כתבות בנושא: אולם כנסים במרכז

הפקת כנס כרוכה בתהליך הפקה מורכב ורחב. מהו סדר המשימות המומלץ לארגון האירוע ומהם הצעדים החשובים ביותר, שיבטיחו את הצלחת המפגש?

הפקת כנס מקצועי מצריכה תכנון קפדני, הגדרת קהל יעד ותשומת לב נרחבת לפרטים לוגיסטיים. בראש ובראשונה, קביעת יעדים ברורים לאירוע היא בעלת חשיבות עליונה. חשוב להבין בשלב הראשון – האם המטרה העיקרית היא להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים, להדריך אותם בנושא חדש, לייצר נטוורקינג, להציג מחקרים או מוצרים חדשים, או אולי שילוב של כל אלה במפגש אחד? היעדים הללו הם שינחו את שלבי ההפקה הבאים.

הגדרת תקציב היא א׳-ב׳ של כל הפקה

מיד לאחר הגדרת היעדים, עניין התקציב נכנס לתמונה. תוכנית פיננסית מובנית היטב, תכלול את כל המרכיבים הדרושים להפקת הכנס – אולם כנסים במרכז, דוברים, שיווק ושירותים נוספים – תוך שאתם מבטיחים שלכל אחד מהמרכיבים יש את הנתח התקציבי שלו, מבלי ליצור עומס כלכלי. בהקשר הזה, מומלץ לשריין נותני חסות או שותפים, שיוכלו להרחיב את גבולות התקציב, ולהוסיף ערך לאירוע, תוך הגדלת הפוטנציאל העסקי שלו.

השקיעו בחיפוש האולם המתאים

בחירת המקום הנכון לכנס אותו אתם מפיקים היא קריטית. לא פחות. החלל בו יתקיים האירוע צריך להתאים בדיוק הן לסגנון ולתוכן האירוע וכמובן להיקף המשתתפים הצפוי בכנס. מאחר ומדובר באירוע מקצועי, חשוב לוודא שהאולם מצויד במערכות AV מתקדמות, מרחב נעים להפסקות וכמובן – חיבור חזק לאינטרנט. גם המיקום משנה; האולם חייב להיות נגיש עבור כל המשתתפים, ואם יש לכם ברשימה גם אורחים מחו״ל, או שאתם שואפים למשוך גם כאלה, רצוי שיהיו בקרבת מקום גם מקומות נוחים להתארח בהם ללילה או יותר. 

התוכן הוא האירוע ולכן חשוב להשקיע בו את מירב המאמצים

כאשר מדובר בכנס מקצועי, התוכן הוא למעשה הסיבה למפגש הזה. לכן, אין ספק שבמרכיב הזה אתם צריכים להשקיע את מירב המאמצים. בנו תוכנית מסודרת של תוכן העניינים, חפשו אחר דוברים ברמה גבוהה והגדירו נושאים רלוונטיים – אלו בדיוק הגורמים שימשכו את המשתתפים הפוטנציאליים להגיע לכנס. כמו כן, יש לוודא שהתוכן תואם את מטרות הכנס ועומד בציפיות של קהל היעד. חישבו גם על פורמטים מגוונים ומושכים של הגשת תוכן – החל מפאנלים ועד סדנאות במסגרתן המשתתפים יכולים להתנסות בעצמם וליישם את החומר שהועבר בכנס. כל אלו יכולים להעשיר את חווית המשתתפים.

בלי שיווק יעיל אין לכם אירוע

בלי משתתפים – אין כנס. אי לכך, חשוב מאוד להשקיע בתהליך הקידום והשיווק של האירוע. השתמש בשיווק דיגיטלי, פרסומים בתעשייה ושותפויות עסקיות כדי ליצור באזז ולעודד הרשמה לכנס. אסטרטגיית מכירה מוקדמת, כלומר כרטיסים במחיר הנחה עבור המקדימים להירשם, יכולה לתמרץ משתתפים פוטנציאליים להתחייב לקחת חלק באירוע.

הלוגיסטיקה של הפרטים הקטנים

אל תתעלמו מהלוגיסטיקה. כל פרט, החל מתהליכי ההרשמה, הדפסת תגי שם ועד בחירת הקייטרינג – יש לו משמעות נרחבת בחוויה הכללית של האורחים שלכם. חישבו על תוספות מקוריות ויצירתיות כמו פינוקים קטנים, מתנות ממותגות, דוכני צילום ועוד.

טיפים למציאת אולם הכנסים המתאים ביותר

כאמור, מציאת אולם הכנסים המושלם היא תנאי בסיס להצלחת כל אירוע באשר יהיה, וכך גם עבור הכנס אותו אתם מפיקים. החלל הנבחר יכול להשפיע רבות על חווית המשתתפים, ולהותיר בהם רושם חיובי מתמשך או, במקרה הפחות טוב – אי שביעות רצון.

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לזהות שהגעתם למקום המתאים לצרכים של האירוע:

המקום עולה בקנה אחד עם מטרות האירוע

לפני הצלילה לחיפוש האולם המתאים, עליכם כבר להרכיב תמונה ברורה של המטרות אותן אתם שואפים להשיג באמצעות הכנס. אם מדובר בכנס העשרה מקצועי, חשוב שהמקום יהיה מצויד במערכות סאונד מתקדמות, במקרנים, במה ומסכים. לחילופין, עבור אירוע שתכליתו היא נטוורקינג, חללים מרווחים ונעימים המתאימים למינגלינג, עשויים לעבור לראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. קחו בחשבון שרבים מהאירועים משלבים בין השניים, ולכן אולי מוטב למצוא מתחם אירועים שיציע לכם כמה חללים שונים, שיתאימו לשתי המטרות. 

מיקום מרכזי – יגביר נוכחות באירוע וישדרג את חוויית המשתתפים

מומלץ למקד את החיפוש שלכם סביב אולמות אירועים במרכז. האולם בו מתקיים הכנס צריך להיות ממוקם בלוקיישן נוח להגעה, בעדיפות גבוהה לכזה המקושר לאמצעי תחבורה מגוונים. עבור כנסים בינלאומיים, קרבה לשדה התעופה ולמלונות תועיל כאן מאוד. לא רק האולם, אלא שכדאי שגם האזור שמסביבו יהיה אטרקטיבי, עם מסעדות ואטרקציות תיירותיות אחרות. 

גודל המקום ופריסת החללים 

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל בנוחות את מספר האורחים הצפוי לכם. קחו בחשבון את סידור הישיבה, את הנראות של הבמה מכל הזוויות ואת זרימת התנועה, במיוחד בהפסקות או מפגשי נטוורקינג. חשוב לעצור ולדמיין את השתלשלות העניינים ולבדוק אם המקום מתאים, הן מבחינת הקיבולת והן מבחינת פריסת החללים, פריטי הריהוט, המתקנים והציוד.

עד כמה האולם גמיש?

באותה נשימה, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של המקום. כל אירוע הוא בעל אופי וצרכים שונים, וככל שבאולם יהיו נכונים ללכת לקראתכם ולבצע את האדפטציות המיוחדות הדרושות לכם – כך תוכלו לדייק את תהליך ההפקה ולארגן את האירוע כפי שדמיינתם ורציתם. כמו כן, כשמפיקים אירוע גדול, תמיד יכולים לצוץ עניינים בלתי צפויים. התוכנית הראשונית שלכם עשויה לקבל תפנית ולהשתנות ככל שמועד האירוע קרב. זו רק עוד סיבה למה רצוי שהמקום יהיה ניתן להתאמה מחודשת. בין אם מדובר בהתאמת פריסות החללים, או שינויים של הרגע האחרון לרגל עלייה בלתי צפויה במספר המשתתפים.

לסיכום, במהותה, הפקת כנס מקצועי היא משימה רבת פנים הדורשת יכולות וכישורים כמו ראיית הנולד, סדר וארגון, ראש גדול, גמישות ועוד. כאשר אירוע מסוג זה מבוצע נכון, יש לו ערך רב – החל מהעשרת ידע מקצועי ועד יצירת נטוורקינג וקשרים עסקיים, והוא יכול למצב ארגון כמוביל בתחומו.

כל עסק, חברה ותאגיד כבר יודעים שישנה חשיבות עצומה לאירועים עסקיים מעת לעת. אירועים עסקיים אשר פונים לעבודים מעניקים תורמים לחיבור של העובדים לחברה, מגבשים, מעלים את המוטיבציה ומונעים עזיבה של עובדים. 

אך מעבר לכך, ישנם סוגים שונים של אירועים עסקיים שלכל אחד מהם יש יעדים ומטרות משלהם. כדי ליצור אירוע עסקי איכותי שמשיג את יעדי החברה, חשוב לבחור במקום מתאים לאירוע. לא כל מקום אירועים יתאים לאירועים עסקיים וישנם מקומות אשר עשויים להתאים לאירוע מחלקתי אינטימי אבל לא יתאימו לכנס גדול ורשמי. משום כך חשוב לבחון היטב את מקומות האירועים העומדים לרשותכם ולבחור את מקום האירועים המתאים ביותר למטרות האירוע, לתדמית החברה ולקהל היעד שלכם. 

אך לפני שניגשים לבחור מקום אירועים, חשוב להבין בכלל מהו סוג האירוע שאתם רוצים לקיים.

אלה סוגי האירועים העסקיים הבולטים:

אירוע חברה

זהו אירוע המיועד לעובדי החברה וצוות ההנהלה. לרוב אירועי חברה משמשים לחיזוק העובדים, שיתוף במידע חיוני, הישגי החברה, גיבוש העובדים ויצירת אתנחתא מהנה מהעבודה השוטפת. ישנם אירועים עסקיים אשר כוללים מופע בידור או מסיבה גדולה, ישנם אירועים אשר כוללים הרצאה או הדרכה וישנם אירועים הממוקדים בהעברת מידע ומסרים מסוימים של החברה וכוללים קייטרינג ואווירה של מסיבת קוקטייל קלילה. 

השקת מוצר או שירות

כאשר החברה עומדת בפני השקה של מוצר או שירות חדש, הדרך הטובה ביותר לחגוג ולהעצים אותו הוא ליצור אירוע השקה. באירוע מסוג זה עשויים להיות העובדים, צוות ההנהלה, שותפים עסקיים ושותפים פוטנציאליים ולעיתים בלוגרים ועיתונאים. 

מסיבת עיתונאים

עבור חברות ותאגידים אשר רוצים להעביר מידע מסויים לעיתונות באופן רחב ורשמי, מסיבות עיתונאים הן הדרך המקובלת והפופולרית לעשות זאת.

אירוע גאלה

אירוע גאלה הוא מושג ותיק אשר מתייחס בעיקר לאירועים גדולים אשר כוללים מופעים ואירוח. אירועי גאלה יכולים להיערך למטרת גיוס תרומות או לחנוכת מקום חדש. 

כנס עסקי

כנסים עסקיים לרוב יעבירו תוכן לימודי ומעשיר בתחום מסוים. הכנס עשוי לפנות לעובדי החברה, למנהלים ולבעלי תפקידים מסוימים. לעיתים הכנס נערך על ידי תגיד או גוף חיצוני ופונה לקהל יעד מסוים למשל בתחום מקצועי רלוונטי.

כך תבחרו את מקום האירועים המתאים ביותר לאירוע העסקי שלכם 

בחירת מקום אירועים מתאים לכנס או אירוע עסקי יכולה לתרום רבות להצלחת האירוע או לפגוע באיכותו ובמטרותיו. לכן בחירה נכונה של מקום אירועים צריכה להיות בראש רשימת המשימות שלכם בתכנון האירוע. אחרי הכל, מקום האירועים ישפיע מאוד על התקציב שלכם ויקבע את הטון והאווירה של האירוע כולו.

פרטים קריטיים כמו תאריך האירוע שלכם, תלויים בחלל שתבחרו. לכן חשוב לבחור אותו בחוכמה. כדי לעזור לכם בכך, הנה 7 דברים שכדאי לקחת בחשבון כאשר אתם ניגשים לחפש מקום לאירועים עסקיים או אולם כנסים במרכז הארץ:

1. תקציב

זכרו את העניין הכלכלי כאשר אתם מתמודדים עם הלוגיסטיקה של האירוע שלכם. בדקו היטב את טווח העלויות של מתחם אירועים לכנסים מכיוון שמדובר בפרמטר אשר עלול להוות הוצאה לא קטנה עבור העסק או החברה שלכם.

לאחר מכן וודאו מהו התקציב העומד לרשותכם לשם כך ומקדו את החיפושים אחר המקום המתאים בעזרת סינון מקומות על פי מחיר. לעיתים תוכלו לקבל מחיר זול יחסית אך הוא לא יכלול אלמנטים ושירותים רבים אשר עליהם תצטרכו לשלם בנפרד. לעומת זאת, יתכן שתתקלו במקומות אירועים אשר יתנו לכם הצעת מחיר גבוהה אך כוללת מגוון שירותים וציוד שיחסכו לכם כסף.

שקלו היטב את החבילות והשירותים השונים שמוצעים לכם בכל אחד ממקומות האירועים ובדקו אילו הצעות מחיר יעניקו לכם את התמורה הטובה ביותר למחיר שתואם את התקציב שלכם. בנוסף חשוב לקחת בחשבון כי תאריכים וימים מסוימים עשויים להיות יקרים יותר מאחרים. תוכלו לחסוך לא מעט כסף באמצעות תכנון האירוע למועד זול יותר, כל עוד זה לא מהווה בעיה עבור קהל היעד שלכם.

2. מיקום

בחירת מיקום נוח היא אחת הדרכים למקסם את הנוכחות של המשתתפים באירוע. אל תשכחו לבדוק האם המקום נגיש לתחבורה ציבורית ענפה, לצירי תנועה מרכזיים והאם קיימים בתי מלון בקרבת מקום. חניה בשפע ודרכי גישה מסודרות ונוחות, חשובות גם הן עבור המשתתפים שבוחרים להגיע ברכבם הפרטי.

אתם יכולים לספק למשתתפים גם הזדמנויות לנטוורקינג ויצירת חיבור אישי באמצעות שילוב אטרקציות ומוקדי עניין בקרבת מקום האירוע.

3. קיבולת

ודאו שלמשתתפים באירוע ישנם מספיק מקומות ישיבה בחלל גם מקום להירגע ולנוח במהלך ההפסקות. אל תבחרו מקום עם מקומות ישיבה בסגנון תיאטרון כאשר הנציגים צריכים לרשום הערות או להשתמש במחשבים ניידים. שימו לב שכמות המשתתפים באירוע תואמת לקיבולת של מקום האירוע על מנת שלא תיווצר צפיפות במקום.

4. שירותים ומאפיינים

הזמינו מקום אירועים שיש בו את כל השירותים שאתם צריכים עבור האירוע שלכם. למשל ציוד הגברה, מיקרופונים, מערכות תאורה וגישה לכיסאות גלגלים. שימו לב לצורת החלל, לסידורי הישיבה ולאזורים השונים באולם. בדקו האם המקום כולל קייטרינג איכותי או שעליכם לספק בעצמכם מזון למשתתפים. במידה וקיים קייטרינג מקומי, וודאו שהוא יכול לספק מנות נקיות מאלרגנים או מתאימות לסגנון מסוים על פי העדפותיכם.

5.מיתוג

שימו לב לבעלי עניין ולנותני חסות על ידי בחירת מקום המותאם בבירור למה שאתם רוצים לשדר. אל תשכחו לשאול את מנהלי המקום אם יהיו אירועים אחרים במקום האירוע שמתנגשים עם הכנס או עם המסר של המותג שלכם.

כדאי גם לברר אילו הזדמנויות שילוט ומיתוג זמינות, האם ניתן להציב שילוט בשטח החיצוני של האולם או לפרסם על גבי המסכים מוצבים בחלל. מיתוג חשוב מאוד באירועים עסקיים, אז ודאו שאתם יכולים לעשות את זה באופן מיטבי.

6. לינה

אם האירוע שלכם מתקיים כל היום או על פני מספר ימים, לרוב עדיף לבחור מקום אירועים הממוקם בסמוך למקומות לינה, כך שהמשתתפים בכנס יוכלו להגיע בקלות לכנס ללא צורך בנסיעות.

מתחם האירועים היוקרתי “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ומציע חלל אירועים מרווח ויפייפה המתאים במיוחד עבור אירוע עסקי יוקרתי.

בזכות מיקומו המרכזי, תוכלו ליהנות מגישה נוחה למקום, חניה מרווחת, שלל שירותים וציוד מתקדם ומאפשרויות לינה בסביבת האירוע.