דברים שחשוב לדעת כשמחפשים אולם כנסים במרכז

שינוי משמעותי מסתמן בתחום הכנסים העסקיים: אולמות הכנסים הקונבנציונליים והסטואיים מפנים את מקומם לסביבה הדינמית והמרגשת של אולמות האירועים. השינוי הזה לא התרחש מעצמו, אלא שהוא משקף שינוי רחב יותר בגישה לאירועים עסקיים ככלל, ולתהליך ההפקה שלהם. טרנדים בתחום הפקת הכנסים

בשנים האחרונות, ישראל, ובמיוחד הלב הפועם שלה, תל אביב, עדה לשינוי משמעותי בתחום הכנסים העסקיים. אולמות הכנסים הקונבנציונליים והסטואיים מפנים את מקומם לסביבה הדינמית והמרגשת יותר של אולמות האירועים. השינוי הזה לא התרחש מעצמו, אלא שהוא משקף מעבר משמעותי ושינוי רחב יותר בגישה לאירועים עסקיים ככלל, ולתהליך ההפקה שלהם. שימת הדגש הבולטת בתחום, היא על מיזוג של העיסוקים המקצועיים, יחד עם הנאה ופנאי. כמו שקוראים לזה בעולם – השילוב של ביזנס ופלז׳ר, שבעבר נחשב לאסור, כיום הוא הקונצנזוס. מה גרם להאצה במגמה הזו, שתפסה אחיזה בתחום האירועים העסקיים, ומהם הגורמים שהופכים אולמות אירועים בלוקיישנים כמו חוף הים של תל אביב, לאופציות אטרקטיביות וריאליות עבור כנסים עסקיים בעידן הנוכחי.

הפרדיגמה החדשה בתחם האירועים העסקיים – שילוב מנצח בין ביזנס לפלז׳ר

הגישה העכשווית לכנסים עסקיים בישראל, משקפת מגמה עולמית שבה מיטשטשים הגבולות בין מסגרות מקצועיות קפדניות לבין סביבות נינוחות ומהנות יותר. בנוף העסקי המודרני, ובמיוחד בתחומים חדשניים לרבות מגזר ההייטק, מעריכים את השילוב של עבודה ופאן, מתוך הכרה כי כאשר המשתתפים נינוחים ומבודרים, הם נוטים להיות מעורבים ואקטיביים יותר באירוע, לתרום מניסיונם המקצועי וגם לספוג ולאגור מידע. הפילוסופיה הזו משתרעת על בחירת אולמות אירועים שהם לא רק פונקציונליים, אלא גם מוסיפים אלמנט של הפתעה, עניין ועונג לחוויה.

המשמעות של בחירת המקום בו יתקיים הכנס אותו אתם מפיקים

לבחירת אולם האירועים הנכון יש חשיבות עליונה בהכתבת האווירה, הסגנון ובסופו של דבר ההצלחה של הכנס עסקי. שימו לב, לא במקרה כינינו את המקום ״אולם אירועים״ ולא אולם כנסים, הרי שבעידן החדש מצפים מכם לספק לוקיישן אטרקטיבי לאירוע. 

כאשר אתם מחפשים אולם כנסים במרכז עבור האירוע שלכם, העקרונות שיובילו אתכם צריכים לחרוג הרבה מעבר ללוגיסטיקה בלבד. מדובר ביצירת אווירה ספציפית ומהודקת, שעולה בקנה אחד עם מטרות האירוע, תוך הבטחת הנוחות והמעורבות של המשתתפים. בנוף העירוני השוקק של תל אביב, שבו חדשנות פוגשת מורשת, בחירת מקום שמתיישר עם האנרגיה התוססת הזו יכולה לשפר משמעותית את חווית הכנס.

למה כדאי למקד את החיפוש אחר אולמות אירועים בסטנדרט גבוה?

אולמות אירועים יכולים לספק לכם חלל רב-תכליתי, שניתן להתאים לצרכים הספציפיים של הכנס העסקי, לצד התחושה האינהרנטית של אלגנטיות וחגיגיות. יכולת ההסתגלות והגמישות שתוכלו להשיג רק באולמות אירועים, מאפשרת תצורות שונות, והתאמה לכל פורמט, החל מנאומי מפתח ועד מפגשי נטוורקינג ומינגלינג, חללים המתאימים לסיעור מוחות, אזורי לאונג׳ נינוחים וחללים לסעודה. יתר על כן, העיצוב המסוגנן והאסתטיקה של אולמות אירועים יכולה לרומם את האירוע, ולהפוך אותו לבלתי נשכח ומהנה יותר עבור המשתתפים.

לחשוב מחוץ לקופסא כשמחפשים אולם אירועים לכנס: הצעות למקומות ייחודיים בתל אביב

תל אביב, עם קו החוף היפהפה והנוף האורבני שאין שני לו, מציעה שפע של אופציות למקומות יחודיים לאירועים. מדובר באולמות ולוקיישנים שיוצאים מהתבנית המקובלת של עולם הכנסים העסקיים, ומשאירים את המשתתפים עם חוויה יוצאת דופן. הנה כמה דוגמאות מוצלחות:

1.אולמות אירועים על חוף הים של תל אביב

כן, לא רק לחתונה או לבר מצווה. למה שלא תחפשו מקום לאירוע עסקי על הים בתל אביב עבור הכנס שלכם? מקום מהסוג הזה לא רק מספק לאירוע שלכם נוף מדהים, אלא גם משרה אווירה מרעננת, נינוחה ונעימה, באוויר הפתוח, עם הבריזה המלטפת. צליל הגלים והאופק הנרחב יכולים לעורר יצירתיות ולהציע רקע שליו למפגשי סיעור מוחות אינטנסיביים, להרצאות וליצירת קשרים עסקיים.

2.מקומות עם מורשת היסטורית

ההיסטוריה העשירה של תל אביב מספקת הזדמנויות לקיים כנסים במקומות המתהדרים ביופי אדריכלי ומספרים סיפור מעניין. בניין היסטורי שהוסב לאולם אירועים יכול להוסיף שכבה של עומק ואווירה מיוחדת לאירוע, וגם לספק עוד נושא שיחה מעניין עבור המשתתפים.

3.אולמות אירועים על הגג: הכי אורבן שיק שיש

בחירה באולם אירועים שיקי ומודרני, היא לא בחירה טרנדית ועדכנית לאירוע, מה גם שהגג משלב את היתרונות של אולם מקורה, לצד האווירה הכיפית של מתחם חוץ באוויר הפתוח. הנופים הפנורמיים של העיר יכולים לעורר דיון ולספק תפאורה מדהימה לאירועים מכל סוג.

4.גלריות ומוזיאונים לאמנות: לוקיישנים מעוררי השראה

אירוח של כנס עסקי בגלריה לאמנות או במוזיאון, יכול לעורר חשיבה יצירתית ולספק למשתתפים חוויה תרבותית ייחודית. יצירות האמנות שמסביב, יכולות לעורר שיח בפני עצמן, ולספק רקע מתוחכם לאירוע.

5.גנים וחללים חיצוניים: אירוע באווירה נינוחה ומזמינה

אולמות אירועים בגנים שופעים ובפארקים או מתחמי אירועים פתוחים אחרים, יכולים לייצר אווירה נינוחה ומזמינה. הנוכחות של הטבע יכולה לשפר את מצב הרוח של המשתתפים ולטפח סביבה רגועה ופרודוקטיבית יותר.

חשיבות הפלז׳ר שבביזנס 

שילוב של פלז׳ר עם ביזנס בכנסים מקצועיים אינו רק עניין של טרנד; זוהי גישה אסטרטגית לשיפור המעורבות והפרודוקטיביות של המשתתפים. כאשר האורחים שלכם רגועים ומרוצים, הם נוטים להיות אקטיביים ומעורבים יותר, ליצור קשרים משמעותיים ולצאת מהאירוע עם תוצאות חיוביות. הגישה ההוליסטית הזו להפקת אירועים עסקיים, מכירה בכך שרווחה אישית והתפתחות מקצועית קשורות זו בזו וכי טיפוח האחד יכול להשפיע לטובה על האחר.

לסיכום, המעבר להפקת כנסים עסקיים באולמות אירועים בישראל, במיוחד באזורים דינמיים כמו תל אביב, משקף מהפך רחב יותר באופן שבו אירועים מקצועיים נתפסים ומבוצעים. על ידי בחירת מקומות המציעים שילוב של פונקציונליות ואווירה נינוחה, ניתן להפיק מפגשים מרתקים, זכירים ומהנים. 

10 שאלות שחשוב לשאול כאשר אתם מחפשים אולם לכנס

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1.עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2.האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3.האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4.אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם. 

5.מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6.איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7.מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה. 

8.האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9.אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי. 

10.כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.

אולם כנסים בתל אביב

חברות רבות עורכות כנסים לעובדים. באמצעות כנסים הן מבקשות לעניין את הלקוחות, למשוך משקיעים, לקדם את מוצר הדגל, לנופף במעמד וכדומה, ועל כן לאולם כנסים יש מקום של כבוד, ולצד העובדה שהוא יודע להכיל כמות גדולה של אנשים, הוא גם מחזיק בכמה תפקידים נוספים: הוא מעביר מסר, מביע עמדה, מייצר סטטוס, גורם לאנשים להראות נוכחות, הופך את האירוע להרבה יותר מרשים וכדומה, ועל כן רבים יודעים שכאשר כנס עומד על הפרק רצוי למצוא את המקום הראוי ביותר לערוך אותו, כי אולם כנסים מציע הרבה ומעבר לפרקטיקה.

שורת יתרונות

ניתן לקחת את אותה הרצאה ופעם אחת להעביר אותה בחדר האוכל של העובדים ופעם שנייה במרכז כנסים מרשים. היכן הקהל יהיה יותר מרוכז, היכן הקהל יותר יתרשם, היכן התפוסה תהיה יותר מלאה, היכן המסר יעבור טוב יותר, היכן הקהל יחוש יותר מוערך? ובכן ברור לכל שכאשר בוחרים להעביר את המסר הרצוי באולם כנסים זוכים בסך ההטבות הנלוות. אי לכך לא רק שיש להשקיע באולם כנסים, אלא גם יש לדעת באיזה אולם לבחור ופה ננסה לסייע לכם:

5 דגשים לבחירת אולם הכנסים הנכון ביותר:

  • סגנון – לסגנון של אולם כנסים יש משמעות רבה והשפעה ישירה על המסר שמבקשים להעביר. כך למשל עסק בתחום ההייטק לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים בעל עיצוב כפרי, ואילו עסק לממכר שמן זית לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים שמצוי בקומה ה 20 באמצע העיר. מכאן שתמיד רצוי לעצור ולהגדיר אלו תכונות משקפות את העסק ומנקודה זו לגזור אלו אלמנטים עיצוביים מחפשים. האם אכן מדובר בפרמטר כה חשוב? כאשר מארגנים כנס הכול חשוב – אל תזלזלו באינטליגנציה של המוזמנים.
  • מיקום – המיקום של אולם הכנסים גם כן חשוב ביותר, ולו בשל הסיבה הפשוטה שאם האולם יהיה ממוקם רחוק מהמיקום הגיאוגרפי שממנו מגיעים המוזמנים, אין טעם לצפות להיענות מלאה. בנוסף, קיים הבדל בין אם האולם ממוקם ליד הים לבין אם האולם ממוקם באמצע אזור התעשייה, וזאת כי גם אם בשני המקרים מדובר בעיצוב מדהים, עדיין לסביבה המידית יש השפעה ניכרת על הרושם הכללי.
  • גודל – אין זה משנה אם מדובר בכנס או בחתונה, תמיד חשוב להתאים את גודל האולם לכמות המוזמנים, וזאת כי אולם גדול עבור כמות קטנה של מוזמנים עשוי לשדר חוסר הצלחה, ומנגד אולם קטן עבור כמות גדולה של מוזמנים עשוי לשדר חיסכון, שלא לומר קמצנות ואי השקעה. עם זאת, גם אם כמות המוזמנים יחסית קטנה עדיין אין למהר לשלול כל מקום גדול, אלא רצוי לבחון האם ניתן לשחק עם תחימה, או לחלופין האם קיים מרחב פנימי יותר קטן.
  • פרקטיקה – לצד שאר המשתנים החשובים שכבר ציינו, גם חשוב לוודא שהמיקום מיישר קו עם צרכים פרקטיים. על אלו צרכים פרקטיים מדובר? על תחבורה ציבורית שמגיעה לאזור, על כמות מספקת של מקומות חנייה, על נגישות, על כבישים ראשיים שעוברים בסמיכות לאולם וכדומה, כאשר בין היתר חשוב לסגור מול אולם הכנסים יום ושעה שנחשבים נוחים, ופה נציין שמוטב להוציא את ימי חמישי, שישי, שבת וראשון מהתמונה, כיוון שמדובר בימים שבהם אנשים פחות מעוניינים לצאת למפגשים שנוגעים לעבודה.
  • שירותים משלימים – בין היתר ראוי לוודא שהאולם מציע שירותים משלימים נחוצים, ולו בכדי שאתם המארגנים תימנעו ממשימות נוספות. כך למשל מוטב לבחור אולם כנסים שמציע שירותי קייטרינג, שירותי עיצוב, שירותי מלצרות, שירותי תאורה, שירותי הגברה וכדומה, וכמובן שיש לוודא שכל נדבך מספק רמה גבוהה, כי אף אחד לא רוצה שהכול יזרום חלק, אך בסוף כולם יזכרו רק את האוכל שלא היה טעים.

שאלה של עלות אל מול תועלת

אין זה סוד שלארגן כנס באולם זה יקר ואין זה סוד שבעיר ת”א המחירים לא פעם יותר יקרים. אי לכך כאשר שוקלים האם לארגן כנס צריך לבחון עלות אל מול תועלת, כאשר מראש חשוב לקחת בחשבון שתועלת אינה תמיד נמדדת בכסף, לפחות לא בטווח הזמן הקצר. אז מה רצוי לבחון? האם בכוחו של הכנס לגייס משקיעים, להעביר בשורה חשובה, לחזק את העובדים וכדומה, ובמקביל יש לבחון האם הכנס יהיה אפקטיבי באותה המידה אם הוא יתקיים במקום פחות מושקע. מה עוד? ראוי לשאול עד כמה מבקשים להרשים את המוזמנים. בהתאם לתשובות כבר תדעו האם שווה להשקיע באולם כנסים, למרות סך העלויות הנלוות.

מיקום

עד עתה דנו במהות ובחשיבות של אולם כנסים, אך עתה נעבור לדון במיקום, וזאת כי אולם כנסים בתל אביב אינו שווה ערך לאולם כנסים בנתניה, ולא שיש משהו רע בעיר החוף היפה נתניה, אלא פשוט אין להתעלם מהעובדה שתל אביב הינה עיר ייחודית, עיר ללא מתחרים, עיר עם הצהרה משלה, עיר חזקה – עיר שמסמלת הרבה דברים חיוביים, קרי חדשנות, טכנולוגיה, מרכזיות, יוקרה, עדכניות וכדומה. אי לכך כאשר שוקלים האם להרים כנס באולם ייעודי, גם יש לבחון האם זקוקים לתרומתה של העיר, וזאת כי הרבה פעמים מספיק לציין בפני אנשים שהם מוזמנים לכנס בעיר ת”א בכדי שהם יתעלמו מהמרחק ומהשקעת הזמן, וזאת כי עבורם ת”א מהווה סיבה למסיבה. לסיכום נציין שלא חסרות סיבות להרים כנסים מכובדים וכאשר עושים זאת יש להשקיע הן בפרקטיקה והן בחשיבה מקדימה. שיהיה בהצלחה!