טראסק אולם אירועים בנמל תל אביב מזמין אותך לפגישת היכרות אצלנו במקום!
איזה כיף שפנית אלינו. נדבר ממש בקרוב, אנחנו כבר מתרגשים!
עד אז, בשאר המקומות של קבוצת דינמו יצא לך לבקר?
טראסק - אולם לאירועים עסקיים וכנסים בתל אביב
אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים אולם לאירוע עסקי?
אירועים עסקיים במרכז – שוב על הפרק. אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. כן, זוהי האמת ולא באנו להתכחש לה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת, שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. לכל הפחות, בכל מה שנמצא בשליטתכם – תביאו לשולחן את הטוב ביותר, ואת הנכון ביותר, המתאים ביותר. אפרופו התאמה, אפשר לומר שזוהי מילת המפתח בהפקה מוצלחת. כל פרטי האירוע, החל מהקטן ביותר ועד הגדול והמשמעותי ביותר, חייבים להתאים באופן מדויק לאירוע הספציפי שאתם מארגנים. נכון, מדובר בביג דיל, הפקת אירוע היא עניין גדול ומורכב מאוד, אך בדומה לכל פרויקט גדול, הדרך הנכונה היא לפרק אותו לגורמים ולשלבים, וכך גם להקל עליכם, המפיקים, וגם להבטיח שתפעלו באופן הנכון, השקול והמסודר.
To produce successful business events, it is crucial to start planning early and secure a suitable venue promptly. Early planning ensures more options for venues and suppliers, reduces stress, and allows for better decision-making, while booking the venue sets the foundation for coordinating other essential services and defining the event's concept. Before finalizing a venue, event organizers should ask specific questions to ensure the chosen location precisely matches the event's type and requirements.
מדוע חשוב לתכנן אירועים עסקיים מראש?
תכנון מוקדם של אירועים עסקיים חיוני מכיוון שהוא מאפשר שקט נפשי, קבלת החלטות שקולות ומגוון רחב יותר של אפשרויות. ככל שיהיה לכם פחות זמן לתכנון האירוע, כך תהיו לחוצים יותר, תקבלו החלטות פחות טובות, וגם יהיו לכם פחות אופציות כאשר המבחר יצטמצם. לדוגמא, אם תתחילו לחפש מקומות לאירועים עסקיים במרכז בשלב מאוחר יותר של ההפקה, כך יהיו פחות אולמות זמינים עבורכם, ויתכן שתאלצו להתפשר על איכות והתאמת המקום. לא רק אולמות אירועים, גם ספקים שונים, לרבות חברות קייטרינג, שירותי תאורה וסאונד ועוד, הולכים ו״נתפסים״ ככל שהזמן עובר, ויתכן שגם מהבחינה הזו תצטרכו להתפשר. כל אלו הם בעצם המרכיבים שעושים את האירוע, ויכולים להכריע האם הוא יהיה מוצלח או פחות.
מהי הסיבה העיקרית לשריין אולם אירועים מוקדם?
הסיבה העיקרית לשריין אולם אירועים מוקדם היא שרק לאחר שיש לכם מקום ותאריך, תוכלו להתקדם בתהליך ההפקה ולשריין ספקים נוספים. מעבר לעובדה שככל שתתעכבו עם חיפוש האולם, כך יהיו לכם פחות אופציות טובות של מקומות, ישנה סיבה נוספת ומוצדקת לסגור מקום כמה שיותר מהר. רק כאשר תהיו סגורים על מועד, תוכלו לשריין לאירוע ספקים נוספים כמו חברת קייטרינג, מעצבים, די.ג׳יי, צוותי תאורה והגברה ועוד. כמו כן, לעתים קרובות עצם שריון האולם כבר ״סוגר לכם פינות״ של ההפקה, ובמיוחד במקרים בהם המקום עצמו יכול להציע שירותים וספקים מטעמו. בנוסף, לאחר שריון האולם, תוכלו גם לגבש קונספט מתאים לאירוע, והתמונה כולה תתבהר. בקיצור, זוהי המשימה החשובה והדחופה ביותר ברשימה שלכם, וככל שתמהרו לבצעה, כך יהיה טוב יותר.
אילו שאלות חשוב לשאול לפני בחירת אולם אירועים?
לפני בחירת אולם אירועים, חשוב לשאול שאלות שיסייעו לכם לדייק את תהליך החיפוש ואת הבחירה עצמה. נכון שאמרנו שחשוב למהר ולמצוא אולם אירועים לאירוע שלכם, אבל לא פחות חשוב – לבחור את המקום הנכון, המדויק המתאים ביותר. הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את תהליך החיפוש ואת הבחירה עצמה:
מהו בדיוק סוג האירוע שאתם מפיקים?
אירועים עסקיים, ממש כמו הארגונים שעומדים מאחוריהם, מגיעים במגוון צורות, גדלים וסוגים. הם יכולים להיות פנימיים – מיועדים לעובדי החברה או לבעלי עניין פנימיים, או חיצוניים – פונים לקהל רחב יותר או לציבור הרחב.
בין הסוגים הנפוצים ביותר של האירועים העסקיים, נמנים:
כנסים: בדרך כלל מדובר באירועים שנתיים, הכוללים לו״ז מסודר של פעילויות, לרבות הרצאות של מומחים ומובילי דעות, מצגות וכו׳.
השקות מוצר: כאשר חברה מוציאה לשוק מוצר או שירות חדש, אירוע השקה עשוי לסייע ביצירת ״באזז״ והיכרות של הציבור, ואף לקדם חשיפה, עניין, ביקוש וכמובן גם מכירות של המוצר.
תערוכות וירידים: הפורמט הטוב ביותר כאשר חברות רוצות להדגים מוצרים, לפגוש לקוחות פוטנציאליים וליצור קשר עם עמיתים בעת ובעונה אחת.
אירועי חברה: מדובר באירועים פנימיים של עובדי החברה. גם בתוך הז׳אנר הזה ישנם סוגים שונים – האירוע יכול להיות ממוקד עבור צוותים ספציפיים, לדוגמא מפגש הדרכה או קורס העשרה מקצועי, ויכול להיות עבור כלל עובדי החברה, לדוגמא מסיבת סילבסטר, פורים, או מסיבת הנפקה ועוד. גם אירועים המיועדים לבעלי העניין המרכזיים של החברה, כמו ישיבות דירקטוריון או עדכוני משקיעים נכנסים לקטגוריה הזו.
לכל אחד מסוגי האירועים שלהלן, יתאים סגנון אחר של מקום. על מנת לבחור באולם האירועים המתאים ביותר, יש להגדיר בדיוק מהו סוג האירוע שאתם מפיקים.
הוא כן קובע: מהו גודל האירוע?
במידה ואתם מחפשים אולם לאירועים עסקיים בתל אביב, חשוב להבין שהמקומות בעיר הם מגוונים ושונים מאוד זה מזה, גם מבחינת הגודל. אחד הפרמטרים החשובים ביותר בבחירת אולם מתאים, הוא שהגודל של המקום יתאים להיקף האירוע. אירוע מוצלח מתבסס על החיבור והתקשורת של המשתתפים זה עם זה. אם תלכו על מקום גדול מדי, המטרה הזו עלולה להתפספס, ואילו אם תבחרו במקום קטן מדי – לאורחים שלכם יהיה צפוף ולא נוח. אם כן, לפני שיוצאים לדרך, חשוב לקבל את הנתונים לגבי כמות המוזמנים לאירוע. יש לציין בהקשר זה, שברוב אולמות האירועים הגדולים, יוכלו לעשות את האדפטציות המתאימות לפי הצורך, ו״להקטין״ ולתחום חלל בתוך האולם. כך שאם מצאתם מקום שמאוד ״עשה לכם את״ זה אך הוא גדול מדי עבור האירוע שלכם, לא בטוח שתצטרכו לוותר עליו.
מיהם האורחים שלכם?
לאחר שהגדרתם את הנתונים הטכניים ה״יבשים״, ובמיוחד סוג האירוע והיקף האירוע, עכשיו צריך לצלול לתוך נתוני הקהל שלכם. הרי שמוצר טוב הוא כזה המותאם באופן מדויק לקהל היעד שלו. אם במקרה זה האירוע הוא המוצר, הרי שיש לנתח את היטב את פלח השוק אליו הוא פונה.
הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את הנתונים:
גיאוגרפיה: מאיפה האורחים שלכם מגיעים?
הנתון הזה חשוב לא רק לבחירת מיקום אולם האירועים, אלא גם לצורך אפיון הסגנון של האורחים שלכם. זה הזמן לבדוק גם אם יש לכם מוזמנים שמגיעים מחו״ל, על מנת להבין אם תצטרכו להתאים את השפה והסגנון כאחד.
תחום תעסוקה: לאיזו תעשייה המשתתפים שייכים?
משלח יד לא פעם משליך גם על סגנון וסטנדרטים. לדוגמא, אם מדובר בעובדי הייטק, הרי שתצטרכו למצוא מקום יוקרתי ובסטנדרט מסוים, אם מדובר בכלכלנים, הסגנון יהיה אחר, אם מדובר באירוע השייך לעובדי חברה שלמה, על שלל תפקידיה, תהיה כאן התפלגות. כך או כך, זהו נתון שחשוב מאוד לבדוק על מנת לאפיין את האורחים שלכם.
מהו טווח הגילאים של המשתתפים?
שירותי קייטרינג ברמה גבוהה חיוניים לאירוע עסקי מכיוון שרמת הקולינריה היא אחד הפרמטרים המרכזיים שבהם נבחן אולם אירועים, והיא משפיעה רבות על הצלחת האירוע. מדינת ישראל הפכה זה מכבר למעצמה קולינרית, והאירוע שלכם נמדד לא מעט בשל האוכל המוגש בו. בניגוד לעבר, כולם מבינים באוכל, מבשלים ויודעים להבדיל בין מצוין לטוב לבינוני. בעידן האינסטגרם ותוכניות הבישול, יש לכם פה קהל לא פשוט, במיוחד אם מדובר בפלח שוק של עובדי הייטק צעירים, אנשי עסקים מצליחים וכדומה. לכן, דבר ראשון בדקו מיהי חברת הקייטרינג הפועלת במקום.
מה חייב להיות באולם לצורך האירוע הספציפי שלכם?
שירותי הגברה, תאורה, Wi-Fi ותמיכה טכנית חיוניים לאירועים עסקיים מכיוון שרבים מהם כוללים הרצאות, מצגות והופעות. לכן, חשוב לוודא מבעוד מועד עד כמה אולם האירועים ערוך לכל אלו, הן מבחינת הציוד הטכני שבו, המתקנים ותצורת המבנה, והן מבחינת אנשי צוות, לרבות תמיכה טכנית. באולמות רבים עובדים עם ספקים קבועים המעניקים שירותי תקשורת, הגברה, תאורה ותפעול בשטח. אלו יכולים לחסוך לכם המפיקים את הטרחה ואת האיתור של השירותים האלו בחוץ. ככל שרשימת המטלות שלכם תתקצר, כך יהיה טוב יותר.
כמה דברים שכדאי לבדוק שהאולם יכול לספק לכם
מדוע שירותי קייטרינג ברמה גבוהה חיוניים לאירוע עסקי?
גמישות והתאמה אישית חשובות בבחירת אולם אירועים מכיוון שהן מאפשרות לאירוע שלכם להיות מיוחד, ייחודי ויוצא דופן. יתכן מאוד שתצטרכו שהמקום בו הוא יתקיים יעבור אדפטציות והתאמות ספציפיות לאירוע שלכם. ככל שהאולם בו תבחרו יהיה יותר ורסטילי וגמיש, כך יגבר הסיכוי שהאירוע שלכם יתממש בהתאם לתוכנית הספציפית והמיוחדת שאתם מכינים. תוספות של מתקנים, אלמנטים עיצוביים ואפילו גרפיקה מותאמת אישית, יהפכו את האירוע שלכם לכזה שיש לו אימפקט ומשמעות.
אילו שירותים טכניים חיוניים לאירועים עסקיים באולם?
כדאי לחפש באולם אירועים אלמנטים ייחודיים כמו לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל מיוחד, אוכל ברמה גבוהה במיוחד, או מתחם חוץ עם נוף מרהיב. האם מדובר ב״עוד מקום״ באזור תעשייה כלשהו במרכז, או שמא במקום ייחודי ובסטייל, דוגמת אולם אירועים ליד הים בתל אביב? האם המקום מציע איזשהו מרכיב משמעותי ובולט שהוא ייחודי? סמכו על עצמכם, אתם תזהו את ה״אקס פקטור״ הזה באופן מידי, ותדעו לחרוץ האם זהו האחד.
מדוע גמישות והתאמה אישית חשובות בבחירת אולם אירועים?
בשאיפה שהאירוע שלכם יהיה מיוחד, ייחודי ויוצא דופן, יתכן מאוד שתצטרכו שהמקום בו הוא יתקיים יעבור אדפטציות והתאמות ספציפיות לאירוע שלכם. ככל שהאולם בו תבחרו יהיה יותר ורסטילי וגמיש, כך יגבר הסיכוי שהאירוע שלכם יתממש בהתאם לתוכנית הספציפית והמיוחדת שאתם מכינים. תוספות של מתקנים, אלמנטים עיצוביים ואפילו גרפיקה מותאמת אישית, יהפכו את האירוע שלכם לכזה שיש לו אימפקט ומשמעות.
אילו אלמנטים ייחודיים כדאי לחפש באולם אירועים?
האם מדובר ב״עוד מקום״ באזור תעשייה כלשהו במרכז, או שמא במקום ייחודי ובסטייל, דוגמת אולם אירועים ליד הים בתל אביב? האם המקום מציע איזשהו מרכיב משמעותי ובולט שהוא ייחודי? לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל מיוחד, אוכל ברמה גבוהה במיוחד, מתחם חוץ עם נוף מרהיב וכו׳? סמכו על עצמכם, אתם תזהו את ה״אקס פקטור״ הזה באופן מידי, ותדעו לחרוץ האם זהו האחד.
