כתבות בנושא: אירוע עסקי יוקרתי

כל עסק, חברה ותאגיד כבר יודעים שישנה חשיבות עצומה לאירועים עסקיים מעת לעת. אירועים עסקיים אשר פונים לעבודים מעניקים תורמים לחיבור של העובדים לחברה, מגבשים, מעלים את המוטיבציה ומונעים עזיבה של עובדים. 

אך מעבר לכך, ישנם סוגים שונים של אירועים עסקיים שלכל אחד מהם יש יעדים ומטרות משלהם. כדי ליצור אירוע עסקי איכותי שמשיג את יעדי החברה, חשוב לבחור במקום מתאים לאירוע. לא כל מקום אירועים יתאים לאירועים עסקיים וישנם מקומות אשר עשויים להתאים לאירוע מחלקתי אינטימי אבל לא יתאימו לכנס גדול ורשמי. משום כך חשוב לבחון היטב את מקומות האירועים העומדים לרשותכם ולבחור את מקום האירועים המתאים ביותר למטרות האירוע, לתדמית החברה ולקהל היעד שלכם. 

אך לפני שניגשים לבחור מקום אירועים, חשוב להבין בכלל מהו סוג האירוע שאתם רוצים לקיים.

אלה סוגי האירועים העסקיים הבולטים:

אירוע חברה

זהו אירוע המיועד לעובדי החברה וצוות ההנהלה. לרוב אירועי חברה משמשים לחיזוק העובדים, שיתוף במידע חיוני, הישגי החברה, גיבוש העובדים ויצירת אתנחתא מהנה מהעבודה השוטפת. ישנם אירועים עסקיים אשר כוללים מופע בידור או מסיבה גדולה, ישנם אירועים אשר כוללים הרצאה או הדרכה וישנם אירועים הממוקדים בהעברת מידע ומסרים מסוימים של החברה וכוללים קייטרינג ואווירה של מסיבת קוקטייל קלילה. 

השקת מוצר או שירות

כאשר החברה עומדת בפני השקה של מוצר או שירות חדש, הדרך הטובה ביותר לחגוג ולהעצים אותו הוא ליצור אירוע השקה. באירוע מסוג זה עשויים להיות העובדים, צוות ההנהלה, שותפים עסקיים ושותפים פוטנציאליים ולעיתים בלוגרים ועיתונאים. 

מסיבת עיתונאים

עבור חברות ותאגידים אשר רוצים להעביר מידע מסויים לעיתונות באופן רחב ורשמי, מסיבות עיתונאים הן הדרך המקובלת והפופולרית לעשות זאת.

אירוע גאלה

אירוע גאלה הוא מושג ותיק אשר מתייחס בעיקר לאירועים גדולים אשר כוללים מופעים ואירוח. אירועי גאלה יכולים להיערך למטרת גיוס תרומות או לחנוכת מקום חדש. 

כנס עסקי

כנסים עסקיים לרוב יעבירו תוכן לימודי ומעשיר בתחום מסוים. הכנס עשוי לפנות לעובדי החברה, למנהלים ולבעלי תפקידים מסוימים. לעיתים הכנס נערך על ידי תגיד או גוף חיצוני ופונה לקהל יעד מסוים למשל בתחום מקצועי רלוונטי.

כך תבחרו את מקום האירועים המתאים ביותר לאירוע העסקי שלכם 

בחירת מקום אירועים מתאים לכנס או אירוע עסקי יכולה לתרום רבות להצלחת האירוע או לפגוע באיכותו ובמטרותיו. לכן בחירה נכונה של מקום אירועים צריכה להיות בראש רשימת המשימות שלכם בתכנון האירוע. אחרי הכל, מקום האירועים ישפיע מאוד על התקציב שלכם ויקבע את הטון והאווירה של האירוע כולו.

פרטים קריטיים כמו תאריך האירוע שלכם, תלויים בחלל שתבחרו. לכן חשוב לבחור אותו בחוכמה. כדי לעזור לכם בכך, הנה 7 דברים שכדאי לקחת בחשבון כאשר אתם ניגשים לחפש מקום לאירועים עסקיים או אולם כנסים במרכז הארץ:

1. תקציב

זכרו את העניין הכלכלי כאשר אתם מתמודדים עם הלוגיסטיקה של האירוע שלכם. בדקו היטב את טווח העלויות של מתחם אירועים לכנסים מכיוון שמדובר בפרמטר אשר עלול להוות הוצאה לא קטנה עבור העסק או החברה שלכם.

לאחר מכן וודאו מהו התקציב העומד לרשותכם לשם כך ומקדו את החיפושים אחר המקום המתאים בעזרת סינון מקומות על פי מחיר. לעיתים תוכלו לקבל מחיר זול יחסית אך הוא לא יכלול אלמנטים ושירותים רבים אשר עליהם תצטרכו לשלם בנפרד. לעומת זאת, יתכן שתתקלו במקומות אירועים אשר יתנו לכם הצעת מחיר גבוהה אך כוללת מגוון שירותים וציוד שיחסכו לכם כסף.

שקלו היטב את החבילות והשירותים השונים שמוצעים לכם בכל אחד ממקומות האירועים ובדקו אילו הצעות מחיר יעניקו לכם את התמורה הטובה ביותר למחיר שתואם את התקציב שלכם. בנוסף חשוב לקחת בחשבון כי תאריכים וימים מסוימים עשויים להיות יקרים יותר מאחרים. תוכלו לחסוך לא מעט כסף באמצעות תכנון האירוע למועד זול יותר, כל עוד זה לא מהווה בעיה עבור קהל היעד שלכם.

2. מיקום

בחירת מיקום נוח היא אחת הדרכים למקסם את הנוכחות של המשתתפים באירוע. אל תשכחו לבדוק האם המקום נגיש לתחבורה ציבורית ענפה, לצירי תנועה מרכזיים והאם קיימים בתי מלון בקרבת מקום. חניה בשפע ודרכי גישה מסודרות ונוחות, חשובות גם הן עבור המשתתפים שבוחרים להגיע ברכבם הפרטי.

אתם יכולים לספק למשתתפים גם הזדמנויות לנטוורקינג ויצירת חיבור אישי באמצעות שילוב אטרקציות ומוקדי עניין בקרבת מקום האירוע.

3. קיבולת

ודאו שלמשתתפים באירוע ישנם מספיק מקומות ישיבה בחלל גם מקום להירגע ולנוח במהלך ההפסקות. אל תבחרו מקום עם מקומות ישיבה בסגנון תיאטרון כאשר הנציגים צריכים לרשום הערות או להשתמש במחשבים ניידים. שימו לב שכמות המשתתפים באירוע תואמת לקיבולת של מקום האירוע על מנת שלא תיווצר צפיפות במקום.

4. שירותים ומאפיינים

הזמינו מקום אירועים שיש בו את כל השירותים שאתם צריכים עבור האירוע שלכם. למשל ציוד הגברה, מיקרופונים, מערכות תאורה וגישה לכיסאות גלגלים. שימו לב לצורת החלל, לסידורי הישיבה ולאזורים השונים באולם. בדקו האם המקום כולל קייטרינג איכותי או שעליכם לספק בעצמכם מזון למשתתפים. במידה וקיים קייטרינג מקומי, וודאו שהוא יכול לספק מנות נקיות מאלרגנים או מתאימות לסגנון מסוים על פי העדפותיכם.

5.מיתוג

שימו לב לבעלי עניין ולנותני חסות על ידי בחירת מקום המותאם בבירור למה שאתם רוצים לשדר. אל תשכחו לשאול את מנהלי המקום אם יהיו אירועים אחרים במקום האירוע שמתנגשים עם הכנס או עם המסר של המותג שלכם.

כדאי גם לברר אילו הזדמנויות שילוט ומיתוג זמינות, האם ניתן להציב שילוט בשטח החיצוני של האולם או לפרסם על גבי המסכים מוצבים בחלל. מיתוג חשוב מאוד באירועים עסקיים, אז ודאו שאתם יכולים לעשות את זה באופן מיטבי.

6. לינה

אם האירוע שלכם מתקיים כל היום או על פני מספר ימים, לרוב עדיף לבחור מקום אירועים הממוקם בסמוך למקומות לינה, כך שהמשתתפים בכנס יוכלו להגיע בקלות לכנס ללא צורך בנסיעות.

מתחם האירועים היוקרתי “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ומציע חלל אירועים מרווח ויפייפה המתאים במיוחד עבור אירוע עסקי יוקרתי.

בזכות מיקומו המרכזי, תוכלו ליהנות מגישה נוחה למקום, חניה מרווחת, שלל שירותים וציוד מתקדם ומאפשרויות לינה בסביבת האירוע.

תכנון אירוע עסקי יכול להיות עניין מורכב למדי. כאשר מוניטין החברה מונח על הכף, האירוע חייב להיות מרשים ומוצלח במיוחד. אתם צריכים לוודא שהכל יפעל ויתנהל כשורה, שהמשתתפים הרבים באירוע יהיו מרוצים ושהרושם שתעשו יהיה מצוין. 

כאשר מדובר באירוע עסקי הפונה ללקוחות, משקיעים או קולגות, במקרה בו האירוע לא יעמוד בסטנדרטים המצופים מכם, האורחים שלכם פשוט עשויים להימנע מהגעה לאירועים אחרים שלכם או גרוע מכך – מיצירת שיתופי פעולה עסקיים אתכם. 

אם זה נשמע לכם גדול ומאיים, דעו כי באמצעות מציאת אולם אירועים יוקרתי ומרשים שדואג לכל הדברים החשובים, תכנון האירוע הופך להרבה יותר פשוט ומוצלח. 

אך זה לא הכל, הנה 8 צעדים חשובים להפקת אירוע עסקי מרשים מוצלח:

1. התחילו לתכנן מוקדם

ללוח הזמנים שלכם ישנה השפעה עצומה על אופן תכנון האירוע והצלחתו. המשוואה פשוטה – ככל שתתחילו לתכנן את האירוע מוקדם יותר, כך יהיה לכם יותר זמן לדאוג לכל פרט ולמצוא את מקום האירועים והספקים האיכותיים ביותר. אין דבר גרוע יותר מלהגיע למועד האירוע, כאשר מאות אנשים נוכחים בו ונאלצים לגלות שלא חשבתם על כל הפרטים וכי נעשים אילתורים של הרגע האחרון.

מכיוון ששבעה צעדים נוספים מחכים לכם בהמשך, עליכם להתייחס לכל אחד מהם מוקדם ככל האפשר בתכנון האירוע העסקי שלכם. זכרו, הפקת אירוע עסקי יוקרתי ומרשים במיוחד תלויה על דיוק ותשומת הלב הניתנים לכל פרט. 

2. תכננו היטב את מערך האירוע 

כאשר אתם מתכננים אירוע, תזדקקו למבנה מוצק של מהלך האירוע תוך יצירת מענה מקדים לכל תרחיש אפשרי. ישנם לא מעט תרחישים שיכולים לקרות ותצטרכו לתת להם מענה מיידי ולכן חשוב שתתכוננו לכך מראש.

צרו מערך מפורט של האירוע והתייחסו ללוח הזמנים של האירוע, לשלל תרחישים אפשריים ולשאלות חשובות, למשל: 

כמה דוברים עומדים להיות באירוע?

כמה זמן כל אחד מהם צפוי לדבר?

מהו הנושא עליו כל אחד ידבר?

כמה זמן ייקח להם להתכונן לזה?

אילו פעילויות יהיו בין הנאומים או ההרצאות? (למשל מוזיקת רקע למינגלינג, ארוחה או פעילות חברתית)

כל אלה הם דברים שאתם צריכים לחשוב עליהם מראש ולתכנן היטב כדי שהאירוע יזרום כמתוכנן וללא הפתעות או הפרעות.

3. מצאו את המיקום והשעה הנכונים

המיקום והזמן הנכונים לעריכת האירוע שלכם הם חיוניים במיוחד! מה אם אנשים לא יכולים להגיע כי האירוע מתקיים בזמן ממש לא נוח או שהמיקום פשוט רחוק מכדי שהם יוכלו להגיע לשם?

התחילו בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי אידיאלי עבורכם מוקדם ככל האפשר. זה יגדיל את סיכוייכם למצוא מקום אירועים איכותי שמתאים לכם בתאריך הרצוי ובמיקום מצוין.

בשלבי חיפוש אחר מקום האירוע שאלו את עצמכם האם הוא מתאים למספר האורחים הצפויים להשתתף באירוע, האם הוא משדר יוקרה ועונה על האווירה שאתם רוצים ליצור והאם המיקום שלו נגיש ונוח לאורחים שלכם.  

4. תרגלו את כישורי התקשורת שלכם

כדי ליצור אירוע עסקי מוצלח, תקשורת טובה היא המפתח. יכול להיות לכם מקום יפה ויוקרתי עם קהל גדול להפליא אבל אם כישורי התקשורת שלכם אינם טובים, ייתכן ויהיה לכם קושי בלהעביר את המסר שאתם רוצים להעביר באירוע.

אם אתם אמורים לנאום באירוע, להעביר הדרכה או הרצאה, תרגלו אותם מראש מול אנשים קרובים כדי לוודא שהמסר עובר באופן טוב וברור. 

5. הגדירו את היעדים שלכם לאירוע

כדי שהאירוע העסקי יהיה מוצלח, עליכם להגדיר קודם יעדים שיהוו מדד להצלחת האירוע. כך תדעו מה אתם רוצים להשיג וכיצד עליכם לפעול באופן ממוקד כדי להשיג את זה. 

6. שימו עין על התקציב

התקציב שלכם הוא גורם אינו בלתי מוגבל ולכן חשוב לזכור אותו במהלך תכנון האירוע.

קחו את זה בחשבון בכל צעד שתעשו ובכל התקשרות עם נותני שירותים כלשהם. הדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה הוא שתוציאו את מרבית הכספים בשלב מוקדם של תכנון האירוע כך שלא ישאר לכם מספיק כסף עבור דברים חשובים.

כדי שזה לא יקרה, הגדירו תקציב מסוים וריאלי לכל דבר שתצטרכו לאירוע כמו מקום האירוע, קייטרינג אם הוא לא כלול, הזמנות ופרסום האירוע, צלמים ועוד.

7. קחו בחשבון את הפרטים הקטנים

הפרטים הקטנים מהווים גורם מכריע לאיכות האירוע והאפקטיביות שלו. החל מיצירת שולחנות אוכל ממותגים, דרך מתנות למשתתפים באירוע ועד הקרנת תמונות עסקיות של החברה על גבי מסכים במהלך האירוע. כל אלה יהפכו את האירוע שלכם ליוקרתי, מרשים ומוקפד יותר.

8. שיווק ופרסום של האירוע

לבסוף, גם אם תתכננו ותפיקו את האירוע המושלם לפרטי פרטים, ללא שיווק ופרסום לקהל היעד שלכם, ייתכן שהקהל הפוטנציאלי שלכם פשוט לא ידע על האירוע או לא יבין את חשיבותו.

משום כך חשוב להשאיר תקציב מספק לשיווק ופרסום האירוע שלכם וכדאי להתחיל לפרסם מספיק זמן מראש כדי להבטיח שכמה שיותר אנשים יהיו פנויים במועד האירוע ויוכלו להגיע.

תכנון ועריכת אירוע עסקי זו משימה גדולה שצריך להשקיע בה הרבה זמן ומחשבה. הקפדה על שמונת הצעדים הבסיסיים שציינו תסייע לכם באופן משמעותי ביצירת אירוע עסקי מוצלח ומרשים.

אולם האירועים “טראסק” נותן מענה מושלם לאירועים עסקיים מוצלחים יוקרתיים ועונה על כל הדברים החשובים להצלחת האירוע כמו מיקום מצוין ונגיש, מבנה גדול ויוקרתי, מגוון שירותים כלולים כמו קולינריה מעולה בשלל שיטות הסעדה והגשה, בר משקאות איכותי ומגוון, מערכות הגברה ותאורה מתקדמות, חניה מרווחת ונוחה ונוף עוצר נשימה.

מתחם האירועים ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ולכן מאפשר נגישות גבוהה ונוחה מכל חלקי הארץ. 

לקריאת כתבות נוספות שיסייעו לכם בהפקת אירוע מושלם היכנסו למגזין שלנו.