כתבות בנושא: אולמות אירועים לחתונה

אם אין לכם ניסיון כלשהו בהפקת אירועים, וסביר שאין, יש כמה טיפים חשובים שכדאי להכיר ולאמץ לפני שמתחילים לחפש אולם לחתונה. אולמות אירועים עשויים להיות שונים מאוד זה מזה, כאשר רק מעטים מאוד מביניהם באמת יתאימו לאירוע שלכם

יא-אללה, זה אשכרה קורה, אתם מתחתנים והתחלתם לחפש את המקום המושלם לקיים בו את האירוע הנוצץ. לא פשוט הסיפור הזה… כל כך חשוב לכם שהכל יהיה בדיוק כמו שתמיד חלמתם, שכל פרט יהיה מדויק ובקיצור, שהכל יהיה מושלם. לא פחות. אבל מאיפה מתחילים בכלל? ברור לכם שהכי חשוב זה למצוא את אולם האירועים המתאים, אבל מי ידע שזה כזה סיפור…? 

טיפים למציאת אולם האירועים המושלם לכם

אם אין לכם ניסיון כלשהו בהפקת אירועים, וסביר שאין (כי בואו, רובנו לא עובדים בתחום ההפקה והכי קרוב שהגענו לזה זה כשהיינו אורחים בחתונות של חברים או של בני משפחה), יש כמה טיפים שכדאי להכיר ולאמץ.

אולמות אירועים לחתונה במרכז עשויים להיות שונים מאוד זה מזה, כאשר רק מעטים מאוד מביניהם באמת יתאימו לאירוע שלכם, לסגנון שלכם ואפילו למיקום שלכם.
לכן, כדאי לעבוד מסודר ויעיל, ולבצע את המטלות האלה בצורה הגיונית. 

תכננו מראש והתחילו בתהליך מוקדם ככל הניתן

התארסתם? מזל טוב! יש לכם את כל הסיבות להתחיל בחיפוש אחר האולם המתאים כבר עכשיו, ויפה שעה אחת קודם. ככל שתתחילו לחפש אחר אולמות בשלב מוקדם יותר – כך תהנו מזמינות של יותר מקומות שווים, לצד הרבה יותר ״אוויר״ וזמן לתכנן את האירוע ברוגע ובנחת. קחו בחשבון שככל שמקומות לאירועים הם יותר פופולריים, כך הם נוטים להיתפס במהירות רבה יותר, על אחת כמה וכמה אם אתם מתכננים להינשא בקיץ – שיא עונת החתונות. באופן זה, לא תצטרכו להתפשר על אולם האירועים, ויהיו לכם יותר אופציות של מקומות מיוחדים לחתונה במרכז. כמו כן, יש סיבה נוספת להתחיל את החיפוש ולשריין תאריך כמה שיותר מוקדם: רק לאחר שתעשו זאת, תוכלו להתקדם עם מרכיבים נוספים באירוע, לרבות הזמנת שירותי קייטרינג, די.ג׳יי, צלמים, מאפרות ועוד. על אף אחד מהם אתם לא רוצים להתפשר, וגם פה תזדקקו לטווח פעולה. חשוב לזכור שאירוע החתונה שלכם, לא משנה איך תסובבו את זה, הוא אירוע מרגש ואף מלחיץ. ככל שתשכילו להוריד מעצמכם מתח, כך יהיה טוב יותר, והאירוע יהיה מדויק יותר. 

לא לצאת לדרך לפני שמגדירים תקציב ריאלי

טיפ שחשוב מאוד ליישם  לפני שמתחילים בחיפוש אחר אולם האירועים לחתונה: להגדיר תקציב כללי לאירוע ולדעת ספציפית כמה ממנו מוקצה עבור האולם. המהלך הזה לכשעצמו, יוכל לסייע לכם לסנן ולצמצם את האפשרויות העומדות לרשותכם, ולהימנע מעוגמת נפש לרבות הידלקות על מקומות שהם מעבר ליכולת הכלכלית שלכם. כמובן, כאשר אתם בונים את התקציב לאירוע, יש לקחת בחשבון עלויות נוספות כגון קייטרינג, עיצוב ועוד דרישות או עמלות ספציפיות למקום.

כבר בשלב הזה – דעו כמה אורחים אתם עומדים להזמין לחתונה

קבלו טיפ חשוב ומועיל, אפילו ללא קשר לחיפוש אולם האירועים. סגרו בשלב מוקדם ככל הניתן את היקף אירוע החתונה שלכם. דברו ביניכם, דברו עם ההורים וקבלו החלטה – כמה אנשים אתם עומדים להזמין לחתונה. מניסיון, לא מדובר בהחלטה פשוטה, ובמשפחות מסוימות העניין הזה עלול לעורר מתחים ועימותים, אבל חשוב להגדיר את העניין הזה כדי להתקדם. כאשר אתם מתחילים לחפש אולם אירועים, חשוב לוודא ששטח המקום מספיק גדול כדי להכיל בנוחות את כל האורחים שלכם. בחנו היטב הן את השטחים הפנימיים והן את מרחבי החוץ במקום, כמו גם את כל ההגבלות או התקנות הקשורות לקיבולת ולבטיחות.

השאירו זמן לבחון את המקומות מקרוב, פיזית

אין טוב ממראה עיניים. לאחר שסיננתם באמצעות חיפוש באינטרנט ואולי אף שיחות טלפוניות שהבהירו שהמקומות בהם אתם מעוניינים זמינים עבורכם בתאריכים המתאימים לכם, זה הזמן לצאת לדרך ולהגיע פיזית לראות את האולמות בעצמכם. הזמינו ביקורים במספר מקומות, על מנת לקבל מושג של ״לוק אנד פיל״ (מראה ותחושה) של חללי האולם ממקור ראשון. שימו לב לאווירה, לפריסה ולסגנון האסתטי הכללי. קחו בחשבון גורמים כמו מיקום, חניונים, קרבה למקומות לינה, וכל שירות או ערך נוספים המוצעים על ידי המקום.

ככל שתשאלו יותר – יהיה ברשותכם יותר מידע חיוני

כדאי להיערך מראש עם שאלות חיוניות. במהלך הביקורים שלכם באולמות השונים, שאלו את הצוות במקום כמה שיותר שאלות רלוונטיות וחשובות, שהתשובות עליהן יסייעו לכם לאסוף את כל המידע הדרוש. שאלו לגבי תמחור, חבילות משתלמות, שירותים נוספים או הגבלות שונות. הבינו לעומק את מדיניות המקום לגבי ספקים, שינויים בעיצוב, התקנות וניקיון, וגם תקנות או כללים ספציפיים שיש לפעול לפיהם. שימו לב לתנאים כמו פריסת תשלומים ומדיניות הביטולים של המקום. מה שנקרא ״האותיות הקטנות״.

חפשו המלצות וקראו ביקורות

רוצים להתמקד במקומות טובים ולחסוך זמן? זה הזמן לפנות לאינטרנט, לחברים, לבני משפחה או למפיקי חתונות ולבקש המלצות על אולמות חתונה איכותיים ושווים. בנוסף, מומלץ לחפש באינטרנט ביקורות והמלצות על מקומות ספציפיים שנראים לכם מתאימים, על מנת לקבל תובנות על החוויות של זוגות שהתחתנו במקום. הצעד הזה יכול לספק מידע רב ערך ולסייע לכם לקבל החלטה מושכלת.

לצד כל אלו: שמרו על ראש פתוח

זכרו, בחירת אולם החתונה המתאים והמדויק, תשפיע לאין שיעור על האירוע החשוב שלכם. לצד כל האמור לעיל, חשוב לקחת בחשבון את ההעדפות האישיות שלכם ואת הסגנון המיוחד לכם, תוך התחשבות באווירה ובחוויה הכוללת שאתם רוצים שתהיה בחגיגות החתונה שלכם. לא פחות חשוב, לשמור על ראש פתוח ולהיות פתוחים לקונספט חדש, שאולי יתגלה בדרך ויסתבר כמושלם עבורכם. חשוב לא להתקבע על רעיון מסוים ולראות מה לעולם הזה יש להציע לכם. 

הגעתם לאחד השלבים היותר מלהיבים של הפקת החתונה שלכם. המחקר, החיפוש ובעיקר הביקור במקומות פוטנציאליים לחתונה הם בהחלט אחד החלקים המרגשים והחשובים ביותר בתהליך תכנון האירוע. מה חשוב לעשות לפני שמגיעים לבחון מקום ב״לייב״?

מזל טוב, לא רק על האירוסין, אלא על כך שהגעתם לאחד השלבים היותר מלהיבים של הפקת החתונה שלכם. המחקר, החיפוש ובעיקר הביקור במקומות פוטנציאליים לחתונה הם בהחלט אחד החלקים המרגשים והחשובים ביותר בתהליך תכנון החתונה.

לעתים קרובות, זוגות הנמצאים בשלב הזה מרגישים כי המון מוטל על הכף, ולא בכדי, המקום בו תתקיים החתונה בהחלט יכתיב את הטון, יעצב את כל האירוע וישפיע על המון היבטים. החל מהאווירה הכללית, הספקים שיפעלו בחתונה, כמות האנשים שתזמינו ועוד. אם החלטתם למקד את החיפוש אחר אולמות אירועים לחתונה בתל אביב, ברכותינו – כבר התחלה טובה, הרי שהלוקיישן הוא אחד הפרמטרים החשובים ביותר, וקשה מאוד לטעות כאשר מדובר בבירת התרבות, הקולינריה והסטייל של ישראל. ועוד לא אמרנו אף מילה על חוף הים השווה ביותר בארץ.

מנסיוננו, קל למדי להיסחף ולהסיט את המיקוד מן העיקר, כאשר מחפשים מקום לחתונה. אחרי הכל, אתם מוצפים רגשית הפרפרים שבבטן עלולים להסיח את דעתכם בקטע אחר. אבל כאן בדיוק, אנחנו מתגייסים לעזרתכם, הרי שבאנו לעזור לכם למקד את סדר העדיפויות שלכם, להפוך את תהליך החיפוש שלכם לקצת יותר מאורגן ובסופו של דבר, לוודא שתפיקו את המירב מהביקורים שלכם באולמות השונים.

טיפים חשובים: מה לעשות לפני שמגיעים לביקור פיזי באולם אירועים?

עשו את שיעורי הבית שלכם: כל המחקר שיש לעשות לפני שיוצאים מהבית 

אנחנו יוצאים מתוך הנחה, שלקראת החתונה שלכם, יש לכם לא מעט משימות ולחץ על הראש, ולכן, חשוב שתעשו את כל המאמצים לדייק וליעל את תהליך מציאת האולם המתאים, בדגש על המחקר שעליכם לעשות מבעוד מועד. אין מבאס יותר מלשרוף חצי יום עבודה על הגעה לאולם אירועיםֿ, רק כדי לגלות בסופו של דבר שבגלל פרט אחד (אבל קריטי) שלא בדקתם – המקום הספציפי הזה אינו מתאים.

לכן, חשוב מאוד להכין מבעוד מועד רשימה של הדברים שהם ״מאסט״ מבחינתכם, ואתם לא מוכנים להתפשר עליהם. למשל, אם חשוב לכם שיהיה זה מקום שהקייטרינג בו מגיש רק אוכל כשר, או לחילופין עובד עם חברות קייטרינג בסטנדרט מסוים, מקום שיכול לארח אירוע של שישי בצהריים, מקום שדרישות המחיר בו הם עד סכום כזה או אחר וכו׳. אתם תדעו הכי טוב מהם הדברים שחשובים לכם, ואם הם חשובים לכם – הם קריטיים. בנוסף, כדאי גם להכין רשימה של דברים שאתם דווקא מוכנים להתגמש לגביהם, למשל אם פחות קריטי לכם אם החתונה תיערך במקום סגור או פתוח וכו׳.

בשלב הבא, כדאי להצליב מידע באמצעות אתרי האינטרנט של אולמות האירועים שאתם מחפשים – עברו סעיף סעיף, במיוחד ברשימת ה״מאסט״, ובידקו האם האולם עונה על הדרישות בכל אחד מהם. אם לא מצאתם את התשובה למה שאתם מחפשים באתר האינטרנט של האולם, נסו להתקשר לשירות הלקוחות של המקום ולשאול. הטרחה עדיין תצדיק את החיסכון האדיר בזמן שיהיה בכך שלא תגיעו לשם פיזית. בקשו כמה שיותר מידע מהמקום מראש, על מנת שתגיעו למקום מוכנים.

הכינו רשימת שאלות לפני הביקור

לפני שאתם מגיעים לביקור פיזי, חשוב להכין רשימה עם השאלות החשובות שאתם חייבים תשובות לגביהן. שאלות כמו מה כלול במחיר ההשכרה, האם יש שעה בה תהיו חייבים לסיים את האירוע, ואפילו, שאלה כמו האם הכלב שלכם יכול להשתתף בחתונה – הכל לגיטימי ורלוונטי מאוד. זה האירוע שלכם, וחשוב שתדעו מול מה אתם עובדים. כמו כן, שאלות המפתח האלו חשובות באמת כדי לעזור לכם לקבל החלטה מושכלת לגבי המקום, ועל הדרך גם ימנעו אכזבות ותסכולים עתידיים. למשל, אם הגעתם לאולם אירועים יוקרתי בתל אביב שממש עשה לכם את זה, אבל בסוף גיליתם שתצטרכו להתקפל תוך שלוש שעות – חבל על כל הטרחה ועוגמת הנפש, לא ככה?

טיפ נוסף ומועיל מאוד, הוא לצרף חבר/ה טוב/ה או בן משפחה שאתם סומכים על הדעה שלו לביקור באולמות אירועים, מכיוון שהם עשויים לשאול שאלות שאולי לא חשבתם עליהן. בנוסף, חוות דעת שנייה תמיד יכולה להועיל. עם זאת, חשוב ליידע  את המקום מראש על תוספת של עוד אנשים לסיור. בכל מקרה, השתדלו לא להעמיס בשותפים בחלק הזה, מאחר והם עלולים לשבש את שיקול הדעת שלכם ולהשפיע יותר מדי על ההחלטה, שצריכה להיות יותר מהכל – שלכם.  ממש כמו כשעושים שופינג, אם תמדדו בגד והחבר/ה שאיתכם יתעקשו שהוא מחמיא לכם אך אתם לא תרגישו כך, בסופו של דבר בפריט ישאר מיותם בארון ולא תלבשו אותו. אותו הדבר בדיוק לגבי האולם.

הגיעו לביקור במקום בזמן אמת 

קשה מאוד לנחש איך אולם אירועים כזה או אחר נראה ומרגיש כאשר הוא מלא באנשים, מעוצב לאירוע, ופשוט חי. לכן, חשוב מאוד, במידה והתלהבתם ממקום מסוים והוא עומד בכל הקריטריונים החשובים שברשימה שהכנתם, לבקש להגיע לראות איך המקום נראה במהלך אירוע חתונה שמתקיים בו. ביקור בזמן אמת יספק לכם מידע חשוב לא רק לגבי המראה של המקום כאשר הוא מלא, ובשעות הערב (במקרה שגם האירוע שאתם מתכננים צפוי להיערך בערב), אלא גם על פרמטרים נוספים, כמו למשל האקוסטיקה, האווירה, המרחב (או לחילופין, הצפיפות) ואפילו על הריחות והתחושות הכלליות המתקבלות כאשר נמצאים במקום. כך או כך, חשוב להפעיל את שיקול הדעת תוך התחשבות גם בתחושות בטן ואינטואיציה, ורק כאשר אתם מרגישים שלמים לגמרי – לשריין תאריך עם האולם.