היתרונות המרכזיים בהפקת אירועים עסקיים במרכז

אנשי הפקה התעוררו משנת הקורונה במהירות מפתיעה, וגילו שהביזנס שלהם חזר לעניינים בכל הכוח. לא מעט מפיקים כבר חשים בעומס של אירועי הקיץ, לרבות חתונות ואירועים עסקיים. בחירת מיקום מרכזי וספקים איכותיים יעשו את כל ההבדל. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להרים אירוע עסקי מוצלח 

מרגישים את הריח הזה באוויר? זה הריח של הקיץ, של אווירת החופש, הים, הפירות העונתיים המרעננים וכמובן – עונת האירועים שחוזרת בכל הכוח.

אחרי תקופה ארוכה מאוד של חוסר ודאות – כן פותחים, לא פותחים? מותר להתקהל, אסור להתקהל? יש עתיד לתחום האירועים או שהביזנס נגמר…? כעת נראה שהכל מתחיל להתבהר, והחזרה לשגרה מהבחינה הזו היא חד משמעית וגורפת. האירועים, המסיבות, החתונות, הכנסים והאירועים העסקיים – שוב על הפרק, והפעם הם כאן כדי להישאר.

אם אתם מפיקי אירועים שזה מכבר חזרו לעסוק בתחום שנועד רק ליחידי סגולה ש”יש להם את זה”, אתם בוודאי מרגישים את החזרה הדרמטית לעסק, ואת ההתעוררות ההמונית של הציבור, אשר באה לידי ביטוי בביקוש אדיר. כעת, על אף שאלו הן בהחלט “צרות של עשירים”, אתם חווים עומס מטורף, כאשר כל אלו שהקפיאו את התוכניות לאירוע החשוב שלהם – חוזרים במלוא המרץ לעניינים, ומחפשים אתכם, אנשי המקצוע מהתחום – שתפיקו עבורם את האירוע המושלם.

התכנסנו היום כדי לדון בטיפים שיקלו עליכם המפיקים גם את בחירת הלוקיישן, ויחד איתה – יסייעו לכם לשחרר כמה דאגות בתוך הפקה שבוודאי גדושה בהן, במיוחד כשיש לכם כמה כאלו במקביל… ננסה לעזור לכם להשאיר את כל הכדורים באוויר, ולרקוד על כל החתונות, גם אם מדובר באירוע עסקי ולאו דווקא חתונה. בתור מפיקים, אתם מבינים היטב את ההבדלים שבין סוגי האירועים, אך בכל זאת יש להם לא מעט מאפיינים ואלמנטים משותפים. 

כיצד להתאים את סגנון האירוע לחזון ולצרכי הלקוח?

כדי להתאים את סגנון האירוע לחזון ולצרכי הלקוח, הצעד הראשון הוא הקשבה ותחקיר מעמיק. לאירועים עסקיים רבים יש נופך שיווקי או מסחרי, והלקוחות – מנכ”לי חברות, אנשי שיווק של חברות הייטק, מנהלי ומנהלות כוח אדם ועוד – מבקשים להעביר מסר כלשהו. לכן, עליכם לערוך תחקיר של ממש באמצעות ראיון עם הלקוח, ולהבין את כל היבטי ומאפייני החברה שמקיימת את הכנס וגם את החזון של הלקוח לגבי מה שהוא רוצה להשיג. זה הזמן לשים את האגו ואת החלומות שלכם בצד ובאמת להקשיב ולהבין איך הלקוח מדמיין את האירוע הזה, ואילו כלים יסייעו לכם להפוך את החלום שלו למציאות. לצד זאת, כדאי לזהות כבר בשלב זה אילו מהרעיונות של הלקוחות אינם ריאליים ויהיו בלתי אפשריים לביצוע בפועל, ובעדינות, לנסות להוריד אותם מהם. כמובן שבשלב זה עליכם לדרוש את כל הפרטים “היבשים” מהלקוחות ולצאת מהפגישה הזאת כאשר אתם יודעים בדיוק מהו התקציב המוקצה לאירוע הזה, מהו היקף המוזמנים הצפוי, באיזו שעה הוא צפוי להתקיים, באיזה טווח תאריכים ניתן לקיים אותו, ומהן ההגבלות מטעם הלקוח, לגבי המיקום, הקייטרינג וכו’.

לכן, הצעד הראשון בהפקת אירוע דורש מכם המפיקים קודם כל הקשבה. עליכם לערוך תחקיר של ממש באמצעות ראיון עם הלקוח שלכם, ולהבין את כל היבטי ומאפייני החברה שמקיימת את הכנס וגם את החזון של הלקוח לגבי מה שהוא רוצה להשיג באמצעות האירוע הזה. זה הזמן לשים את האגו ואת החלומות שלכם בצד ובאמת להקשיב ולהבין איך הלקוח מדמיין את האירוע הזה, ואילו כלים יסייעו לכם להפוך את החלום שלו למציאות.
לצד זאת, כדאי לזהות כבר בשלב זה אילו מהרעיונות של הלקוחות אינם ריאליים ויהיו בלתי אפשריים לביצוע בפועל, ובעדינות, לנסות להוריד אותם מהם.

כמובן שבשלב זה עליכם לדרוש את כל הפרטים “היבשים” מהלקוחות ולצאת מהפגישה הזאת כאשר אתם יודעים בדיוק מהו התקציב המוקצה לאירוע הזה, מהו היקף המוזמנים הצפוי, באיזו שעה הוא צפוי להתקיים, באיזה טווח תאריכים ניתן לקיים אותו, ומהן ההגבלות מטעם הלקוח, לגבי המיקום, הקייטרינג וכו’. 

2 – בחירת מיקום מרכזי היא המפתח לאירוע מוצלח

מיקום האירוע הוא פרמטר קריטי להצלחתו, ואין להקל בו ראש. המשמעות של מיקום קודם כל תבוא לידי ביטוי בקלות או בקושי ההגעה לאירוע, ואם תיכנסו רגע לנעלי המוזמנים, תוכלו להבין בקלות שלאורך הנסיעה לאירוע יהיה השפעה ישירה על מצב הצבירה בו יגיעו לכנס או לאירוע העסקי אותו אתם מתכננים. כמובן שיש כל מיני פנטזיות, לעתים לכם ולעתים ללקוחות שלכם, לגבי לוקיישן ייחודי, עם טבע ונוף פראי, אך ההמלצה שלנו היא קודם כל לחשוב איפה על המפה ממוקם האירוע, ולחשב מה יהיה המרחק הנדרש להגעה עבור רוב האורחים. לא סתם, מפיקים רבים בוחרים להפיק אירועים עסקיים במרכז, מאחר שהם לוקחים את הפרמטר הזה כעיקרי במערכת השיקולים שלהם.

תופתעו לגלות, שזה שתבחרו מקום מרכזי, לא אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על נוף משגע וחוויית אירוח ייחודית, מהנה ומעוררת השראה.

סיבה נוספת לתכנן אירוע במיקום מרכזי, לדוגמא בעיר גדולה כמו תל אביב, היא שבאזורים הללו נמצאים כל הספקים שאתם זקוקים להם לאירוע, לרבות חברות קייטרינג, חברות תאורה ולוגיסטיקה, חברות אלכוהול לרבות ברים לאירועים ועוד ועוד. בדרך כלל, מאחר שבעיר הגדולה הכל פועל לפי צו השעה והטרנדים הכי חמים, העניין הזה יבוא לידי באיכות השירות שתקבלו מהספקים – קייטרינג עם מנות מעודכנות, עיצוב לפי האופנה הכי עכשוויית ועוד. כל אלו יחד עשויים לגרום לאירוע שלכם להיראות ולהרגיש ברמה הגבוהה ביותר, ונגדיל ונאמר שבמקרים רבים על הדברים הללו קם ונופל אירוע.

מפיקים ולקוחות רבים כבר הבינו והפנימו את היתרונות הללו, והחלו לשריין תאריכים באולמות אירועים בתל אביב, מאחר והם יודעים שזה הבסיס לאירוע מוצלח, שהוא “פיין” וברמת גימור גבוהה. 

האם מיקום אורבני ומרכזי יכול לכלול נוף משגע?

כן, מיקום אורבני ומרכזי יכול לכלול נוף משגע. הבחירה לקיים את האירוע בעיר סואנת, אינה אומרת שתצטרכו לוותר באופן גורף על טבע ונוף מהממים. דווקא בתל אביב קיימת האפשרות לערוך אירועים בסמוך לחוף הים היפיפה והמטופח של העיר, ולהנות הן מבריזה משגעת, גם באמצע הקיץ והן מנוף מטריף של הגלים המתנפצים אל החוף.