעת מהו התקציב העומד לרשותכם. האולם והאוכל הם המרכיבים העיקריים (והיקרים) באירוע, ולכן חשוב לדעת מהן האפשרויות שלכם, בהתאם לתקציב. פניה לאולמות אירועים שדרישות המחיר שלהם חורגות מהתקציב עלולה לבזבז לכם זמן יקר ולגרום לעוגמת נפש גדולה. עם זאת, חשוב לציין שלעתים קרובות, במידה ומצאתם אולם אירועים מושלם, אך הוא חורג מעט מגבולות התקציב שלכם, שווה לנסות ולהגמיש את התקציב מעט, בתיאום עם הלקוחות כמובן, ולבדוק אם יש מרכיב אחר שניתן לקצץ ממנו, למשל אוכל, משקאות או ״אקסטרות״ אחרות שאולי תוכננו. כמו כן, לעתים קרובות שווה לנסות ולהגמיש את דרישות המחיר מול אולם האירועים בתמורה לפשרה על מועד האירוע או לויתור על שירותים כאלה או אחרים שאתם אמורים לקבל במסגרת הזמנת המקום. 

לאילו שירותים תזדקקו?

לאחר שהגדרתם היטב את סוג האירוע, כעת אתם אמורים לדעת בדיוק לאילו שירותים ולאיזה ציוד אתם זקוקים מטעם אולם האירועים. החל משירותי קייטרינג ובר, ועד לציוד הגברה ותאורה, פודיומים וציוד טכני כמו מיקרופונים, מסכים, מקרנים, מערכות וידאו ועוד. חשוב להבין שבמקרה והמקום אינו יכול לספק את הצרכים האלה, יהיה עליכם לפנות למיקור חוץ ולספקים שונים, מה שעלול לגרור עלויות נוספות משמעותיות. ככלל אצבע, חסכוני יותר לבחור באולמות אירועים המציעים את כלל השירותים במקום. הטרטור שמציאת ספקים פרטיים שידאגו לצרכים הטכניים עלול להוות נטל מיותר עליכם המפיקים.

שוקלים לערוך את האירוע ליד הים בתל אביב? יש לכם את כל הסיבות

במקרה שאתם שוקלים לקיים את האירוע באולם אירועים ליד הים בתל אביב, אין ספק שאתם בכיוון הנכון ומובטח לכם אירוע מהסרטים. קשה מאוד להתחרות בתפאורה המרשימה ובאווירה השוררת בקרבת החוף. למעשה, השילוב של תל אביב – עיר מודרנית ומתקדמת, שיא האורבניות והסטייל, יחד עם חוף הים, שהוא למעשה אתר טבע לכל דבר, הוא פיצוח. באופן זה, אתם בעצם נהנים מכל העולמות – גם נוחות וקדמה, וגם אווירה ותחושה של טבע וחופש. 

יש לציין שבחירה בחוף הים לא בהכרח אומרת שתצטרכו להתאמץ יותר עם היבטים לוגיסטיים. תוכלו לבחור באולם אירועים מסודר, מאובזר, מצויד ואיכותי, הממוקם על החוף.

מה עוד יכול להפוך את האירוע לייחודי ובלתי נשכח?

אז חוץ מלקיים את האירוע במקום לאירועים על הים, מה עוד יכול להפוך אותו ליוצא דופן, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה, ויותיר במשתתפים רושם חיובי עמוק?

קונספט מגובש

אירועים שהכל בהם עוצב ותוכנן בהתאם לנושא מרכזי אחד – קונספט, הם אירועים מגובשים, קוהרנטיים ומקצועיים. אי לכך, מומלץ לבחור קונספט מסוים לאירוע, מבעוד מועד, ולבחור את כל המרכיבים שבו בהתאם. לדוגמא, קונספט ים תיכוני, יכול לבוא לידי ביטוי בכך שהעיצוב יהיה עם מפות מושבצות בכחול לבן, אלמנטים של ים בעיצוב (מתאים במיוחד לאירוע הנערך ליד החוף), אוכל המשלב דגים, סלטים וכו׳, מוזיקה יוונית ברקע ועוד. הנושא המרכזי צריך לעבור כחוט השני בין כל האלמנטים שבאירוע, החל מהעיצוב ועד האוכל, המשקאות והמוזיקה שברקע. כמו כן, ברגע שתבחרו קונספט מסוים, יהיה קל יותר לקבל החלטות שונות לגבי הספקים והשירותים שאתם שוכרים לאירוע, כי הסגנון כבר יהיה ידוע מבעוד מועד.

אוכל ומשקאות ברמה גבוהה

טוב, אנחנו יודעים שאנחנו לא מחדשים לכם הרבה, אבל במקרה שתכננתם להתפשר דווקא על האוכל ו/או על המשקאות באירוע, כדאי שתחשבו שוב. בסופו של דבר, האוכל הוא הדבר שהאורחים שלכם הכי מצפים לו באירוע, וגם הכי זוכרים אותו. אירוע עם קולינריה משובחת ומשקאות טובים הוא אירוע שנהנים בו וזוכרים אותו לטובה. 

אפקט ה״וואוו״ 

כדאי לחשוב ולשלב באירוע איזשהו אלמנט מפתיע, מושקע ומפנק. כמובן, הדבר הזה חייב להיות בהתאם לאופי האירוע ולסגנון שלו. זו יכולה להיות הופעה של אמן מבוקש, זה יכול להיות בר קוקטיילים שווה, אלו יכולות להיות מתנות מפנקות שהאורחים יקחו הביתה ועוד. הכל תלוי ביכולות התקציביות שלכם, אך לא כדאי לוותר על משהו אחד שיגרום לאפקט ה״וואוו״ בקרב האורחים שלכם.