חודש: מאי 2021

אנשי הפקה התעוררו משנת הקורונה במהירות מפתיעה, וגילו שהביזנס שלהם חזר לעניינים בכל הכוח. לא מעט מפיקים כבר חשים בעומס של אירועי הקיץ, לרבות חתונות ואירועים עסקיים. בחירת מיקום מרכזי וספקים איכותיים יעשו את כל ההבדל. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להרים אירוע עסקי מוצלח 

מרגישים את הריח הזה באוויר? זה הריח של הקיץ, של אווירת החופש, הים, הפירות העונתיים המרעננים וכמובן – עונת האירועים שחוזרת בכל הכוח.

אחרי תקופה ארוכה מאוד של חוסר ודאות – כן פותחים, לא פותחים? מותר להתקהל, אסור להתקהל? יש עתיד לתחום האירועים או שהביזנס נגמר…? כעת נראה שהכל מתחיל להתבהר, והחזרה לשגרה מהבחינה הזו היא חד משמעית וגורפת. האירועים, המסיבות, החתונות, הכנסים והאירועים העסקיים – שוב על הפרק, והפעם הם כאן כדי להישאר.

אם אתם מפיקי אירועים שזה מכבר חזרו לעסוק בתחום שנועד רק ליחידי סגולה ש”יש להם את זה”, אתם בוודאי מרגישים את החזרה הדרמטית לעסק, ואת ההתעוררות ההמונית של הציבור, אשר באה לידי ביטוי בביקוש אדיר. כעת, על אף שאלו הן בהחלט “צרות של עשירים”, אתם חווים עומס מטורף, כאשר כל אלו שהקפיאו את התוכניות לאירוע החשוב שלהם – חוזרים במלוא המרץ לעניינים, ומחפשים אתכם, אנשי המקצוע מהתחום – שתפיקו עבורם את האירוע המושלם.

התכנסנו היום כדי לדון בטיפים שיקלו עליכם המפיקים גם את בחירת הלוקיישן, ויחד איתה – יסייעו לכם לשחרר כמה דאגות בתוך הפקה שבוודאי גדושה בהן, במיוחד כשיש לכם כמה כאלו במקביל… ננסה לעזור לכם להשאיר את כל הכדורים באוויר, ולרקוד על כל החתונות, גם אם מדובר באירוע עסקי ולאו דווקא חתונה. בתור מפיקים, אתם מבינים היטב את ההבדלים שבין סוגי האירועים, אך בכל זאת יש להם לא מעט מאפיינים ואלמנטים משותפים. 

1 –  להתאים את סגנון האירוע באופן מדויק לחזון הלקוח ולצרכיו

לאירועים עסקיים רבים יש לא פעם נופך שיווקי או מסחרי, ובכל מקרה, הלקוחות שבוחרים להפיק אותם – מנכ”לי חברות, אנשי שיווק של חברות הייטק, מנהלי ומנהלות כוח אדם ועוד, מבקשים בדרך כלל להעביר מסר כלשהו באמצעות האירוע. 

לכן, הצעד הראשון בהפקת אירוע דורש מכם המפיקים קודם כל הקשבה. עליכם לערוך תחקיר של ממש באמצעות ראיון עם הלקוח שלכם, ולהבין את כל היבטי ומאפייני החברה שמקיימת את הכנס וגם את החזון של הלקוח לגבי מה שהוא רוצה להשיג באמצעות האירוע הזה. זה הזמן לשים את האגו ואת החלומות שלכם בצד ובאמת להקשיב ולהבין איך הלקוח מדמיין את האירוע הזה, ואילו כלים יסייעו לכם להפוך את החלום שלו למציאות.
לצד זאת, כדאי לזהות כבר בשלב זה אילו מהרעיונות של הלקוחות אינם ריאליים ויהיו בלתי אפשריים לביצוע בפועל, ובעדינות, לנסות להוריד אותם מהם.

כמובן שבשלב זה עליכם לדרוש את כל הפרטים “היבשים” מהלקוחות ולצאת מהפגישה הזאת כאשר אתם יודעים בדיוק מהו התקציב המוקצה לאירוע הזה, מהו היקף המוזמנים הצפוי, באיזו שעה הוא צפוי להתקיים, באיזה טווח תאריכים ניתן לקיים אותו, ומהן ההגבלות מטעם הלקוח, לגבי המיקום, הקייטרינג וכו’. 

2 – בחירת מיקום מרכזי היא המפתח לאירוע מוצלח

מיקום האירוע הוא פרמטר קריטי להצלחתו, ואין להקל בו ראש. המשמעות של מיקום קודם כל תבוא לידי ביטוי בקלות או בקושי ההגעה לאירוע, ואם תיכנסו רגע לנעלי המוזמנים, תוכלו להבין בקלות שלאורך הנסיעה לאירוע יהיה השפעה ישירה על מצב הצבירה בו יגיעו לכנס או לאירוע העסקי אותו אתם מתכננים. כמובן שיש כל מיני פנטזיות, לעתים לכם ולעתים ללקוחות שלכם, לגבי לוקיישן ייחודי, עם טבע ונוף פראי, אך ההמלצה שלנו היא קודם כל לחשוב איפה על המפה ממוקם האירוע, ולחשב מה יהיה המרחק הנדרש להגעה עבור רוב האורחים. לא סתם, מפיקים רבים בוחרים להפיק אירועים עסקיים במרכז, מאחר שהם לוקחים את הפרמטר הזה כעיקרי במערכת השיקולים שלהם.

תופתעו לגלות, שזה שתבחרו מקום מרכזי, לא אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על נוף משגע וחוויית אירוח ייחודית, מהנה ומעוררת השראה.

סיבה נוספת לתכנן אירוע במיקום מרכזי, לדוגמא בעיר גדולה כמו תל אביב, היא שבאזורים הללו נמצאים כל הספקים שאתם זקוקים להם לאירוע, לרבות חברות קייטרינג, חברות תאורה ולוגיסטיקה, חברות אלכוהול לרבות ברים לאירועים ועוד ועוד. בדרך כלל, מאחר שבעיר הגדולה הכל פועל לפי צו השעה והטרנדים הכי חמים, העניין הזה יבוא לידי באיכות השירות שתקבלו מהספקים – קייטרינג עם מנות מעודכנות, עיצוב לפי האופנה הכי עכשוויית ועוד. כל אלו יחד עשויים לגרום לאירוע שלכם להיראות ולהרגיש ברמה הגבוהה ביותר, ונגדיל ונאמר שבמקרים רבים על הדברים הללו קם ונופל אירוע.

מפיקים ולקוחות רבים כבר הבינו והפנימו את היתרונות הללו, והחלו לשריין תאריכים באולמות אירועים בתל אביב, מאחר והם יודעים שזה הבסיס לאירוע מוצלח, שהוא “פיין” וברמת גימור גבוהה. 

בחירה בלוקיישן אורבני ומרכזי לא חייבת לכלול ויתור על נוף משגע

כאמור, הבחירה לקיים את האירוע בעיר סואנת, אינה אומרת שתצטרכו לוותר באופן גורף על טבע ונוף מהממים. דווקא בתל אביב קיימת האפשרות לערוך אירועים בסמוך לחוף הים היפיפה והמטופח של העיר, ולהנות הן מבריזה משגעת, גם באמצע הקיץ והן מנוף מטריף של הגלים המתנפצים אל החוף.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים אינה סיפור פשוט, אך באמצעות הקשבה ללקוחות, חשיבה פרקטית, בחירת לוקיישן מנצח והקפדה על טיב הספקים שאתם שוכרים את שירותיהם עבור האירוע, תוכלו להרים אירועים איכותיים, מהנים, מלאים באווירה טובה, וכאלו שימנפו את הלקוחות שלכם אל על. 

אין דבר יותר רומנטי מחתונה על הים וטקס חופה הנערך בקרבת החוף. אם חלמתם על אירוע כזה, יש כמה פרמטרים שחייבים לקחת בחשבון, על מנת שההנאה שלכם ושל  האורחים שלכם תהיה מושלמת. הפתרון שיבטיח שהאירוע המרגש שלכם יהיה מוצלח, מהנה ונעים עבור כל המשתתפים 

יש משהו במראה ובתחושה של הים, שאי אפשר להתחרות בו. מדובר ב”גיים צ’יינג’ר” מיידי – גם אם אתם עייפים, עצובים או עצבניים, ברגע שמגיעים לחוף הים הכל משתנה. זו ממש ספרה אחרת. תמיד נעים שם, גם בתקופות הכי לוהטות של הקיץ הישראלי, הבריזה תמיד מלטפת ומרגיעה והמצב משתפר ברגע אחד. 

לא סתם, חלומם של זוגות רבים הוא לערוך חופה על הים בתל אביב. כזו שתשלב גם את הנוף הכי רומנטי ומרגש, את הרוח הכי נעימה, וכמובן את המיקום הכי שווה והכי נגיש עבור האורחים שלהם. 

אחרי שנה של הקפאה , אפשר לחזור ולהתחיל לתכנן – ומוטב למהר

במהלך השנה האחרונה, שנת הקורונה שנחתה עלינו כאילו משום מקום ועצרה את העולם, את כל התוכניות וההפקות, וגם הקפיאה את החלומות. המוני זוגות בארץ ובעולם, שהתארסו בסמוך לשנה הזו, נותרו מבולבלים ועצובים, ובכל פעם שנראה היה שאפשר כבר לקבוע תאריך ואולם ולהתחיל לתכנן את החתונה – שוב סגרו אותנו ושוב הכל עצר. למרבה השמחה, כעת כבר נכנסנו לתקופה אחרת, בסימן אמיתי של חזרה לשגרה, הודות לכמות המתחסנים ההולכת וגדלה והיקף ההדבקות ההולך ופוחת. במידה ואתם מתכננים להינשא בקיץ הקרוב, ובהנחה שיש לכם “ויז’ן” מסוים לגבי איך צריכה להיראות החתונה שלכם, במיוחד לגבי הלוקיישן, המוסיקה וכמובן האוכל, כדאי שתדעו שאתם ממש לא היחידים.

בעיקר אם אתם חולמים על מקום ייחודי כמו גן אירועים על הים, כדאי להיות בעניינים ולהבין שהתחרות מול הזוגות האחרים היא צמודה וקשה, ויש לשריין אולם, די.ג’יי וחברת קייטרינג בהקדם, אחרת שוב תאלצו לדחות את החתונה, ואתם אמנם למודי קרבות כבר, אבל בטוח שזה לא רצוי מבחינתכם.

החלטתם ללכת על חתונה על הים? דברים שחייבים לקחת בחשבון

רוחות חזקות: מזג אוויר שקשה לצפות 

נכון שאין יותר רומנטי, פסטורלי ומרגש לערוך את החופה שלכם ממש על חוף הים, אבל יש כמה דברים שחייבים לחשוב עליהם מבעוד מועד. מזג האוויר לא תמיד צפוי, ובשעות אחר הצהריים למשל, הרוחות עלולות להיות כה חזקות על החוף, עד שיחבלו בהנאה של האורחים שלכם, ובמיוחד ברמת הריכוז שלהם בטקס המיוחד שלכם. לכן, אם בחרתם בסוג כזה של חופה, כדאי לבדוק שהחוף ממוקם במתחם שהוא יחסית סגור, שיגן מפני הרוחות, וכן שתהיה בו אלטרנטיבה לערוך את החופה במתחם סגור או על דק מוגבה בקרבת החוף, במקרה שמזג האוויר לא יהיה לצדכם – דווקא ביום הכי מיוחד ושוב בחייכם. בנוסף, כדאי לתת את הדעת לפרמטרים של גאות ושפל, שכן במקרה שהחופה עתידה להיערך ממש על החוף עצמו, בשעת הגאות האורחים שלכם עלולים למצוא עצמם עומדים בתוך המים ממש.

לספק לאורחים שלכם את התנאים הנוחים ביותר

בכל תכנון של חתונה, הנוחות של האורחים שלכם צריכה להיות בראש סדר העדיפויות. קודם כל, כדאי לבחור במיקום נגיש, מאחר ואם תטרטרו את המוזמנים שלכם בנסיעה ארוכה, בחיפוש חנייה ממושך, ובכיתות רגליים למרחקים ארוכים – הם יגיעו לאירוע במצב צבירה בעייתי, עייפים, עצבניים וחסרי מצב רוח למסיבה. במקרה כזה, כל ההשקעה שלכם בקייטרינג ובשאר פרטי ההפקה, פשוט תרד לטמיון. הדבר הזה נכון כפליים כאשר מדובר בחתונה הנערכת על חוף הים. ברוב אירועי החתונות גילאי האורחים (ואי לכך גם מצבם הגופני והבריאותי) מגוונים. סביר להניח שבין האורחים שלכם יהיו מתינוקות ועד קשישים. בחופה הנערכת על חוף הים, חייבים להתחשב במגבלות של כל אלו ולהנגיש את המתחם הן לעגלות של תינוקות והן לצעידה של אנשים מבוגרים, אולי עם הליכון, מקל הליכה וכו’. קחו בחשבון שבמידה ותאתגרו את האורחים שלכם מבחינת ההגעה הפיזית למיקום החופה, הדבר עלול להוות חבלה של ממש באירוע שלכם, וכל מה שהם יזכרו זה את הדרך הקשה שנדרשו לעבור כדי להגיע לחופה. כמו כן, חשוב שיהיו שירותים בקרבת מקום וגם שתייה קרה נגישה לאורחים. בנוסף, חשוב לדאוג לכיסאות נוחים שיוצבו ליד החופה, גם, ואולי במיוחד אם היא נערכת על החוף עצמו. כאמור, הנוחות של האורחים היא זו שצריכה להוביל את המחשבות שלכם לאורך כל הדרך. זה הזמן לשים רגע את הפנטזיות בצד ולהתחבר למציאות. כדאי להתייעץ לגבי כל הפרמטרים הללו עם מנהלי מתחם האירועים שבחרתם ולוודא שאתם מכוסים מכל הכיוונים. 

הפתרון האידיאלי לכל תרחיש – אולם אירועים על הים

ייתכן והתארסתם לא מזמן, או שכבר נתפסו המועדים האופציונליים לחתונה בקיץ הקרוב, והחלטתם להתחתן דווקא בחורף. תשמחו לשמוע שאין זה אומר שתצטרכו לוותר על חתונת חוף. ראשית, מזג האוויר בישראל עשוי להיות נוח גם במועדים רבים בעונת החורף. שנית, במידה ותבחרו באולם אירועים על הים, תוכלו ליהנות מכל העולמות, ולחגוג בכל החתונות. אולמות אירועים הממוקמים בקרבת חוף, לרוב מציעים את האופציה של קיום טקס החופה וכמובן את המשך האירוע ובמיוחד שלב הגשת האוכל – בתוך מתחם סגור ומקורה. כך שאם אתם חולמים על חתונה על הים, תוכלו לקיים אותה בכל עונה שתבחרו, ולדעת שאתם והאורחים שלכם תוכלו ליהנות מהאווירה הרומנטית ומהנוף המשגע – גם מבפנים, מבעד לחלונות הגדולים שאולמות מסוג זה מצוידים בהם, לצד נוחות מירבית. כך תיהנו משקט ושלווה שמבטיחים לכם שהאירוע שלכם יהיה מוצלח ומהנה עבור כל המשתתפים.