מחבר: trask_events_admin

התחלתם לתכנן את אירוע החתונה שלכם? כמובן שבשלב הראשון תצטרכו להחליט איפה תתקיים החגיגה. החל מנוחות ונגישות ועד לקרבה לספקים הכי מבוקשים בישראל – קבלו כמה נקודות שלא ישאירו מקום לספק: מיקום מרכזי הוא גורם קריטי בהצלחת האירוע שלכם

בחירת המיקום בו יתקיים אירוע החתונה שלכם היא החלטה קריטית בתהליך תכנון החתונה, כאשר מרכזיות המקום יכולה להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע. בחירה במיקום מרכזי, כרוכה בשפע של יתרונות, שיהיו משמעותיים הן עבורכם – הזוג הנוצץ והן בהקשר של הנוחות ורווחת האורחים.

נוחות, סטייל ואווירה: כל הסיבות להפיק חתונה במרכז

קשה למנות את הסיבות לתכנון חתונה במרכז. החל מהנוחות המדוברת ועד לקרבה לספקים הכי מבוקשים בישראל – קבלו כמה נקודות שלא ישאירו מקום לספק:

נגישות היא המפתח לרווחת האורחים שלכם

אחת הסיבות העיקריות לבחור באולם אירועים במיקום מרכזי, היא קלות הגישה של האורחים שלכם לאירוע. מיקום מרכזי מבטיח גישה טובה לנתיבי תחבורה מרכזיים לכבישים ראשיים, לאמצעי תחבורה ציבורית ולמוניות, ומאפשר לאורחים שלכם להגיע ללא טרחה מיותרת. עבור המוזמנים המגיעים מיעד מרוחק, או אפילו כאלה המגיעים מחו״ל רק כדי לשמוח בשמחתכם, הקרבה לשדה התעופה, לצירי תחבורה מרכזיים, ולתחנות רכבת, היא חשובה מאין כמותה. במקרים מסוימים מדובר ב״דיל מייקר״ של ממש. 

אפשרויות לינה בסביבה – מבטיחות מסיבה ממושכת יותר

אתם משקיעים כל כך הרבה מאמצים בהפקת החתונה שלכם, ובא לכם שזה יהיה אירוע של השמחות. כלומר, ממש תשמחו אם החברים ובני המשפחה ישארו לרקוד ולשמוח איתכם באירוע כמה שיותר זמן. במקומות מרכזיים יש בדרך כלל מגוון אפשרויות לינה בסביבה, ובטווחי מחירים מרחבים. מגוון זה מבטיח לאורחים אפשרויות בחירה, החל ממלונות יוקרה ועד שהייה במקומות בסיסיים יותר, שיתאימו לתקציבים נמוכים יותר. לא רק שהנתונים האלה ישכנעו אותם להגיע לאירוע, מה גם שהם הופכים את ההגעה וההשתתפות שלהם להרבה יותר נעימות. הכי כיף להגיע לאירוע ולא לדאוג מהנסיעה חזרה – להיות ברגע, ולהתמסר לשמחה ממש מכל הלב. 

אווירה של השמחות

אם הלכתם על מיקום מרכזי, ובמיוחד אם אתם בדרך להפקת חתונה בתל אביב, האווירה התוססת והשמחה של העיר היא בילט אין באירוע שלכם. האנרגיה של אזור שוקק חיים, חודרת לתוך האירוע שלכם ומוסיפה אווירה מדהימה לחתונה, ולהפוך אותה לחוויה בלתי נשכחת לכולם. במובן מסוים, אתם בעצם מזמינים את המשפחה והחברים למסיבה בתל אביב, אבל לא סתם – אחת מושקעת, מפנקת ובסטייל מטורף. 

הספקים והפסיליטיז הכי טובים נמצאים במרכז

המשמעות של הפקה במיקום מרכזי היא שאתם קרובים יותר לספקים ולמתקנים שונים להשכרה לצורך האירוע – החל משירותי קייטרינג איכותיים ועד למעצבי  אירועים וציוד דקורציה של האולם. נוחות זו יכולה לפשט את הלוגיסטיקה, להפחית את עלויות ההובלה ולהבטיח שכל הצרכים של הרגע האחרון יטופלו באופן מיידי.

רומנטיקה אורבנית – צילומי חתונה יוצאי דופן

כמה אפשר לראות צילומי כלה וחתן הולכים יד ביד בטבע? נוף אורבני עשוי להיות תפאורה הרבה יותר מיוחדת לצילומי החתונה שלכם. אגבף זה ממש לא אומר שתצטרכו לוותר על רק של טבע ירוק, גם כזה לא חסר בעיר. ערים מרכזיות מספקות בדרך כלל תפאורות מגוונות ואייקוניות לצילומים. אתרים היסטוריים, חוף הים, נופים עירוניים ואפילו אתרי בנייה ורחובות סואנים – כל אלה יכולים להוסיף ייחודיות, יצירתיות והמון סטייל לאלבום החתונה שלכם.

גם היום שאחרי חשוב: פעילויות לאחר החתונה

הבחירה בעיר מרכזית מאפשרת לכם למנף את אירוע החתונה לחגיגה מתמשכת, כאשר החברים ובני המשפחה הקרובים ביותר יכולים להישאר וללון בסביבה לאחר החתונה. יתרה מזאת, לאורחים הנשארים בסביבה מעבר ליום החתונה, גם בלעדיכם, מיקום מרכזי מספק אפשרויות בילוי רבות. הם יכולים להתנסות באטרקציות מקומיות, לאכול במסעדות שוות, לצאת למסע שופינג, או בקיצור – לעשות להם חופשה קטנה ואיכותית מהאירוע שלכם. כל אלו הופכים את אירוע החתונה שלכם להרבה יותר משמעותי ומהנה.

כולם מבינים שפינקתם: מוניטין ופרסטיז׳

לעתים קרובות, אולמות במיקומים מרכזיים, נושאים עימם מטען חיובי של יוקרה, מוניטין טוב וסטייל. מאחר והמקום הוא האירוע, כאשר אתם בוחרים במיקום מרכזי ונחשב עבור החתונה שלכם, האלגנטיות והיוקרה של הסביבה הם חלק בלתי נפרד מהאירוע. 

איך לבחור את האולם המושלם לחתונה?

בחירת אולם האירועים המושלם לחתונה שכם היא החלטה גורלית, וכנראה זו שתשפיע הכי הרבה על אופי והצלחת האירוע. הנה כמה טיפים חשובים שכדאי לקחת בחשבון כשמחפשים אולם, מעבר למיקום, שכבר דובר רבות פה:

גודל ותכולה

וודאו שהאולם יכול להכיל בנוחות את כמות האורחים הצפויים להשתתף באירוע. איך תדעו שהגודל מתאים? כמובן שאסור שיהיה צפוף, אבל מהצד השני – שימו לב שאתם  לא בוחרים בחלל גדול מדי, שעלול להרגיש ריק או חסר אווירה.

תקציב

בהנחה שאתם ילדים גדולים, והגדרתם היטב את התקציב לחתונה, חשוב להישאר במסגרת התקציב שהקציתם עבור האולם. למרות שזה עלול להיות מפתה ללכת על מקום שמחירו גבוה מזה שאתם יכולים להרשות לעצמכם, זכרו שהוצאות החתונה לא מסתכמות באולם האירועים. 

אסתטיקה וסטייל

סביר להניח שיש לכם איזה ״ויז׳ן״ מסוים לגבי הסגנון של החתונה שלכם. מצוין, עכשיו חשוב לבדוק שהאולם שאתם בוחנים מתאים לסגנון הזה. בדקו את סגנון העיצוב הקיים בו, את המאפיינים האדריכליים ואת האפשרות לבצע במקום שינויים ואדפטציות, בהתאם לאופן שדמיינתם את החתונה.

שירותים ומתקנים שהמקום מציע כחלק מהחבילה

אולמות אירועים מסוימים מציעים חבילות הכוללות שירותי קייטרינג, עיצוב וציוד סאונד ותאורה. יש לבצע בדיקה והערכה הן של  האיכות של השירותים השונים המוצעים במקום, והן של היבטי עלות-תועלת של שירותים אלה.

הפקת כנס כרוכה בתהליך הפקה מורכב ורחב. מהו סדר המשימות המומלץ לארגון האירוע ומהם הצעדים החשובים ביותר, שיבטיחו את הצלחת המפגש?

הפקת כנס מקצועי מצריכה תכנון קפדני, הגדרת קהל יעד ותשומת לב נרחבת לפרטים לוגיסטיים. בראש ובראשונה, קביעת יעדים ברורים לאירוע היא בעלת חשיבות עליונה. חשוב להבין בשלב הראשון – האם המטרה העיקרית היא להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים, להדריך אותם בנושא חדש, לייצר נטוורקינג, להציג מחקרים או מוצרים חדשים, או אולי שילוב של כל אלה במפגש אחד? היעדים הללו הם שינחו את שלבי ההפקה הבאים.

הגדרת תקציב היא א׳-ב׳ של כל הפקה

מיד לאחר הגדרת היעדים, עניין התקציב נכנס לתמונה. תוכנית פיננסית מובנית היטב, תכלול את כל המרכיבים הדרושים להפקת הכנס – אולם כנסים במרכז, דוברים, שיווק ושירותים נוספים – תוך שאתם מבטיחים שלכל אחד מהמרכיבים יש את הנתח התקציבי שלו, מבלי ליצור עומס כלכלי. בהקשר הזה, מומלץ לשריין נותני חסות או שותפים, שיוכלו להרחיב את גבולות התקציב, ולהוסיף ערך לאירוע, תוך הגדלת הפוטנציאל העסקי שלו.

השקיעו בחיפוש האולם המתאים

בחירת המקום הנכון לכנס אותו אתם מפיקים היא קריטית. לא פחות. החלל בו יתקיים האירוע צריך להתאים בדיוק הן לסגנון ולתוכן האירוע וכמובן להיקף המשתתפים הצפוי בכנס. מאחר ומדובר באירוע מקצועי, חשוב לוודא שהאולם מצויד במערכות AV מתקדמות, מרחב נעים להפסקות וכמובן – חיבור חזק לאינטרנט. גם המיקום משנה; האולם חייב להיות נגיש עבור כל המשתתפים, ואם יש לכם ברשימה גם אורחים מחו״ל, או שאתם שואפים למשוך גם כאלה, רצוי שיהיו בקרבת מקום גם מקומות נוחים להתארח בהם ללילה או יותר. 

התוכן הוא האירוע ולכן חשוב להשקיע בו את מירב המאמצים

כאשר מדובר בכנס מקצועי, התוכן הוא למעשה הסיבה למפגש הזה. לכן, אין ספק שבמרכיב הזה אתם צריכים להשקיע את מירב המאמצים. בנו תוכנית מסודרת של תוכן העניינים, חפשו אחר דוברים ברמה גבוהה והגדירו נושאים רלוונטיים – אלו בדיוק הגורמים שימשכו את המשתתפים הפוטנציאליים להגיע לכנס. כמו כן, יש לוודא שהתוכן תואם את מטרות הכנס ועומד בציפיות של קהל היעד. חישבו גם על פורמטים מגוונים ומושכים של הגשת תוכן – החל מפאנלים ועד סדנאות במסגרתן המשתתפים יכולים להתנסות בעצמם וליישם את החומר שהועבר בכנס. כל אלו יכולים להעשיר את חווית המשתתפים.

בלי שיווק יעיל אין לכם אירוע

בלי משתתפים – אין כנס. אי לכך, חשוב מאוד להשקיע בתהליך הקידום והשיווק של האירוע. השתמש בשיווק דיגיטלי, פרסומים בתעשייה ושותפויות עסקיות כדי ליצור באזז ולעודד הרשמה לכנס. אסטרטגיית מכירה מוקדמת, כלומר כרטיסים במחיר הנחה עבור המקדימים להירשם, יכולה לתמרץ משתתפים פוטנציאליים להתחייב לקחת חלק באירוע.

הלוגיסטיקה של הפרטים הקטנים

אל תתעלמו מהלוגיסטיקה. כל פרט, החל מתהליכי ההרשמה, הדפסת תגי שם ועד בחירת הקייטרינג – יש לו משמעות נרחבת בחוויה הכללית של האורחים שלכם. חישבו על תוספות מקוריות ויצירתיות כמו פינוקים קטנים, מתנות ממותגות, דוכני צילום ועוד.

טיפים למציאת אולם הכנסים המתאים ביותר

כאמור, מציאת אולם הכנסים המושלם היא תנאי בסיס להצלחת כל אירוע באשר יהיה, וכך גם עבור הכנס אותו אתם מפיקים. החלל הנבחר יכול להשפיע רבות על חווית המשתתפים, ולהותיר בהם רושם חיובי מתמשך או, במקרה הפחות טוב – אי שביעות רצון.

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לזהות שהגעתם למקום המתאים לצרכים של האירוע:

המקום עולה בקנה אחד עם מטרות האירוע

לפני הצלילה לחיפוש האולם המתאים, עליכם כבר להרכיב תמונה ברורה של המטרות אותן אתם שואפים להשיג באמצעות הכנס. אם מדובר בכנס העשרה מקצועי, חשוב שהמקום יהיה מצויד במערכות סאונד מתקדמות, במקרנים, במה ומסכים. לחילופין, עבור אירוע שתכליתו היא נטוורקינג, חללים מרווחים ונעימים המתאימים למינגלינג, עשויים לעבור לראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. קחו בחשבון שרבים מהאירועים משלבים בין השניים, ולכן אולי מוטב למצוא מתחם אירועים שיציע לכם כמה חללים שונים, שיתאימו לשתי המטרות. 

מיקום מרכזי – יגביר נוכחות באירוע וישדרג את חוויית המשתתפים

מומלץ למקד את החיפוש שלכם סביב אולמות אירועים במרכז. האולם בו מתקיים הכנס צריך להיות ממוקם בלוקיישן נוח להגעה, בעדיפות גבוהה לכזה המקושר לאמצעי תחבורה מגוונים. עבור כנסים בינלאומיים, קרבה לשדה התעופה ולמלונות תועיל כאן מאוד. לא רק האולם, אלא שכדאי שגם האזור שמסביבו יהיה אטרקטיבי, עם מסעדות ואטרקציות תיירותיות אחרות. 

גודל המקום ופריסת החללים 

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל בנוחות את מספר האורחים הצפוי לכם. קחו בחשבון את סידור הישיבה, את הנראות של הבמה מכל הזוויות ואת זרימת התנועה, במיוחד בהפסקות או מפגשי נטוורקינג. חשוב לעצור ולדמיין את השתלשלות העניינים ולבדוק אם המקום מתאים, הן מבחינת הקיבולת והן מבחינת פריסת החללים, פריטי הריהוט, המתקנים והציוד.

עד כמה האולם גמיש?

באותה נשימה, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של המקום. כל אירוע הוא בעל אופי וצרכים שונים, וככל שבאולם יהיו נכונים ללכת לקראתכם ולבצע את האדפטציות המיוחדות הדרושות לכם – כך תוכלו לדייק את תהליך ההפקה ולארגן את האירוע כפי שדמיינתם ורציתם. כמו כן, כשמפיקים אירוע גדול, תמיד יכולים לצוץ עניינים בלתי צפויים. התוכנית הראשונית שלכם עשויה לקבל תפנית ולהשתנות ככל שמועד האירוע קרב. זו רק עוד סיבה למה רצוי שהמקום יהיה ניתן להתאמה מחודשת. בין אם מדובר בהתאמת פריסות החללים, או שינויים של הרגע האחרון לרגל עלייה בלתי צפויה במספר המשתתפים.

לסיכום, במהותה, הפקת כנס מקצועי היא משימה רבת פנים הדורשת יכולות וכישורים כמו ראיית הנולד, סדר וארגון, ראש גדול, גמישות ועוד. כאשר אירוע מסוג זה מבוצע נכון, יש לו ערך רב – החל מהעשרת ידע מקצועי ועד יצירת נטוורקינג וקשרים עסקיים, והוא יכול למצב ארגון כמוביל בתחומו.

בתקופה שלאחר הצעת הנישואין, אתם מצויים במערבולת של התרגשות ושמחה. עם זאת, חשוב שלא להניח לאופוריה הזו להסיח את דעתכם מהמשימה הגדולה והמורכבת שאתם ניצבים בפניה – הפקת אירוע החתונה שלכם. אילו מטלות לא כדאי לכם לדחות ולמה אולם אירועים על חוף הים הוא הלוקיישן הכי מתאים לחתונות?

התקופה שלאחר הצעת הנישואין, לעתים קרובות מתאפיינת במערבולת של רגשות. ההתרגשות המוחשית הזו נובעת מההבטחה לעתיד משותף, מהרעיון של מימוש המחויבות ההדדית והציפייה לאחד הטקסים הבלתי נשכחים של החיים. עבור רבים, עצם האירוסין אינו רק אישור רשמי של האהבה שלהם, אלא גם הצהרה בפני כל העולם על האיחוד הצפוי. כשהחדשות הטובות מתפשטות, המאורסים הטריים נהנים מההשפעה המרגשת של המהלך, ומהמון אהבה, ברכות ואיחולים המורעפים עליהם מבני משפחה, מחברים, מקולגות ואפילו מסתם מכרים.

עם זאת, מתחת לאופוריה הזו מסתתר הכובד העצום של תכנון אירוע החתונה. בהתחשב באופן בו אירועים מסוג זה מתקיימים כיום, היבטים רבים דורשים תשומת לב: אולם האירועים, שמלת הכלה וחליפת החתן, רשימת האורחים, בחירת או הרכבת התפריטים ועוד אינספור פרטים. הנעת תהליך התכנון בהקדם האפשרי היא קריטית. לאולמות אירועים פופולריים ולספקים מבוקשים יש לרוב רשימות המתנה ארוכות. דחיית ההחלטות עלולה להגביל את אפשרויות הבחירה או אפילו להגדיל עלויות.

יתר על כן, תכנון מוקדם מפחית סטרס, מספק זמן ומרחב פעולה להתמודדות עם בעיות ואתגרים בלתי צפויים, ומבטיח שהאירוע המיוחל יתיישר באופן הדוק עם המציאות. במילים אחרות, בעוד שההתרגשות המשכרת של האירוסין היא שלב משמח ומרגש לכל הדעות, לא פחות חשוב לתעל את ההתלהבות הזו במהירות להכנות מדוקדקות לקראת אירוע החתונה.

לא רק עבור הכלה והחתן: מה הופך חתונה לבלתי נשכחת?

לחתונות, מטבען, יש מטען רגשי עמוק ומשמעות אישית רבה מאוד. אבל מה באמת  עושה את ההבדל בין  חתונות בלתי נשכחות לבין אירועים גנריים? מדובר במצע רחב של אלמנטים ומאפיינים המורכב מאינטימיות, מסורת וטאצ׳ אישי. בלב כל חתונה עומד סיפור – של אהבה, של מסע משותף ושל הבטחות לעתיד. הנרטיב הזה, השזור בעדינות בכל מרכיב באירוע, הוא שיכול וצריך להותיר חותם בקרב כל אחת ואחד מהמשתתפים באירוע.

כבכל דבר, ההבחנה בין חתונה בלתי נשכחת לאירוע שמתמסמס בקלות מהזיכרון, טמונה לרוב בפרטים הקטנים. נגיעות אישיות – בין אם אלו ברכות שנכתבו מהלב, שיר חופה מרגש הקשור במסע הזוגי שלכם, או שילוב של מסורת תרבותית ייחודית לכם ולמעגל הקרוב שלכם  – כל אלו יכולים לשדרג את החוויה ולהפוך אותה מעוד מפגש חברתי לחגיגה אינטימית של אהבה אמיתית. חשוב לזכור לאורך כל הדרך שהאורחים שלכם לא סתם נוכחים באירוע – הם אמורים להרגיש שהם לוקחים חלק פעיל בסיפור שלכם ולהתרגש יחד אתכם.

התפקיד המשמעותי של המקום בו אתם מקיימים את אירוע החתונה

יתר על כן, מקום החתונה ממלא תפקיד מרכזי בקביעת הטון והאווירה. בחירת מיקום ייחודי, כמו גן אירועים על הים, אינה עוסקת רק באסתטיקה ובמראה חיצוני. הכחול האינסופי, הגלים, הגוון הזהוב של החול וקו האופק, מעוררים תחושות של שלווה מיוחדת ורומנטיקה. אולם אירועים הממוקם על החוף, מאפשר לכם לקיים את טקס החופה שלכם על רקע התפאורה הכי יפה שיש, אשר לא רק מספקת רקע עוצר נשימה לצילומים אלא גם משרה על כל האירוע תחושות של חופש, אהבה ואוויר.

בבחירת לוקיישן שיש לו קשר ישיר לסיפור שלכם, לסגנון שלכם ולזוגיות המיוחדת לכם, אירוע החתונה הופך מסתם עוד מפגש או מסיבה, לאירוע משמעותי ועמוק, שכל המשתתפים ינצרו בליבם לאורך שנים.

דברים שחשוב לדעת לפני שמתחילים לתכנן את אירוע החתונה

תחילתה של הפקת אירועי חתונה מסמנת את תחילתו של תהליך מורכב ורחב, אשר תשומת לב קפדנית לשלל משימות, היא המפתח להצלחת האירוע. ראשית, עליכם להדיר את הויז׳ן והיעדים שלכם באופן ברור ומדויק. זהו שלב בסיסי וקריטי, ואין לפסוח עליו. הדבר כרוך בהגדרת האווירה אליה אתם מכוונים, כמות האורחים ומרכיבי הליבה המשקפים את אישיותכם ואת סיפור האהבה הייחודי שלכם. בשלב הבא, הגדרת התקציב תספק לכם מסגרת ריאלית, שבתוכה ניתן לקבל החלטות ולעקוב אחר הוצאות חריגות פוטנציאליות.

למה כדאי למהר ולמצוא אולם אירועים במיקום מרכזי?

בראש ובראשונה מבין ההחלטות שאתם ניצבים בפניהן, עומדת בחירת אולם האירועים. בחירה שיכולה לעצב באופן דרמטי את חווית החתונה כולה. כאשר אתם בוחרים במיקום מרכזי , לרבות אולמות אירועים לחתונה בתל אביב, אתם בעצם מספקים לאורחים שלכם ובמיוחד לאלו המגיעים מרחוק, את הנוחות והנגישות של איתור המקום והגעה לאירוע. נוחות לוגיסטית זו עשויה להגביר את הנוכחות באירוע כאשר היא מפחיתה את הסטרס הקשור לבעיות תחבורה.

יתר על כן, אזורים מרכזיים בדרך כלל מתאפיינים באווירה עירונית תוססת, כזו שאתם רוצים בחתונה שלכם. בנוסף, סביר יותר שאולם האירועים יהיה מוקף בבתי מלון, במסעדות ובאטרקציות תיירותיות אחרות, מה שמהווה מוקד משיכה נוסף עבור האורחים שלכם.

עוד משימות שלא כדאי לחכות איתן

לאחר שסגרתם מקום לחתונה, כעת עומדות בפניכם משימות קריטיות אחרות, שכדאי לבצען בשלב מוקדם ככל הניתן. בין המטלות החשובות ביותר ניצבות – גיבוש רשימת האורחים, בחירת ספקים עיקריים, לרבות קייטרינג, שירותי בר, מעצבי אירועים, שירותי סאונד ותאורה ועוד. כל אחד מאלה דורש מחקר, התייעצויות, ולעתים קרובות, סקירה קפדנית של ביקורות ברשת. כאשר אתם נמצאים בצומת זה, סיוע של אנשי מקצוע כמו מפיקים או מתכנני אירועים, ובמיוחד כאלו עם ניסיון עשיר בתחום החתונות,  יכול להיות בעל ערך רב ובעיקר להקל עליכם ולקצר עבורכם את הדרך.

יש לציין בהקשר זה, כי אולמות אירועים איכותיים בדרך כלל עובדים באופן קבוע עם ספקים איכותיים, ויכולים ״לסגור לכם את הפינה״ הזו בקלות וביעילות.

לא חסרות לכם סיבות לקיים את האירוע אותו אתם מפיקים, בעיר הכי חיה ותוססת של ישראל. הנה כמה מהחשובות שבהן

כאשר חושבים על אולם אירועים, במובן המסורתי שלו, בדרך כלל התמונה הראשונה שעולה לנו לראש היא של חתונה, בר/בת מצווה או אירועים משפחתיים אחרים. אך אולם אירועים בתל אביב, העיר שלא עוצרת לרגע, ללא ספק יהיה הלוקיישן המתאים ביותר לאירוח של אירוע עסקי.

כל הסיבות לבחור בתל אביב כיעד לאירוע העסקי שלכם

אם החלטתם להתחיל ולחפש אחר מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים – אין ספק שהתחלתם ברגל ימין. לא חסרות סיבות לקיים את האירוע דווקא בעיר הכי חיה של ישראל, אבל הנה כמה הבולטות שבהן:

בסבירות גבוהה במיוחד: לוקיישן נגיש עבור האורחים שלכם

כאשר מדובר בעולם העסקים, הכלכלה וההייטק, הרי שמרבית מרכזי התעשיות האלה ממוקמים בתל אביב. מעבר לכך, מדובר בעיר מרכזית ביותר, ומצוידת בשלל דרכי הגעה פשוטות ומהירות אליה. אפילו אם יש לכם אורחים מחו״ל על הפרק – הם ימצאו את דרכם בקלות יתרה אל האירוע, גם אם הם מגיעים ישירות משדה התעופה. לוקיישן נגיש ומרכזי הוא המפתח לא רק לנוחות ולשביעות הרצון של המשתתפים באירוע, אם כי עוד צעד קודם, בשלב אישורי ההגעה לאירוע, תהנו משיתוף פעולה והיענות גבוהה. המשוואה היא פשוטה – מיקום אטרקטיבי יגרום למוזמנים לרצון רב יותר להגיע ולהשתתף באירוע. 

סטייל, פרסטיג׳ ותדמית 

רוב האירועים העסקיים נועדו לייצג או לקדם (וברוב המקרים – שניהם) חברה או מותג, ולכן חשובים מאוד הסטייל, הפרסטיג׳, האפיל והמוניטין, הן של הלוקיישן והן של אולם האירועים עצמו. אלו הם למעשה הפרמטרים הראשונים והעיקריים שהאירוע שלכם נמדד באמצעותם, מבחינת קהל המשתתפים. בחירה באולם לאירוע עסקי בתל אביב כבר סוללת עבורכם את הדרך לתדמית הרצויה ולרושם שהאירוע ייצר. מדובר בעיר שהיא המלכה הבלתי מעורערת של ישראל בכל הנוגע לקדמה, לסטייל, קולינריה ותרבות, וכל אלו הם חלק בלתי נפרד מהאירוע שלכם, כל עוד הוא מתקיים בה. 

הבדלים בין אירוע עסקי לאירוע פרטי

כאשר מדובר באירוע עסקי, הדגש הוא על המקצועיות. בוחנים אתכם מכל זווית ובכל פרט, ולכן ירידה לפרטים לצד ניהול מהימן של ההפקה הם קריטיים פה. הכל צריך להתנהל בצורה חלקה, החל מהתכנון הראשוניעל הנייר  ועד לכיבוי האורות וסגירת הדלתות באירוע. כאשר מחפשים את אולם האירועים המתאים, יש לבדוק היטב האם הוא מציע את השירותים הדרושים לאירוע שלכם: אמצעים טכנולוגיים מתקדמים, שירותי קייטרינג מתאימים וגמישות מקסימלית לבצע את האדפטציות הדרושות לאירוע הספציפי שלכם. 

על אילו אספקטים צריך לשים את הדגש כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי?

ציוד טכנולוגי מתקדם

בעידן הדיגיטלי, לא ניתן להתעלם מהחשיבות של ציוד טכנולוגי מתקדם עבור האירוע שלכם. על אחת כמה וכמה אם הוא מיועד לעובדי הייטק, אבל לא רק. מקרנים, מערכות הגברה, אפשרויות לוידאו קונפרנס (שיחות וידאו בלייב) או שידור של האירוע עבור אורחים המשתתפים באירוע מרחוק – הכל צריך להיות במקום – זמין ומתפקד באופן אמין. אין ספק שבאולמות האירועים המובילים מבינים את זה היטב, ומציעים לשירותכם את הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים ביותר.

יצירת האווירה המקצועית הקונקרטית

איך נוצרת אווירה מקצועית וכיצד האווירה באולם יכולה להשפיע על ההצלחה של האירוע? בניגוד לאירועים פרטיים, בהם האווירה היא מסיבתית או משפחתית, אירועים עסקיים לא פעם דורשים אווירה מקצועית ו״רצינית״ יותר. אין הפירוש של הדבר שהאווירה צריכה להיות קרה או פורמלית מדי, אלא שבאולם אירועים ראוי, ידעו כיצד לשלב בין המאפיינים השונים וליצור עבורכם את האווירה הנכונה, שתתאים לצרכים העסקיים של האירוע.

אוכל ושתייה: קייטרינג ושירותי בר הם מרכיבים קריטיים באירוע

אחד התחומים בהם אין להתפשר הוא האוכל באירוע. בין אם מדובר בארוחת ערב מלאה או בפינוקים קטנים לאורחים, האוכל צריך להיות איכותי, מגוון וטעים. בחירה בקייטרינג מתאים יכולה לשדרג כל אירוע ולהשאיר רושם טוב בפי האורחים. הבחירה הנכונה של קייטרינג ובחירת התפריט המתאים לאורחי האירוע הן חשובות מאין כמותן. צעד נבון שיכול לא רק לחסוך לכם כאבי ראש, בזבוז זמן ואפילו כסף, אלא גם להבטיח שאופן הגשת ופינוי האוכל באירוע יהיה אופטימלי ומקצועי, הוא לבחור בחברת הקייטרינג ובשירותי הבר שהאולם מציע. למעשה, זהו אחד הפרמטרים שעשויים להנחות אתכם לבחירת המקום הנכון. אם חברת הקולינריה ושירותי הבר הפועלים במקום הם ברמה גבוהה ובעלי מוניטין טוב, תוכלו להוסיף עוד נקודות לטובת האולם. 

סגנון מיוחד, ערך מוסף או בונוס לאורחים

כאשר אתם מחפשים אחר האחד – אולם האירועים שיהיה הבית המושלם עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, מעבר לפרמטרים הטכניים הבסיסיים, כדאי לתת את הדעת למשהו נוסף. בהנחה שאתם מעוניינים להותיר רושם עמוק בקרב המשתתפים באירוע שלכם, ובהחלט רוצים שבין כל האירועים, דווקא את זה שאתם מפיקים הם יזכרו לאורך זמן, עליכם לחפש את הייחוד במקום. ישנם שלל פרטים או מאפיינים שיכולים להפוך מקום לבלתי רגיל. עיצוב פנים מיוחד, לרבות גופי תאורה וחפצי נוי, אדריכלות יוצאת דופן של המבנה או מיקום עם נוף מיוחד, המשקיף לחוף הים או לאתר טבע מטופח וירוק ועוד. חפשו את האלמנט הזה, ברוב המקרים – אם יש כזה, אתם תגלו אותו מהר מאוד. אולי אפילו ברגע שרגלכם תדרוך במקום.

לסיום, בחירה באולם אירועים בתל אביב לאירוע עסקי היא בחירה המשלבת בין טכנולוגיה לטרנדים, בין מקצועיות לאווירה וסטייל. העיר הזו מציעה את הפתרון המושלם לכל מי שרוצה לשלב בין ביזנס לפלז׳ר.

ישנם כמה היבטים מרכזיים שחשוב לשים עליהם את הדגש על מנת להבטיח שתמצאו את אולם האירועים שעולה בקנה אחד עם הויז׳ן שלכם, ומציע גם ערך מוסף. טיפים חשובים למציאת אולם לחתונה

כאשר זוגות יוצאים למסע של תכנון חתונת החלומות שלהם, אחת ההחלטות המשמעותיות ביותר שעומדות בפניהם היא בחירת אולם החתונות המושלם. בחירה זו מכינה את הקרקע לחגיגה כולה, ומשפיעה על האווירה, על חווית האורחים ועל ההצלחה הכללית של האירוע. זה נכון, האופציות העומדות בפניכם הן רבות, אך זהו לא בהכרח יתרון, מאחר וריבוי של אפשרויות טומן בחובו את הפוטנציאל לבחור את המקום שפחות מתאים לכם. אם כן, ישנם כמה היבטים מרכזיים שחשוב להתמקד בהם, על מנת להבטיח שתמצאו את אולם החתונות שעולה בקנה אחד עם הויז׳ן שלכם, ומביא עמו ערך מוסף. לפני הצלילה בים האפשרויות של אולמות חתונה במרכז, חשוב להיערך לחיפוש באופן מסודר ויסודי. גיבוש תקציב, קביעת כמות האורחים, הגדרת הסגנון שלכם והבנת סדרי העדיפויות שלכם, הם הצעדים הראשונים לניווט מדויק ויעיל, שיסתכם בבחירה מוצלחת.

היערכות נכונה היא הבסיס לחיפוש יעיל ומוצלח

לפני שתתחילו לבחון את האופציות של אולמות האירועים, הכנה יסודית שתכליתה איסוף נתונים וקבלת החלטות, תשמש אתכם כמגדלור בתהליך החיפוש. הנה כמה צעדים חשובים שיש לעשות לפני שמתחילים בחיפוש:

1.גיבוש והגדרת תקציב

בשלב הראשון, קבעו תקציב מגובש וריאלי לחתונה שלכם. הדבר יעזור לכם לדייק את הבחירות שלכם בהמשך, ולמנוע הוצאות עודפות. זכרו לכלול ברשימה לא רק את עלות השכירות של אולם החתונות, אלא גם הוצאות נוספות כגון עיצוב, קייטרינג ובידור.

2.רשימת אורחים:

זה הזמן לקבוע כמה אורחים תרצו להזמין לחתונה. כמות המוזמנים תשפיע על גודל אולם החתונות הדרוש לכם, כאשר חשוב להבטיח שכולם נכנסים בתוכו בנוחות, ומהצד השני, לוודא שאתם לא בוחרים במקום גדול מדי.

3.הגדרת הסגנון שלכם

אירוע החתונה שלכם צריך לספר את  סיפור האהבה הייחודי שלכם ולשקף את הסגנון האישי שלכם. החליטו אם אתם נוטים יותר לסגנון קלאסי, מודרני, כפרי או אורבני. כאשר יש לכם ויז׳ן מובהק וברור, תוכלו ללכת אחר קו מנחה בחיפוש שלכם, שיבטיח שתבחרו במקום שהסגנון שלו מתיישר עם האופי שלכם. 

4.תאריך ושעה

נכון, בנקודה הזו אין צורך להחליט בדיוק באיזה תאריך ושעה אתם עומדים להתחתן, אבל כן צריך להבין לאן אתם מכוונים. חשוב להבין באיזו תקופה (ורצוי גם באיזה חודש) אתם מעוניינים להינשא, וכדאי לנסות ולבדוק אם אתם מעוניינים בחתונת צהריים או ערב. הנתונים האלו יסייעו לכם לערוך סינון בין המקומות המתאימים ביותר ואלו שבכלל זמינים במועדים הללו.

5.מהם הצרכים שלכם ומה חייב להיות באולם מבחינתכם?

ערכו רשימה של דברים שהם ״מאסט האב״ באולם בו תתחתנו. הרשימה הזו יכולה לכלול החל מחניון מסודר וציוד טכני מסוים ועד לפרמטרים כמו מתחם פתוח לקבלת הפנים ועוד. זיכרו – זה היום שלכם והאולם צריך להיות מדויק לכם. זה לא הזמן להתפשר על שום דבר שחשוב לכם.

טיפים כלליים להפקת חתונה מיוחדת

מעבר להתמקדות הספציפית בבחירת אולם חתונות, הנה כמה טיפים כלליים שיעזרו לכם להפיק אירוע חתונה מיוחד, שיבלוט וייזכר היטב בין שלל האירועים:

1 התאמה אישית בכל פרט

שלבו את האישיות שלכם ואת סיפור האהבה שלכם בכל היבט באירוע החתונה, החל מהעיצוב וההזמנות ועד לפלייליסט שיתנגן בקבלת הפנים והפינוקים לאורחים. מגע הטאצ׳ האישי הזה, יעורר את הרגש אצל האורחים שלכם, יהפוך את הכל למיוחד יותר וישאיר רושם מתמשך בקרב המשתתפים.

2 סידורי ישיבה יצירתיים שיגרמו לאורחים לתקשר זה עם זה

שחקו עם סידורי הישיבה כדי לעודד אינטראקציה בין האורחים. שולחנות עגולים, שולחנות ארוכים בסגנון של שולחן אבירים, או אפילו אזורי ״צ׳יל״ עם ספות ופופים, יכולים לעודד שיחות וליצור אווירה נעימה.

3 תכני בידור מפתיעים

תוכן מעניין, מרגש ומבדר יכול להיות ״גיים צ׳יינג׳ר״ של ממש בכל אירוע וגם באירועי חתונה. הופעה של להקה שאתם אוהבים, מופע ריקוד או אפילו הופעות מפתיעות של חברים ובני משפחה, יכולות להוסיף אלמנט של הפתעה והנאה, שלא ישאירו אף אחד מהמשתתפים אדיש.

4.קולינריה יוצאת דופן

הרשימו את האורחים שלכם עם תפריט קולינרי מגוון, הפונה לטעמים שונים ורחבים ומספק מענה גם להעדפות תזונתיות מגוונות. חישבו על עמדות אוכל אינטראקטיביות, מנות טרנדיות ומקוריות, או אפילו תפריט טעימות, לחוויית אוכל משודרגת.

5 לחשוב על כל פרט בחוויה של האורחים

חישבו על כל צעד ושלב שהאורחים שלכם הולכים לעבור באירוע ונסו לחשוב איך אתם יכולים לפנק ולהפתיע אותם בכל חלק. קוקטיילים או שייקים שיוגשו להם בקבלת הפנים, איך שהם נכנסים, אזורי רגיעה מפנקים, או אפילו גימיקים מגניבים כמו תא צילום, יכולים לשפר את החוויה הכוללת שלהם ולהשאיר אותם עם טעם טוב מהאירוע כולו.

6 בחרו אולם אירועים ייחודי, אבל לא על חשבון מיקום מרכזי

אם אתם רוצים לוודא שהאירוע שלכם יהיה מיוחד ובלתי נשכח, לא משנה מה, פשוט חפשו אולם אירועים מיוחד. המקום בו תתחתנו יכתיב את הטון וישפיע על כל חלק באירוע שלכם. עם זאת, כאמור חשוב לוודא שחווית האורחים היא נעימה ונוחה, ולכן הלוקיישן של המקום לא פחות חשוב. אם אתם רוצים ללכת על בטוח, פשוט בחרו מקום מיוחד לחתונה בתל אביב, שמשלב את הטוב שבכל העולמות.

7 רגעים סנטימנטליים יעמיקו את המשמעות של האירוע

שזרו רגעים סנטימנטליים בתוכנית החתונה שלכם. לדוגמא, מצגת עם תמונות מהמסע המשותף שלכם, ברכות מכל הלב, או שיחת וידאו מפתיעה של חברים או בני משפחה מחו״ל, שנבצר מהם להגיע לאירוע, עשויים לעורר רגשות ולהעמיק את המשמעות של החגיגה.

בתוך ים של אפשרויות, ושפע של אולמות אירועים, איך תדעו שהגעתם לנחלה ומצאתם את המקום המושלם לכם? כמה דגשים שיסייעו לכם למצוא את המקום המתאים ביותר לאירוע שלכם

הפקת אירוע היא כמו תכנון של יצירת מופת מורכבת, כאשר אולם האירועים משמש כקנבס עליו מתעורר לחיים הויז׳ן שלכם. תל אביב, עיר הידועה באנרגיה התוססת וברוח הדינמית שלה, מציעה שפע של מקומות לאירועים, המתאימים לשלל סוגי אירועים ולמגוון רחב של פורמטים וסגנונות. עם זאת, בתוך ים של אפשרויות, ושפע של אולמות אירועים בתל אביב, איך תדעו שהגעתם לנחלה, תרתי משמע, ומצאתם את המקום המושלם לכם? החל מכנסים ואירועי חברה ועד לחתונות ולאירועים משפחתיים, כך תזהו את הסימנים לכך שמצאתם את אולם האירועים האידיאלי, שבו החזון שלכם יתממש על הצד הטוב ביותר. 

״לוק אנד פיל״ שעולה בקנה אחד עם התוכנית שלכם

את הסימן הזה תוכלו לזהות ברגע שכף רגלכם תדרוך באולם האירועים. איך שתיכנסו לאולם, תרגישו מיד את האווירה השוררת בו. אולם האירועים המושלם יוצר רושם מיידי, כזה שעולה בקנה אחד עם הסגנון והקונספט של האירוע שלכם. בין אם אתם מכוונים לגאלה אלגנטית, אירוע נטוורקינג באווירת קזו׳אל או חתונה רומנטית, האווירה צריכה להתיישר ללא מאמץ עם הויז׳ן שלכם.

סימנים שהאולם מתאפיין באווירה הנכונה

התגובה הרגשית הרצויה מתעוררת בכם במקום

החלל מעורר תגובה רגשית המהדהדת את מטרת האירוע שלכם. אתם יכולים ממש לראות את זה בעיני רוחכם ולדמיין את האורחים שלכם בסביבה הזאת.

הרמוניה אסתטית המשלימה את הקונספט של האירוע שלכם

עיצוב הפנים, פריטי הריהוט, האלמנטים הדקורטיביים והתאורה משתלבים בהרמוניה ויוצרים יחד סביבה מגובשת ומזמינה, המשלימה את נושא האירוע שלכם.

רבגוניות וגמישות

אולם האירועים מציע גמישות מבחינת הפריסה, מה שמאפשר לכם לעשות אדפטציות ולהגדיר את החלל כך שיתאים לסידורי הישיבה ולזרימה הכללית הרצויה לכם, בהתאמה אישית.

זרימה טבעית

הפריסה של חללי אולם האירועים מאפשרת זרימה חלקה וטבעית של האורחים, תוך שהיא מעודדת אינטראקציה ומעורבות.

שירותים ומתקנים מותאמים אישית

באולם אירועים מושלם תקבלו הרבה יותר מסתם חלל שיכיל את האורחים; מדובר בחוויה שהמקום מספק למארחים ולאורחים כאחד. אולמות אירועים מודרניים בתל אביב, מצוידים במגוון שירותים ומתקנים המשפרים את חוויית האירוע הכללית. שירותים אלה מספקים מענה להיבטים שונים, החל מדרישות טכניות ועד לנוחות של המשתתפים באירוע שלכם.

סימנים שהגעתם למקום עם שירותים ראויים

מערכות הגברה ותאורה מתקדמות

אולם האירועים מצויד בציוד הגברה ותאורה חדיש, המבטיח סאונד, ויזואליה והקרנת מצגות ברמה גבוהה וללא תקלות.

חברת קייטרינג המציעה אופציות להתאמה אישית

בין אם מדובר בשירותי קייטרינג פנימיים של המקום ובין שמדובר בספקי קייטרינג איכותיים שהמקום – שימו לב אם המקום מציע מגוון אפשרויות קולינריה ואלכוהול המתאימות לקונספט הספציפי של האירוע שלכם ולהעדפות האישיות שלכם.

אמצעי טכנולוגיה מתקדמים

החל מחיבור ל- Wi-Fi מהיר ועד למסכי מגע אינטראקטיביים, אולם האירועים משלב שימוש באמצעי טכנולוגיה מתקדמים במטרה לשדרג את חווית האורחים ולהקל על התקשורת בין המשתתפים.

נגישות

אולם האירועים מעוצב מתוך מחשבה על נגישות, תוך שהוא דואג לספק מענה לאורחים בעלי צרכים מיוחדים ומבטיח חוויה נוחה לכולם.

מיקום ולוגיסטיקה

המיקום ממלא תפקיד מרכזי כאשר אתם רוצים להבטיח שהאירוע שלכם יהיה נגיש עבור המשתתפים ושהחוויה שלהם תהיה נוחה וחיובית. אולם אירועים הממוקם במיקום אסטרטגי ומרכזי,  מפחית את זמן הנסיעה ואת אי הנוחות הפוטנציאלית עבור האורחים, תורם לאחוזי השתתפות גבוהים יותר וללוגיסטיקה משופרת.

הסימנים שמצאתם אולם במיקום הנכון

מיקום מרכזי, נגיש לאמצעי תחבורה

אולם האירועים ממוקם באזור מרכזי או מקושר היטב לאמצעי תחבורה, מה שמקל על ההגעה לאורחים הן באמצעות תחבורה ציבורית והן באמצעות רכב פרטי.

חניה זמינה

האולם מעמיד לשירותכם מתקני חניה מתאימים, בין אם במקום ובין אם בקרבת מקום. בכך אתם מבטיחים שלאורחים תהיה חוויה נוחה ונעימה החל מרגע הגעתם לאירוע.

קרבה לאפשרויות לינה

אם האירוע שלכם נמשך מספר ימים, יש לבחון את  הקרבה של בתי מלון ואפשרויות לינה אחרות, על מנת להבטיח נוחות עבור משתתפים המגיעים לאירוע מחוץ לעיר.

אטרקציות מקומיות

אטרקציות, מסעדות ואפשרויות בילוי בקרבת מקום, יכולות לשפר את החוויה הכללית, כאשר הן מהוות הזדמנויות נוספות לעיסוק במסגרת מועד האירוע.

תמיכה מקצועית ושירותי הפקה

המסע להפקת אירוע מוצלח כולל פרטים רבים, ואולם האירועים הנכון מכיר בחשיבות התמיכה המקצועית. אולמות אירועים המציעים שירותי תכנון אירועים, תיאום וסיוע יכולים להקל על הלחץ בארגון והוצאה לפועל של האירוע.

סימנים שמצאתם מקום המנוהל היטב

אנשי צוות מתחום ההפקה

אולם האירועים מספק גישה למתכנן או רכז אירועים מקצועי, שעובד איתכם בשיתוף פעולה הדוק, במטרה להבין את החזון שלכם ולבצע אותו ללא תקלות.

תשומת לב לפרטים

צוות אולם האירועים מקדיש תשומת לב לפרטים הקטנים ביותר, ודואג שכל היבט באירוע שלכם יתבצע בצורה מושלמת. מקומות מיוחדים לאירועים במרכז הם כאלו שהושקעה בהם מחשבה רבה בכל פרט. 

עבודה מול ספקים איכותיים

באולמות אירועים מבוססים, עובדים לעתים קרובות מול ספקים איכותיים קבועים, מה שמאפשר לכם ליהנות מגישה לשירותים חיוניים כמו צוותים טכניים, אנשי הגברה ותאורה, מעצבי אירועים ועוד. 

מענה מהיר ויעיל

צוותי הניהול באולמות אירועים מקצועיים, הם מהירי תגובה ופרואקטיבים, מגיבים במהירות לכל שאלה או בקשה ומטפלים ביעילות בכל עניין או שינוי שאתם מעוניינים לבצע בהפקה.

לסיכום, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים להצלחת האירוע שלכם – האולם הוא כל סך החלקים של האירוע שלכם, לרבות סגנון, אווירה וסטנדרטים. לכן, כאשר אתם עורכים את החיפוש, כדאי לאמץ את הטיפים שלעיל.

הבסיס להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה יוצאי דופן, הוא בבחירת מקום ייחודי – אולם אירועים בסטנדרט גבוה, שהושקעה בו תשומת לב לפרטים והכל בו עוצב בטעם ותוכנן במקצועיות. מהם הגורמים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר המקום המושלם?

כאשר מדובר בתרבות ארגונית מוצלחת, אי אפשר להפריז בחשיבות של הפקת אירועים לחברות. אירועים אלה מספקים פלטפורמה ליצירת קשרים עסקיים, שיתוף מידע וגיבוש צוות, כל אלו תורמים לטיפוח אקוסיסטם עסקי משגשג. עם זאת, חשוב לדעת שבכל הפקה ובכל אירוע, מכל סוג, בחירת המקום הנכון היא המפתח להצלחה.

הבסיס להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה יוצאי דופן, הוא בבחירת מקום ייחודי, אולם אירועים בסטנדרט גבוה, שהושקעה בו תשומת לב לפרטים והכל עוצב בטעם ותוכנן באופן מקצועי. מהם הגורמים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר המקום המושלם?

יצירת חוויה יוצאת דופן: טיפים לבחירת המקום האידיאלי

כאשר אתם יוצאים למסע החיפוש אחר המקום האידיאלי לאירוע חברה או אירוע עסקי, ישנם מספר גורמים הדורשים התייחסות. חיפוש ממוקד מתחיל בזיהוי היעדים והגדרת הקהל של האירוע שלכם. שאלות שיש לשאול בהקשר זה הן: האם זה עומד להיות סמינר באווירה אינטימית, כנס בהיקף רחב או בכלל מסיבה גדולה, לרגל חג או הישג ראוי לציון של החברה? אופי האירוע שלכם מכתיב את הגודל, הפריסה והשירותים הנדרשים מהמקום. יתר על כן, המיקום משחק תפקיד מרכזי. נגישות קלה, קרבה למקומות לינה ואווירה תוססת, הם מאפיינים חיוניים להבטחת חוויה חיובית ונוחה עבור המשתתפים באירוע.

מקום ייחודי ובסטנדרט גבוה

כאמור, אחד המרכיבים העיקריים בהפקת אירוע בלתי נשכח הוא אולם האירועים עצמו. המקום נותן את הטון, יוצר רושם מתמשך ועשוי לשדרג לאין שיעור את החוויה הכללית. נכון, כאשר מחפשים אחר מקום לאירוע חברה, בדרך כלל מגלים כי ישנם אולמות אירועים רבים שיש לבחור ביניהם, אך חשוב לערוך ביניהם סינון קפדני ולבחור את האחד שבולט מבחינת איכות, אסתטיקה, אווירה וייחודיות. עם זאת, אסור שאף אחד מהפרמטרים האלה יבוא על חשבון הנוחות, לרבות מיקום מרכזי וקל להגעה. בחירה בלוקיישן מוכר ואטרקטיבי היא כבר חצי הדרך להצלחה, ובוודאי תהווה מקפצה לאחוזי הנוכחות באירוע. 

דמיינו את עצמכם מקיימים האירוע העסקי שלכם באולם מיוחד ליד הים בתל אביב – מקום בו הגלים הסוערים הם הפסקול לשיחות, לריקודים ולמינגלינג, והנוף הפנורמי של הים מעורר יצירתיות וחדשנות.

אי אפשר לטעות: אולם אירועים מיוחד ליד הים בתל אביב

אז בסעיף הקודם התבקשתם לדמיין את האירוע שלכם ליד הים, ועכשיו הזמן למציאות שעולה על כל דמיון: בנמל תל אביב, תמצאו אולם אירועים יוצא דופן
שמגדיר מחדש אירועי חברה ואירועים בכלל. מבעד לחלונות העצומים במתחם המרכזי, משתקף נוף  המים הכחולים, כאשר העיצוב המתוחכם שבפנים משאיר את הבמה ליופי של הטבע, לצד שיק מודרני.

על גג המתחם נמצא ה״סקיי-לאונג׳״ באוויר הפתוח, בין שמים למים. השילוב בין חללים פנימיים וחיצוניים יוצר סביבה דינמית המתאימה למגוון אירועים, החל מכנסים וסדנאות ועד לארוחות ערב חגיגיות, מסיבות ריקודים סוערות ומסיבות קוקטייל אלגנטיות. הסטנדרט הגבוה של המתקנים והשירותים מבטיח חוויה איכותית ונוחה הן עבור המארחים והן עבור האורחים, ומשאיר אתכם חופשיים להתמקד ביעדי האירוע שלכם. הרבגוניות של החלל מאפשרת התאמה אישית, ומבטיחה שהויז׳ן שלכם יתעורר לחיים, וירגישו את זה בכל פרט ופרט באירוע.

כוחם של אירועי חברה: נטוורקינג, שיתוף פעולה ואווירה חיובית בין העובדים

אירועי חברה אינם מסתכמים במפגש בין אנשים. אלו הזדמנויות אסטרטגיות שיכולות להניע את העסק לגבהים חדשים. החל מכנסים וסמינרים ועד להשקות מוצרים וחגיגות שנתיות, כל אירוע משרת מטרה ייחודית בקידום צמיחה, בניית שותפויות וחיזוק הדינמיקה של הצוות. מפגשים אלה מספקים פלטפורמה לאנשי מקצוע להחלפת רעיונות, לסגירת עסקאות וללמידה של תכנים חדשים ממומחים בתעשייה. יתרה מכך, האירועים האלה משרים תחושת שייכות בקרב העובדים, ומטפחים כוח עבודה חדור מגובש וחדור מוטיבציה. לכן, כאשר מתכננים אירוע חברה, כל פרט חשוב – וכאמור, במיוחד בחירת המקום.

טיפים להפקת אירוע חברה מקצועי ומוצלח

לתשומת לב לפרטים יש חשיבות עליונה והיא משמשת כתנאי להבטחת הצלחת האירוע שאתם מפיקים. עליכם לראות את התמונה הגדולה, ואז בהדרגה לרדת לפרטים, עד שמגיעים לפרטים הקטנים, שעלולים להיראות כאיזוטריים לעתים, אך בפועל יש להם משמעות רבה. חישבו על האופציה לשלב אלמנטים מיתוגיים ברחבי האולם, במטרה לחזק את זהות החברה העומדת מאחורי האירוע. השתמשו בציוד טכנולוגי מתקדם, במיוחד אם יש בתוכנית האירוע מצגות וסרטוני וידאו. פן חשוב נוסף באירוע הוא הפן הקולינרי – תפריט שתוכנן היטב ומתאים להעדפות מגוונות, עשוי לשדרג משמעותית את החוויה הקולינרית. יתרה מזאת, חשבו מעבר לציר הזמן של האירוע – ןדאן שאתם משאירים בלו״ז גם זמן המיועד למינגלינג ולהזדמנויות ליצירת קשרים, תכננו פעילויות גיבוש צוות או מפגשי סיעור מוחות. על אלו עשויים להעלות מאוד את הערך שהאירוע שלכם יביא עמו.

לסיכום, הפקת אירוע חברה הוא אומנות הדורשת תכנון קפדני, חשיבה אסטרטגית וגם לא מעט יצירתיות ומקוריות. המקום שתבחרו מכין את הקרקע לחוויה בלתי נשכחת, מה שהופך את בחירתו להחלטה שיש בה חשיבות עליונה.

אם אתם מחפשים את המקום המושלם לאירוע העסקי הבא שלכם, שווה לשקול את הרעיון של אולם אירועים מיוחד ליד הים בתל אביב. מקום המתאפיין בסטנדרט גבוה של איכות, אסתטיקה מדהימה ואווירה מעוררת השראה, מבטיח שהאירוע שלכם ירשום שיאים חדשים של הצלחה. כאשר חוף הים בחוץ, ובפנים הכל בסטייל ובאיכות – אין סיכוי שאירוע החברה שלכם לא יותיר רושם עז בקרב המשתתפים, יטפח קשרים חדשים וישנים, וזיכרונות שיהדהדו עוד הרבה לאחר סיום האירוע.

לבחירת המקום המושלם לאירוע שלכם יש חשיבות עליונה. אולם אירועים המותיר רושם מתמשך על האורחים שלכם הוא מרכיב הכרחי בהפקת אירוע בלתי נשכח. במרחק נגיעה מהנוף האורבני השוקק של תל אביב, מסתתרת פנינה עם נוף אחר שכולו קסם. נעים להכיר

כשזה מגיע לאירוע יוצא דופן, בין שמדובר בחתונת החלומות, אירוע עסקי או ציון של אבן דרך חשובה בחיי אדם, משפחה או חברה, לבחירת המקום המושלם לאירוע יש חשיבות עליונה. אולם אירועים יוקרתי, כזה המותיר רושם מתמשך על האורחים שלכם הוא מרכיב הכרחי בהפקת אירוע בלתי נשכח. התכנסנו כאן כדי לספר לכם על מקום יוצא דופן: במרחק נגיעה מהנוף האורבני השוקק, מסתתרת פנינה עם נוף אחר שכולו שלווה וקסם – אולם אירועים יוקרתי בתל אביב על חוף הים, שכולו אלגנטיות, סטייל ויופי עוצר נשימה.

נווה מדבר על חוף הים: המקום בו הטבע פוגש את הסטייל והאיכות של העיר

בקצה קו החוף של נמל תל אביב, תמצאו אולם אירועים מיוחד במינו, המשלב בין היופי הטבעי של הים לבין עיצוב מתוחכם, שכנגד כל הסיכויים, ממנף את הקסם הזה לגבהים חדשים. אף אחד לא יכול להישאר אדיש לנוף המהמם הזה, שבאופן מיידי הופך את האירוע שלכם למשהו אחר. בין אם אתם מחפשים אחר מקום לערוך בו  חתונת חוף, מסיבה סוערת או אירוע חברה בסטנדרטים גבוהים, המקום הזה הופך את החזון שלכם למציאות, ומחדיר לכל רגע באירוע את הקסם של הים, בשילוב השיק האורבני של תל אביב.

אווירה וסטייל מתחילים מירידה לפרטים

אין ספק שתרגישו את זה בעצמכם ברגע שרגלכם תדרוך באולם. אווירה של רוגע, יוקרה וטעם טוב תעטוף אתכם מכל עבר. האולם משדר אלגנטיות קלאסית, עם טאצ׳ טרנדי ועכשווי, כאשר הוא מעוצב בקפידה, תוך מחשבה מעמיקה על כל הצרכים שלכם ושל האורחים שלכם. המון תשומת לב הושקעה במקום הזה, תוך ירידה לפרטים הכי קטנים. הציוד והמתקנים החדישים מבטיחים שהאירוע שלכם יזרום ללא תקלות ואתם תהיו חופשיים לבלות עם האורחים שלכם, ולהנות בדיוק באותה המידה כמוהם, אם לא יותר. עיצוב התאורה במקום, הבחירה הקפדנית של כל פריטי הריהוט והדקורציה, תכנון רחבת הריקודים המרווחת וציוד הסאונד והוידאו המשוכלל –  כל אלמנט באולם משדר יוקרה ותחכום, ואין מצב לא להרגיש את זה בכל שלב של האירוע.

אף אירוע לא שלם בלי קולינריה משובחת

שום אירוע יוקרתי אינו שלם בלי חוויה קולינרית שמגרה את בלוטות הטעם ומענגת את כל החושים. הצוות הקולינרי שלנו מרכיב תפריטים שכל מנה בהם היא יצירת מופת גסטרונומית, בהתאמה אישית להעדפותיכם הייחודיות, למגבלות תזונתיות ולכל דרישה או חלום שיש לכם. חומרי הגלם המשובחים ביותר הופכים במיומנות למנות גורמה, שיגרמו לאורחים שלכם להמשיך לדבר ולהתפעל מהן גם הרבה אחרי שהאירוע הסתיים. לא משנה אם מדובר בקבלת פנים אלגנטית, מסיבת קוקטייל, אירוע משפחתי באווירה אינטימית או אירוע גדול ומפואר – הפן הקולינרי משדרג את האירוע שלכם לחוויה יוצאת דופן.

שירות שאין שני לו: הגשמת חלומות

מצאנו לכם מקום לאירועים על הים, בו החלומות שלכם הופכים למציאות, ואלו הן יותר מסתם מילים – זוהי משימת על של צוות המקום, ומילה שלנו – מדובר במקצוענים מהשורה הראשונה. החל משלבי התכנון הראשוניים ועד להוצאה לפועל ביום האירוע, אנשי ההפקות המנוסים שלנו הולכים איתכם יד ביד, מלווים אתכם בכל שלב, ומבטיחים שהויז׳ן שלכם יובא לידי ביטוי בדיוק כפי שהתכוונתם. תשומת לב לפרטים, שירות מותאם אישית ותשוקה לשלמות מכינים את הבמה לאירוע המשקף באופן מדויק את הסגנון וההעדפות שלכם.

קנבס רב תכליתי: אירוע בהתאמה אישית ומדויקת

אחד ההיבטים הייחודיים של אולם האירועים שלנו הוא הוורסטיליות שלו. המקום מכיל חללים פנימיים וחיצוניים, שלכל אחד מהם יש את הייחודיות שלו, ולכם יש את החופש לעשות בכל אחד מהם את האדפטציות הדרושות לכם. כל אחד מהחללים במתחם יכול לעבור את השינויים הדרושים כדי שיתאים להעדפות שלכם ולמספר האורחים שיש לכם ברשימה. הסקיי לאונג׳ על חוף הים, עם הבריזה המלטפת והנוף המהפנט של הגלים, הופך לתפאורה רומנטית לטקסי חופה, לקבלות פנים ולמסיבות קוקטייל. האולם המקורה והאלגנטי, עם הנוף המטורף לים, הוא המקום המושלם להגשת הארוחה, למסיבת הריקודים ולכל פעילות שתכננתם לקיים באירוע.

כך נולדים זיכרונות בלתי נשכחים

החל מהצחוק, השמחה והברכות המרגשות, ועד לסערה על רחבת הריקודים, אולם האירועים הזה, השוכן על חוף הים של תל אביב, מספק אווירה שבה החגיגות ממריאות לגבהים חדשים. כל אירוע שנערך במקום המיוחד הזה, הופך לזיכרון שמותיר חותם בלב כל אחד מהמשתתפים. בין אם אתם מציינים אירוע משפחתי, ממסדים את אהבתכם או חוגגים הישג משמעותי לחברה, המקום הזה מכין את הבמה לרגעים הכי שמחים של החיים.

המקום בו יוקרה פוגשת סטייל אורבני

לסיכום, אם חיפשתם אולם אירועים יוקרתי על חוף הים של תל אביב – נראה שמצאתם את האחד – מקום המשלב בין אלגנטיות, סטייל ואווירה מסיבתית שאין כמותה. עם המיקום האסטרטגי שלו, האווירה היוקרתית והקולינריה המושקעת, האולם הזה הוא כל מה שאתם צריכים באירוע שלכם. החיבור בין הצוות המקצועי שלנו, שלוקח חלק פעיל בהגשמת הויז׳ן שלכם והמתחם, שהוא קנבס רב תכליתי שאפשר לעשות בו כרצונכם, האירוע שלכם הופך לחגיגה בלתי נשכחת, שכל אחד מהאורחים שלכם יזכור עוד שנים רבות. 

בקיצור, אם אתם מחפשים מקום שהוא שיא האלגנטיות והשיק לאירוע המיוחד שלכם, אין לכם מה ללכת רחוק מדי. אולם האירועים הזה, על חוף הים של תל אביב, קורא לכם לבוא ולגלות את המקום שהופך כל אירוע לחגיגה מושלמת.

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1.עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2.האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3.האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4.אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם. 

5.מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6.איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7.מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה. 

8.האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9.אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי. 

10.כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.

אם החלטתם לקיים את האירוע בעיר הכי שווה בארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. עם זאת, לא כל אולם אירועים יוכל לספק לכם את כל אשר דרוש לאירוע הספציפי שלכם, לצד שירותים ומתקנים ברמה גבוהה. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להגיע למקום המדויק ביותר, שיבטיח אירוע מוצלח ומרשים

כמפיקים, אתם כבר וודאי יודעים שאין דבר חשוב יותר באירוע מאשר הלוקיישן. המקום בו יערך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, ישפיע בכל קנה מידה אפשרי על הצלחת האירוע – החל מהאווירה ועד לנוחות ולרושם של האורחים שלכם, האולם הוא האירוע, פשוט כמשמעו. 

אם החלטתם לקיים את האירוע במרכז הארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. 

עם זאת, עדיין חשוב לבחון היטב, דרך מספר פרמטרים עיקריים, האם זהו האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע שלכם. כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, יש לקחת בחשבון מספר גורמים מרכזיים, שמיד נפרט.

הצ׳ק ליסט המושלם: דברים שחשוב לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי

על מנת לסייע לכם המפיקים לעבוד באופן יעיל ונכון, ולהבדיל בין עיקר לטפל, הכנו עבורכם רשימת הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק במהלך החיפוש אחר האולם המושלם. 

מטרת האירוע והצרכים הספציפיים שלכם מהמקום

בשלב הראשון של תהליך ההפקה, עם ובלי קשר למציאת אולם האירועים המושלם, חשוב להגדיר היטב את המטרה, את הגודל ואת הפורמט של האירוע. בשלב הזה יש להחליט האם תזדקקו לחדר ישיבות, חלל עם ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, בו המשתתפים יוכלו לסעוד את ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב, חלל המתאים להרצאה ולהקרנת תכנים באמצעות מקרן גדול ועוד. קחו בחשבון את מספר המשתתפים, את סידורי הישיבה, ציוד סאונד ותאורה ומתקנים ספציפיים הדרושים לכם להתנהלות תקינה של האירוע.

מיקום מרכזי הוא מאסט

כאמור, כבר החלטתם לקיים את האירוע באולם אירועים במרכז, אבל לא כל לוקיישן במרכז הוא אכן מרכזי ואטרקטיבי. מי כמוכם יודע כמה קריטי המיקום עבור הגעת האורחים, הלכה למעשה. מוזמנים רבים נוהגים לבטל את השתתפותם באירועים, אם אלו אינם נערכים במיקום נגיש, שנוח וקל להם להגיע אליו. אם כן, בחירה במקום לאירוע עסקי בתל אביב עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר בכל קנה מידה. חשוב לקחת בחשבון פרמטרים כמו קרבה לשדה תעופה (במידה ויש לכם ברשימה אורחים מחו״ל), אפשרויות תחבורה ציבורית, מלונות ומתקנים אחרים. בתל אביב תמצאו את כל אלו ועוד הרבה יותר. המוניטין הגבוה של העיר האטרקטיבית, לא ישאיר אף אורח מחוץ לרשימה.

התאמת גודל האולם לכמות האורחים

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הנמנים ברשימה שלכם בנוחות. זהו פרמטר שהוא לא פחות מקריטי, שכן, אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובהרמוניה של האירוע, ואילו אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות ולאי נוחות גדולה בקרב המשתתפים. מה גם שבעידן שאחרי מגיפת הקורונה, כדאי לנקוט במשנה ביטחון בכל הנוגע לצפיפות. באותה הזדמנות בדקו מהי קיבולת הישיבה של האולם אל מול הקיבולת של אירועי עמידה ואירועי קוקטייל, וגם פרמטרים נוספים כמו במות, אזורי תצוגה ועוד.

שירותים ומתקנים בהתאם לצרכי האירוע

בדקו היטב את השירותים והמתקנים שהמקום מציע, על מנת להבטיח שהם מספקים מענה מתאים לצרכי האירוע שלכם. בדקו מה נכלל בשכירת האולם – האם במקום מספקים גם ציוד הגברה ותאורה לצד שירותי תפעול, האם יש באולם גישה לאינטרנט מהיר, מסכי הקרנה ועוד. חשוב לקחת בחשבון גם פעילות של ספקים במקום, לרבות שירותי קייטרינג, תמיכה טכנית, חניה ואפשרויות נגישות. כמובן, לא מספיק שכל אלו יהיו באולם, חשוב לבחון היטב גם מהי איכותם, ולבדוק לעומק המלצות או דיס-המלצות על הספקים העיקריים שאתם זקוקים לשירותיהם באירוע. 

המוניטין והניסיון של הנהלת המקום

יש לא מעט אולמות אירועים בתל אביב, אך לכל אחד מהם אופי וסגנון שונה, וגם איכות שונה. חשוב מאוד לבחור במקום שיש בו סטייל ואיכויות, ולא פחות חשוב – שהשירות בו מהימן ומקצועי. אחד הדברים החשובים להצלחת אירוע, הוא שהכל בו ״יתקתק״. מי כמוכם המפיקים יודע, שתקלות ועיכובים יכולים לפגוע באירוע פגיעה אנושה? על מנת להבטיח שמצאתם אולם מהסוג האיכותי והמנוסה, חשוב לבדוק הן את המוניטין של האולם והן את הניסיון של הצוותים הפועלים במקום. חפשו ברשת אחר ביקורות והמלצות מלקוחות קודמים, על מנת לאמוד את רמת שביעות הרצון שלהם מהמקום והשירות שקיבלו בו. ניתן גם לבקש מהצוות עצמו הפניות ללקוחות קודמים מהתחום שלכם, על מנת להעריך את יכולתו של המקום לטפל באירועים עסקיים דומים.

יכולות גמישות והתאמה אישית

כאן יש סעיף חשוב במיוחד, אז כל העיניים אלינו: אירועים עסקיים במרכז יכולים להיות בשלל סוגים, צבעים וסגנונות. החל מאירוע הכולל הרצאות ועד לירידים עם דוכנים ועמדות שונות, כנסים, תערוכות ואפילו הופעות ומסיבות. זו הסיבה שממש בתחילת הדרך, חשוב להבין בדיוק לאיזה סוג משתייך האירוע שאתם מפיקים ומה אתם חייבים שיהיה באולם על מנת להוציא את התוכנית לפועל. הדרך הטובה ביותר היא לאתר אולם אירועים שיש בו גמישות מקסימלית, והוא יכול לעבור הסבה לכדי הפורמט לו אתם זקוקים. בדקו את היכולת של המקום לספק מענה לבקשות מיוחדות כמו הנ״ל, והאם האולם יכול להתאים לדרישות ולמיתוג הייחודיים של האירוע.

עלות מול תקציב

כמובן, כבר בשלב ההתחלה של הפקת האירוע, קיבלתם לידיכם את פרטי התקציב, או לחילופין, בניתם אותו ביחד עם הלקוחות שלכם וכדומה. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, יש לבחון את מבנה התמחור שהמקום מציע לכם, ולקבוע אם הוא מתאים לתקציב שניתן לכם. זו הזדמנות טובה לשאול גם לגבי עלויות נסתרות או חיובים נוספים עבור שירותים, שהם מעבר לדמי השכירות הבסיסיים. בשלב הבא, מומלץ להשוות מחירים וחבילות ממקומות אחרים, על מנת לקבל החלטה מושכלת.

קייטרינג וכיבוד – אין אירוע בלעדיהם

בניגוד לשנים קודמות, כיום אין דבר כזה אירוע בלי כיבוד מושקע או אפילו ארוחה של ממש. לעתים קרובות, הקולינריה באירוע תופסת חלק משמעותי מאוד ממנו, ולאורחים שלכם יש ציפיות בהתאם. בדיוק לשם כך, כאשר בוחנים אולם אירועים, יש לבדוק אם המקום מספק שירותי קייטרינג פנימיים, ומהי הרמה, הסגנון והאיכות של אלו, או לחילופין, האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני. באותה נשימה, יש לבדוק את אפשרויות התפריט שהמקום מציע, לרבות התאמה למגבלות תזונתיות וכמובן את איכות הצעות המזון והמשקאות. במידה והמקום מציע שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים, הוסיפו עוד הרבה נקודות לטובתו. לא רק שהדבר יוריד לכם הרבה מטלות מהרשימה שהיא ארוכה גם ככה, מה גם שבאופן זה תוכלו להיות רגועים שהצוות הפועל במקום יודע את העבודה והאירוע ״יתקתק״ ויזרום ללא תקלות, מבחינת הגשת ופינוי האוכל.

אירוע עם אפס תקלות: צוות תמיכה טכנית

בעידן הדיגיטלי והטכנולוגי בו אנחנו חיים, אין כמעט אירוע שלא משלב שימוש באמצעים טכנולוגיים, לרבות הקרנת מצגות וסרטוני וידאו, ושימוש באפליקציות ייעודיות לאירוע. כל אלו הם מבורכים מצד אחד, אך מהווים פתח לתקלות ולעיכובים מהצד השני. זו הסיבה שחשוב לבדוק לגבי זמינות של צוות תמיכה טכנית במקום,  שיוכל לסייע בכל הקשור לענייני סאונד ותאורה, וגם יוכל לספק מענה לבעיות טכניות ולכל דרישה אחרת במהלך האירוע.

סיוע מקצועי בתכנון האירוע

באולמות אירועים מסוימים, ובמיוחד בכאלו שכבר הוציאו לפועל עשרות ומאות אירועים עסקיים, יוכלו לעתים להציע לכם סיעו מקצועי בתכנון האירוע, או לחילופין, לחבר ביניכם לבין מתכנני אירועים מקצועיים, שפעלו אצלם בעבר. הדבר עשוי להועיל מאוד במקרה שאתם זקוקים לסיוע בארגון האירוע העסקי עליו אתם עמלים. מומלץ גם לבדוק האם האולם יכול להציע שירותי תיאום אירועים, ולבחון מהי רמת המעורבות שלהם בתהליך התכנון.

בטיחות וביטחון: פרמטר המצביע על רצינות ומקצועיות 

מעבר לעובדה המובנת מאליה והבסיסית – אתם זקוקים לאמצעי בטיחות ולשירותי ביטחון באירוע שלכם, הפרמטר הזה עשוי להצביע על היבטים נוספים. אולם אירועים המציב בראש סדר העדיפויות היבטי בטיחות וביטחון, הוא אולם רציני, אחראי ומקצועי. בדיוק לשם כך, חשוב לוודא שבמקום קיימים אמצעי בטיחות נאותים, לרבות  מערכות בטיחות אש, יציאות חירום ואנשי אבטחה. שאלו לגבי הפרוטוקולים של המקום לטיפול במצבי חירום ובדקו גם את הביטוחים שהמקום כולל.

האותיות הקטנות: מדיניות חוזים וביטולים

נכון, זה לא החלק הכי אטרקטיבי בהפקה, אבל אין ספק שהוא אחד החשובים ביותר. עיינו בקפידה בתנאי החוזה ובמדיניות הביטול של המקום, הרבה לפני שאתם מחליטים להתחייב לו. הבינו לעומק את היקף המקדמה הנדרשת, את מועדי התשלומים ואת גובה הקנסות שתידרשו לשלם בגין ביטולים או שינויים בהזמנה.

אין טוב כמו מראה עיניים: הגיעו פיזית למקום

נכון, אנחנו חיים בעידן טכנולוגי מתקדם מאין כמותו, וכמעט שאין דבר שאי אפשר לעשות היום באמצעות הסמארטפון או במחשב, ואפילו סיור וירטואלי באולם אירועים זה לא משהו ״בשמיים״. עם זאת, על מנת לבצע את הבחירה הטובה ביותר בנוגע לאולם האירועים, חובה להגיע למקום ולראות אותו במו עיניכם. על מנת לייעל את התהליך ולחסוך בזמן יקר, מומלץ לרכז מספר מצומצם של מקומות שהתאימו לכל הדרישות המפורטות לעיל (את רובן ככולן אפשר לעשות מרחוק), ורק אז להגיע ולראות אותם באופן פיזי.

כאשר אתם מגיעים לראות את המקום ב״לייב״, יש לחדד את כל החושים ולבדוק איך האווירה במקום, האם הפריסה של החללים והעמדת הריהוט והמתקנים מתאימים לצרכים שלכם. חשוב לערוך בדיקה מקיפה ולבחון את ההתאמה הכללית של המקום לאירוע העסקי שלכם. שימו לב לפרמטרים כמו רמת הניקיון המקום, רמת התחזוקה, הירידה לפרטים והשמירה על סטנדרטים גבוהים ככלל.

לסיכום, בחירה באולם אירועים בתל אביב היא בהחלט צעד בכיוון הנכון לעבר אירוע עסקי מוצלח. עם זאת, לא כל אולם יוכל לספק לכם את כל הדרוש עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. יש לכם את כל הסיבות להשקיע בתהליך החיפוש של המקום המושלם, תוך שאתם לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים שתיארנו לעיל, ומבצעים מחקר מעמיק. מציאת המקום המתאים לאירוע העסקי שלכם, כזה העונה על כל הדרישות ומציע ערך מוסף, תבטיח חוויה מדויקת, מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים באירוע. אירוע המתנהל באופן הרמוני ומקצועי, ועולה בקנה אחד עם ערכי החברה העומדת מאחוריו, יותיר רושם עמוק בקרב האורחים בו, והתשואה שלו תהיה משמעותית יותר.