מדריך לבחירת מקום לאירוע עסקי בתל אביב: מצאו את האולם המושלם

אם החלטתם לקיים את האירוע בעיר הכי שווה בארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. עם זאת, לא כל אולם אירועים יוכל לספק לכם את כל אשר דרוש לאירוע הספציפי שלכם, לצד שירותים ומתקנים ברמה גבוהה. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להגיע למקום המדויק ביותר, שיבטיח אירוע מוצלח ומרשים

כמפיקים, אתם כבר וודאי יודעים שאין דבר חשוב יותר באירוע מאשר הלוקיישן. המקום בו יערך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, ישפיע בכל קנה מידה אפשרי על הצלחת האירוע – החל מהאווירה ועד לנוחות ולרושם של האורחים שלכם, האולם הוא האירוע, פשוט כמשמעו. 

אם החלטתם לקיים את האירוע במרכז הארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. 

עם זאת, עדיין חשוב לבחון היטב, דרך מספר פרמטרים עיקריים, האם זהו האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע שלכם. כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, יש לקחת בחשבון מספר גורמים מרכזיים, שמיד נפרט.

הצ׳ק ליסט המושלם: דברים שחשוב לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי

על מנת לסייע לכם המפיקים לעבוד באופן יעיל ונכון, ולהבדיל בין עיקר לטפל, הכנו עבורכם רשימת הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק במהלך החיפוש אחר האולם המושלם. 

מטרת האירוע והצרכים הספציפיים שלכם מהמקום

בשלב הראשון של תהליך ההפקה, עם ובלי קשר למציאת אולם האירועים המושלם, חשוב להגדיר היטב את המטרה, את הגודל ואת הפורמט של האירוע. בשלב הזה יש להחליט האם תזדקקו לחדר ישיבות, חלל עם ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, בו המשתתפים יוכלו לסעוד את ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב, חלל המתאים להרצאה ולהקרנת תכנים באמצעות מקרן גדול ועוד. קחו בחשבון את מספר המשתתפים, את סידורי הישיבה, ציוד סאונד ותאורה ומתקנים ספציפיים הדרושים לכם להתנהלות תקינה של האירוע.

מדוע מיקום מרכזי חיוני לאירוע עסקי מוצלח בתל אביב?

כאמור, כבר החלטתם לקיים את האירוע באולם אירועים במרכז, אבל לא כל לוקיישן במרכז הוא אכן מרכזי ואטרקטיבי. מי כמוכם יודע כמה קריטי המיקום עבור הגעת האורחים, הלכה למעשה. מוזמנים רבים נוהגים לבטל את השתתפותם באירועים, אם אלו אינם נערכים במיקום נגיש, שנוח וקל להם להגיע אליו. אם כן, בחירה במקום לאירוע עסקי בתל אביב עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר בכל קנה מידה. חשוב לקחת בחשבון פרמטרים כמו קרבה לשדה תעופה (במידה ויש לכם ברשימה אורחים מחו״ל), אפשרויות תחבורה ציבורית, מלונות ומתקנים אחרים. בתל אביב תמצאו את כל אלו ועוד הרבה יותר. המוניטין הגבוה של העיר האטרקטיבית, לא ישאיר אף אורח מחוץ לרשימה.

התאמת גודל האולם לכמות האורחים

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הנמנים ברשימה שלכם בנוחות. זהו פרמטר שהוא לא פחות מקריטי, שכן, אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובהרמוניה של האירוע, ואילו אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות ולאי נוחות גדולה בקרב המשתתפים. מה גם שבעידן שאחרי מגיפת הקורונה, כדאי לנקוט במשנה ביטחון בכל הנוגע לצפיפות. באותה הזדמנות בדקו מהי קיבולת הישיבה של האולם אל מול הקיבולת של אירועי עמידה ואירועי קוקטייל, וגם פרמטרים נוספים כמו במות, אזורי תצוגה ועוד.

שירותים ומתקנים בהתאם לצרכי האירוע

בדקו היטב את השירותים והמתקנים שהמקום מציע, על מנת להבטיח שהם מספקים מענה מתאים לצרכי האירוע שלכם. בדקו מה נכלל בשכירת האולם – האם במקום מספקים גם ציוד הגברה ותאורה לצד שירותי תפעול, האם יש באולם גישה לאינטרנט מהיר, מסכי הקרנה ועוד. חשוב לקחת בחשבון גם פעילות של ספקים במקום, לרבות שירותי קייטרינג, תמיכה טכנית, חניה ואפשרויות נגישות. כמובן, לא מספיק שכל אלו יהיו באולם, חשוב לבחון היטב גם מהי איכותם, ולבדוק לעומק המלצות או דיס-המלצות על הספקים העיקריים שאתם זקוקים לשירותיהם באירוע. 

המוניטין והניסיון של הנהלת המקום

יש לא מעט אולמות אירועים בתל אביב, אך לכל אחד מהם אופי וסגנון שונה, וגם איכות שונה. חשוב מאוד לבחור במקום שיש בו סטייל ואיכויות, ולא פחות חשוב – שהשירות בו מהימן ומקצועי. אחד הדברים החשובים להצלחת אירוע, הוא שהכל בו ״יתקתק״. מי כמוכם המפיקים יודע, שתקלות ועיכובים יכולים לפגוע באירוע פגיעה אנושה? על מנת להבטיח שמצאתם אולם מהסוג האיכותי והמנוסה, חשוב לבדוק הן את המוניטין של האולם והן את הניסיון של הצוותים הפועלים במקום. חפשו ברשת אחר ביקורות והמלצות מלקוחות קודמים, על מנת לאמוד את רמת שביעות הרצון שלהם מהמקום והשירות שקיבלו בו. ניתן גם לבקש מהצוות עצמו הפניות ללקוחות קודמים מהתחום שלכם, על מנת להעריך את יכולתו של המקום לטפל באירועים עסקיים דומים.

יכולות גמישות והתאמה אישית

כאן יש סעיף חשוב במיוחד, אז כל העיניים אלינו: אירועים עסקיים במרכז יכולים להיות בשלל סוגים, צבעים וסגנונות. החל מאירוע הכולל הרצאות ועד לירידים עם דוכנים ועמדות שונות, כנסים, תערוכות ואפילו הופעות ומסיבות. זו הסיבה שממש בתחילת הדרך, חשוב להבין בדיוק לאיזה סוג משתייך האירוע שאתם מפיקים ומה אתם חייבים שיהיה באולם על מנת להוציא את התוכנית לפועל. הדרך הטובה ביותר היא לאתר אולם אירועים שיש בו גמישות מקסימלית, והוא יכול לעבור הסבה לכדי הפורמט לו אתם זקוקים. בדקו את היכולת של המקום לספק מענה לבקשות מיוחדות כמו הנ״ל, והאם האולם יכול להתאים לדרישות ולמיתוג הייחודיים של האירוע.

עלות מול תקציב

כמובן, כבר בשלב ההתחלה של הפקת האירוע, קיבלתם לידיכם את פרטי התקציב, או לחילופין, בניתם אותו ביחד עם הלקוחות שלכם וכדומה. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, יש לבחון את מבנה התמחור שהמקום מציע לכם, ולקבוע אם הוא מתאים לתקציב שניתן לכם. זו הזדמנות טובה לשאול גם לגבי עלויות נסתרות או חיובים נוספים עבור שירותים, שהם מעבר לדמי השכירות הבסיסיים. בשלב הבא, מומלץ להשוות מחירים וחבילות ממקומות אחרים, על מנת לקבל החלטה מושכלת.

קייטרינג וכיבוד – אין אירוע בלעדיהם

בניגוד לשנים קודמות, כיום אין דבר כזה אירוע בלי כיבוד מושקע או אפילו ארוחה של ממש. לעתים קרובות, הקולינריה באירוע תופסת חלק משמעותי מאוד ממנו, ולאורחים שלכם יש ציפיות בהתאם. בדיוק לשם כך, כאשר בוחנים אולם אירועים, יש לבדוק אם המקום מספק שירותי קייטרינג פנימיים, ומהי הרמה, הסגנון והאיכות של אלו, או לחילופין, האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני. באותה נשימה, יש לבדוק את אפשרויות התפריט שהמקום מציע, לרבות התאמה למגבלות תזונתיות וכמובן את איכות הצעות המזון והמשקאות. במידה והמקום מציע שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים, הוסיפו עוד הרבה נקודות לטובתו. לא רק שהדבר יוריד לכם הרבה מטלות מהרשימה שהיא ארוכה גם ככה, מה גם שבאופן זה תוכלו להיות רגועים שהצוות הפועל במקום יודע את העבודה והאירוע ״יתקתק״ ויזרום ללא תקלות, מבחינת הגשת ופינוי האוכל.

האם צוות תמיכה טכנית חיוני לאירוע עסקי ללא תקלות?

בעידן הדיגיטלי והטכנולוגי בו אנחנו חיים, אין כמעט אירוע שלא משלב שימוש באמצעים טכנולוגיים, לרבות הקרנת מצגות וסרטוני וידאו, ושימוש באפליקציות ייעודיות לאירוע. כל אלו הם מבורכים מצד אחד, אך מהווים פתח לתקלות ולעיכובים מהצד השני. זו הסיבה שחשוב לבדוק לגבי זמינות של צוות תמיכה טכנית במקום,  שיוכל לסייע בכל הקשור לענייני סאונד ותאורה, וגם יוכל לספק מענה לבעיות טכניות ולכל דרישה אחרת במהלך האירוע.

סיוע מקצועי בתכנון האירוע

באולמות אירועים מסוימים, ובמיוחד בכאלו שכבר הוציאו לפועל עשרות ומאות אירועים עסקיים, יוכלו לעתים להציע לכם סיעו מקצועי בתכנון האירוע, או לחילופין, לחבר ביניכם לבין מתכנני אירועים מקצועיים, שפעלו אצלם בעבר. הדבר עשוי להועיל מאוד במקרה שאתם זקוקים לסיוע בארגון האירוע העסקי עליו אתם עמלים. מומלץ גם לבדוק האם האולם יכול להציע שירותי תיאום אירועים, ולבחון מהי רמת המעורבות שלהם בתהליך התכנון.

בטיחות וביטחון: פרמטר המצביע על רצינות ומקצועיות 

מעבר לעובדה המובנת מאליה והבסיסית – אתם זקוקים לאמצעי בטיחות ולשירותי ביטחון באירוע שלכם, הפרמטר הזה עשוי להצביע על היבטים נוספים. אולם אירועים המציב בראש סדר העדיפויות היבטי בטיחות וביטחון, הוא אולם רציני, אחראי ומקצועי. בדיוק לשם כך, חשוב לוודא שבמקום קיימים אמצעי בטיחות נאותים, לרבות  מערכות בטיחות אש, יציאות חירום ואנשי אבטחה. שאלו לגבי הפרוטוקולים של המקום לטיפול במצבי חירום ובדקו גם את הביטוחים שהמקום כולל.

מה חשוב לבדוק במדיניות חוזים וביטולים של אולם אירועים עסקי?

נכון, זה לא החלק הכי אטרקטיבי בהפקה, אבל אין ספק שהוא אחד החשובים ביותר. עיינו בקפידה בתנאי החוזה ובמדיניות הביטול של המקום, הרבה לפני שאתם מחליטים להתחייב לו. הבינו לעומק את היקף המקדמה הנדרשת, את מועדי התשלומים ואת גובה הקנסות שתידרשו לשלם בגין ביטולים או שינויים בהזמנה.

מדוע ביקור פיזי באולם אירועים עסקי חיוני לפני קבלת החלטה?

נכון, אנחנו חיים בעידן טכנולוגי מתקדם מאין כמותו, וכמעט שאין דבר שאי אפשר לעשות היום באמצעות הסמארטפון או במחשב, ואפילו סיור וירטואלי באולם אירועים זה לא משהו ״בשמיים״. עם זאת, על מנת לבצע את הבחירה הטובה ביותר בנוגע לאולם האירועים, חובה להגיע למקום ולראות אותו במו עיניכם. על מנת לייעל את התהליך ולחסוך בזמן יקר, מומלץ לרכז מספר מצומצם של מקומות שהתאימו לכל הדרישות המפורטות לעיל (את רובן ככולן אפשר לעשות מרחוק), ורק אז להגיע ולראות אותם באופן פיזי.

כאשר אתם מגיעים לראות את המקום ב״לייב״, יש לחדד את כל החושים ולבדוק איך האווירה במקום, האם הפריסה של החללים והעמדת הריהוט והמתקנים מתאימים לצרכים שלכם. חשוב לערוך בדיקה מקיפה ולבחון את ההתאמה הכללית של המקום לאירוע העסקי שלכם. שימו לב לפרמטרים כמו רמת הניקיון המקום, רמת התחזוקה, הירידה לפרטים והשמירה על סטנדרטים גבוהים ככלל.

לסיכום, בחירה באולם אירועים בתל אביב היא בהחלט צעד בכיוון הנכון לעבר אירוע עסקי מוצלח. עם זאת, לא כל אולם יוכל לספק לכם את כל הדרוש עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. יש לכם את כל הסיבות להשקיע בתהליך החיפוש של המקום המושלם, תוך שאתם לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים שתיארנו לעיל, ומבצעים מחקר מעמיק. מציאת המקום המתאים לאירוע העסקי שלכם, כזה העונה על כל הדרישות ומציע ערך מוסף, תבטיח חוויה מדויקת, מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים באירוע. אירוע המתנהל באופן הרמוני ומקצועי, ועולה בקנה אחד עם ערכי החברה העומדת מאחוריו, יותיר רושם עמוק בקרב האורחים בו, והתשואה שלו תהיה משמעותית יותר.