כתבות בנושא: אולם אירועים

מהו הסדר ההגיוני של שלבי תכנון האירוע, ומדוע חשוב קודם כל ולפני הכל, לשריין אולם אירועים? טיפים לזוגות מאורסים היוצאים למסע הפקת החתונה

תכנון חתונה הוא תהליך שעשוי להיות מרגש בטירוף ומלחיץ מאוד, בעת ובעונה אחת. כמובן שהצעד הראשון וכנראה החשוב ביותר במסע הזה הוא למצוא גן אירועים לחתונה בתל אביב, אבל לא סתם אולם, אלא אחד שיישב בול על האירוע הספציפי שלכם. ההחלטה הזו תשפיע על כל תהליך התכנון וההפקה של האירוע ותבוא לידי ביטוי בכל בחירה והחלטה שיגיעו לאחר מכן. מהו הסדר ההגיוני של שלבי תכנון החתונה, ומדוע חשוב קודם כל ולפני הכל, לשריין תאריך בגן אירועים?
טיפים לזוגות מאורסים היוצאים למסע הפקת החתונה:

מדוע חשוב למהר ולבחור גם אירועים עבור החתונה שלכם? 

בחירת גן אירועים בתל אביב היא הרבה יותר מהמהלך הפשוט לכאורה, של מציאת אולם וסגירת תאריך. מדובר בבחירת המצע, הלוקיישן, האווירה, הסטייל והאיכות של האירוע המיוחד שלכם. המקום מכתיב את התאריך, הסגנון, הגודל והאווירה של החתונה. האולם ישפיע על כל פרט ופרט בחתונה שלכם, וגם בימים שלפני האירוע ולאחריו. לכן, שריון אולם האירועים הנכון לכם, הוא נקודת הבסיס שממנה תורכב כל תוכנית אירוע החתונה.

שלבים בתכנון חתונה: לפי הסדר ההגיוני והנכון

לאחר שריון אולם האירועים, מומלץ להתקדם לפי הסדר עם השלבים הבאים:

קביעת תאריך סופי למועד החתונה

זמן קצר לאחר שריון אולם האירועים, חשוב להתקדם ולקבוע תאריך סופי ורשמי למועד החתונה. רק לאחר הצעד הזה תוכלו להתקדם עם התהליך, לרבות הזמנת ספקים ושליחת הזמנות למשפחה ולחברים. הרי שאי אפשר לשלוח SAVE THE DATE בלי שיש דייט לאירוע, נכון?

תכנון תקציב: ישפיע בהמשך על בחירת הספקים ועל מגוון ההוצאות האחרות

בשלב הכי מוקדם שתצליחו: התיישבו להגדיר בפירוט את התקציב שלכם לאירוע החתונה. הכרת הנתונים הפיננסיים שלכם תנחה החלטות לגבי ספקים, לרבות הקייטרינג והרכבת התפריט לחתונה, לבוש (ובעיקר שמלת הכלה) והוצאות אחרות.

רשימת האורחים: כמה בני מזל יקחו חלק באירוע החתונה שלכם?

אורך רשימת האורחים שלכם לחתונה, או במילים אחרות – גודל האירוע, יושפע מגודל האולם שתבחרו, וכמובן מהתקציב העומד לרשותכם. בנוגע לגודל האולם, חשוב לציין בהקשר זה כי גם אולמות המיועדים להכיל אירועים גדולים, לא פעם יכולים לעבור אדפטציות שונות ולהתאים לאירועים קטנים. עם זאת, בכיוון השני זה כמובן לא עובד. לכן, חשוב שלא ״לקפוץ מעל הפופיק״ ולהכיר את גבולות הגזרה שלכם, תרתי משמע. 

בחירת ספקים: האנשים שעושים את האירוע

ככל שתמהרו להזמין ״ספקי מפתח״ לאירוע החתונה, כך תוכלו לשחרר לחץ מתהליך ההפקה ולהתנהל בצורה רגועה, נעימה ושקולה יותר. בין הספקים החשובים ביותר בולטים חברת  הקייטרינג, הצלמים, המאפרות, צוות העיצוב וספקי בידור, לרבות צוותי הגברה, תאורה וכדומה. כמובן שאת כל אלו כדאי לבחור בהתאם להעדפות האישיות שלכם. עם זאת, חשוב לציין בהקשר זה שישנם לא מעט אולמות אירועים לחתונה בתל אביב אשר עובדים באופן קבוע עם ספקים איכותיים, ואלו יכולים להציע את שירותיהם גם באירוע שלכם. מומלץ לתת עדיפות לספקים ״אין-האוס״, שכן, אלו מכירים את האולם על בוריו ויודעים כיצד להתנהל בו באופן היעיל והטוב ביותר. 

בחירת לבוש לחתונה: תהליך שהכי טוב לעשות אותו ב״איזי״

תהליך בחירת הלבוש לחתונה עלול לקחת זמן, ולכן מומלץ לצאת לדרך מוקדם ככל הניתן. במיוחד כשמדובר בשמלת הכלה, אבל לא רק. יש גם את חליפת החתן ואת לבוש בני ובנות המשפחה הקרובה, ואת המלוות והמלווים שלכם. כולם נרגשים וכולם רוצים שהבגדים שלהם באירוע יהיו מושלמים. ובכל זאת, אתם, הכלה והחתן צריכים קודם כל להתמקד בלבוש שלכם. זהו תהליך שלא מומלץ לגשת אליו כשהזמן נושף בעורפיכם, ומהצד השני, ככל שתמהרו לסגור את העניין ולהמשיך לעסוק בפרטים אחרים של האירוע, כך יהיה טוב יותר.

שהחיינו והגיענו לרגע הזה: עיצוב ושליחת הזמנות

 עיצוב ושליחת הזמנות הוא אחד החלקים היותר כיפים בתהליך ארגון החתונה. כדאי להשקיע מעט בסגנון ההזמנה, ולוודא שהוא משקף את הקונספט והסגנון של החתונה. זיכרו שההזמנות לחתונה הן יותר מ-SAVE THE DATE, אלא שהן מהוות מעין ״פרומו״ לאירוע שלכם, ומעוררות שמחה, ציפייה והתרגשות. 

פרטי תפריט וקייטרינג

בשיתוף פעולה יחד עם צוות הקייטרינג שבחרתם,  עליכם להרכיב יחד תפריט לאירוע, תוך התחשבות בצרכים התזונתיים המיוחדים של האורחים שלכם. במיוחד אם אתם פודיז או פשוט מעריכים אוכל טוב, התכוננו לחלק כיפי וטעים במיוחד בתהליך. 

טאצ׳ אחרון: ה״פיניש״ שיוודא שהכל מושלם

בשלבים האחרונים, התמקדו בפרטים כמו סידורי ישיבה, פרטי עיצוב, פינוקים, אטרקציות והפתעות קטנות שאולי תוסיפו לאירוע.

טיפים לתהליך הפקת חתונה רגוע ונעים

תכנון חתונה הוא תהליך מרגש וכיפי, שנועד להיות להיות משמח כמעט כמו האירוע עצמו. לא פעם, מתוך הסטרס וריבוי המשימות, זוגות נוטים לשכוח את העניין הזה. הנה כמה טיפים שיבטיחו שחווית ההפקה תהיה רגועה ונעימה:

התחילו מוקדם

במידה וזה לא היה ברור, אנחנו פריקים של השכמה מוקדמת. אי לכך, אנחנו ממליצים להתחיל בתהליך ההפקה בהקדם האפשרי. תכנון מוקדם מקל על הסטרס של הרגע האחרון ולעתים קרובות מבטיח תעריפים טובים יותר מהספקים השונים.

האצלת סמכויות וחלוקת משימות

אל תהססו להאציל סמכויות ולחלק משימות שונות בין בני משפחה או חברים קרובים, שאפשר לסמוך עליהם. בשבילכם זו משימה אחת, בשבילכם זו יכולה להיות הקלה מטורפת.

אל תהססו לשכור את שירותיהם של אנשי מקצוע שיסייעו לכם

המומחיות של מפיקי אירועים מקצועיים יכולה להיות בעלת ערך רב, במיוחד בניהול לוגיסטיקה ותקשורת עם ספקים. הורידו את העול מהכתפיים שלכם. 

עבדו בצורה מסודרת

עבדו עם רשימות מסודרות ושמרו בתיקייה מאורגנת (אפשר גם דיגיטלית, במחשב), תיקייה עם חוזים, קבלות והתכתבויות עם ספקים.

ברור שלא יהיה לכם אירוע בלי אולם אירועים, ואין ספק שחיפוש אחר המקום לחתונה הוא הצעד המשמעותי הראשון שאתם צריכים לבצע כאן. אבל שנייה, כדי לעשות את זה נכון, יעיל ומדויק, ולוודא שאתם בוחרים את המקום הכי נכון לכם – יש כמה דברים שצריך לעשות 

אוקיי, אז כבר החלטתם על חתונה והחלטתם על תל אביב, שתי החלטות מעולות, אין ספק. אבל מה עכשיו? מאיפה מתחילים לתכנן ולהפיק את האירוע הנוצץ של השנה, שלא לומר של החיים? סביר לוודאי שבדיוק כמו לרוב הזוגות שמתכננים את אירוע החתונה שלהם, גם לכם אין יותר מדי ניסיון בתחום ההפקות וקשה, בתוך כל ההתרגשות המטורפת הזו, להבין מי נגד מי ומהי הדרך הנכונה להרים את הסיפור הזה על הצד הטוב ביותר. 

אין ספק שחיפוש אולם אירועים הוא הצעד הראשון, אבל חכו עם זה שנייה

ברור שלא יהיה לכם אירוע בלי אולם אירועים, ואין ספק שחיפוש אחר גן אירועים לחתונה בתל אביב הוא הצעד המשמעותי הראשון שאתם צריכים לבצע כאן. אבל שנייה רגע, כדי לעשות את זה נכון, יעיל ומדויק, ולוודא שאתם בוחרים את המקום הכי נכון לכם, יש כמה דברים שצריך לעשות עוד לפני שבכלל פותחים מחשב ומתחילים לחפש ברשת את האחד.

טיפים שכדאי לאמץ לפני שמתחילים בחיפוש מקום לחתונה

לפני שיוצאים למסע המרגש של חיפוש אחר המקום המושלם לחתונה שלכם, ישנם  מספר פרטים בסיסיים שחשוב לגבש ולהגדיר, כדי לייעל את התהליך ולהבטיח שהבחירה שלכםם מתיישרת היטב עם הויז׳ן שלכם לאירוע. הנה כמה דגשים חשובים: 

תקציב

זהו כנראה הגורם המרכזי ביותר: תקציב מוגדר וריאלי יהיה כמגדלור עבורכם, ויבטיח שהחיפוש שלכם יישאר ממוקד לאורך כל הדרך. בעת בניית התקציב, חשוב לקחת  בחשבון לא רק את עלות השכרת האולם, אלא גם עלויות נוספות אחרות כמו קייטרינג, עיצוב וכל שירות נוסף שהמקום עשוי להציע לכם – ואתם בהחלט זקוקים לו לקיום האירוע.

כמות מוזמנים

אמנם אינכם זקוקים למספר מדויק, אך כן חשוב לדעת בשלב זה מהי כמות האורחים המשוערת. הדבר ישפיע כמובן על גודל המקום שתזדקקו לו (ובאופן עקיף גם על העלות של המקום), ויבטיח שתוכלו לארח בנוחות את כל המשתתפים באירוע.

גמישות בתאריכים

בעוד שלזוגות רבים יש בראש תאריך שהוא אידיאלי מבחינתם, מעט גמישות בעניין זה יכולה להרחיב את האופציות שיפרסו בפניכם וכן להוביל להפחתה משמעותית בעלויות. חלק מאולמות האירועים מציעים תעריפים משתלמים יותר עבור מועדים שהם ב״אוף-סיזן״, בימים מסוימים בשבוע או בתקופות מסוימות של השנה, הנחשבות לפחות מבוקשות, ואולי לא ידעתם זאת.

ויז׳ן וסטייל

עוד היבט שכדאי להגדיר לפני שמתחילים בחיפוש האולם – מהו הסגנון והאווירה שאתם מכוונים אליהם באירוע החתונה שלכם? האם תמיד דמיינתם חתונה על הים, אירוע בסגנון בוהו-שיק כפרי או חתונה קלאסית מהודרת, בסגנון אלגנטי, כמו בסרטים? יש לציין שבחלק מהמקומות היום ניתן לבצע התאמות ושינויים נרחבים בהתאם לסטייל ולויז׳ן שלכם, אך בכל זאת, הגדרת הסגנון שלכם תצמצם את מבחר המקומות ותייעל את החיפוש.

לוגיסטיקה

נכון, זה לא הקטע הכי מרגש ומצית את הדמיון, אבל כן חשוב להתייחס להיבטים לוגיסטיים, כגון: האם אתם מעדיפים מקום שמציע חלל אחד בו תקיימו גם את טקס החופה וגם את הגשת הארוחה, או שחשוב שלכם שכל אחד מהחלקים יתקיים בחללים נפרדים? עד כמה המקום נגיש לאורחים? אם יש לכם אורחים שמגיעים מרחוק –  האם יש אפשרויות לינה בקרבת מקום? על מנת להפיק אירוע מקצועי, איכותי ונעים, חשוב לחשוב מראש גם על הדברים האלה. 

דרישות מיוחדות

עוד קטע שהוא אולי פחות סקסי, אבל חשוב להתייחס אליו מבעוד מועד – קחו בחשבון דרישות שונות או צרכים מיוחדים, בין אם מדובר בהגבלות תזונתיות ספציפיות (טבעונות, שומרי כשרות וכו׳), אמצעי  נגישות לאורחים בעלי מגבלות, או אפילו ציוד לוגיסטי כמו במות וציוד סאונד איכותי, אם חשוב לכם לקיים תוכנית אומנותית מיוחדת. 

שמרו על ערוץ תקשורת פתוח לאורך התהליך הזה

לאורך כל תהליך ההכנה הזה, חשוב לוודא שאתם שומרים על ערוץ תקשורת פתוח וזורם ביניכם, ואתם ב״אותו עמוד״ בסדר העדיפויות שלכם. השאירו גם מקום להעדפות האישיות של כל אחד מכם, וודאו שאתם מספקים מענה זה לזו. לדוגמא, בעוד שאחד מכם יכול לתת עדיפות לנוף מרהיב, הצד השני עשוי לתת חשיבות עליונה לאיכות הקייטרינג ועוד. לא בטוח שתצטרכו להתפשר על אף אחד מהם, רק כדאי להבין מראש מהם הדברים החשובים ביותר עבור כל אחד מכם.

מהי חתונת בוטיק ולמה כולם רוצים כזו לאחרונה?

לאחרונה, יותר ויותר זוגות בוחרים בקונספט של חתונת בוטיק בתל אביב. חתונת בוטיק היא קונספט ששם דגש על אינטימיות, התאמה אישית ואקסקלוסיביות. שלא כמו אירועים חגיגיים בהיקף גדול, חתונות בוטיק מאופיינות ברשימת אורחים קצרה ומדוקדקת, שלעתים קרובות כוללת רק את החברים הקרובים ביותר של בני הזוג ובני משפחתם. היתרון העיקרי של הקונספט הזה הוא ההזדמנות להפיק אירוע משמעותי ועמוק, באווירה אישית וחמימה. כאשר יש לכם פחות אורחים, ניתן לרדת לפרטים בקפידה ולהפיק אירוע המספר את סיפור האהבה הייחודי שלכם, ומשקף את ההעדפות והחוויות המשותפות שלכם. מרגישים את האותנטיות הזו בכל שלב של האירוע – החל מהעיצוב של האולם ועד לטקס ולתוכנית.

כמו כן, לא ניתן להתעלם מההיבט הפיננסי; חתונות בוטיק עשויות להיות חסכוניות יותר, ומאפשרות לזוגות להקצות תקציבים לחוויות פרימיום או למרכיבים אחרים של החתונה, החשובים להם במיוחד. בעיקרו של דבר, המגמה של חתונות בוטיק מסמלת את המעבר לאירועים שערכים של איכות, אינטימיות וקשרים אמיתיים, הם ההיבטים הבולטים בהם. 

התחלתם לתכנן את אירוע החתונה שלכם? כמובן שבשלב הראשון תצטרכו להחליט איפה תתקיים החגיגה. החל מנוחות ונגישות ועד לקרבה לספקים הכי מבוקשים בישראל – קבלו כמה נקודות שלא ישאירו מקום לספק: מיקום מרכזי הוא גורם קריטי בהצלחת האירוע שלכם

בחירת המיקום בו יתקיים אירוע החתונה שלכם היא החלטה קריטית בתהליך תכנון החתונה, כאשר מרכזיות המקום יכולה להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע. בחירה במיקום מרכזי, כרוכה בשפע של יתרונות, שיהיו משמעותיים הן עבורכם – הזוג הנוצץ והן בהקשר של הנוחות ורווחת האורחים.

נוחות, סטייל ואווירה: כל הסיבות להפיק חתונה במרכז

קשה למנות את הסיבות לתכנון חתונה במרכז. החל מהנוחות המדוברת ועד לקרבה לספקים הכי מבוקשים בישראל – קבלו כמה נקודות שלא ישאירו מקום לספק:

נגישות היא המפתח לרווחת האורחים שלכם

אחת הסיבות העיקריות לבחור באולם אירועים במיקום מרכזי, היא קלות הגישה של האורחים שלכם לאירוע. מיקום מרכזי מבטיח גישה טובה לנתיבי תחבורה מרכזיים לכבישים ראשיים, לאמצעי תחבורה ציבורית ולמוניות, ומאפשר לאורחים שלכם להגיע ללא טרחה מיותרת. עבור המוזמנים המגיעים מיעד מרוחק, או אפילו כאלה המגיעים מחו״ל רק כדי לשמוח בשמחתכם, הקרבה לשדה התעופה, לצירי תחבורה מרכזיים, ולתחנות רכבת, היא חשובה מאין כמותה. במקרים מסוימים מדובר ב״דיל מייקר״ של ממש. 

אפשרויות לינה בסביבה – מבטיחות מסיבה ממושכת יותר

אתם משקיעים כל כך הרבה מאמצים בהפקת החתונה שלכם, ובא לכם שזה יהיה אירוע של השמחות. כלומר, ממש תשמחו אם החברים ובני המשפחה ישארו לרקוד ולשמוח איתכם באירוע כמה שיותר זמן. במקומות מרכזיים יש בדרך כלל מגוון אפשרויות לינה בסביבה, ובטווחי מחירים מרחבים. מגוון זה מבטיח לאורחים אפשרויות בחירה, החל ממלונות יוקרה ועד שהייה במקומות בסיסיים יותר, שיתאימו לתקציבים נמוכים יותר. לא רק שהנתונים האלה ישכנעו אותם להגיע לאירוע, מה גם שהם הופכים את ההגעה וההשתתפות שלהם להרבה יותר נעימות. הכי כיף להגיע לאירוע ולא לדאוג מהנסיעה חזרה – להיות ברגע, ולהתמסר לשמחה ממש מכל הלב. 

אווירה של השמחות

אם הלכתם על מיקום מרכזי, ובמיוחד אם אתם בדרך להפקת חתונה בתל אביב, האווירה התוססת והשמחה של העיר היא בילט אין באירוע שלכם. האנרגיה של אזור שוקק חיים, חודרת לתוך האירוע שלכם ומוסיפה אווירה מדהימה לחתונה, ולהפוך אותה לחוויה בלתי נשכחת לכולם. במובן מסוים, אתם בעצם מזמינים את המשפחה והחברים למסיבה בתל אביב, אבל לא סתם – אחת מושקעת, מפנקת ובסטייל מטורף. 

הספקים והפסיליטיז הכי טובים נמצאים במרכז

המשמעות של הפקה במיקום מרכזי היא שאתם קרובים יותר לספקים ולמתקנים שונים להשכרה לצורך האירוע – החל משירותי קייטרינג איכותיים ועד למעצבי  אירועים וציוד דקורציה של האולם. נוחות זו יכולה לפשט את הלוגיסטיקה, להפחית את עלויות ההובלה ולהבטיח שכל הצרכים של הרגע האחרון יטופלו באופן מיידי.

רומנטיקה אורבנית – צילומי חתונה יוצאי דופן

כמה אפשר לראות צילומי כלה וחתן הולכים יד ביד בטבע? נוף אורבני עשוי להיות תפאורה הרבה יותר מיוחדת לצילומי החתונה שלכם. אגבף זה ממש לא אומר שתצטרכו לוותר על רק של טבע ירוק, גם כזה לא חסר בעיר. ערים מרכזיות מספקות בדרך כלל תפאורות מגוונות ואייקוניות לצילומים. אתרים היסטוריים, חוף הים, נופים עירוניים ואפילו אתרי בנייה ורחובות סואנים – כל אלה יכולים להוסיף ייחודיות, יצירתיות והמון סטייל לאלבום החתונה שלכם.

גם היום שאחרי חשוב: פעילויות לאחר החתונה

הבחירה בעיר מרכזית מאפשרת לכם למנף את אירוע החתונה לחגיגה מתמשכת, כאשר החברים ובני המשפחה הקרובים ביותר יכולים להישאר וללון בסביבה לאחר החתונה. יתרה מזאת, לאורחים הנשארים בסביבה מעבר ליום החתונה, גם בלעדיכם, מיקום מרכזי מספק אפשרויות בילוי רבות. הם יכולים להתנסות באטרקציות מקומיות, לאכול במסעדות שוות, לצאת למסע שופינג, או בקיצור – לעשות להם חופשה קטנה ואיכותית מהאירוע שלכם. כל אלו הופכים את אירוע החתונה שלכם להרבה יותר משמעותי ומהנה.

כולם מבינים שפינקתם: מוניטין ופרסטיז׳

לעתים קרובות, אולמות במיקומים מרכזיים, נושאים עימם מטען חיובי של יוקרה, מוניטין טוב וסטייל. מאחר והמקום הוא האירוע, כאשר אתם בוחרים במיקום מרכזי ונחשב עבור החתונה שלכם, האלגנטיות והיוקרה של הסביבה הם חלק בלתי נפרד מהאירוע. 

איך לבחור את האולם המושלם לחתונה?

בחירת אולם האירועים המושלם לחתונה שכם היא החלטה גורלית, וכנראה זו שתשפיע הכי הרבה על אופי והצלחת האירוע. הנה כמה טיפים חשובים שכדאי לקחת בחשבון כשמחפשים אולם, מעבר למיקום, שכבר דובר רבות פה:

גודל ותכולה

וודאו שהאולם יכול להכיל בנוחות את כמות האורחים הצפויים להשתתף באירוע. איך תדעו שהגודל מתאים? כמובן שאסור שיהיה צפוף, אבל מהצד השני – שימו לב שאתם  לא בוחרים בחלל גדול מדי, שעלול להרגיש ריק או חסר אווירה.

תקציב

בהנחה שאתם ילדים גדולים, והגדרתם היטב את התקציב לחתונה, חשוב להישאר במסגרת התקציב שהקציתם עבור האולם. למרות שזה עלול להיות מפתה ללכת על מקום שמחירו גבוה מזה שאתם יכולים להרשות לעצמכם, זכרו שהוצאות החתונה לא מסתכמות באולם האירועים. 

אסתטיקה וסטייל

סביר להניח שיש לכם איזה ״ויז׳ן״ מסוים לגבי הסגנון של החתונה שלכם. מצוין, עכשיו חשוב לבדוק שהאולם שאתם בוחנים מתאים לסגנון הזה. בדקו את סגנון העיצוב הקיים בו, את המאפיינים האדריכליים ואת האפשרות לבצע במקום שינויים ואדפטציות, בהתאם לאופן שדמיינתם את החתונה.

שירותים ומתקנים שהמקום מציע כחלק מהחבילה

אולמות אירועים מסוימים מציעים חבילות הכוללות שירותי קייטרינג, עיצוב וציוד סאונד ותאורה. יש לבצע בדיקה והערכה הן של  האיכות של השירותים השונים המוצעים במקום, והן של היבטי עלות-תועלת של שירותים אלה.

בתוך ים של אפשרויות, ושפע של אולמות אירועים, איך תדעו שהגעתם לנחלה ומצאתם את המקום המושלם לכם? כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם

הפקת אירוע היא כמו תכנון של יצירת מופת מורכבת, כאשר אולם האירועים משמש כקנבס עליו מתעורר לחיים הויז׳ן שלכם. תל אביב, עיר הידועה באנרגיה התוססת וברוח הדינמית שלה, מציעה שפע של מקומות לאירועים, המתאימים לשלל סוגי אירועים ולמגוון רחב של פורמטים וסגנונות. עם זאת, בתוך ים של אפשרויות, ושפע של אולמות אירועים בתל אביב, איך תדעו שהגעתם לנחלה, תרתי משמע, ומצאתם את המקום המושלם לכם? החל מכנסים ואירועי חברה ועד לחתונות ולאירועים משפחתיים, כך תזהו את הסימנים לכך שמצאתם את אולם האירועים האידיאלי, שבו החזון שלכם יתממש על הצד הטוב ביותר. 

״לוק אנד פיל״ שעולה בקנה אחד עם התוכנית שלכם

את הסימן הזה תוכלו לזהות ברגע שכף רגלכם תדרוך באולם האירועים. איך שתיכנסו לאולם, תרגישו מיד את האווירה השוררת בו. אולם האירועים המושלם יוצר רושם מיידי, כזה שעולה בקנה אחד עם הסגנון והקונספט של האירוע שלכם. בין אם אתם מכוונים לגאלה אלגנטית, אירוע נטוורקינג באווירת קזו׳אל או חתונה רומנטית, האווירה צריכה להתיישר ללא מאמץ עם הויז׳ן שלכם.

סימנים שהאולם מתאפיין באווירה הנכונה

התגובה הרגשית הרצויה מתעוררת בכם במקום

החלל מעורר תגובה רגשית המהדהדת את מטרת האירוע שלכם. אתם יכולים ממש לראות את זה בעיני רוחכם ולדמיין את האורחים שלכם בסביבה הזאת.

הרמוניה אסתטית המשלימה את הקונספט של האירוע שלכם

עיצוב הפנים, פריטי הריהוט, האלמנטים הדקורטיביים והתאורה משתלבים בהרמוניה ויוצרים יחד סביבה מגובשת ומזמינה, המשלימה את נושא האירוע שלכם.

רבגוניות וגמישות

אולם האירועים מציע גמישות מבחינת הפריסה, מה שמאפשר לכם לעשות אדפטציות ולהגדיר את החלל כך שיתאים לסידורי הישיבה ולזרימה הכללית הרצויה לכם, בהתאמה אישית.

זרימה טבעית

הפריסה של חללי אולם האירועים מאפשרת זרימה חלקה וטבעית של האורחים, תוך שהיא מעודדת אינטראקציה ומעורבות.

שירותים ומתקנים מותאמים אישית

באולם אירועים מושלם תקבלו הרבה יותר מסתם חלל שיכיל את האורחים; מדובר בחוויה שהמקום מספק למארחים ולאורחים כאחד. אולמות אירועים מודרניים בתל אביב, מצוידים במגוון שירותים ומתקנים המשפרים את חוויית האירוע הכללית. שירותים אלה מספקים מענה להיבטים שונים, החל מדרישות טכניות ועד לנוחות של המשתתפים באירוע שלכם.

סימנים שהגעתם למקום עם שירותים ראויים

מערכות הגברה ותאורה מתקדמות

אולם האירועים מצויד בציוד הגברה ותאורה חדיש, המבטיח סאונד, ויזואליה והקרנת מצגות ברמה גבוהה וללא תקלות.

חברת קייטרינג המציעה אופציות להתאמה אישית

בין אם מדובר בשירותי קייטרינג פנימיים של המקום ובין שמדובר בספקי קייטרינג איכותיים שהמקום – שימו לב אם המקום מציע מגוון אפשרויות קולינריה ואלכוהול המתאימות לקונספט הספציפי של האירוע שלכם ולהעדפות האישיות שלכם.

אמצעי טכנולוגיה מתקדמים

החל מחיבור ל- Wi-Fi מהיר ועד למסכי מגע אינטראקטיביים, אולם האירועים משלב שימוש באמצעי טכנולוגיה מתקדמים במטרה לשדרג את חווית האורחים ולהקל על התקשורת בין המשתתפים.

נגישות

אולם האירועים מעוצב מתוך מחשבה על נגישות, תוך שהוא דואג לספק מענה לאורחים בעלי צרכים מיוחדים ומבטיח חוויה נוחה לכולם.

מיקום ולוגיסטיקה

המיקום ממלא תפקיד מרכזי כאשר אתם רוצים להבטיח שהאירוע שלכם יהיה נגיש עבור המשתתפים ושהחוויה שלהם תהיה נוחה וחיובית. אולם אירועים הממוקם במיקום אסטרטגי ומרכזי,  מפחית את זמן הנסיעה ואת אי הנוחות הפוטנציאלית עבור האורחים, תורם לאחוזי השתתפות גבוהים יותר וללוגיסטיקה משופרת.

הסימנים שמצאתם אולם במיקום הנכון

מיקום מרכזי, נגיש לאמצעי תחבורה

אולם האירועים ממוקם באזור מרכזי או מקושר היטב לאמצעי תחבורה, מה שמקל על ההגעה לאורחים הן באמצעות תחבורה ציבורית והן באמצעות רכב פרטי.

חניה זמינה

האולם מעמיד לשירותכם מתקני חניה מתאימים, בין אם במקום ובין אם בקרבת מקום. בכך אתם מבטיחים שלאורחים תהיה חוויה נוחה ונעימה החל מרגע הגעתם לאירוע.

קרבה לאפשרויות לינה

אם האירוע שלכם נמשך מספר ימים, יש לבחון את  הקרבה של בתי מלון ואפשרויות לינה אחרות, על מנת להבטיח נוחות עבור משתתפים המגיעים לאירוע מחוץ לעיר.

אטרקציות מקומיות

אטרקציות, מסעדות ואפשרויות בילוי בקרבת מקום, יכולות לשפר את החוויה הכללית, כאשר הן מהוות הזדמנויות נוספות לעיסוק במסגרת מועד האירוע.

תמיכה מקצועית ושירותי הפקה

המסע להפקת אירוע מוצלח כולל פרטים רבים, ואולם האירועים הנכון מכיר בחשיבות התמיכה המקצועית. אולמות אירועים המציעים שירותי תכנון אירועים, תיאום וסיוע יכולים להקל על הלחץ בארגון והוצאה לפועל של האירוע.

סימנים שמצאתם מקום המנוהל היטב

אנשי צוות מתחום ההפקה

אולם האירועים מספק גישה למתכנן או רכז אירועים מקצועי, שעובד איתכם בשיתוף פעולה הדוק, במטרה להבין את החזון שלכם ולבצע אותו ללא תקלות.

תשומת לב לפרטים

צוות אולם האירועים מקדיש תשומת לב לפרטים הקטנים ביותר, ודואג שכל היבט באירוע שלכם יתבצע בצורה מושלמת. מקומות מיוחדים לאירועים במרכז הם כאלו שהושקעה בהם מחשבה רבה בכל פרט. 

עבודה מול ספקים איכותיים

באולמות אירועים מבוססים, עובדים לעתים קרובות מול ספקים איכותיים קבועים, מה שמאפשר לכם ליהנות מגישה לשירותים חיוניים כמו צוותים טכניים, אנשי הגברה ותאורה, מעצבי אירועים ועוד. 

מענה מהיר ויעיל

צוותי הניהול באולמות אירועים מקצועיים, הם מהירי תגובה ופרואקטיבים, מגיבים במהירות לכל שאלה או בקשה ומטפלים ביעילות בכל עניין או שינוי שאתם מעוניינים לבצע בהפקה.

לסיכום, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים להצלחת האירוע שלכם – האולם הוא כל סך החלקים של האירוע שלכם, לרבות סגנון, אווירה וסטנדרטים. לכן, כאשר אתם עורכים את החיפוש, כדאי לאמץ את הטיפים שלעיל.

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1.עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2.האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3.האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4.אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם. 

5.מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6.איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7.מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה. 

8.האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9.אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי. 

10.כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.

מהם הדברים שחשוב להגדיר לפני שמחפשים אולם לאירוע עסקי, ומה חשוב לבדוק באולם עצמו? כמה טיפים שיעזרו לכם לנצח על התזמורת הזאת שנקראת ״אירוע חברה״ 

הפקת אירועים לחברות ולארגונים דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והבנה ברורה של היעדים והציפיות. בין שמדובר בכנס תאגידי, השקת מוצר או אפילו ארוחת ערב חגיגית, כל היבט של האירוע, עד הפרט הקטן ביותר, עשוי לתרום להצלחתו. מהם הדברים שחשוב לדעת לפני שיוצאים לדרך עם הפקת אירועים עסקיים ולמה חשוב לשים את הדגש על אולם האירועים, לרבות מיקומו וסגנונו? כמה טיפים כלליים שיעזרו לכם לנצח על התזמורת הזאת שנקראת ״אירוע חברה״.

חשיבותו של אולם האירועים

אולם האירועים משמש כמוקד מרכזי באירוע שלכם, ולבחירה שלו יש תפקיד מכריע בחווית המשתתפים באירוע. המפתח לאירוע מקצועי ומוצלח הוא קודם כל התאמה מדויקת של המקום בו הוא נערך לאופי וצרכי האירוע הספציפי. מסיבה זו, חשוב להגיע מוכנים לתהליך החיפוש ולדעת בדיוק לאן פניכם ומה אתם מחפשים. בתהליך ההכנה, בשלבים המקדימים, חשוב להגדיר היטב מהו היקף האירוע, ומהו הסגנון הכללי שהוא הולך להתאפיין בו, לדוגמא, האם מדובר באירוע פורמלי ו״רציני״ או שמא מדובר במסיבה באווירה קלילה. נתונים נוספים שכדאי שכבר יהיו ברשותכם לפני שאתם יוצאים לדרך הם – מהיכן מגיעים מרבית המשתתפים באירוע, וכמובן – מהו התקציב העומד לרשותכם לצורכי ההפקה.

קיבולת, מיקום וסטייל: הגורמים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת אולם אירועים

מהו גודל המתחם והאם הוא עולה בקנה אחד עם היקף המשתתפים באירוע?

כשרשימת האורחים בידיכם, זה הזמן להצליב את הנתון הזה אל מול הנתונים של קיבולת האולם. חשוב לבחור אולם אירועים עם קיבולת שתתאים בדיוק לכמות האורחים. מצד אחד, חשוב שלמשתתפים באירוע יהיה מספיק ״ספייס״ והם לא ירגישו שדחסו אותם בחלל קטן וצפוף. מהצד השני, לא פחות חשוב שהמקום לא יהיה ״גדול עליהם״ והם יתפזרו לכל עבר. באופן זה, האווירה עלולה להיות לוקה בחסר, כאשר החיבור בין המשתתפים פשוט לא יחול. בנוסף, הפריסה של האולם צריכה להיות רב-תכליתית, ולאפשר התאמה אישית וספציפית לצרכי האירוע, דוגמת הקרנת מצגות, קיום סדנאות או פעילות נטוורקינג.

מדוע מיקום מרכזי הוא מאסט להצלחת האירוע?

אם אתם מעוניינים בשילוב של נוכחות גבוהה באירוע, לצד נוחות מקסימלית עבור האורחים, חשוב מאוד לבחור באולם במיקום מרכזי ונגיש עבור המשתתפים. בחרו במיקום המציע נגישות גבוהה לרכבים, חניה בשפע או קרבה לאפשרויות תחבורה ציבורית. מנסיוננו, אירועים עסקיים בתל אביב מסתכמים באחוזי נוכחות גבוהים ביותר. זה מה שנקרא ״ללכת על בטוח״. 

פסיליטיז ואמצעים טכנולוגיים

וודאו שאולם האירועים מצויד במתקנים חיוניים, כולל ציוד הגברה ותאורה, אינטרנט מהיר ושקעי חשמל. במידה והאירוע שלכם עתיד לכלול הקרנת מצגות, הדגמות חיות והפעלות אינטראקטיביות, הפסילטיז והאמצעים הטכנולוגיים באולם הם קריטיים.

האווירה והסטייל במקום חייבים להתאים לסגנון האירוע

האווירה והסגנון של אולם האירועים צריכים להתאים לנושא האירוע ומטרותיו. קחו בחשבון את אופי האירוע – האם מדובר במפגש באווירה פורמלית ומעונבת, באירוע קז׳ואל כמו מסיבת קוקטייל, במסיבת ריקודים שמחה או בכנס מקצועי ספציפי לענף אליו החברה משתייכת? כך או כך, חשוב לבחור במקום שיספק את האווירה הרצויה. אולם מודרני ואלגנטי עשוי להתאים לכנס ממוקד טכנולוגיה, בעוד שמתחם אירועים באווירה יוקרתית עשוי להתאים לארוחת ערב חגיגית אלגנטית או למסיבה.

טיפים כלליים להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה

בעוד שאולם האירועים משמש כבסיס לכל אירוע עסקי או אירוע חברה, ישנם היבטים נוספים שחשוב לקחת בחשבון , בתהליך התכנון והביצוע של האירוע.

הגדירו יעדים ותקציב

הגדרה ברורה ומסודרת של יעדי האירוע ובניית תקציב ריאלי, סייעו לכם לתעדף הוצאות ולהקצות משאבים ביעילות, לאורך תהליך התכנון וההפקה.

הגדירו לוח זמנים מפורט וכללו בפנים נקודות ציון חשובות

כל הפקה מתחילה בבניית לוח זמנים מקיף ומפורט, הכולל את כל אבני הדרך המרכזיות, מהתכנון הראשוני ועד למשימות שעוד יש לבצע לאחר האירוע. הקצו  אחריות וסמכויות וקבעו מועדים ברורים עבור כל משימה. כך תבטיחו ביצוע חלק ותמנעו מתקלות של הרגע האחרון.

אסטרטגיות שיווק וקידום

חשוב להשקיע בשיווק של האירוע על מנת למשוך אליו משתתפים מהקהל הנכון.  אסטרטגיית שיווק חזקה תעורר מודעות ותמשוך את קהל היעד המדויק. נצלו לשם כך ערוצים דיגיטליים, פלטפורמות מדיה חברתית, שיווק באמצעות ניוזלטרים במייל ושיתופי פעולה עם שותפים רלוונטיים מהתעשייה, על מנת למקסם את טווח ההגעה.

השקיעו בתוכן איכותי

מומלץ לבנות תוכנית אטרקטיבית, התואמת את מטרות האירוע ואת קהל היעד של האירוע. שלבו בתוכנית מרצים מבוקשים, פאנל מומחים, סדנאות אינטראקטיביות והזדמנויות ליצירת נטוורקינג, על מנת לספק מענה לתחומי עניין מגוונים ולספק ערך עבור המשתתפים.

עודדו הזדמנויות לנטוורקינג באירוע עצמו

עודד יצירת קשרים ונטוורקינג על ידי הקצאת אזורים מוגדרים במתחם האירועים, שנועדו למפגש נינוח בין האורחים, לצד פעילויות אינטראקטיביות שיעודדו אותם לתקשר זה עם זה. יצירת קשרים בין המשתתפים באירוע, יכולה להעצים את ההשפעה של האירוע ולבסס קשרים עסקיים לטווח הארוך.

בחרו בקפידה את הקייטרינג והמשקאות שיוגשו לאורחים

איכות המזון והמשקאות יכולה להשפיע באופן משמעותי על הרושם ועל שביעות הרצון הכללית של המשתתפים באירוע. בחרו בשירותי קייטרינג איכותיים, ודאגו שיוצעו לאורחים באירוע אפשרויות קולינריות מגוונות, שיספקו מענה למגוון רחב של העדפות תזונתיות, לרבות בעלי רגישויות למזון, טבעונים, שומרי כשרות וכו׳.

השתמשו בתוכנות לניהול משימות 

השתמשו בתוכנות וכלים לניהול משימות, ופלטפורמות לניהול משתתפים באירוע, על מנת  לייעל את תהליך הרישום, ובהמשך גם לצורך קבלת משובים. בנוסף, כדאי לשלב גם שימוש באפליקציות ייעודיות לאירועים או בפלטפורמות מקוונות אחרות, כדי לשפר את מעורבות המשתתפים ולהקל על התקשורת במהלך האירוע.

אם החלטתם לקיים את האירוע בעיר הכי שווה בארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. עם זאת, לא כל אולם אירועים יוכל לספק לכם את כל אשר דרוש לאירוע הספציפי שלכם, לצד שירותים ומתקנים ברמה גבוהה. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להגיע למקום המדויק ביותר, שיבטיח אירוע מוצלח ומרשים

כמפיקים, אתם כבר וודאי יודעים שאין דבר חשוב יותר באירוע מאשר הלוקיישן. המקום בו יערך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, ישפיע בכל קנה מידה אפשרי על הצלחת האירוע – החל מהאווירה ועד לנוחות ולרושם של האורחים שלכם, האולם הוא האירוע, פשוט כמשמעו. 

אם החלטתם לקיים את האירוע במרכז הארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. 

עם זאת, עדיין חשוב לבחון היטב, דרך מספר פרמטרים עיקריים, האם זהו האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע שלכם. כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, יש לקחת בחשבון מספר גורמים מרכזיים, שמיד נפרט.

הצ׳ק ליסט המושלם: דברים שחשוב לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי

על מנת לסייע לכם המפיקים לעבוד באופן יעיל ונכון, ולהבדיל בין עיקר לטפל, הכנו עבורכם רשימת הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק במהלך החיפוש אחר האולם המושלם. 

מטרת האירוע והצרכים הספציפיים שלכם מהמקום

בשלב הראשון של תהליך ההפקה, עם ובלי קשר למציאת אולם האירועים המושלם, חשוב להגדיר היטב את המטרה, את הגודל ואת הפורמט של האירוע. בשלב הזה יש להחליט האם תזדקקו לחדר ישיבות, חלל עם ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, בו המשתתפים יוכלו לסעוד את ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב, חלל המתאים להרצאה ולהקרנת תכנים באמצעות מקרן גדול ועוד. קחו בחשבון את מספר המשתתפים, את סידורי הישיבה, ציוד סאונד ותאורה ומתקנים ספציפיים הדרושים לכם להתנהלות תקינה של האירוע.

מיקום מרכזי הוא מאסט

כאמור, כבר החלטתם לקיים את האירוע באולם אירועים במרכז, אבל לא כל לוקיישן במרכז הוא אכן מרכזי ואטרקטיבי. מי כמוכם יודע כמה קריטי המיקום עבור הגעת האורחים, הלכה למעשה. מוזמנים רבים נוהגים לבטל את השתתפותם באירועים, אם אלו אינם נערכים במיקום נגיש, שנוח וקל להם להגיע אליו. אם כן, בחירה במקום לאירוע עסקי בתל אביב עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר בכל קנה מידה. חשוב לקחת בחשבון פרמטרים כמו קרבה לשדה תעופה (במידה ויש לכם ברשימה אורחים מחו״ל), אפשרויות תחבורה ציבורית, מלונות ומתקנים אחרים. בתל אביב תמצאו את כל אלו ועוד הרבה יותר. המוניטין הגבוה של העיר האטרקטיבית, לא ישאיר אף אורח מחוץ לרשימה.

התאמת גודל האולם לכמות האורחים

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הנמנים ברשימה שלכם בנוחות. זהו פרמטר שהוא לא פחות מקריטי, שכן, אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובהרמוניה של האירוע, ואילו אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות ולאי נוחות גדולה בקרב המשתתפים. מה גם שבעידן שאחרי מגיפת הקורונה, כדאי לנקוט במשנה ביטחון בכל הנוגע לצפיפות. באותה הזדמנות בדקו מהי קיבולת הישיבה של האולם אל מול הקיבולת של אירועי עמידה ואירועי קוקטייל, וגם פרמטרים נוספים כמו במות, אזורי תצוגה ועוד.

שירותים ומתקנים בהתאם לצרכי האירוע

בדקו היטב את השירותים והמתקנים שהמקום מציע, על מנת להבטיח שהם מספקים מענה מתאים לצרכי האירוע שלכם. בדקו מה נכלל בשכירת האולם – האם במקום מספקים גם ציוד הגברה ותאורה לצד שירותי תפעול, האם יש באולם גישה לאינטרנט מהיר, מסכי הקרנה ועוד. חשוב לקחת בחשבון גם פעילות של ספקים במקום, לרבות שירותי קייטרינג, תמיכה טכנית, חניה ואפשרויות נגישות. כמובן, לא מספיק שכל אלו יהיו באולם, חשוב לבחון היטב גם מהי איכותם, ולבדוק לעומק המלצות או דיס-המלצות על הספקים העיקריים שאתם זקוקים לשירותיהם באירוע. 

המוניטין והניסיון של הנהלת המקום

יש לא מעט אולמות אירועים בתל אביב, אך לכל אחד מהם אופי וסגנון שונה, וגם איכות שונה. חשוב מאוד לבחור במקום שיש בו סטייל ואיכויות, ולא פחות חשוב – שהשירות בו מהימן ומקצועי. אחד הדברים החשובים להצלחת אירוע, הוא שהכל בו ״יתקתק״. מי כמוכם המפיקים יודע, שתקלות ועיכובים יכולים לפגוע באירוע פגיעה אנושה? על מנת להבטיח שמצאתם אולם מהסוג האיכותי והמנוסה, חשוב לבדוק הן את המוניטין של האולם והן את הניסיון של הצוותים הפועלים במקום. חפשו ברשת אחר ביקורות והמלצות מלקוחות קודמים, על מנת לאמוד את רמת שביעות הרצון שלהם מהמקום והשירות שקיבלו בו. ניתן גם לבקש מהצוות עצמו הפניות ללקוחות קודמים מהתחום שלכם, על מנת להעריך את יכולתו של המקום לטפל באירועים עסקיים דומים.

יכולות גמישות והתאמה אישית

כאן יש סעיף חשוב במיוחד, אז כל העיניים אלינו: אירועים עסקיים במרכז יכולים להיות בשלל סוגים, צבעים וסגנונות. החל מאירוע הכולל הרצאות ועד לירידים עם דוכנים ועמדות שונות, כנסים, תערוכות ואפילו הופעות ומסיבות. זו הסיבה שממש בתחילת הדרך, חשוב להבין בדיוק לאיזה סוג משתייך האירוע שאתם מפיקים ומה אתם חייבים שיהיה באולם על מנת להוציא את התוכנית לפועל. הדרך הטובה ביותר היא לאתר אולם אירועים שיש בו גמישות מקסימלית, והוא יכול לעבור הסבה לכדי הפורמט לו אתם זקוקים. בדקו את היכולת של המקום לספק מענה לבקשות מיוחדות כמו הנ״ל, והאם האולם יכול להתאים לדרישות ולמיתוג הייחודיים של האירוע.

עלות מול תקציב

כמובן, כבר בשלב ההתחלה של הפקת האירוע, קיבלתם לידיכם את פרטי התקציב, או לחילופין, בניתם אותו ביחד עם הלקוחות שלכם וכדומה. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, יש לבחון את מבנה התמחור שהמקום מציע לכם, ולקבוע אם הוא מתאים לתקציב שניתן לכם. זו הזדמנות טובה לשאול גם לגבי עלויות נסתרות או חיובים נוספים עבור שירותים, שהם מעבר לדמי השכירות הבסיסיים. בשלב הבא, מומלץ להשוות מחירים וחבילות ממקומות אחרים, על מנת לקבל החלטה מושכלת.

קייטרינג וכיבוד – אין אירוע בלעדיהם

בניגוד לשנים קודמות, כיום אין דבר כזה אירוע בלי כיבוד מושקע או אפילו ארוחה של ממש. לעתים קרובות, הקולינריה באירוע תופסת חלק משמעותי מאוד ממנו, ולאורחים שלכם יש ציפיות בהתאם. בדיוק לשם כך, כאשר בוחנים אולם אירועים, יש לבדוק אם המקום מספק שירותי קייטרינג פנימיים, ומהי הרמה, הסגנון והאיכות של אלו, או לחילופין, האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני. באותה נשימה, יש לבדוק את אפשרויות התפריט שהמקום מציע, לרבות התאמה למגבלות תזונתיות וכמובן את איכות הצעות המזון והמשקאות. במידה והמקום מציע שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים, הוסיפו עוד הרבה נקודות לטובתו. לא רק שהדבר יוריד לכם הרבה מטלות מהרשימה שהיא ארוכה גם ככה, מה גם שבאופן זה תוכלו להיות רגועים שהצוות הפועל במקום יודע את העבודה והאירוע ״יתקתק״ ויזרום ללא תקלות, מבחינת הגשת ופינוי האוכל.

אירוע עם אפס תקלות: צוות תמיכה טכנית

בעידן הדיגיטלי והטכנולוגי בו אנחנו חיים, אין כמעט אירוע שלא משלב שימוש באמצעים טכנולוגיים, לרבות הקרנת מצגות וסרטוני וידאו, ושימוש באפליקציות ייעודיות לאירוע. כל אלו הם מבורכים מצד אחד, אך מהווים פתח לתקלות ולעיכובים מהצד השני. זו הסיבה שחשוב לבדוק לגבי זמינות של צוות תמיכה טכנית במקום,  שיוכל לסייע בכל הקשור לענייני סאונד ותאורה, וגם יוכל לספק מענה לבעיות טכניות ולכל דרישה אחרת במהלך האירוע.

סיוע מקצועי בתכנון האירוע

באולמות אירועים מסוימים, ובמיוחד בכאלו שכבר הוציאו לפועל עשרות ומאות אירועים עסקיים, יוכלו לעתים להציע לכם סיעו מקצועי בתכנון האירוע, או לחילופין, לחבר ביניכם לבין מתכנני אירועים מקצועיים, שפעלו אצלם בעבר. הדבר עשוי להועיל מאוד במקרה שאתם זקוקים לסיוע בארגון האירוע העסקי עליו אתם עמלים. מומלץ גם לבדוק האם האולם יכול להציע שירותי תיאום אירועים, ולבחון מהי רמת המעורבות שלהם בתהליך התכנון.

בטיחות וביטחון: פרמטר המצביע על רצינות ומקצועיות 

מעבר לעובדה המובנת מאליה והבסיסית – אתם זקוקים לאמצעי בטיחות ולשירותי ביטחון באירוע שלכם, הפרמטר הזה עשוי להצביע על היבטים נוספים. אולם אירועים המציב בראש סדר העדיפויות היבטי בטיחות וביטחון, הוא אולם רציני, אחראי ומקצועי. בדיוק לשם כך, חשוב לוודא שבמקום קיימים אמצעי בטיחות נאותים, לרבות  מערכות בטיחות אש, יציאות חירום ואנשי אבטחה. שאלו לגבי הפרוטוקולים של המקום לטיפול במצבי חירום ובדקו גם את הביטוחים שהמקום כולל.

האותיות הקטנות: מדיניות חוזים וביטולים

נכון, זה לא החלק הכי אטרקטיבי בהפקה, אבל אין ספק שהוא אחד החשובים ביותר. עיינו בקפידה בתנאי החוזה ובמדיניות הביטול של המקום, הרבה לפני שאתם מחליטים להתחייב לו. הבינו לעומק את היקף המקדמה הנדרשת, את מועדי התשלומים ואת גובה הקנסות שתידרשו לשלם בגין ביטולים או שינויים בהזמנה.

אין טוב כמו מראה עיניים: הגיעו פיזית למקום

נכון, אנחנו חיים בעידן טכנולוגי מתקדם מאין כמותו, וכמעט שאין דבר שאי אפשר לעשות היום באמצעות הסמארטפון או במחשב, ואפילו סיור וירטואלי באולם אירועים זה לא משהו ״בשמיים״. עם זאת, על מנת לבצע את הבחירה הטובה ביותר בנוגע לאולם האירועים, חובה להגיע למקום ולראות אותו במו עיניכם. על מנת לייעל את התהליך ולחסוך בזמן יקר, מומלץ לרכז מספר מצומצם של מקומות שהתאימו לכל הדרישות המפורטות לעיל (את רובן ככולן אפשר לעשות מרחוק), ורק אז להגיע ולראות אותם באופן פיזי.

כאשר אתם מגיעים לראות את המקום ב״לייב״, יש לחדד את כל החושים ולבדוק איך האווירה במקום, האם הפריסה של החללים והעמדת הריהוט והמתקנים מתאימים לצרכים שלכם. חשוב לערוך בדיקה מקיפה ולבחון את ההתאמה הכללית של המקום לאירוע העסקי שלכם. שימו לב לפרמטרים כמו רמת הניקיון המקום, רמת התחזוקה, הירידה לפרטים והשמירה על סטנדרטים גבוהים ככלל.

לסיכום, בחירה באולם אירועים בתל אביב היא בהחלט צעד בכיוון הנכון לעבר אירוע עסקי מוצלח. עם זאת, לא כל אולם יוכל לספק לכם את כל הדרוש עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. יש לכם את כל הסיבות להשקיע בתהליך החיפוש של המקום המושלם, תוך שאתם לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים שתיארנו לעיל, ומבצעים מחקר מעמיק. מציאת המקום המתאים לאירוע העסקי שלכם, כזה העונה על כל הדרישות ומציע ערך מוסף, תבטיח חוויה מדויקת, מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים באירוע. אירוע המתנהל באופן הרמוני ומקצועי, ועולה בקנה אחד עם ערכי החברה העומדת מאחוריו, יותיר רושם עמוק בקרב האורחים בו, והתשואה שלו תהיה משמעותית יותר. 

כל מפיק אירועים יודע שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. אולם האירועים שאתם בוחרים עבור האירוע שאתם מפיקים, צריך להתאים כמו כפפה לכל אחד ממאפייני האירוע, אותם גיבשתם מראש. למה אירוע בתל אביב ליד הים, הוא תמיד בחירה טובה? 

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר, אתם ודאי כבר מודעים לעובדה שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. לא רק למקום עצמו, לגודל, לסגנון ולסטנדרטים של האיכות שלו יש חשיבות עצומה, אלא גם למיקום הגיאוגרפי שלו יש השלכות רבות, החל מנוחות ההגעה של המשתתפים ועד לאחוזי ההשתתפות באירוע. במילים אחרות, למיקום של האולם תהיה השפעה על כמות המשתתפים בו – אם הוא יהיה במיקום פחות מרכזי ונגיש, קיימת סבירות גבוהה שרבים מהמוזמנים אף לא יאשרו את הגעתם.

כל הדרכים מובילות לאירוע בתל אביב, תרתי משמע

אז כבר הבנתם את חשיבות המיקום הגיאוגרפי של המקום בו תקיימו את האירוע שלכם, ואתם שוקלים להתחיל ולחפש אולם לאירוע עסקי בתל אביב. הצדק בהחלט עמכם. מקום מפגש במיקום מרכזי, המקושר היטב למוקדי תחבורה מקומיים כגון תחנות אוטובוס או רכבת, וכמובן רכבים פרטיים, יבטיח שמרבית המוזמנים יאשרו את הגעתם בשמחה. אך זו ודאי לא הסיבה היחידה לבחור לקיים את האירוע שלכם דווקא בתל אביב. 

בעיר הגדולה תמצאו בקלות כל מה שאתם זקוקים לו לאירוע: החל מספקים מהשורה הראשונה ועד לציוד הכרחי. מאחר ומדובר במוקד התרבות, הקולינריה והאופנה של ישראל, שכבר עשה לעצמו שם בינלאומי בכל התחומים, כל הספקים האיכותיים והמבוקשים ביותר יהיו זמינים יותר עבורכם. הסטייל והאיכות של העיר, יהיו הסטייל והאיכות של האירוע שלכם. החל מהאוכל שתגישו למשתתפים ועד לאיכות הסאונד והתאורה – תוכלו לסמוך על זה שהגעתם למקום הנכון.

איך לדייק את החיפוש ולמצוא את המקום המושלם לאירוע עסקי?

רגע לפני שאתם מתחילים לחפש מקום לאירוע עסקי במרכז, כדאי להתכונן כראוי ולהגיע לתהליך החיפוש ערוכים, לאחר שריכזתם את כל הנתונים החשובים, שיש להתאים אותם בשלב הבא, לנתונים של האולמות אותם אתם בוחנים. חשוב לעבוד בסדר מסוים, ולא להגיע לבדוק אולמות אירועים שונים לפני שאתם מבינים ויודעים בדיוק מה אתם מחפשים ומהם הצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. אם תעשו זאת, אתם עלולים לבזבז זמן יקר מאוד, שאנחנו בטוחים שאין לכם עודף ממנו כעת, הרי שלפניכם עוד שלל משימות שהפקת כל אירוע, קטן כגדול, כרוכה בהם.

כיצד להתכונן ולהגיע לחיפוש האולם ערוכים ומכווני מטרה?

אז כאמור, חשוב להגיע לחיפוש האולם ערוכים, כאשר כמה נתונים קריטיים לגבי האירוע כבר בידיכם. הנה הדברים החשובים שצריך לדעת לפני שמתניעים את תהליך החיפוש:

אירוע עסקי או אירוע חברה: מהו בדיוק סוג האירוע?

אירועים עסקיים ואירועי חברה נחלקים לסוגים שונים, וחשוב מאוד להבדיל ביניהם ולהבין מהו בדיוק האירוע שאתם עמלים עליו, לפני שמתחילים לחפש אולם, שכן, המקום חייב להתאים לסוג האירוע הספציפי. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם לחבר בין דמויות מתחום מסוים, בשאיפה לייצר לידים או אפילו עסקאות של ממש במהלך האירוע. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם מתרכזת בשיווק ובפרסום של מותג או מוצר מסוים, דוגמאת אירוע השקה למיניהם. באירועים כאלה נעשית עבודת יח״צ אינטנסיבית ולעתים קרובות מוזמנים אליהם גם אנשי תקשורת ועיתונאים שיפיצו את הבשורה. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה פנימיים, המיועדים לעובדי הארגון, במטרה לחזק את שביעות רצונם ממקום העבודה, לגבש ביניהם וכו׳. ישנם גם אירועים פנימיים אחרים, שמטרתם להעשיר את הידע המקצועי של העובדים, כמו כנסים וכדומה. לכל אירוע כזה יש מאפיינים שונים לחלוטין, והוא יצריך מקום עם פסיליטיז שונים ואופי שונה. לכן, חשוב מאוד לאפיין את האירוע לפני שיוצאים לדרך, ובשלב הבא, להצליב בין מאפייני האירוע לבין הנתונים של האולם. לדוגמא, אם אתם מפיקים כנס מקצועי, בו ישתתפו גם מרצים ונואמים שיזדקקו לבמה ולציוד הגברה ותאורה מתאים, ותשכרו אולם שאין בו את כל אלו, זה כמובן לא סוף העולם, אך זה רחוק מלהיות אידיאלי. במקרה כזה תצטרכו לשכור שירותים שונים וציוד מתאים, מה שלא רק עלול לייקר משמעותית את עלויות האירוע, אלא גם לגרום לכם לכאב ראש ולהעמיס עליכם עוד המון עבודה. המצב האופטימלי הוא למצוא אולם אירועים שיכול לספק לכם בעסקת חבילה את כל הציוד והשירותים שאתם זקוקים להם, ״בילט אין״.

כמה אורחים מוזמנים לאירוע?

במקרה הזה, הגודל קובע, אבל ממש. לפני שבוחרים מקום לאירוע, חשוב גם לאמוד את גודל והיקף המשתתפים. ההתאמה של גודל האולם למספר המשתתפים היא ״אנדררייטד״, כלומר היא חשובה מאוד. לא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה נוח, מרווח ולא צפוף, חשוב גם הצד השני של המטבע – שלא יהיה להם מרווח מדי. זה עשוי להישמע מוזר, אך מפיקי אירועים מנוסים כבר יודעים שאם החלל גדול מדי על כמות המשתתפים, הגיבוש, החיבור והאווירה ביניהם עלולה ללקות בחסר. אירועים עסקיים ואירועי חברה כאחד, למעשה כל סוג של אירוע, מטרתו לחבר בין אנשים בסופו של דבר, גם חתונות ושמחות. אם תבחרו במקום שיגרום למשתתפים להתפזר, תפספסו את הנקודה. עם זאת, אם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אחרת, אך הוא גדול מדי, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר עליו. באולמות אירועים רבים קיימת האפשרות להגדיר חלל מסוים בתוך חלל גדול, לעשות את האדפטציות הדרושות בהתאם לצורך, להקטין ולעצב חלל מושלם עבור האירוע שלכם.

תקציב האירוע

לא תופתעו לגלות שלפני שמחפשים אולם מתאים לאירוע, חייבים לדעת מהו התקציב העומד לרשותכם. האולם והאוכל הם המרכיבים העיקריים (והיקרים) באירוע, ולכן חשוב לדעת מהן האפשרויות שלכם, בהתאם לתקציב. פניה לאולמות אירועים שדרישות המחיר שלהם חורגות מהתקציב עלולה לבזבז לכם זמן יקר ולגרום לעוגמת נפש גדולה. עם זאת, חשוב לציין שלעתים קרובות, במידה ומצאתם אולם אירועים מושלם, אך הוא חורג מעט מגבולות התקציב שלכם, שווה לנסות ולהגמיש את התקציב מעט, בתיאום עם הלקוחות כמובן, ולבדוק אם יש מרכיב אחר שניתן לקצץ ממנו, למשל אוכל, משקאות או ״אקסטרות״ אחרות שאולי תוכננו. כמו כן, לעתים קרובות שווה לנסות ולהגמיש את דרישות המחיר מול אולם האירועים בתמורה לפשרה על מועד האירוע או לויתור על שירותים כאלה או אחרים שאתם אמורים לקבל במסגרת הזמנת המקום. 

לאילו שירותים תזדקקו?

לאחר שהגדרתם היטב את סוג האירוע, כעת אתם אמורים לדעת בדיוק לאילו שירותים ולאיזה ציוד אתם זקוקים מטעם אולם האירועים. החל משירותי קייטרינג ובר, ועד לציוד הגברה ותאורה, פודיומים וציוד טכני כמו מיקרופונים, מסכים, מקרנים, מערכות וידאו ועוד. חשוב להבין שבמקרה והמקום אינו יכול לספק את הצרכים האלה, יהיה עליכם לפנות למיקור חוץ ולספקים שונים, מה שעלול לגרור עלויות נוספות משמעותיות. ככלל אצבע, חסכוני יותר לבחור באולמות אירועים המציעים את כלל השירותים במקום. הטרטור שמציאת ספקים פרטיים שידאגו לצרכים הטכניים עלול להוות נטל מיותר עליכם המפיקים.

שוקלים לערוך את האירוע ליד הים בתל אביב? יש לכם את כל הסיבות

במקרה שאתם שוקלים לקיים את האירוע באולם אירועים ליד הים בתל אביב, אין ספק שאתם בכיוון הנכון ומובטח לכם אירוע מהסרטים. קשה מאוד להתחרות בתפאורה המרשימה ובאווירה השוררת בקרבת החוף. למעשה, השילוב של תל אביב – עיר מודרנית ומתקדמת, שיא האורבניות והסטייל, יחד עם חוף הים, שהוא למעשה אתר טבע לכל דבר, הוא פיצוח. באופן זה, אתם בעצם נהנים מכל העולמות – גם נוחות וקדמה, וגם אווירה ותחושה של טבע וחופש. 

יש לציין שבחירה בחוף הים לא בהכרח אומרת שתצטרכו להתאמץ יותר עם היבטים לוגיסטיים. תוכלו לבחור באולם אירועים מסודר, מאובזר, מצויד ואיכותי, הממוקם על החוף.

מה עוד יכול להפוך את האירוע לייחודי ובלתי נשכח?

אז חוץ מלקיים את האירוע במקום לאירועים על הים, מה עוד יכול להפוך אותו ליוצא דופן, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה, ויותיר במשתתפים רושם חיובי עמוק?

קונספט מגובש

אירועים שהכל בהם עוצב ותוכנן בהתאם לנושא מרכזי אחד – קונספט, הם אירועים מגובשים, קוהרנטיים ומקצועיים. אי לכך, מומלץ לבחור קונספט מסוים לאירוע, מבעוד מועד, ולבחור את כל המרכיבים שבו בהתאם. לדוגמא, קונספט ים תיכוני, יכול לבוא לידי ביטוי בכך שהעיצוב יהיה עם מפות מושבצות בכחול לבן, אלמנטים של ים בעיצוב (מתאים במיוחד לאירוע הנערך ליד החוף), אוכל המשלב דגים, סלטים וכו׳, מוזיקה יוונית ברקע ועוד. הנושא המרכזי צריך לעבור כחוט השני בין כל האלמנטים שבאירוע, החל מהעיצוב ועד האוכל, המשקאות והמוזיקה שברקע. כמו כן, ברגע שתבחרו קונספט מסוים, יהיה קל יותר לקבל החלטות שונות לגבי הספקים והשירותים שאתם שוכרים לאירוע, כי הסגנון כבר יהיה ידוע מבעוד מועד.

אוכל ומשקאות ברמה גבוהה

טוב, אנחנו יודעים שאנחנו לא מחדשים לכם הרבה, אבל במקרה שתכננתם להתפשר דווקא על האוכל ו/או על המשקאות באירוע, כדאי שתחשבו שוב. בסופו של דבר, האוכל הוא הדבר שהאורחים שלכם הכי מצפים לו באירוע, וגם הכי זוכרים אותו. אירוע עם קולינריה משובחת ומשקאות טובים הוא אירוע שנהנים בו וזוכרים אותו לטובה. 

אפקט ה״וואוו״ 

כדאי לחשוב ולשלב באירוע איזשהו אלמנט מפתיע, מושקע ומפנק. כמובן, הדבר הזה חייב להיות בהתאם לאופי האירוע ולסגנון שלו. זו יכולה להיות הופעה של אמן מבוקש, זה יכול להיות בר קוקטיילים שווה, אלו יכולות להיות מתנות מפנקות שהאורחים יקחו הביתה ועוד. הכל תלוי ביכולות התקציביות שלכם, אך לא כדאי לוותר על משהו אחד שיגרום לאפקט ה״וואוו״ בקרב האורחים שלכם.

החלטתם להפיק אירוע והתחלתם בחיפוש אחר מקום על חוף הים, מתוך המחשבה שזהו הנוף המרשים והמתאים ביותר עבור האירוע שלכם. אין ספק שאתם בדרך הנכונה לאירוע יפה, נעים ומוצלח. אבל לפני שיוצאים לתהליך החיפוש אחר האולם המושלם ישנן כמה שאלות שכדאי להתעכב עליהם

החלטתם להפיק אירוע מסוג מסוים – אירוע עסקי, אירוע חברה או אולי בכלל חתונה, והתחלתם בחיפוש אחר אולמות על הים, מתוך המחשבה שזהו הנוף המרשים והמתאים ביותר עבור האירוע שלכם. אין ספק שאתם בדרך הנכונה לאירוע יפה, נעים ומוצלח. קשה להתחרות בנוף הגלים, בבריזה הנעימה ובאווירה המיוחדת השמורה לקרבת חוף הים בלבד. עם זאת, לפני שיוצאים לתהליך החיפוש אחר האולם המושלם עבור האירוע שלכם, ישנן כמה שאלות ופרמטרים שכדאי להתעכב עליהם, על מנת להבטיח את ההתאמה המושלמת של המקום לאירוע עליו אתם עמלים.

מהו גודל המקום אל מול היקף האירוע שלכם?

אז בניגוד לדעה הרווחת, הגודל כן קובע… כלומר, כאשר מדובר בשטח של אולמות אירועים, כנגד כמות המשתתפים בכל אירוע ואירוע. העניין הוא שבאופן אוטומטי, בדרך כלל נבחן קודם כל את הסוגיה – האם המקום מרווח מספיק עבור כמות המשתתפים הצפויה להיות באירוע. זוהי אכן בדיקה חשובה, ולא רק מבחינת הנוחות של האורחים באירוע, אם כי גם מבחינה בטיחותית יש לכך ערך משמעותי. עם זאת, לא פחות חשוב לבחון גם את המצב ההפוך – האם המקום אינו גדול מדי בהתחשב בכמות האורחים שברשימה. חשוב לציין שגם מקום מרווח מדי עלול להוות בעיה, במיוחד בהיבט של חיבור בין אנשים, אווירה ותקשורת. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של מקום כזה או אחר לאירוע שאתם מארגנים, חשוב לשאוף להתאמה אופטימלית בין גודל המקום לבין כמות המשתתפים המשוערת.

מהי העלות המשוערת של המקום אל מול התקציב העומד לרשותכם

כמובן, אחד הדברים הראשונים שיש לבדוק כאשר מחפשים מקום לאירועים, הוא התמחור, אם כי גם כאן יש יוצא מן הכלל. ישנם מקומות שהצעת המחיר שלהם אולי תחרוג במידה כזו או אחרת מהתקציב העומד לרשותכם, אך במקרים מסוימים החריגה עשויה להיות מוצדקת. אם חיפשתם ומצאתם אולם אירועים על הים, שנשקף ממנו נוף עוצר נשימה, העיצוב בו בסטייל, המתקנים והריהוט ברמה גבוהה, ובאופן כללי – מדובר במקום מיוחד ואיכותי, ייתכן שהתגמשות בתמחור תהיה מוצדקת.

האם כל המתקנים, הריהוט והציוד במקום מאפשרים התנהלות נוחה ובטיחותית

חוף הים הוא אתר טבע לכל דבר, ולכן אם מחליטים לקיים אירוע בסמוך אליו, חשוב לבדוק שהאולם מצויד בכל המתקנים, דרכי הגישה, החניון, הציוד ופריטי הריהוט הנחוצים על מנת להפוך אותו לנוח ולנעים. המקומות הטובים ביותר הם אלו שהצליחו להפוך אותם לנוחים ולפונקציונליים, אך לא על חשבון הנוף וההרגשה שאתם נמצאים ממש על הים, כך שאפשר ממש להריח את המלח ולשמוע את התנפצות הגלים. לא משנה מה סוג האירוע שאתם מארגנים ומה חתך הגילאים של המשתתפים בו, לכולם צריך להיות נוח וקל להגיע אל המקום ולהתנהל בו. זהו פרמטר חשוב מאוד כאשר מחפשים מקום שהוא על חוף הים.

האם המקום מתאים לקיום אירוע בכל תנאי מזג אוויר?

גם אם האירוע שלכם צפוי להתקיים בעונה שאינה הקיץ, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על הים. מקומות רבים שהוקמו על חוף הים, מציעים גם מתחם מקורה ונעים, דרכו אפשר לראות וממש להרגיש את הים. באופן כללי, וללא קשר באיזו עונה אתם צפויים לערוך את האירוע, מומלץ לבחור במקומות שהופכים את מזג האוויר ל״נון-אישיו״, ובכך תוכלו להבטיח שלא משנה – סופת שלגים או שרב, האירוע שלכם יתקיים כסדרו, ותוכלו לישון בשקט בימים שלפני המועד החגיגי.

האם המקום מסוגנן ומעוצב בסטייל, ולא רק מתבסס על נוף הגלים?

נכון שאף אחד לא יכול לנוף הגלים, החול והשמיים הפתוחים, ובכל זאת – באולם האירועים שבו יתקיים האירוע שלכם, רצוי שיהיה סטייל ושיק, שיבואו לידי ביטוי בעיצוב מושקע וייחודי, פריטי ריהוט מסוגננים, חפצי נוי מעניינים וגופי תאורה שיוצרים את הלוק ואת האווירה הנכונה. אלו הם מסוג הדברים שתוכלו לראות ולהרגיש עם כניסתכם למקום. חשוב בשלב זה להשתמש גם בעיניים וגם באינטואיציות שלכם, ולבחון היטב אם הסגנון של המקום מתאים לאירוע שלכם, ויכול בפני עצמו להוות ערך מוסף בהפקה.

האם יש בו את הציוד הדרוש על מנת לקיים את האירוע הספציפי שלכם?

כאן חשוב לצלול לתוך תוכנית וסוג האירוע שאתם מפיקים, ולהבין מהו הציוד הדרוש לכם להתנהלות תקינה במהלכו. לדוגמא, אם מדובר בכנס מקצועי, ייתכן שתזדקקו למסכים ולמקרנים, לציוד הגברה, ולחיבור איכותי לרשת. אם מדובר באירוע שצפויה להתקיים בו גם הופעה, חשוב שיהיה במקום כל מה שקשור לציוד במה, לרבות מערכות הגברה ותאורה מתאימות. ככל שהאולם יוכל לספק לכם יותר ציוד ומתקנים שאתם זקוקים להם, כך תתקצר הדרך להפקה, וגם כך תבטיחו שהכל ״יתקתק״ טוב יותר במהלך האירוע.

האם המקום מציע ספקים ושירותים נוספים?

לא רק ציוד, אולמות אירועים רבים עובדים עם ספקים קבועים, לרבות חברות קייטרינג, שירותי הגברה ותאורה, מעצבי אירועים ועוד. אם האולם אותו אתם בודקים עבור האירוע שלכם מציע גם שירותים שונים כחלק מעסקת חבילה, או לחילופין, יכול לקשר אתכם עם ספקים מומלצים איתו הוא עובד באופן קבוע, כדאי לשקול את העניין בחיוב. נותני שירות שונים שמכירים את התצורה והפריסה של אולם מסוים, יודעים בדיוק איפה החיבורים, איך ומה, פועלים באופן יעיל יותר בתוכו, ויוכלו להציע לכם שירות טוב יותר, לעתים גם במחיר מוזל.

הגעתם לשלב הזה בו אתם מוכנים להתחיל בחיפוש אחר מקום לחתונה שלכם. אבל רגע לפני, ישנם מספר מאפיינים שחשוב להגדיר ולסגור, ואלו יקדמו אתכם אל עבר אולם האירועים המדויק לכם ביותר

כשמגיע רגע האמת, ואתם רוצים להתקדם לשלב הבא בתכנון החתונה שלכם ולמצוא את המקום המושלם לחתונה שלכם, לא פעם משתלט הבלבול – מאיפה בכלל מתחילים? אחרי הכל, זהו אחד השלבים הראשונים והחשובים בתהליך הפקת החתונה שלכם, וחשוב לכם לעשות את זה על הצד הטוב ביותר, ולא לטעות בדרך. בצדק. מאחר והמקום בו נערכת החתונה מכתיב את הטון לאירוע כולו, ומשפיע על פרמטרים מרכזיים, לרבות תאריך החתונה, האוכל שיוגש באירוע ועוד, לא רק שחשוב לבחור נכון, חשוב גם לעשות זאת כמה שיותר מהר. ככל שתקדימו לבחון את התאמתם של אולמות אירועים שונים, כך יהיה לכם סיכוי טוב יותר למצוא את האחד שמתאים הן לצרכים שלכם והן לתאריכים שהגדרתם כאופציונליים עבור האירוע. ככל שתתחילו בחיפוש מוקדם יותר, כך תתאפשר ההזדמנות לבדוק מקומות רבים יותר, ווגם יתקבל מושג ברור יותר של מה אתם מחפשים, מה חשוב לכם, מה ״עושה לכם את זה״ ועל מה, מאידך, אתם דווקא מוכנים להתפשר.

כאשר מחפשים גן אירועים לחתונה בתל אביב, ישנם מספר פרמטרים שצריך לקחת בחשבון, לרבות גודל המתחם, מועדים זמינים, סגנון העיצוב, רמת השירותים השונים שמספקים בו ועוד. מציאת המקום המושלם עלולה להיות כרוכה בתהליך מורכב וממושך, אבל אם עורכים את החיפוש באופן מושכל וממוקד, ניתן בהחלט לקצר ולייעל את החיפוש, ולהגיע במהרה אל האולם המתאים ביותר.

הדברים שחשוב לבדוק בשלב הראשון בתהליך חיפוש אולם האירועים

עלות מול תקציב

אין דבר יותר מבאס מלמצוא את אולם האירועים המושלם, זה שתמיד חלמתם עליו, ואז לגלות שאתם ממש לא בכיוון מבחינת העלויות שלו. זו בדיוק הסיבה (זאת ועוד), שממש חשוב להגדיר תקציב לחתונה לפני שבכלל מתחילים בצעד כלשהו בתהליך ההפקה. הצבא צועד על קיבתו והאירוע שלכם צועד על תקציבו. חשוב לא רק להגדיר תקציב לאירוע כולו, אלא גם לחלק אותו באופן מסודר לפי הסכומים אותם אתם מקציבים עבור כל אחד מהמרכיבים באירוע, בדגש על הסכום המוקצה עבור אולם האירועים. קחו בחשבון שמקומות מסוימים עשויים לספק מספר שירותים שיגולמו בתוך הצעת המחיר הכללית שלהם, בעוד שבאולמות אחרים עשויים לגבות תשלום נוסף עבור אותם שירותים. ההוצאות יכולות להתנפח במהירות, במקרים בהם יש צורך גם בשכירת שולחנות, כיסאות, ציוד הגברה ותאורה ועוד. התקציב שהוגדר הוא שאמור להנחות אתכם בבחירת המקום המתאים, ולא להיפך. יש לציין כי ישנן דרכים שונות להוזיל עלויות, כמובן בהתאם לסדר העדיפויות שלכם, למשל, חתונות חורף יעלו יותר מחתונות המתקיימות בשיא עונת האירועים – בקיץ, חתונות המתקיימות באמצע שבוע יתומחרו נמוך יותר מאשר חתונות ביום חמישי ושישי ועוד.

זמינות

אם יש לכם ויז׳ן לגבי תאריך ספציפי עבור החתונה שלכם, וממש חשוב לכם שהאירוע יתקיים בדיוק בזמן הזה, יש לכם עוד סיבה טובה מאוד, להתחיל לחפש את אולם האירועים לחתונה כמה שיותר מוקדם, ובכך להגדיל את הסיכוי שמקומות רבים יותר  עדיין יהיו זמינים. במקרה שאתם גמישים יותר לגבי מועד החתונה, עדיין כדאי שתתחילו לחפש את האולם המתאים בהקדם, על מנת שבכל זאת יהיו זמינים עבורכם מקומות שווים ומבוקשים, אבל רוב הסיכויים שיהיו בפניכם יותר אפשרויות, מכיוון שתוכלו לבחור את מועד החתונה בהתאם לזמינות המקום, במקום להיות מוגבלים לתאריך מסוים.

מהי הקיבולת המרבית?

הערכה מוקדמת של כמות האנשים הצפויים להשתתף בחתונה שלכם, תוביל אתכם למקום שהקיבולת שלו מתאימה לאירוע באופן מדויק יותר. בהמשך, הידיעה כמה אורחים ישתתפו בחתונה שלכם, תהיה גם המפתח לתוכנית פריסת השולחנות וארגון האולם באופן יעיל ביותר. חשוב להבין שלא רק שאולם קטן מדי יכול להיות בעייתי, מה גם שמקום גדול מדי, ביחס לרשימת האורחים, עלול להיראות ולהרגיש ריקני. לכן, חשוב לבדוק את התאמת קיבולת המקום לכמות המוזמנים שלכם בשלבים הראשוניים של בחינת האולם.

סגנון

הסגנון והאיכות של אולם האירועים הם בין הפרמטרים החשובים ביותר שיש לבדוק כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור החתונה שלכם. גם כאן, עוד לפני שמתחילים לחפש, כדאי לשבת ולחשוב יחד – מהו הסגנון המועדף עליכם? אם קשה לכם להיסגר על כיוון מסוים, כדאי להתחיל בשאלה – מהו הסגנון האישי שלכם? האם אתם אנשי עיר או כפר, האם אתם חובבי טבע, חובבי ים או בכלל אנשים של פנים, כלומר מעדיפים בילויים בתוך מבנה מקורה או לבלות בחוץ? מענה על השאלות האלה יסייע לכם להבין טוב יותר מה מאפיין אתכם ואת הסגנון האישי שלכם, ובשלב הבא, להתכוונן אל מקומות העולים בקנה אחד עם המאפיינים האלה.

מקום סגור או פתוח, או כזה שמאפשר את שתי האופציות גם יחד

בהמשך לסעיף הקודם, כאשר מתחילים לחפש אולם עבור אירוע החתונה, כדאי לנסות ולהחליט מראש האם אתם מעדיפים מקום פתוח או סגור. האם חשוב לכם להינשא תחת כיפת השמיים, ואולי אפילו במקום ספציפי, כמו בעל חוף הים, או שאתם בסדר גמור עם הרעיון של חתונה בתוך מבנה סגור. חשוב לדעת שיש לכם את כל האופציות, ואפילו באולמות אירועים על הים בתל אביב תוכלו למצוא גם מתחם סגור ומקורה, וגם חלל חיצוני, כך שגם אם אתם חושבים על חתונת חורף, זה לא אומר שלא תוכלו להתחתן ליד הים. בכל מקרה, הגדרת הנתון הזה תיקח אתכם עוד שלב קדימה, בהתמקדות באולם המתאים לכם ביותר.