כתבות בנושא: אולם לאירוע עסקי

אירועים עסקיים כמו הרמת כוסית, אירוע להשקת מוצרים חדשים, כנסים וכדומה אמורים להיערך במקומות מתאימים. מצד אחד צריך שזה יהיה מקום מרווח בהתאם למספר המשתתפים אך מצד שני לא כל אולם אירועים שעונה על הקריטריונים מבחינת הגודל ומספר מקומות הישיבה ראוי לעבור הסבה ולהפוך בין יום למקום שמתאים לעריכת כינוסים. ישנם כמה וכמה קריטריונים חשובים המחייבים את אולם הכנוסים כמו גם את המתחם כולו על מנת שהאירוע העסקי אכן יהיה מוצלח מכל בחינה.

אולם שמתאים לאירוע עסקי

האולם צריך לשאת אופי רציני ומכובד כיאה לאירועים מהסוג הזה. הוא לא יכול להיות צבעוני מידי, הוא גם לא יכול להיות מצועצע מידי. הוא חייב להשרות אווירה רוגעת בקרב המשתתפים, הוא צריך להיות סולידי ונעים כי רק כך הם יוכלו להתרכז בנושאים אשר בהם יעסוק האירוע.

מעבר לכך יש להתייחס לכל שאר האלמנטים הנדרשים לאירוע מן הסוג הזה. כמו למשל אפשרות לשימוש במספר מתחמים בו זמנית. כי באירועים עסקיים נוהגים לעיתים לחלק את הקבוצה למספר קבוצות כאשר בו זמנית נמסרות הרצאות שונות לכל קבוצה בהתאם למטרות הכינוס. כאשר האולם מכיל יותר מאולם אחד ויש גם מתחמים נוספים אפשר יהיה לעשות זאת.

יש כינוסים אשר בהם חשוב שיהיה אודיטוריום אשר בהם אפשר יהיה למסור הרצאות או להעלות מופעים שונים כאשר ניתן יהיה להושיב מספר רב של אנשים במתחם וכולם ייהנו מנקודת תצפית טובה ונוחה.

כמו כן חשוב לוודא כי ישנה אפשרות לעשות שימוש בציוד דיגיטלי ואלקטרוני כפי שמקובל היום בכל אירוע עסקי. זה כולל הקרנה של מצגת על הקיר, זה כולל גם אפשרות להחשיך את החלל בקלות וכמובן שימוש באמצעי סאונד מתקדמים שיאפשרו את קיום הכנס בצורה סדירה, ברורה ונוחה עבור כל המשתתפים.

אירוע עסקי עם כיבוד מתאים

אי אפשר לכנס אנשים למשך שעות ארוכות בלי להציע להם תקרובת כלשהי. זה למעשה הדלק שלהם באירוע. אך מעבר לכך, הכיבוד מעניק תחושה של לארג’יות מצד החברה ותחושה של הערכה והוקרה שמקבלים משתתפי הכנס מצד המארגנים שלו.

אז ברור ששתייה חמה וקרה זה ממש חובה. יש לבחון את האפשרות להעמיד בר משקאות מחוץ לאולם על דלפק נוח וזמין. חשוב להציע את סוג השתייה שאנשים ככל הנראה יחפשו. אם מדובר ביום חורפי, ברור כי השתייה צריכה להיות חמה. קפה על סוגיו השונים, תה וכדומה. מעבר לכך תמיד כדאי להציב גם קנקני מים קרים וכן שתייה קלה אחרת עבור אנשים שלא יוותרו על שתייה קרה גם בחורף. בקיץ המיקוד כמובן יהיה שונה אבל גם בקיץ אי אפשר יהיה לוותר לגמרי על הקפה, כי עבור אנשים רבים, ללא קפה הם ממש לא יצליחו להתרכז בהרצאות.

חשוב לשים לב כי יש כל הזמן אספקה ויש תחלופה כשמוצרים אוזלים, כמו קפה, סוכר חלב וכדומה.

כיבוד קל

חשוב לדאוג לאורך כל הכינוס שיהיה כיבוד קל ואנשים יוכלו להתכבד בעוגה או עוגיות שישקיטו את רעבונם במהלך שעות הכנס.

ארוחה עסקית מכובדת

תלוי בסגנון של הכינוס וברמה שהמארגנים רוצים להעניק לה. אך ברוב רובם של הכינוסים העסקיים תהיה גם הפסקת צוהריים. בהפסקה יעניקו לאורחים את האפשרות ליהנות מארוחה טובה, ארוחה משביעה, ארוחה מכובדת בסטייל הנכון. האוכל על פי רוב יהיה מהמטבח של אולם האירועים שם נערך הכינוס העסקי.

האוכל של אירוע עסקי לא תמיד יוכל להיות ממש כמו אוכל של חתונה או של אירועים מסוימים אחרים הנערכים באותו אולם. חשוב להתאים את התפריט בהתאם לסגנון הכינוס.

אירוע עסקי למטרות שונות

כפי שכבר ציינו אירועים עסקיים נבדלים אלו מאלו כאשר לכל אירוע יש את המטרות הספציפיות שלו ובהתאם לכך הדרישות מהאולם תהיינה שונות.

אם מדובר באירוע של הרמת כוסית, הרי שאופי האירוע יהיה יותר חגיגי ואלגנטי. יהיה צורך להשקיע הן מבחינת העיצוב של האולם, הן מבחינת התכנון של מקומות הישיבה וכמובן גולת הכותרת, האוכל.

אם זהו אירוע עסקי שכולל יום עיון ארוך עם הרצאות ארוכות ועיוניות, ברור כי יהיה צורך להכין את האולם בצורה שהוא יתאים לשהייה ארוכה. זה כולל מקומות ישיבה מסודרים ונוחים, תקרובת רציפה לאורך כל היום וכמובן ארוחה מרכזית שתיתן את ההפוגה הנדרשת באמצע היום הארוך.

אם זהו אירוע גיבוש לצוות, הרי שזה ידרוש היערכות מסוג שונה. כי אירועי גיבוש הם ברוב רובם של המקרים אירועים יותר רגועים וחווייתיים. הם יכללו תוכניות קלילות ונחמדות, אוכל טוב והעיקר שהייה משותפת ונחמדה. חשוב שאולם האירועים יהיה ערוך לסוג כזה של אירוח על מנת שהוא אכן יהיה מוצלח עבור כולם.

משיגים את המטרה

על מנת להשיג את המטרה אשר לשמו מתכנסים, חשוב מאוד לעשות את ההתאמה הנכונה של המקום בהתאם לסוג האירוע, הסגנון הרצוי כמו גם המטרות אותם אנחנו רוצים להשיג.

על מנת שזה אכן יקרה, חשוב מאוד לפנות אל אולם אירועים שאכן ערוך ומתוכנן לסגנון ולסוג כזה של אירועים. ישנם הרבה אולמות המציעים את האפשרות של קיום אירועים עסקיים. העניין הוא למצוא את האולם שאכן יענה על הדרישות ויספק את הצרכים.

כאשר מדובר באירוע עסקי האולם אמור להתאים למטרה השיווקית או המכירתית וזה שונה מאוד מאירוע משפחתי, הוא אמור לשרת את המטרות של העסק ובמאמר הבא נפרט אודות סוגי אירועים עסקיים וכמו כן ניתן מספר טיפים לבחירה מנצחת של אולם לאירועים עסקיים:

בניגוד לאירוע משפחתי אשר המטרה שלו על פי רוב היא פשוט לענג את האורחים שבאו לשמוח אתנו, הרי שכאשר מדובר באירוע עסקי מכל סוג שלא יהיה, שם יש לנו ציפיות אחרות הן מהאולם והן מהפקת האירוע כולו. אם נבחר באולם המתאים נוכל ליהנות מאירוע מושלם שישדרג וימנף את העסק שלנו.

משיקים מוצר חדש

אירוע עסקי הוא לעיתים לצורך השקה של מוצר חדש. האירוע העסקי אמור להיות מכובד, הוא צריך לשדר יוקרה ולהעניק למוצר החדש את הבמה הטובה ביותר על מנת שאכן יובן בקרב המוזמנים עד כמה נחוץ המוצר וכמה הוא עשוי לתרום להם וללקוחות שלהם. אין ספק כי השקה באופן כזה של מוצר יעניק לו את ההד הרצוי והוא ייהנה מתפוצה גבוהה הרבה יותר מכל צורה אחרת של השקה. כאשר הוא ייערך במקום מכובד ומתאים, הוא אכן יקבל את הכבוד הראוי.

יוצרים קשרים עסקיים

לעיתים מעוניינת חברה מסוימת להרחיב את הקשרים שלה עם אנשי עסקים עמיתים או כאלה שפועלים בענפים מקבילים. כאשר הדבר נערך באולם אירועים יוקרתי, הקשרים העסקיים אכן ייווצרו על הקרקע הכי מתאימה. קשרים שנולדו על רקע איכותי הם קשרים שיהיו גם הרבה יותר איכותיים בהמשך והם יוכיחו את עצמם בהמשך הדרך המשותפת.

מגבשים את הצוות

ימי גיבוש לצוותים נחשבים גם כן לאירועים עסקיים. כיום אין כמעט חברה, ארגון או בית עסק שמוותר על הדבר. כולם מודעים לחשיבות הרבה של ימי הגיבוש הללו והם משקיעים את מיטב המשאבים בדבר. גם אם זה כרוך בהפסד של ימי עבודה עבורם מצד כל הצוות היוצא לבלות וגם אם ימי הגיבוש עצמם, עולים סכום כסף לא נמוך, עדיין שווה ההשקעה.

היא מובילה בסופו של דבר להעצמה של העסק ולהגברה משמעותית של התפוקה בעסק.

איך בוחרים את האולם?

הבחירה באולם לאירוע העסקי היא הבחירה הכי משמעותית עבור הצלחת האירוע. כאשר תבחרו את האולם המתאים, האירוע יוכל להצליח ולהוביל לקראת המטרות הרצויות עבורכם.

אתם אמורים לחשוב עם עצמכם, מהו אופי האירוע הרצוי מבחינתכם. יש כאלו שירצו ליצור אירוע מאוד רציני ומכובד. שם יהיו ההרצאות, הדיונים והמפגשים שידרשו פלטפורמה עם כל האפשרויות לקיום אירוע שכזה.  אך מנגד יש את האירועים העסקיים אשר דורשים דווקא את האווירה הקלילה והמשוחררת. כמו באירועי הגיבוש השונים. שם יהיו אולי מופעים אומנותיים שונים, פעילויות פנאי מרתקות ועוד חוויות הדורשות מענה מתאים גם מבחינת האולם.

הבחירה באולם אמורה להיעשות מתוך חשיבה על המטרות של האירוע כאשר כך תיטיבו להגיע לבחירה הכי נכונה והכי מתאימה עבורכם.

אולם כינוסים

על פי רוב תזדקקו לאולם כינוסים עבור הכינוס העסקי שלכם. באולם הכינוסים תוכלו ליהנות מחלל המתאים בדיוק לאירוע מן הסוג הזה.

ישנם מקומות לכינוסים עסקיים שם יש גם אודיטוריום. האודיטוריום עשוי לתת מענה מושלם כאשר מדובר בכינוס רשמי המכיל מספר גדול של מוזמנים.

לחילופין, אם תעדיפו את הכינוס סביב שולחנות ערוכים עם כיבוד קל או אפילו עשיר, של ארוחה עשירה ומפנקת, תוכלו לעשות גם את זה באולם אירועים המציע לכם את האפשרות.

באופן כללי נוכל לומר כי אין באמת כללים לאירועים עסקיים כי הם מאוד נבדלים אלו מאלו. כל אחד מהם יש לו את המטרות שלו וכל אחד מורכב מקהל שונה ואי אפשר לומר שמדובר באירוע סטנדרטי ואחיד כמו חתונה למשל.

מסיבה זו חשוב כל כך להתמקד ולשים לב למרכיבים של האירוע, למטרות שלו, לקהל היעד שלו ולהרכיב אותו בהתאם.

ציוד מתאים באולם

הציוד באולם לאירוע העסקי אמור לכלול ציוד שונה לחלוטין מהציוד לאירוע משפחתי. כאשר מדובר באירוע מורכב, ברור שהצרכים הטכניים יהיו רבים יותר. זה עשוי לכלול אמצעים לצורך הפעלת מצגות, הקרנה של סרטי וידיאו, אמצעי הגברה מתאימים להרצאות שיושמעו במהלך הכינוס, שירותי במה ולעיתים גם הגברה מותאמת למקרים של הופעות אומנותיות.

כמובן שגם באירועים אלו אמורים להקצות את הפינה המתאימה לבר, או אפילו שולחנות ערוכים כדי שהאורחים יוכלו לאכול בצורה נוחה במהלך האירוע העסקי.

אולם פתוח או סגור

הבחירה בין חלל פתוח לבין חלל סגור נעשה על פי רוב בהתאם לאופי הפעילות כאשר כאן אין ממש הבדל בין אירוע רשמי לבין אירוע חוויתי כששניהם עשויים להיערך הן בחוץ והן בפנים. התכנון הנכון של האירוע וההפקה המקצועית, ישפיעו על הצלחתם של שניהם. אך ברור כי יש להתחשב בעונה אשר בה עומד האירוע להתקיים על מנת שלמוזמנים לא יהיה חם מידי או לחילופין קר מידי. מזג אוויר שאינו מתאים עשוי לפגום לחלוטין בהצלחת האירוע.

אולם עם ניסיון באירועים עסקיים

בגלל ההבדלים הבולטים בין סוגי האירועים השונים, חשוב מאוד לשים לב לניסיון שיש לאותו אולם להציע גם כאשר מדובר באירועים עסקיים.

אתם אמורים לשים לב כי האולם אכן מסוגל לתת לכם את המענה המושלם בכל מה שקשור למטרות הכינוסים שלכם.

זה אומר אולם אשר בו המסרים שלכם, התכנים הרצויים ואפילו התדמית של העסק יקבלו כולם את הבמה הרצויה ואת המענה המושלם.