כתבות בנושא: אירועים עיסקיים

אירוע חברה נחשב מיוחד ושונה, וזאת כי לצד העובדה שגם הוא כשאר האירועים נועד לשמח, הרי שלהבדיל מאירועים אחרים הוא יכול להתקיים בכל זמן נתון, ללא קשר מובהק לתאריך מסוים. מכאן שניתן להתאים את תנאי האירוע לכל עונה בשנה, כך שאם רוצים לתכנן אירוע חברה בחורף תמצאו אולם מקורה ואם רוצים לתכנן אירוע חברה בקיץ תמצאו מתחם אירועים פתוח, כאשר תמיד אידאלי ליהנות משילוב של מתחם שהוא גם סגור וגם פתוח. עם זאת, מה יש לחפש בנוסף, איזה מתחם אידאלי עבור אירוע חברה? ערכנו עבורכם בדיקה, בואו ותגלו:

סטטוס

חשוב להבין שאירוע חברה נועד לחזק את הקשר שבין העובדים, לשדר הערכה מצד המעסיקים, לחזק את תחושת המחויבות של העובדים, להכניס משב של אנרגיה רעננה ואפילו לשדר ללקוחות שמדובר בחברה מובילה שמרשה לעצמה לעצור את השגרה ולהוציא היכן שלא חייב. מכאן שאין לבחור במקום אקראי, אלא יש לבחור במקום מיוחד שמשרה רמה גבוהה. ככול שהעובדים (או לחלופין הלקוחות) יחושו שהשקיעו בהם ושרצו עבורם את הטוב ביותר, כך ההשקעה תקלע למטרה. אי לכך ביחרו במקום בעל רזומה מדהים, שרק התמונה שלו יוצרת חשק להשתתף באירוע ושהוא יודע להציע לאורחים איכות לצד חוויה. לאור כל זאת אם בוחנים מקום מומלץ לאירועי חברה, מוטב לחפש מקום איכותי, שידוע לטובה ושנראה מדהים, ואם הוא מאפשר ישיבה במתחמים משולבים (חיצוניים ופנימיים), הרי שכבר ניתן להגדיל את הסיכויים שהאירוע יוגדר כהצלחה.

אווירה

חשוב ביותר לעצור ולהבין איזו אווירה רוצים שהאירוע ישדר. כך למשל מי ששואף להרים את רמת האדרנלין של העובדים יבחר באירוע ספורטיבי, ומי ששואף להשרות אווירה נינוחה ויוקרתית ייבחר להרים אירוע במתחם פתוח ואף במקום גבוה ולצד נוף. שנרחיב? ובכן מתחם פתוח תחת כיפת השמיים הופך את סך האווירה להרבה פחות מעונבת ולהרבה יותר זורמת. שילוב של נוף מרחיב את הדעת ומבחינת התת מודע יוצר תחושה שהכול אפשרי, ואילו קומה גבוהה מייצרת תחושה של עליונות – שנמצאים במקום גבוה ולו מבחינה תעסוקתית. מכאן שאין להפריד בין מאפייני המקום לתת מודע – התייחסו אל כל מרכיב כמשמעותי, וזאת בכדי להימנע ממצב בו משקיעים, אך בסופו של יום משיגים תוצאה הפוכה – עובדים ממורמרים שמצטערים שהקריבו את זמנם הפנוי.

מיקום!

למרות שאירוע חברה מיועד להשקיע בעובדים, בקולגות, או בלקוחות, הרבה אנשים אינם ששים לצאת מהבית אם הם אינם חייבים. אי לכך מראש חובה שהמקום יהיה אטרקטיבי, וגם אם לא מכירים אותו באופן נקודתי, לפחות ניתן להבטיח שהמתחם הכללי יעשה את העבודה. מסקנה? אין לבחור מקום שכוח אל, אלא יש להתחיל בבחירת המקום בהתאם לאזור הכללי. שנדגים? ובכן אם “מתחם התחנה” או “הנמל” בת”א ידועים כאזורים פופולאריים, מוטב שתתחילו לבחון אלו מתחמי אירועים הם כוללים.

דרשו גמישות

לצד השקעה בגיבוש הצוות, עסקים רבים בוחרים להרים אירוע עבור צרכים נוספים: לטובת השקת מוצר, יצירת קשרים עסקיים, חיזור אחר לקוחות, ביסוס המעמד, יישור קו עם המתחרים וכדומה. מכאן כאשר בוחרים מתחם אירועים, חשוב לוודא שהוא מתאים למטרה, כאשר ראוי לציין שישנה חשיבות יתרה שהמקום עצמו יאפשר התערבות אישית בכול הנוגע לעיצוב, וזאת כי לעיצוב יש כוח גדול להשאיר את הרושם הרצוי, להניע קדימה ולדייק את מהות האירוע.

ציוד משלים

כאשר עומדים לבחור מקום יש לוודא שהוא כולל כל מה שנחוץ ברמה הגבוהה ביותר. כך למשל אם בין היתר מתכוונים להעביר ללקוח מצגת או לחשוף מוצר חדש, הרי שראוי לוודא שהן התאורה והן אמצעי הסאונד יהיו איכותיים, כי אף מנהל אינו רוצה שבאמצע המצגת ישמעו קולות רקע צורמים, או שהמוזיקה ברחבה תפריע לנהל שיחת עסקים חשובה. אי לכך כאשר עומדים לבחור מקום עבור אירוע חברה, בין היתר צריך לבחון את האיכות של סך האלמנטים המשלימים. בהנחה והרמה אינה מספקת, עברו לבחון האם בית העסק מתיר לספק את האלמנטים השונים באופן אישי, וזאת כי אירוע חברה אינו יכול להרשות לעצמו בינוניות.

עלות

לא מעט בעלי עסקים שמחפשים אחר מקום מומלץ לאירועי חברה מבינים שלהבדיל מאירוע רגיל, במקרה זה אין החזר הוצאה בדמות צ’קים, ועל כן ההוצאה עומדת להיות כבדה. מכאן שעובדה זו עשויה להוביל לנסות לחסוך, ואילו אנו באים לומר שיש לשים לב היכן ראוי לחסוך והיכן אין לאפשר לקריטריון העלות לשחק תפקיד. אז מתי אין לחשוב על גובה ההוצאה? כאשר מחפשים מקום מתאים וכאשר בוחרים קייטרינג. מדובר בשני אלמנטים שמשחקים תפקיד מכריע ושמשפעים באופן מובהק על איכות התוצאה. עם זאת, כן אפשרי להימנע מהזמנה של צלם, לחסוך באפקטים משלימים, לחסוך בכמויות האוכל (בגבול הטעם הטוב), לחסוך בעיצוב וכדומה. טיפ שלנו? כאשר בונים אירוע נסו לראות את התמונה השלמה ורק מנקודה זו לבחון היכן (והאם) ניתן לקזז.

טיפים אחרונים לדרך

לאחר שהבנו מה לחפש והיכן, כמה ולמה, נעבור לחדד שאירוע חברה אינו מאפשר מקום לטעויות, ועל כן יש לבחון רזומה, ניסיון, חוזה (שכולל את סך הפרטים שעשויים לעלות על הדעת), יש להשקיע באוכל טוב, לוודא שלא חסרה חניה ובאופן כללי לשאוף שהאורחים שלכם יזכרו את האירוע לטובה, יקבלו ממנו את הפוש הרצוי וישמחו שלקחו בו חלק. לבסוף נציין שמוטב להתאים את גודל המתחם לכמות המוזמנים, כך שיתאפשר להתנועע בחופשיות ובמקביל לא תיווצר תחושה של מרחב מיותר שגורם לחוסר נחת. מה נותר? לחדד את הקונספט, למצוא תאריך וכמובן מקום שישאיר גם אותכם המארגנים מעל ומעבר מרוצים. שיעבור על הצד הטוב ביותר!

כל חברה או גוף עסקי מקיימים אירועים עסקיים אחת לכמה זמן. אלו יכולים להיות אירועים שאמורים להשיג מטרות שונות, אירועים שעשויים לקדם אג’נדה מסוימת, לעשות יחסי ציבור או כל דבר אחר. הם יכולים להיות אירועים לעובדים כמו ערב חברה, זה יכול להיות ערב גיוס משקיעים, יכול להיות השקה של מוצר או שירות, אירוע התרמה, אירוע לגיוס לקוחות ועוד.

בשביל שאירוע כזה יצליח צריך לתכנן אותו עד לפרטים הקטנים ביותר. צריך שהוא יכלול את כל המרכיבים לאירוע עסקי מוצלח, ואם האירוע הוא תל אביב והמרכז יש עוד כמה דברים שצריך לתת עליהם את הדעת. אז הנה כמה טיפים לאירועי עסקיים מוצלחים, טיפים שכדאי לקחת בחשבון כשמארגנים אירוע כזה.

טיפים חשובים

• חנייה – נתחיל דווקא מהמיקום של האירוע, אירוע עסקי כמו כל אירוע אחר בתל אביב יכול להיות הצלחה גדולה אבל יכול גם להתחיל רע. איך הוא יתחיל רע? אם המוזמנים אליו יגיעו עצבניים וחסרי סבלנות, לאחר שהם חיפשו חנייה זמן רב ולא מצאו. אתם חייבים, פשוט חייבים לוודא שיש חנייה בשפע באזור בו מתקיים האירוע. אתם חייבים לוודא את זה וגם להגיע פיזית למקום כמה פעמים בשביל לוודא את זה לפני שאתם סוגרים על מנהלי המקום. יש כמובן עדיפות למקום שמציע חנייה ייעודית לאורחים שלו.
• החליטו מי קהל היעד שלכם – אחד הדברים הראשונים שאתם צריכים לעשות הוא להחליט מי הוא קהל היעד שלכם ולמה דווקא הוא. האם אלו משקיעים מכובדים? האם אלו עובדי החברה? האם אלו לקוחות פוטנציאליים? אחרי שתחליטו תוכלו לארגן ולהכין את האירוע שלכם בהתאם. זה נוגע גם לאטרקציות שונות באירוע אם יהיו. לא תוכלו לבחור ולהזמין אותם בלי שיהיה לכם קהל מוגדר ותדעו מה הכי מתאים לו.
• בחירת המקום בהתאם לקהל – אירועים עסקיים בתל אביב והמרכז בוחרים בהתאם לקהל היעד. אם אלו לצורך העניין משקיעים ואתם רוצים להרשים אותם, אתם צריכים לבחור מקום יוקרתי ואלגנטי. זה משליך גם על התפריט שיהיה באירוע – אם אלו משקיעים אתם צריכים לחשוב בכיוון של תפריט גורמה, להגיש יינות מיוחדים וכדומה. אם קהל היעד הוא לקוחות פוטנציאליים, אתם צריכים לבחור עבורם מקום שישדר את איך שאתם רוצים למתג את עצמכם.
• תאריך האירוע – תאריך האירוע צריך להיות תאריך שסביר להניח שהוא מתאים לכולם. אל תשקיעו באירוע שאמור להתקיים רגע לפני החג ואל תקבעו אירוע יום אחרי חופשה שכולם נמצאים בה. כמובן שאתם צריכים גם לוודא שאין אירוע עסקי אחר שחופף לאירוע שאתם מארגנים מכיוון שאם יהיו יותר מאירוע עסקי אחד באותו הזמן שמיועד לאותם לקוחות, משקיעים או עובדים, קהל המוזמנים שלכם יתחלק בין שני המקומות.
• תעבדו עם רשימות מסודרות – בהתארגנות לאירוע עסקי כמו כל אירוע אחר, אפשר “ללכת לאיבוד” די מהר. אתם חייבים לעבוד מסודר, לעבוד עם רשימות ברורות ומפורטות של מה צריך וכמה צריך. הרשימות הללו יכללו החל מהתפאורה במקום וכמה צריך מכל דבר, דרך פרטים כמו מישהו שיכוון בחנייה או מישהו שיסדר את מקומות הישיבה באירוע, וכלה כמובן בכיבוד ובתוכן.
• התוכן הוא המון – עם כל הכבוד לתפאורה מסביב, למקום בו מתקיים האירוע, לאוכל שמוגש בו, למוזיקה שנשמעת בו ולכל הפינוקים האחרים, אתם חייבים לדאוג לתוכן איכותי, כזה שיתאים לסוג האירוע. זה יכול להיות סרטון עסקי, משחק חברתי, הרצאה מעניינת או כל דבר אחר. כמובן שאם אתם רוצים להרשים ולהיראות מתקדמים, אתם יכולים לשלב בתוכן אמצעים טכנולוגיים מתקדמים שיסייעו לכם להיראות חדשניים.
• כיסוי האירוע שלכם – אירוע עסקי שלא כמו אירוע פרטי, יכול להיות מכוסה בדרכים שונות. הוא יכול להיות מכוסה באמצעות תרומות נדיבות, יכול להיות מכוסה על ידי מכירת כרטיסים, מכירה של חסויות ובדרכים נוספות. אתם צריכים לקבוע תקציב לאירוע בהתאם לאפשרויות המימון שלכם ולוודא שאתם יכולים לעמוד בהוצאות אם לא תעמדו ביעדי המימון של האירוע. אתם יכולים להחליט על מספר מינימלי של כרטיסים שיימכרו שאם לא תגיעו אליו, לא תקיימו את האירוע.
• שווקו את האירוע – אנשים צריכים ש”ידחפו” להם עוד ועוד שיווק, ואם הוא לא מספיק, לא בטוח שהם יגיעו. אל תתביישו לעשות את זה בצורה אגרסיבית אך מצד שני גם אל תעברו את הגבול שאחריו אתם הופכים למאוסים. פרטו לקהל למה כדאי להם להשתתף באירוע, מה ייצא להם מזה, מה הם ילמדו ואת מי הם יפגשו.
• נצלו את הרשתות החברתיות – היום קל יותר מאי פעם “להפיץ את הבשורה” אך מצד שני, אתם לא היחידים ויש עוד רבים כמוכם אז אתם צריכים להשתמש בכלי הזה בתבונה. הכוונה היא כמובן לרשתות החברתיות ובעיקר לפייסבוק, שמציעה את האפשרות לפלח את קהל היעד ברמה מדויקת מאוד. אתם יכולים לפרסם מודעות לפי מין, גיל, מצב משפחתי, מצב סוציואקונומי, אזור מגורים, תחומי עניין ועוד שלל פרמטרים אחרים. אתם יכולים ממש “לדוג” את קהל היעד שלכם לאירוע אותו אתם מתכננים. לא יודעים איך לעשות את זה? (כמו רוב האנשים) אל תחסכו כסף וקחו איש מקצוע מהתחום שיעבוד בשבילכם.
• חלקו את תחומי האחריות – כשכל העבודה נופלת על אדם אחד זה מתכון לצרות. כדאי שתחלקו את העבודה והעומס בין כמה אנשים שייקחו חלק בארגון האירוע.

אירועים עסקיים בתל אביב והמרכז כמו גם במקומות אחרים דורשים לא מעט השקעה כדי שהם יהיו מוצלחים. אבל ההשקעה משתלמת ולא פעם אירוע כזה הוא המקפצה של עסק מסוים, כך שכדאי שתחשבו על כל פרט ופרט בדרך להצלחה.