אירועים עיסקיים

הודות לאווירה הדינמית, סצנת הטכנולוגיה המתקדמת והמורשת התרבותית העשירה, תל אביב מסתמנת כיעד מועדף לקיום אירועים, ואירועים עסקיים בפרט. קו החוף, שהוא אייקון תל אביבי מובהק, מוסיף רקע ייחודי, מה שהופך את הלוקיישן הזה לאטרקטיבי במיוחד עבור אלו המחפשים מקום לאירוע עסקי 

תל אביב, הלב הכלכלי והתרבותי הפועם של ישראל, הפכה זה מכבר ליעד מוביל להפקת אירועים עסקיים. השילוב הייחודי של סגנון החיים העירוני המודרני, יחד עם הקסם המחוספס, מהווה סביבה שאין מתאימה ממנה עבור אירועי חברה ואירועים עסקיים מכל סוג אחר. 

הפקת אירועים עסקיים בתל אביב כרוכה בשלל משימות ואתגרים, כאשר החשובה ביניהם היא מציאת האולם המושלם לקיים בו את האירוע. מדוע אולמות אירועים הממוקמים ליד חוף הים הם תמיד רעיון טוב, וכיצד ניתן להתמודד עם האתגרים השונים שארגון אירוע עסקי כרוך בהם? 

אמרתם תל אביב, אמרתם אירועים עסקיים: מדוע העיר היא הלוקיישן המנצח? 

תל אביב בולטת כמקום אידיאלי לקיום אירועים עסקיים, הודות לאווירה הדינמית, לסצנת הטכנולוגיה המתקדמת והמורשת התרבותית העשירה. זוהי עיר שבה חדשנות פוגשת היסטוריה, והיא מציעה למפיקי אירועים מגוון אפשרויות ליצור עבור האורחים שלהם חוויות בלתי נשכחות. קו החוף, שהוא אייקון תל אביבי מובהק, מוסיף רקע ייחודי, מה שהופך את הלוקיישן הזה לאטרקטיבי במיוחד עבור אלו המחפשים מקום לאירוע עסקי על הים.

למה כדאי ללכת על מקום ליד הים בתל אביב? 

לבחירה של מקום לאירוע עסקי על הים בתל אביב יש מספר יתרונות:

אין טוב ממראה עיניים: אי אפשר להתחרות בנוף ההיסטרי של הים

הנוף של הים מספק רקע שליו ומעורר השראה, והוא פשוט מושלם לגירוי היצירתיות וליצירת אווירה נינוחה ונעימה בקרב המשתתפים.

רבגוניות: חללי אירועים הניתנים לשינויים ולהתאמה אישית 

מקומות ליד הים בתל אביב מציעים חללים גמישים, הניתנים להתאמה לסוגים שונים של אירועים עסקיים, החל מכנסים רשמיים ועד למפגשי נטוורקינג באווירה נינוחה בלתי פורמלית.

למנף את האירוע לפעילויות נוספות ליד הים

הקרבה לחוף מאפשרת שילוב של פעילויות פנאי, כמו הפעלות נטוורקינג בשקיעה או פעילויות לגיבוש צוותים על חוף הים.

גורמים מרכזיים שחשוב לקחת בחשבון בהפקת אירועים עסקיים בתל אביב

הכרת התרבות העסקית המקומית

הסביבה העסקית של תל אביב ידועה בחדשנות מצד אחד, ומהצד השני דווקא בחוסר הרשמיות שלה. במיוחד כשמדובר בתרבות ההייטק, בדרך כלל האווירה הרצויה היא אווירת קז׳ואל. הבנת ואימוץ התרבות הזאת, יכולים לסייע בתכנון אירוע שעולה בקו אחד עם הסגנון אנשי העסקים המקומיים.

בחירת מקום ליד החוף: למה לשים לב?

בבחירת אולם אירועים ליד הים בתל אביב, יש לקחת בחשבון גורמים כמו נגישות, קיבולת ושירותים זמינים. המקומות צריכים להתאים לטון האירוע ולמטרותיו.

אמצעי טכנולוגיה ראויים

כמרכז טכנולוגי, בתל אביב תמצאו אולמות אירועים מצוידים בטכנולוגיות תקשורת מתקדמות וציוד הקרנה וסאונד משוכלל. כל אלו הם כבר סטנדרט באירועים העסקיים של היום.

אל תתפשרו על אוכל בסטנדרט גבוה

נצלו את הסצנה הקולינרית המפורסמת של תל אביב כדי לספק חוויות אוכל יוצאות דופן, הכוללות מנות טרנדיות ומגוון שיתאים לכל סוגי הסועדים.

ארגון אירוע עסקי על הים: כמה טיפים חשובים

כאשר אתם ניגשים לתכנן אירוע עסקי על הים בתל אביב, קחו בחשבון את הטיפים הבאים:

למקסם את הנוף ההיסטרי של החוף

בחרו באולם אירועים ובפריסת חללים הממנפים את הנוף ההיסטרי של הים. בין אם זה חלל מרכזי מרווח המשקיף על החוף מבעד לחלונות גדולים, או קבלת פנים בלאונג׳ המשקיף מלמעלה על גלי הים המרהיבים. התפאורה הזו יכולה להיות הדבר שפשוט יעשה לכם את האירוע.

שילוב אלמנטים בקונספט של ים

השתמשו בנושאים ואלמנטים הקשורים לחוף הים בעיצוב האירוע. אלו יכולות להיות מנות דגים שיוגשו לאורחים, עיצוב בסגנון בוהו שיק, האופייני ללאונג׳ים בחופי תל אביב, מוזיקת צ׳יל שמכניסה לאווירה הנכונה, ועוד.

השתדלו שלפחות חלק מהאירוע יתקיים במתחם חוץ

במידה והאירוע צפוי להתקיים בעונה נוחה מבחינת מזג האוויר, בחרו באולם אירועים המציע גם מתחם חיצוני, בו ניתן להנות מהים במלוא עוצמתו, באוויר הפתוח. הדבר יוסיף עוד תוכן וגיוון לאירוע כולו ולמעשה יחבר בין שני סוגי אירועים באותו המועד. 

התאמת אירועים לקהלים שונים

הוורסטיליות המאפיינת מקומות ליד החוף של תל אביב, הופכת אותם למתאימים למגוון רחב של אירועים עסקיים:

כנסים ארגוניים

עבור מפגשים רשמיים, בחרו באולם עם אפיל יוקרתי ואלגנטי, ושימו את הדגש על ציוד, ריהוט ומתקנים בסטנדרטים גבוהים ובאיכות חסרת פשרות. 

אירועי סטארט-אפ וגיוס משקיעים

עבור אירועי סטארט אפ, כדאי לבחור באולמות אופנתיים על חוף הים וגם כאן יתאימו במיוחד מקומות באוויר הפתוח, המספקים אווירה נינוחה, מעוררת השראה ויצירתיות, המתאימה לסטארטאפים ויזמים.

ריטריטים למנהלים

במקרה הזה יתאימו מקומות בסטייל, שיש בהם אווירה אקסקלוסיבית ושקטה, המעוררת שלווה. חפשו אחר מקומות עם נוף פנורמי לים, שיתאימו במיוחד לפגישות וריטריטים של מנהלים ובכירים בחברות.

היתרונות של אירוע עסקי מול הים

חוויה משודרגת וייחודית

התפאורה המהרהיבה והאווירה הרגועה יכולות לתרום לחוויית אירוע מהנה, שונה ומקורי, שכולם יזכרו בהמשך ולכן גם תהיה לו השפעה משמעותית יותר.

אווירת חופש וצ׳יל מעודדת נטוורקינג וחיבור בין המשתתפים 

הסביבה הבלתי פורמלית של חוף הים, תמיד מעוררת תחושת חופש שקשה להתחרות בה. האווירה הזו מטפחת אינטראקציות בין המשתתפים באופן טבעי ואורגני.

השראה יצירתית

יופיו של הים והאנרגיה הדינמית של תל אביב, יכולים לעורר יצירתיות וחשיבה מחוץ לקופסא.

לסיכום, הפקת אירוע עסקי בתל אביב, במיוחד במקום ליד הים, מהווה הזדמנות ייחודית למיזוג בין יעדים מקצועיים לבין האנרגיה התוססת של העיר ונופי החופים המשגעים. חוויית אירוע שאין שניה לה.

אירועי חברה משרתים מטרות שונות, החל מציון וחגיגה של אבני דרך ועד לגיבוש הצוותים והעלאת המורל של העובדים, כאשר כל סוג אירוע תורם את היתרונות הייחודיים לו לחברה ולעובדיה. מדוע חשוב להבין את ההבדל בין האירועים השונים ומה חשוב שיהיה באולם שתבחרו לקיים בו את האירוע?

הפקת אירועים לחברות היא חלק בלתי נפרד מהתרבות הארגונית וממעורבות העובדים בכל חברה. אירועים אלו משרתים מטרות שונות, החל מציון וחגיגה של אבני דרך ועד לגיבוש הצוותים והעלאת המורל של העובדים, כאשר כל סוג אירוע תורם את היתרונות הייחודיים לו לחברה ולעובדיה. ההבנה מדוע ארגונים בכלל מחליטים להפיק אירועים כאלה ומהן המטרות השונות העומדות מאחוריהם, היא חיונית להערכת התרומה שלהם בעולם התאגידי.

חוגגים אבני דרך והישגים

אחת הסיבות העיקריות שארגונים מארחים אירועים היא לחגוג אבני דרך או הישגים משמעותיים. אירועים מסוג זה עשויים לכלול השקת מוצר חדש, הגעה ליעד מכירות או ציון יום השנה להקמת החברה. אירועים כאלה הם חשובים לשם הבעת הכרה בעבודה הקשה והמסירות של העובדים, וביטוי חד משמעי להערכה של מנהלי החברה כלפי עובדיהם. האירועים האלו משמשים כסוג של הכרה בביצועים והכרת תודה, מרימים את המורל (מה שצפוי להתבטא בהמשך כהעלאה במוטיבציה של העובדים) ומניעים את הצוות. באירועים מהסוג הזה יש לרוב אווירה חגיגית, עם בידור, טקסי פרסים ונאומים, המבליטים את המסע וההצלחות של החברה.

גיבוש צוות וחיזוק התרבות הארגונית

עוד סוג פופולרי של אירוע חברה הם אירועי גיבוש צוותים. אירועים אלה נועדו לחזק את היחסים בין העובדים, לשפר את התקשורת ולטפח תחושת אחדות. הפעילויות באירועי גיבוש יכולות לנוע מחוויות אקסטרים, ועד לסדנאות דינמיקה חברתית, במסגרתן העובדים צריכים להתמודד יחד, כקבוצה, עם פתרון בעיות והתמודדות עם אתגרים. כך או כך, המטרה העיקרית היא לשבור מחסומים ולעודד שיתוף פעולה בין אנשי הצוות. לאירועים אלו חשיבות רבה בבניית תרבות ארגונית חזקה ובהבטחה שהעובדים ירגישו מחוברים הן לארגון והן אחד לשני.

הכשרה ופיתוח מקצועי

אירועי חברה כוללים גם השתלמויות וסדנאות פיתוח מקצועי. אירועים אלה מתמקדים בשיפור מיומנויות העובדים, הצגת טכנולוגיות או מתודולוגיות חדשות, והבטחה כי  אנשי הצוות מוכשרים להתמודד עם האתגרים של התעשיה בה הם עובדים. באירועים כאלה יש ערך חשוב של העשרה והכשרה מקצועית, כאשר לעתים קרובות משולבים בהם אלמנטים אינטראקטיביים, כדי לשפר את הלמידה והמעורבות ורמות הקשב של העובדים.

אירועי נטוורקינג: בניית קשר חשוב עם התעשייה

עבור ארגונים רבים, אירועי חברה הם פלטפורמה ליצירת קשרים ומעורבות של העובדים בתעשייה אליה משתייך הארגון. כנסים, סמינרים ותערוכות, מאפשרים לעובדים ליצור אינטראקציה עם עמיתים, דמויות מובילות בתעשייה וכמובן – לקוחות פוטנציאליים. אירועים אלו הם חשובים ביותר לצורך התעדכנות במגמות בתעשייה, ליצירת שותפויות חדשות ולמיצוב החברה כשחקנית מפתח בתחומה.

הכרה ותגמול לעובדים

אירועי הוקרה, כגון טקסי פרסים וארוחות ערב חגיגיות, הם חיוניים מאוד לצורך הכרה בהישגים אישיים או קבוצתיים. אירועים אלו סובבים סביב הוקרה לעובדים שהצטיינו בתפקידיהם, והפגינו ביצועים יוצאי דופן או חדשנות. הכרה בעובדים באופן זה לא רק מתגמלת אותם אלא גם מציבה רף למצוינות בתוך הארגון.

קידום אורח חיים בריא ואיזון בין העבודה לפנאי

בשנים האחרונות, עם עליית המודעות ל״וולנס״ ולשמירה על אורח חיים בריא, יותר ויותר חברות עוסקות בבריאות העובדים ובאיזון בין עבודה לפנאי. אירועים כמו ריטריטים מתחום הוולנס, כמו יוגה ומדיטציה, אירועי חברה למשפחות העובדים ועוד, מדגישים את החשיבות והערך של רווחה גופנית ונפשית עבור הארגון. אירועים אלו מראים שהחברה דואגת לעובדיה מעבר לתפקידיהם המקצועיים, מה שמגביר את הנאמנות ושביעות הרצון ממקום העבודה.

גיוס כספים ומעורבות קהילתית

חלק מאירועי החברה מכוונים לאחריות חברתית, הכוללים פעילויות כמו גיוסי תרומות לצדקה או פרויקטים של שירות קהילתי. אירועים אלו משקפים את מחויבות הארגון לתת בחזרה לקהילה ולקידום תרבות של אחריות חברתית בקרב העובדים.

איך בוחרים אולם אירועים מתאים לאירוע חברה?

כאמור, אירועי חברה מופקים כדי למשרת מטרות רבות ומגוונות. החל מחגיגת הישגים והעלאת המורל בקרב העובדים, ועד מתן כנסי העשרה מקצועיים וקידום אחריות חברתית. כל סוג אירוע מביא לשולחן יתרונות מובהקים משלו. אירועים אלו חיוניים לבניית תרבות ארגונית חיובית, חיזוק מעורבות העובדים וחיזוק ערכי החברה ויעדיה. אירועי חברה מבוצעים היטב לא רק תורמים לצמיחה האישית והמקצועית של העובדים אלא גם משפרים את הבריאות הכללית וההצלחה של הארגון.

כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, לצורך אירוע חברה כזה או אחר, חשוב קודם כל להבין ו/או להגדיר היטב את סוג האירוע. חשוב לדעת, שמצד אחד לכל אירוע יתאים סגנון אולם אחר, אך מהצד השני, כיום ישנם אולמות אירועים שמציעים חלל ניטרלי וגמיש, בו ניתן להחיל כל פריסה, כל סגנון עיצוב וכל אמצעי לוגיסטי הדרוש לכם לצורך האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. אם כן, יתכן שגם אם אתם מבקרים באולם כזה או אחר והוא לא מעוצב בדיוק באופן המתאים לאירוע, תוכלו לשנות זאת בקלות. 

מה לא תוכלו לשנות? את המיקום, האיכות, הפסילטיז העיקריים והנוף שמחוץ לאולם. על כל אלו – אנחנו לא ממליצים להתפשר.

מיקום נגיש ואטרקטיבי הוא א׳-ב׳ באירוע חברה. אתם לא רוצים לטרטר את האורחים לנסיעה ארוכה ומייגעת לאירוע. מה גם שמיקום בעייתי עלול מראש לפגוע באחוזי ההשתתפות באירוע. אם רוצים ללכת על בטוח, ובמיוחד אם מדובר באירוע לחברת הייטק – מומלץ לבחור אולם אירועים בתל אביב.

כמו כן, הסטייל, האיכות, הפסיטיליז החדישים וכאמור הנוף המקיף את המקום – כל אלו משפיעים באופן דרמטי הן על החוויה מהאירוע והן על הרושם שהוא מותיר על המשתתפים. אירוע חברה הוא פני החברה, ולכן גם על הפרמטרים האלה כדאי להתעקש ולבחור את ה״פיין״ ביותר.

מהם הפרמטרים העיקריים שצריכים להנחות אתכם בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי? מה יבטיח שאולם האירועים עומד בסטנדרטים גבוהים של מקצועיות וסטייל? טיפים חיוניים למפיקי אירועים

בתל אביב, העיר החיה והבועטת, הידועה בנוף העסקי הדינמי וברוח החדשנית, הפקת אירוע עסקי מוצלח מצריכה שילוב של מספר אלמנטים והיבטים, כאשר העיקריים בהם הם סטייל ופונקציונליות. בחירת המקום ממלאת תפקיד מרכזי בהצלחת האירוע, שכן אולם האירועים הוא זה שמכתיב את הטון והאווירה באירוע כולו.

מהם הפרמטרים העיקריים שצריכים להנחות אתכם בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי בתל אביב? מה יבטיח שאולם האירועים עומד בסטנדרטים הגבוהים של מקצועיות ותחכום המאפיינים את העיר הזו, שאין כמוה בכל העולם?

לוקיישן שמשלב בין נוחות לבין סטייל יוקרתי

השיקול הראשון והחשוב שצריך להנחות אתכם בתהליך החיפוש אחר אולם אירועים בתל אביב, הוא מיקומו. כמובן שנתוני הפתיחה כבר לטובתכם וקשה לטעות עם המרכזיות והנגישות של העיר הזו, אך בכל זאת, גם בתוך העיר יש הבדלים בלוקיישן, וכדאי לתת את הדעת לעניין. המקום צריך להיות מספיק מרכזי ונגיש (או לחילופין, צדדי ונגיש בשל הקרבה שלו לכניסה וליציאה מהעיר), כך שכל המוזמנים שלכם, בין שהם מגיעים מערים אחרות בארץ ובין שהם מגיעים משדה התעופה – יוכלו להגיע לאירוע בקלות יתרה. קרבה למוקדי תחבורה מרכזיים כמו גם לנמל התעופה, לתחנות רכבת מרכזיות ולצירי תחבורה ציבורית היא המפתח כאן. בנוסף, האזור או השכונה בהם ממוקם האולם, יכולים להשפיע באופן משמעותי על התדמית של האירוע, בדגש על יוקרה וסטייל. אזורים כמו לב העיר או אזור נמל תל אביב, הידועים במוקדי העסקים ובנופים המיוחדים שלהם, הם נחשקים מאוד בשל השילוב בין מרכזיות, נוחות וסטייל מתוחכם. 

ציוד חדש ומתקדם: לא להתפשר כאן

מתחם אירועים עסקיים מהשורה הראשונה בתל אביב צריך להיות מצויד במתקנים חדישים. לדוגמא, גישה לאינטרנט מהיר אינה עניין הנתון למשא ומתן, בהתחשב בצורך בהקרנת מצגות בלייב, שיחות וידאו, במידה ויש היתכנות להשתתפות וירטואלית, שימוש באפליקציה ייעודית לאירוע וכו׳. מדובר בדור ההייטק, במיוחד בתל אביב, והציפיות מהאירוע בהתאם. בנוסף, ציוד סאונד, תאורה והקרנה מודרני ומשוכלל, כולל מקרנים, מערכות הגברה ומיקרופונים, צריך להיות זמין עבורכם, והוא חייב להיות במצב חדש ומצוין. אם מציעים לכם באולם צוות תמיכה טכנית שיעמוד לשירותכם באירוע, תנו למקום הזה עדיפות. באופן זה תבטיחו שבמהלך האירוע ניתן יהיה לטפל במהירות בכל תקלה טכנית. כל מי שיש לו מעט ניסיון בהפקת אירועים עסקיים במרכז ובכלל, יודע שאירוע ללא תקלות הוא אירוע מוצלח. 

אווירה שמשקפת את הוייב של תל אביב

האווירה של המקום צריכה לשקף את הרוח הדינמית והחדשנית של תל אביב. חלל מעוצב בסטייל, עם אסתטיקה עכשווית, יכול להעצים משמעותית את חווית המשתתפים באירוע. תאורה שעוצבה במקצועיות, סידורי ישיבה נוחים ופריסה המאפשרת תנועה קלה, זרימה ואינטראקציה בין המשתתפים – הם מאסט באירוע עסקי מכל סוג שהוא. מקומות המשלבים אלמנטים מהתרבות והארכיטקטורה של תל אביב, מציעים חוויה ייחודית שעשויה להותיר רושם מתמשך על המשתתפים.

קיבולת גמישה: מקום שיכול להתגמש בהתאם לאירועים בהיקפים משתנים

ורסטיליות בהתאמה של האולם להיקפים שונים של אירועים היא עניין הכרחי. המקום צריך להציע אפשרויות פריסת חלל גמישות, בין אם מדובר באירוע עסקי קטן ואינטימי או בכנס גדול. בדקו אם המקום מציע מספר חללים או אזורים הניתנים לשינויים ואדפטציות בהתאם לצרכים הספציפיים של האירוע, כגון חדרי מנוחה, חדר ישיבות לפאנל מומחים או אזורי נטוורקינג.

קייטרינג: אפשרויות איכותיות ומגוונות

קייטרינג הוא יותר מסתם צורך, זו ההזדמנות שלכם להרשים ולהראות שאתם מעודכנים בטרנדים העכשוויים ושכל מרכיב באירוע שלכם הוא איכותי, מושקע ומפנק. לא מעט משתתפים יבחנו את טיב האירוע דרך האוכל. המקום צריך לספק מגוון אפשרויות קייטרינג איכותיות, המשקפות את המגוון הקולינרי של תל אביב. כדאי בהקשר זה לבחון התאמה ומענה לדרישות והעדפות תזונתיות שונות, כגון אפשרויות כשרות, טבעוניות או ללא גלוטן. תפריט הכולל מטבח ישראלי מקומי יכול להציע למשתתפים מחו״ל, לטעום מהמורשת הקולינרית העשירה של ישראל.

הפעם אתם הלקוחות: שירות מקצועי ואדיב הוא בסיסי

לצוות המקום תפקיד מכריע בהתנהלות התקינה של האירוע. שירות מקצועי, אדיב ויעיל הוא הכרחי. הכוונה היא לכל סוגי אנשי הצוות העומדים לשירותכם במסגרת שכירת האולם – החל מצוות התמיכה הטכנית ועד לצוות הקייטרינג. מקום המתגאה בשירות לקוחות מעולה, יכול לשפר משמעותית את החוויה הכוללת שלכם ושל כל המשתתפים באירוע.

הזדמנות לנטוורקינג: עידוד תקשורת וחיבור בין המשתתפים

החשיבות של יצירת נטוורקינג באירועים עסקיים, בדרך כלל אינה פוחתת משאר יעדי האירוע. אולמות אירועים המציעים חללים ייעודיים לנטוורקינג, כגון טרסות חיצוניות, מרפסות נעימות או אזורי לאונג׳, מספקים למשתתפים הזדמנות להתחבר בסביבה רגועה, פחות פורמלית ויותר קז׳ואל. חללים אלה צריכים להיות מתוכננים במטרה לעודד שיחה ואינטראקציה.

אבטחה: בטיחות, ביטחון ושמירה על פרטיות

בהתחשב באופי של אירועים עסקיים, אבטחה עלולה להוות עניין חשוב. המקום צריך להציע אמצעי אבטחה חזקים כדי לוודא את הבטיחות והפרטיות של כל המשתתפים. הדבר חשוב במיוחד באירועים שעשויים לכלול משתתפים בעלי פרופיל גבוה או מידע עסקי רגיש.

לסיכום, המקום האידיאלי לאירוע עסקי בתל אביב צריך להיות שילוב של סטייל ופרקטיות, המשקף את המוניטין של העיר כמרכז של חדשנות ותרבות. החל ממיקום מעולה ומתקנים מהשורה הראשונה ועד קייטרינג יוצא דופן, כל היבט של המקום תורם להצלחת האירוע. על ידי בחינה מדוקדקת של מרכיבים אלו, מפיקי אירועים יכולים להבטיח שהאירוע העסקי שהם מתכננים לא רק יהיה מוצלח ביותר, אלא גם בעל השפעה משמעותית. 

הפקת כנס כרוכה בתהליך הפקה מורכב ורחב. מהו סדר המשימות המומלץ לארגון האירוע ומהם הצעדים החשובים ביותר, שיבטיחו את הצלחת המפגש?

הפקת כנס מקצועי מצריכה תכנון קפדני, הגדרת קהל יעד ותשומת לב נרחבת לפרטים לוגיסטיים. בראש ובראשונה, קביעת יעדים ברורים לאירוע היא בעלת חשיבות עליונה. חשוב להבין בשלב הראשון – האם המטרה העיקרית היא להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים, להדריך אותם בנושא חדש, לייצר נטוורקינג, להציג מחקרים או מוצרים חדשים, או אולי שילוב של כל אלה במפגש אחד? היעדים הללו הם שינחו את שלבי ההפקה הבאים.

הגדרת תקציב היא א׳-ב׳ של כל הפקה

מיד לאחר הגדרת היעדים, עניין התקציב נכנס לתמונה. תוכנית פיננסית מובנית היטב, תכלול את כל המרכיבים הדרושים להפקת הכנס – אולם כנסים במרכז, דוברים, שיווק ושירותים נוספים – תוך שאתם מבטיחים שלכל אחד מהמרכיבים יש את הנתח התקציבי שלו, מבלי ליצור עומס כלכלי. בהקשר הזה, מומלץ לשריין נותני חסות או שותפים, שיוכלו להרחיב את גבולות התקציב, ולהוסיף ערך לאירוע, תוך הגדלת הפוטנציאל העסקי שלו.

השקיעו בחיפוש האולם המתאים

בחירת המקום הנכון לכנס אותו אתם מפיקים היא קריטית. לא פחות. החלל בו יתקיים האירוע צריך להתאים בדיוק הן לסגנון ולתוכן האירוע וכמובן להיקף המשתתפים הצפוי בכנס. מאחר ומדובר באירוע מקצועי, חשוב לוודא שהאולם מצויד במערכות AV מתקדמות, מרחב נעים להפסקות וכמובן – חיבור חזק לאינטרנט. גם המיקום משנה; האולם חייב להיות נגיש עבור כל המשתתפים, ואם יש לכם ברשימה גם אורחים מחו״ל, או שאתם שואפים למשוך גם כאלה, רצוי שיהיו בקרבת מקום גם מקומות נוחים להתארח בהם ללילה או יותר. 

התוכן הוא האירוע ולכן חשוב להשקיע בו את מירב המאמצים

כאשר מדובר בכנס מקצועי, התוכן הוא למעשה הסיבה למפגש הזה. לכן, אין ספק שבמרכיב הזה אתם צריכים להשקיע את מירב המאמצים. בנו תוכנית מסודרת של תוכן העניינים, חפשו אחר דוברים ברמה גבוהה והגדירו נושאים רלוונטיים – אלו בדיוק הגורמים שימשכו את המשתתפים הפוטנציאליים להגיע לכנס. כמו כן, יש לוודא שהתוכן תואם את מטרות הכנס ועומד בציפיות של קהל היעד. חישבו גם על פורמטים מגוונים ומושכים של הגשת תוכן – החל מפאנלים ועד סדנאות במסגרתן המשתתפים יכולים להתנסות בעצמם וליישם את החומר שהועבר בכנס. כל אלו יכולים להעשיר את חווית המשתתפים.

בלי שיווק יעיל אין לכם אירוע

בלי משתתפים – אין כנס. אי לכך, חשוב מאוד להשקיע בתהליך הקידום והשיווק של האירוע. השתמש בשיווק דיגיטלי, פרסומים בתעשייה ושותפויות עסקיות כדי ליצור באזז ולעודד הרשמה לכנס. אסטרטגיית מכירה מוקדמת, כלומר כרטיסים במחיר הנחה עבור המקדימים להירשם, יכולה לתמרץ משתתפים פוטנציאליים להתחייב לקחת חלק באירוע.

הלוגיסטיקה של הפרטים הקטנים

אל תתעלמו מהלוגיסטיקה. כל פרט, החל מתהליכי ההרשמה, הדפסת תגי שם ועד בחירת הקייטרינג – יש לו משמעות נרחבת בחוויה הכללית של האורחים שלכם. חישבו על תוספות מקוריות ויצירתיות כמו פינוקים קטנים, מתנות ממותגות, דוכני צילום ועוד.

טיפים למציאת אולם הכנסים המתאים ביותר

כאמור, מציאת אולם הכנסים המושלם היא תנאי בסיס להצלחת כל אירוע באשר יהיה, וכך גם עבור הכנס אותו אתם מפיקים. החלל הנבחר יכול להשפיע רבות על חווית המשתתפים, ולהותיר בהם רושם חיובי מתמשך או, במקרה הפחות טוב – אי שביעות רצון.

הנה כמה טיפים שיסייעו לכם לזהות שהגעתם למקום המתאים לצרכים של האירוע:

המקום עולה בקנה אחד עם מטרות האירוע

לפני הצלילה לחיפוש האולם המתאים, עליכם כבר להרכיב תמונה ברורה של המטרות אותן אתם שואפים להשיג באמצעות הכנס. אם מדובר בכנס העשרה מקצועי, חשוב שהמקום יהיה מצויד במערכות סאונד מתקדמות, במקרנים, במה ומסכים. לחילופין, עבור אירוע שתכליתו היא נטוורקינג, חללים מרווחים ונעימים המתאימים למינגלינג, עשויים לעבור לראש רשימת סדר העדיפויות שלכם. קחו בחשבון שרבים מהאירועים משלבים בין השניים, ולכן אולי מוטב למצוא מתחם אירועים שיציע לכם כמה חללים שונים, שיתאימו לשתי המטרות. 

מיקום מרכזי – יגביר נוכחות באירוע וישדרג את חוויית המשתתפים

מומלץ למקד את החיפוש שלכם סביב אולמות אירועים במרכז. האולם בו מתקיים הכנס צריך להיות ממוקם בלוקיישן נוח להגעה, בעדיפות גבוהה לכזה המקושר לאמצעי תחבורה מגוונים. עבור כנסים בינלאומיים, קרבה לשדה התעופה ולמלונות תועיל כאן מאוד. לא רק האולם, אלא שכדאי שגם האזור שמסביבו יהיה אטרקטיבי, עם מסעדות ואטרקציות תיירותיות אחרות. 

גודל המקום ופריסת החללים 

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל בנוחות את מספר האורחים הצפוי לכם. קחו בחשבון את סידור הישיבה, את הנראות של הבמה מכל הזוויות ואת זרימת התנועה, במיוחד בהפסקות או מפגשי נטוורקינג. חשוב לעצור ולדמיין את השתלשלות העניינים ולבדוק אם המקום מתאים, הן מבחינת הקיבולת והן מבחינת פריסת החללים, פריטי הריהוט, המתקנים והציוד.

עד כמה האולם גמיש?

באותה נשימה, חשוב לבדוק את מידת הגמישות של המקום. כל אירוע הוא בעל אופי וצרכים שונים, וככל שבאולם יהיו נכונים ללכת לקראתכם ולבצע את האדפטציות המיוחדות הדרושות לכם – כך תוכלו לדייק את תהליך ההפקה ולארגן את האירוע כפי שדמיינתם ורציתם. כמו כן, כשמפיקים אירוע גדול, תמיד יכולים לצוץ עניינים בלתי צפויים. התוכנית הראשונית שלכם עשויה לקבל תפנית ולהשתנות ככל שמועד האירוע קרב. זו רק עוד סיבה למה רצוי שהמקום יהיה ניתן להתאמה מחודשת. בין אם מדובר בהתאמת פריסות החללים, או שינויים של הרגע האחרון לרגל עלייה בלתי צפויה במספר המשתתפים.

לסיכום, במהותה, הפקת כנס מקצועי היא משימה רבת פנים הדורשת יכולות וכישורים כמו ראיית הנולד, סדר וארגון, ראש גדול, גמישות ועוד. כאשר אירוע מסוג זה מבוצע נכון, יש לו ערך רב – החל מהעשרת ידע מקצועי ועד יצירת נטוורקינג וקשרים עסקיים, והוא יכול למצב ארגון כמוביל בתחומו.

לא חסרות לכם סיבות לקיים את האירוע אותו אתם מפיקים, בעיר הכי חיה ותוססת של ישראל. הנה כמה מהחשובות שבהן

כאשר חושבים על אולם אירועים, במובן המסורתי שלו, בדרך כלל התמונה הראשונה שעולה לנו לראש היא של חתונה, בר/בת מצווה או אירועים משפחתיים אחרים. אך אולם אירועים בתל אביב, העיר שלא עוצרת לרגע, ללא ספק יהיה הלוקיישן המתאים ביותר לאירוח של אירוע עסקי.

כל הסיבות לבחור בתל אביב כיעד לאירוע העסקי שלכם

אם החלטתם להתחיל ולחפש אחר מקומות מיוחדים לאירועים בתל אביב עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים – אין ספק שהתחלתם ברגל ימין. לא חסרות סיבות לקיים את האירוע דווקא בעיר הכי חיה של ישראל, אבל הנה כמה הבולטות שבהן:

בסבירות גבוהה במיוחד: לוקיישן נגיש עבור האורחים שלכם

כאשר מדובר בעולם העסקים, הכלכלה וההייטק, הרי שמרבית מרכזי התעשיות האלה ממוקמים בתל אביב. מעבר לכך, מדובר בעיר מרכזית ביותר, ומצוידת בשלל דרכי הגעה פשוטות ומהירות אליה. אפילו אם יש לכם אורחים מחו״ל על הפרק – הם ימצאו את דרכם בקלות יתרה אל האירוע, גם אם הם מגיעים ישירות משדה התעופה. לוקיישן נגיש ומרכזי הוא המפתח לא רק לנוחות ולשביעות הרצון של המשתתפים באירוע, אם כי עוד צעד קודם, בשלב אישורי ההגעה לאירוע, תהנו משיתוף פעולה והיענות גבוהה. המשוואה היא פשוטה – מיקום אטרקטיבי יגרום למוזמנים לרצון רב יותר להגיע ולהשתתף באירוע. 

סטייל, פרסטיג׳ ותדמית 

רוב האירועים העסקיים נועדו לייצג או לקדם (וברוב המקרים – שניהם) חברה או מותג, ולכן חשובים מאוד הסטייל, הפרסטיג׳, האפיל והמוניטין, הן של הלוקיישן והן של אולם האירועים עצמו. אלו הם למעשה הפרמטרים הראשונים והעיקריים שהאירוע שלכם נמדד באמצעותם, מבחינת קהל המשתתפים. בחירה באולם לאירוע עסקי בתל אביב כבר סוללת עבורכם את הדרך לתדמית הרצויה ולרושם שהאירוע ייצר. מדובר בעיר שהיא המלכה הבלתי מעורערת של ישראל בכל הנוגע לקדמה, לסטייל, קולינריה ותרבות, וכל אלו הם חלק בלתי נפרד מהאירוע שלכם, כל עוד הוא מתקיים בה. 

הבדלים בין אירוע עסקי לאירוע פרטי

כאשר מדובר באירוע עסקי, הדגש הוא על המקצועיות. בוחנים אתכם מכל זווית ובכל פרט, ולכן ירידה לפרטים לצד ניהול מהימן של ההפקה הם קריטיים פה. הכל צריך להתנהל בצורה חלקה, החל מהתכנון הראשוניעל הנייר  ועד לכיבוי האורות וסגירת הדלתות באירוע. כאשר מחפשים את אולם האירועים המתאים, יש לבדוק היטב האם הוא מציע את השירותים הדרושים לאירוע שלכם: אמצעים טכנולוגיים מתקדמים, שירותי קייטרינג מתאימים וגמישות מקסימלית לבצע את האדפטציות הדרושות לאירוע הספציפי שלכם. 

על אילו אספקטים צריך לשים את הדגש כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי?

ציוד טכנולוגי מתקדם

בעידן הדיגיטלי, לא ניתן להתעלם מהחשיבות של ציוד טכנולוגי מתקדם עבור האירוע שלכם. על אחת כמה וכמה אם הוא מיועד לעובדי הייטק, אבל לא רק. מקרנים, מערכות הגברה, אפשרויות לוידאו קונפרנס (שיחות וידאו בלייב) או שידור של האירוע עבור אורחים המשתתפים באירוע מרחוק – הכל צריך להיות במקום – זמין ומתפקד באופן אמין. אין ספק שבאולמות האירועים המובילים מבינים את זה היטב, ומציעים לשירותכם את הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים ביותר.

יצירת האווירה המקצועית הקונקרטית

איך נוצרת אווירה מקצועית וכיצד האווירה באולם יכולה להשפיע על ההצלחה של האירוע? בניגוד לאירועים פרטיים, בהם האווירה היא מסיבתית או משפחתית, אירועים עסקיים לא פעם דורשים אווירה מקצועית ו״רצינית״ יותר. אין הפירוש של הדבר שהאווירה צריכה להיות קרה או פורמלית מדי, אלא שבאולם אירועים ראוי, ידעו כיצד לשלב בין המאפיינים השונים וליצור עבורכם את האווירה הנכונה, שתתאים לצרכים העסקיים של האירוע.

אוכל ושתייה: קייטרינג ושירותי בר הם מרכיבים קריטיים באירוע

אחד התחומים בהם אין להתפשר הוא האוכל באירוע. בין אם מדובר בארוחת ערב מלאה או בפינוקים קטנים לאורחים, האוכל צריך להיות איכותי, מגוון וטעים. בחירה בקייטרינג מתאים יכולה לשדרג כל אירוע ולהשאיר רושם טוב בפי האורחים. הבחירה הנכונה של קייטרינג ובחירת התפריט המתאים לאורחי האירוע הן חשובות מאין כמותן. צעד נבון שיכול לא רק לחסוך לכם כאבי ראש, בזבוז זמן ואפילו כסף, אלא גם להבטיח שאופן הגשת ופינוי האוכל באירוע יהיה אופטימלי ומקצועי, הוא לבחור בחברת הקייטרינג ובשירותי הבר שהאולם מציע. למעשה, זהו אחד הפרמטרים שעשויים להנחות אתכם לבחירת המקום הנכון. אם חברת הקולינריה ושירותי הבר הפועלים במקום הם ברמה גבוהה ובעלי מוניטין טוב, תוכלו להוסיף עוד נקודות לטובת האולם. 

סגנון מיוחד, ערך מוסף או בונוס לאורחים

כאשר אתם מחפשים אחר האחד – אולם האירועים שיהיה הבית המושלם עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, מעבר לפרמטרים הטכניים הבסיסיים, כדאי לתת את הדעת למשהו נוסף. בהנחה שאתם מעוניינים להותיר רושם עמוק בקרב המשתתפים באירוע שלכם, ובהחלט רוצים שבין כל האירועים, דווקא את זה שאתם מפיקים הם יזכרו לאורך זמן, עליכם לחפש את הייחוד במקום. ישנם שלל פרטים או מאפיינים שיכולים להפוך מקום לבלתי רגיל. עיצוב פנים מיוחד, לרבות גופי תאורה וחפצי נוי, אדריכלות יוצאת דופן של המבנה או מיקום עם נוף מיוחד, המשקיף לחוף הים או לאתר טבע מטופח וירוק ועוד. חפשו את האלמנט הזה, ברוב המקרים – אם יש כזה, אתם תגלו אותו מהר מאוד. אולי אפילו ברגע שרגלכם תדרוך במקום.

לסיום, בחירה באולם אירועים בתל אביב לאירוע עסקי היא בחירה המשלבת בין טכנולוגיה לטרנדים, בין מקצועיות לאווירה וסטייל. העיר הזו מציעה את הפתרון המושלם לכל מי שרוצה לשלב בין ביזנס לפלז׳ר.

הבסיס להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה יוצאי דופן, הוא בבחירת מקום ייחודי – אולם אירועים בסטנדרט גבוה, שהושקעה בו תשומת לב לפרטים והכל בו עוצב בטעם ותוכנן במקצועיות. מהם הגורמים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר המקום המושלם?

כאשר מדובר בתרבות ארגונית מוצלחת, אי אפשר להפריז בחשיבות של הפקת אירועים לחברות. אירועים אלה מספקים פלטפורמה ליצירת קשרים עסקיים, שיתוף מידע וגיבוש צוות, כל אלו תורמים לטיפוח אקוסיסטם עסקי משגשג. עם זאת, חשוב לדעת שבכל הפקה ובכל אירוע, מכל סוג, בחירת המקום הנכון היא המפתח להצלחה.

הבסיס להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה יוצאי דופן, הוא בבחירת מקום ייחודי, אולם אירועים בסטנדרט גבוה, שהושקעה בו תשומת לב לפרטים והכל עוצב בטעם ותוכנן באופן מקצועי. מהם הגורמים המרכזיים שיש לקחת בחשבון בחיפוש אחר המקום המושלם?

יצירת חוויה יוצאת דופן: טיפים לבחירת המקום האידיאלי

כאשר אתם יוצאים למסע החיפוש אחר המקום האידיאלי לאירוע חברה או אירוע עסקי, ישנם מספר גורמים הדורשים התייחסות. חיפוש ממוקד מתחיל בזיהוי היעדים והגדרת הקהל של האירוע שלכם. שאלות שיש לשאול בהקשר זה הן: האם זה עומד להיות סמינר באווירה אינטימית, כנס בהיקף רחב או בכלל מסיבה גדולה, לרגל חג או הישג ראוי לציון של החברה? אופי האירוע שלכם מכתיב את הגודל, הפריסה והשירותים הנדרשים מהמקום. יתר על כן, המיקום משחק תפקיד מרכזי. נגישות קלה, קרבה למקומות לינה ואווירה תוססת, הם מאפיינים חיוניים להבטחת חוויה חיובית ונוחה עבור המשתתפים באירוע.

מקום ייחודי ובסטנדרט גבוה

כאמור, אחד המרכיבים העיקריים בהפקת אירוע בלתי נשכח הוא אולם האירועים עצמו. המקום נותן את הטון, יוצר רושם מתמשך ועשוי לשדרג לאין שיעור את החוויה הכללית. נכון, כאשר מחפשים אחר מקום לאירוע חברה, בדרך כלל מגלים כי ישנם אולמות אירועים רבים שיש לבחור ביניהם, אך חשוב לערוך ביניהם סינון קפדני ולבחור את האחד שבולט מבחינת איכות, אסתטיקה, אווירה וייחודיות. עם זאת, אסור שאף אחד מהפרמטרים האלה יבוא על חשבון הנוחות, לרבות מיקום מרכזי וקל להגעה. בחירה בלוקיישן מוכר ואטרקטיבי היא כבר חצי הדרך להצלחה, ובוודאי תהווה מקפצה לאחוזי הנוכחות באירוע. 

דמיינו את עצמכם מקיימים האירוע העסקי שלכם באולם מיוחד ליד הים בתל אביב – מקום בו הגלים הסוערים הם הפסקול לשיחות, לריקודים ולמינגלינג, והנוף הפנורמי של הים מעורר יצירתיות וחדשנות.

אי אפשר לטעות: אולם אירועים מיוחד ליד הים בתל אביב

אז בסעיף הקודם התבקשתם לדמיין את האירוע שלכם ליד הים, ועכשיו הזמן למציאות שעולה על כל דמיון: בנמל תל אביב, תמצאו אולם אירועים יוצא דופן
שמגדיר מחדש אירועי חברה ואירועים בכלל. מבעד לחלונות העצומים במתחם המרכזי, משתקף נוף  המים הכחולים, כאשר העיצוב המתוחכם שבפנים משאיר את הבמה ליופי של הטבע, לצד שיק מודרני.

על גג המתחם נמצא ה״סקיי-לאונג׳״ באוויר הפתוח, בין שמים למים. השילוב בין חללים פנימיים וחיצוניים יוצר סביבה דינמית המתאימה למגוון אירועים, החל מכנסים וסדנאות ועד לארוחות ערב חגיגיות, מסיבות ריקודים סוערות ומסיבות קוקטייל אלגנטיות. הסטנדרט הגבוה של המתקנים והשירותים מבטיח חוויה איכותית ונוחה הן עבור המארחים והן עבור האורחים, ומשאיר אתכם חופשיים להתמקד ביעדי האירוע שלכם. הרבגוניות של החלל מאפשרת התאמה אישית, ומבטיחה שהויז׳ן שלכם יתעורר לחיים, וירגישו את זה בכל פרט ופרט באירוע.

כוחם של אירועי חברה: נטוורקינג, שיתוף פעולה ואווירה חיובית בין העובדים

אירועי חברה אינם מסתכמים במפגש בין אנשים. אלו הזדמנויות אסטרטגיות שיכולות להניע את העסק לגבהים חדשים. החל מכנסים וסמינרים ועד להשקות מוצרים וחגיגות שנתיות, כל אירוע משרת מטרה ייחודית בקידום צמיחה, בניית שותפויות וחיזוק הדינמיקה של הצוות. מפגשים אלה מספקים פלטפורמה לאנשי מקצוע להחלפת רעיונות, לסגירת עסקאות וללמידה של תכנים חדשים ממומחים בתעשייה. יתרה מכך, האירועים האלה משרים תחושת שייכות בקרב העובדים, ומטפחים כוח עבודה חדור מגובש וחדור מוטיבציה. לכן, כאשר מתכננים אירוע חברה, כל פרט חשוב – וכאמור, במיוחד בחירת המקום.

טיפים להפקת אירוע חברה מקצועי ומוצלח

לתשומת לב לפרטים יש חשיבות עליונה והיא משמשת כתנאי להבטחת הצלחת האירוע שאתם מפיקים. עליכם לראות את התמונה הגדולה, ואז בהדרגה לרדת לפרטים, עד שמגיעים לפרטים הקטנים, שעלולים להיראות כאיזוטריים לעתים, אך בפועל יש להם משמעות רבה. חישבו על האופציה לשלב אלמנטים מיתוגיים ברחבי האולם, במטרה לחזק את זהות החברה העומדת מאחורי האירוע. השתמשו בציוד טכנולוגי מתקדם, במיוחד אם יש בתוכנית האירוע מצגות וסרטוני וידאו. פן חשוב נוסף באירוע הוא הפן הקולינרי – תפריט שתוכנן היטב ומתאים להעדפות מגוונות, עשוי לשדרג משמעותית את החוויה הקולינרית. יתרה מזאת, חשבו מעבר לציר הזמן של האירוע – ןדאן שאתם משאירים בלו״ז גם זמן המיועד למינגלינג ולהזדמנויות ליצירת קשרים, תכננו פעילויות גיבוש צוות או מפגשי סיעור מוחות. על אלו עשויים להעלות מאוד את הערך שהאירוע שלכם יביא עמו.

לסיכום, הפקת אירוע חברה הוא אומנות הדורשת תכנון קפדני, חשיבה אסטרטגית וגם לא מעט יצירתיות ומקוריות. המקום שתבחרו מכין את הקרקע לחוויה בלתי נשכחת, מה שהופך את בחירתו להחלטה שיש בה חשיבות עליונה.

אם אתם מחפשים את המקום המושלם לאירוע העסקי הבא שלכם, שווה לשקול את הרעיון של אולם אירועים מיוחד ליד הים בתל אביב. מקום המתאפיין בסטנדרט גבוה של איכות, אסתטיקה מדהימה ואווירה מעוררת השראה, מבטיח שהאירוע שלכם ירשום שיאים חדשים של הצלחה. כאשר חוף הים בחוץ, ובפנים הכל בסטייל ובאיכות – אין סיכוי שאירוע החברה שלכם לא יותיר רושם עז בקרב המשתתפים, יטפח קשרים חדשים וישנים, וזיכרונות שיהדהדו עוד הרבה לאחר סיום האירוע.

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1.עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2.האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3.האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4.אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם. 

5.מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6.איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7.מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה. 

8.האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9.אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי. 

10.כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.

מהם הדברים שחשוב להגדיר לפני שמחפשים אולם לאירוע עסקי, ומה חשוב לבדוק באולם עצמו? כמה טיפים שיעזרו לכם לנצח על התזמורת הזאת שנקראת ״אירוע חברה״ 

הפקת אירועים לחברות ולארגונים דורשת תכנון קפדני, תשומת לב לפרטים והבנה ברורה של היעדים והציפיות. בין שמדובר בכנס תאגידי, השקת מוצר או אפילו ארוחת ערב חגיגית, כל היבט של האירוע, עד הפרט הקטן ביותר, עשוי לתרום להצלחתו. מהם הדברים שחשוב לדעת לפני שיוצאים לדרך עם הפקת אירועים עסקיים ולמה חשוב לשים את הדגש על אולם האירועים, לרבות מיקומו וסגנונו? כמה טיפים כלליים שיעזרו לכם לנצח על התזמורת הזאת שנקראת ״אירוע חברה״.

חשיבותו של אולם האירועים

אולם האירועים משמש כמוקד מרכזי באירוע שלכם, ולבחירה שלו יש תפקיד מכריע בחווית המשתתפים באירוע. המפתח לאירוע מקצועי ומוצלח הוא קודם כל התאמה מדויקת של המקום בו הוא נערך לאופי וצרכי האירוע הספציפי. מסיבה זו, חשוב להגיע מוכנים לתהליך החיפוש ולדעת בדיוק לאן פניכם ומה אתם מחפשים. בתהליך ההכנה, בשלבים המקדימים, חשוב להגדיר היטב מהו היקף האירוע, ומהו הסגנון הכללי שהוא הולך להתאפיין בו, לדוגמא, האם מדובר באירוע פורמלי ו״רציני״ או שמא מדובר במסיבה באווירה קלילה. נתונים נוספים שכדאי שכבר יהיו ברשותכם לפני שאתם יוצאים לדרך הם – מהיכן מגיעים מרבית המשתתפים באירוע, וכמובן – מהו התקציב העומד לרשותכם לצורכי ההפקה.

קיבולת, מיקום וסטייל: הגורמים שחשוב לקחת בחשבון בבחירת אולם אירועים

מהו גודל המתחם והאם הוא עולה בקנה אחד עם היקף המשתתפים באירוע?

כשרשימת האורחים בידיכם, זה הזמן להצליב את הנתון הזה אל מול הנתונים של קיבולת האולם. חשוב לבחור אולם אירועים עם קיבולת שתתאים בדיוק לכמות האורחים. מצד אחד, חשוב שלמשתתפים באירוע יהיה מספיק ״ספייס״ והם לא ירגישו שדחסו אותם בחלל קטן וצפוף. מהצד השני, לא פחות חשוב שהמקום לא יהיה ״גדול עליהם״ והם יתפזרו לכל עבר. באופן זה, האווירה עלולה להיות לוקה בחסר, כאשר החיבור בין המשתתפים פשוט לא יחול. בנוסף, הפריסה של האולם צריכה להיות רב-תכליתית, ולאפשר התאמה אישית וספציפית לצרכי האירוע, דוגמת הקרנת מצגות, קיום סדנאות או פעילות נטוורקינג.

מדוע מיקום מרכזי הוא מאסט להצלחת האירוע?

אם אתם מעוניינים בשילוב של נוכחות גבוהה באירוע, לצד נוחות מקסימלית עבור האורחים, חשוב מאוד לבחור באולם במיקום מרכזי ונגיש עבור המשתתפים. בחרו במיקום המציע נגישות גבוהה לרכבים, חניה בשפע או קרבה לאפשרויות תחבורה ציבורית. מנסיוננו, אירועים עסקיים בתל אביב מסתכמים באחוזי נוכחות גבוהים ביותר. זה מה שנקרא ״ללכת על בטוח״. 

פסיליטיז ואמצעים טכנולוגיים

וודאו שאולם האירועים מצויד במתקנים חיוניים, כולל ציוד הגברה ותאורה, אינטרנט מהיר ושקעי חשמל. במידה והאירוע שלכם עתיד לכלול הקרנת מצגות, הדגמות חיות והפעלות אינטראקטיביות, הפסילטיז והאמצעים הטכנולוגיים באולם הם קריטיים.

האווירה והסטייל במקום חייבים להתאים לסגנון האירוע

האווירה והסגנון של אולם האירועים צריכים להתאים לנושא האירוע ומטרותיו. קחו בחשבון את אופי האירוע – האם מדובר במפגש באווירה פורמלית ומעונבת, באירוע קז׳ואל כמו מסיבת קוקטייל, במסיבת ריקודים שמחה או בכנס מקצועי ספציפי לענף אליו החברה משתייכת? כך או כך, חשוב לבחור במקום שיספק את האווירה הרצויה. אולם מודרני ואלגנטי עשוי להתאים לכנס ממוקד טכנולוגיה, בעוד שמתחם אירועים באווירה יוקרתית עשוי להתאים לארוחת ערב חגיגית אלגנטית או למסיבה.

טיפים כלליים להפקת אירועים עסקיים ואירועי חברה

בעוד שאולם האירועים משמש כבסיס לכל אירוע עסקי או אירוע חברה, ישנם היבטים נוספים שחשוב לקחת בחשבון , בתהליך התכנון והביצוע של האירוע.

הגדירו יעדים ותקציב

הגדרה ברורה ומסודרת של יעדי האירוע ובניית תקציב ריאלי, סייעו לכם לתעדף הוצאות ולהקצות משאבים ביעילות, לאורך תהליך התכנון וההפקה.

הגדירו לוח זמנים מפורט וכללו בפנים נקודות ציון חשובות

כל הפקה מתחילה בבניית לוח זמנים מקיף ומפורט, הכולל את כל אבני הדרך המרכזיות, מהתכנון הראשוני ועד למשימות שעוד יש לבצע לאחר האירוע. הקצו  אחריות וסמכויות וקבעו מועדים ברורים עבור כל משימה. כך תבטיחו ביצוע חלק ותמנעו מתקלות של הרגע האחרון.

אסטרטגיות שיווק וקידום

חשוב להשקיע בשיווק של האירוע על מנת למשוך אליו משתתפים מהקהל הנכון.  אסטרטגיית שיווק חזקה תעורר מודעות ותמשוך את קהל היעד המדויק. נצלו לשם כך ערוצים דיגיטליים, פלטפורמות מדיה חברתית, שיווק באמצעות ניוזלטרים במייל ושיתופי פעולה עם שותפים רלוונטיים מהתעשייה, על מנת למקסם את טווח ההגעה.

השקיעו בתוכן איכותי

מומלץ לבנות תוכנית אטרקטיבית, התואמת את מטרות האירוע ואת קהל היעד של האירוע. שלבו בתוכנית מרצים מבוקשים, פאנל מומחים, סדנאות אינטראקטיביות והזדמנויות ליצירת נטוורקינג, על מנת לספק מענה לתחומי עניין מגוונים ולספק ערך עבור המשתתפים.

עודדו הזדמנויות לנטוורקינג באירוע עצמו

עודד יצירת קשרים ונטוורקינג על ידי הקצאת אזורים מוגדרים במתחם האירועים, שנועדו למפגש נינוח בין האורחים, לצד פעילויות אינטראקטיביות שיעודדו אותם לתקשר זה עם זה. יצירת קשרים בין המשתתפים באירוע, יכולה להעצים את ההשפעה של האירוע ולבסס קשרים עסקיים לטווח הארוך.

בחרו בקפידה את הקייטרינג והמשקאות שיוגשו לאורחים

איכות המזון והמשקאות יכולה להשפיע באופן משמעותי על הרושם ועל שביעות הרצון הכללית של המשתתפים באירוע. בחרו בשירותי קייטרינג איכותיים, ודאגו שיוצעו לאורחים באירוע אפשרויות קולינריות מגוונות, שיספקו מענה למגוון רחב של העדפות תזונתיות, לרבות בעלי רגישויות למזון, טבעונים, שומרי כשרות וכו׳.

השתמשו בתוכנות לניהול משימות 

השתמשו בתוכנות וכלים לניהול משימות, ופלטפורמות לניהול משתתפים באירוע, על מנת  לייעל את תהליך הרישום, ובהמשך גם לצורך קבלת משובים. בנוסף, כדאי לשלב גם שימוש באפליקציות ייעודיות לאירועים או בפלטפורמות מקוונות אחרות, כדי לשפר את מעורבות המשתתפים ולהקל על התקשורת במהלך האירוע.

אם החלטתם לקיים את האירוע בעיר הכי שווה בארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. עם זאת, לא כל אולם אירועים יוכל לספק לכם את כל אשר דרוש לאירוע הספציפי שלכם, לצד שירותים ומתקנים ברמה גבוהה. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להגיע למקום המדויק ביותר, שיבטיח אירוע מוצלח ומרשים

כמפיקים, אתם כבר וודאי יודעים שאין דבר חשוב יותר באירוע מאשר הלוקיישן. המקום בו יערך האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, ישפיע בכל קנה מידה אפשרי על הצלחת האירוע – החל מהאווירה ועד לנוחות ולרושם של האורחים שלכם, האולם הוא האירוע, פשוט כמשמעו. 

אם החלטתם לקיים את האירוע במרכז הארץ, כבר עשיתם צעד ענק לעבר הבטחת הצלחתו. השילוב של מיקום מרכזי ונוח להגעה, וזמינות של ספקים מהשורה הראשונה, הוא בלתי מנוצח. 

עם זאת, עדיין חשוב לבחון היטב, דרך מספר פרמטרים עיקריים, האם זהו האולם המתאים והמדויק ביותר עבור האירוע שלכם. כאשר מחפשים אחר אולמות אירועים במרכז, יש לקחת בחשבון מספר גורמים מרכזיים, שמיד נפרט.

הצ׳ק ליסט המושלם: דברים שחשוב לבדוק כאשר מחפשים אולם לאירוע עסקי

על מנת לסייע לכם המפיקים לעבוד באופן יעיל ונכון, ולהבדיל בין עיקר לטפל, הכנו עבורכם רשימת הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק במהלך החיפוש אחר האולם המושלם. 

מטרת האירוע והצרכים הספציפיים שלכם מהמקום

בשלב הראשון של תהליך ההפקה, עם ובלי קשר למציאת אולם האירועים המושלם, חשוב להגדיר היטב את המטרה, את הגודל ואת הפורמט של האירוע. בשלב הזה יש להחליט האם תזדקקו לחדר ישיבות, חלל עם ריהוט כמו שולחנות וכיסאות, בו המשתתפים יוכלו לסעוד את ארוחת הבוקר, הצהריים או הערב, חלל המתאים להרצאה ולהקרנת תכנים באמצעות מקרן גדול ועוד. קחו בחשבון את מספר המשתתפים, את סידורי הישיבה, ציוד סאונד ותאורה ומתקנים ספציפיים הדרושים לכם להתנהלות תקינה של האירוע.

מיקום מרכזי הוא מאסט

כאמור, כבר החלטתם לקיים את האירוע באולם אירועים במרכז, אבל לא כל לוקיישן במרכז הוא אכן מרכזי ואטרקטיבי. מי כמוכם יודע כמה קריטי המיקום עבור הגעת האורחים, הלכה למעשה. מוזמנים רבים נוהגים לבטל את השתתפותם באירועים, אם אלו אינם נערכים במיקום נגיש, שנוח וקל להם להגיע אליו. אם כן, בחירה במקום לאירוע עסקי בתל אביב עשויה להיות הבחירה הטובה ביותר בכל קנה מידה. חשוב לקחת בחשבון פרמטרים כמו קרבה לשדה תעופה (במידה ויש לכם ברשימה אורחים מחו״ל), אפשרויות תחבורה ציבורית, מלונות ומתקנים אחרים. בתל אביב תמצאו את כל אלו ועוד הרבה יותר. המוניטין הגבוה של העיר האטרקטיבית, לא ישאיר אף אורח מחוץ לרשימה.

התאמת גודל האולם לכמות האורחים

חשוב לוודא שהמקום יכול להכיל את מספר המשתתפים הנמנים ברשימה שלכם בנוחות. זהו פרמטר שהוא לא פחות מקריטי, שכן, אולם גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובהרמוניה של האירוע, ואילו אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות ולאי נוחות גדולה בקרב המשתתפים. מה גם שבעידן שאחרי מגיפת הקורונה, כדאי לנקוט במשנה ביטחון בכל הנוגע לצפיפות. באותה הזדמנות בדקו מהי קיבולת הישיבה של האולם אל מול הקיבולת של אירועי עמידה ואירועי קוקטייל, וגם פרמטרים נוספים כמו במות, אזורי תצוגה ועוד.

שירותים ומתקנים בהתאם לצרכי האירוע

בדקו היטב את השירותים והמתקנים שהמקום מציע, על מנת להבטיח שהם מספקים מענה מתאים לצרכי האירוע שלכם. בדקו מה נכלל בשכירת האולם – האם במקום מספקים גם ציוד הגברה ותאורה לצד שירותי תפעול, האם יש באולם גישה לאינטרנט מהיר, מסכי הקרנה ועוד. חשוב לקחת בחשבון גם פעילות של ספקים במקום, לרבות שירותי קייטרינג, תמיכה טכנית, חניה ואפשרויות נגישות. כמובן, לא מספיק שכל אלו יהיו באולם, חשוב לבחון היטב גם מהי איכותם, ולבדוק לעומק המלצות או דיס-המלצות על הספקים העיקריים שאתם זקוקים לשירותיהם באירוע. 

המוניטין והניסיון של הנהלת המקום

יש לא מעט אולמות אירועים בתל אביב, אך לכל אחד מהם אופי וסגנון שונה, וגם איכות שונה. חשוב מאוד לבחור במקום שיש בו סטייל ואיכויות, ולא פחות חשוב – שהשירות בו מהימן ומקצועי. אחד הדברים החשובים להצלחת אירוע, הוא שהכל בו ״יתקתק״. מי כמוכם המפיקים יודע, שתקלות ועיכובים יכולים לפגוע באירוע פגיעה אנושה? על מנת להבטיח שמצאתם אולם מהסוג האיכותי והמנוסה, חשוב לבדוק הן את המוניטין של האולם והן את הניסיון של הצוותים הפועלים במקום. חפשו ברשת אחר ביקורות והמלצות מלקוחות קודמים, על מנת לאמוד את רמת שביעות הרצון שלהם מהמקום והשירות שקיבלו בו. ניתן גם לבקש מהצוות עצמו הפניות ללקוחות קודמים מהתחום שלכם, על מנת להעריך את יכולתו של המקום לטפל באירועים עסקיים דומים.

יכולות גמישות והתאמה אישית

כאן יש סעיף חשוב במיוחד, אז כל העיניים אלינו: אירועים עסקיים במרכז יכולים להיות בשלל סוגים, צבעים וסגנונות. החל מאירוע הכולל הרצאות ועד לירידים עם דוכנים ועמדות שונות, כנסים, תערוכות ואפילו הופעות ומסיבות. זו הסיבה שממש בתחילת הדרך, חשוב להבין בדיוק לאיזה סוג משתייך האירוע שאתם מפיקים ומה אתם חייבים שיהיה באולם על מנת להוציא את התוכנית לפועל. הדרך הטובה ביותר היא לאתר אולם אירועים שיש בו גמישות מקסימלית, והוא יכול לעבור הסבה לכדי הפורמט לו אתם זקוקים. בדקו את היכולת של המקום לספק מענה לבקשות מיוחדות כמו הנ״ל, והאם האולם יכול להתאים לדרישות ולמיתוג הייחודיים של האירוע.

עלות מול תקציב

כמובן, כבר בשלב ההתחלה של הפקת האירוע, קיבלתם לידיכם את פרטי התקציב, או לחילופין, בניתם אותו ביחד עם הלקוחות שלכם וכדומה. כאשר אתם בוחנים אולם אירועים עבור האירוע העסקי אותו אתם מפיקים, יש לבחון את מבנה התמחור שהמקום מציע לכם, ולקבוע אם הוא מתאים לתקציב שניתן לכם. זו הזדמנות טובה לשאול גם לגבי עלויות נסתרות או חיובים נוספים עבור שירותים, שהם מעבר לדמי השכירות הבסיסיים. בשלב הבא, מומלץ להשוות מחירים וחבילות ממקומות אחרים, על מנת לקבל החלטה מושכלת.

קייטרינג וכיבוד – אין אירוע בלעדיהם

בניגוד לשנים קודמות, כיום אין דבר כזה אירוע בלי כיבוד מושקע או אפילו ארוחה של ממש. לעתים קרובות, הקולינריה באירוע תופסת חלק משמעותי מאוד ממנו, ולאורחים שלכם יש ציפיות בהתאם. בדיוק לשם כך, כאשר בוחנים אולם אירועים, יש לבדוק אם המקום מספק שירותי קייטרינג פנימיים, ומהי הרמה, הסגנון והאיכות של אלו, או לחילופין, האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני. באותה נשימה, יש לבדוק את אפשרויות התפריט שהמקום מציע, לרבות התאמה למגבלות תזונתיות וכמובן את איכות הצעות המזון והמשקאות. במידה והמקום מציע שירותי קייטרינג איכותיים ומומלצים, הוסיפו עוד הרבה נקודות לטובתו. לא רק שהדבר יוריד לכם הרבה מטלות מהרשימה שהיא ארוכה גם ככה, מה גם שבאופן זה תוכלו להיות רגועים שהצוות הפועל במקום יודע את העבודה והאירוע ״יתקתק״ ויזרום ללא תקלות, מבחינת הגשת ופינוי האוכל.

אירוע עם אפס תקלות: צוות תמיכה טכנית

בעידן הדיגיטלי והטכנולוגי בו אנחנו חיים, אין כמעט אירוע שלא משלב שימוש באמצעים טכנולוגיים, לרבות הקרנת מצגות וסרטוני וידאו, ושימוש באפליקציות ייעודיות לאירוע. כל אלו הם מבורכים מצד אחד, אך מהווים פתח לתקלות ולעיכובים מהצד השני. זו הסיבה שחשוב לבדוק לגבי זמינות של צוות תמיכה טכנית במקום,  שיוכל לסייע בכל הקשור לענייני סאונד ותאורה, וגם יוכל לספק מענה לבעיות טכניות ולכל דרישה אחרת במהלך האירוע.

סיוע מקצועי בתכנון האירוע

באולמות אירועים מסוימים, ובמיוחד בכאלו שכבר הוציאו לפועל עשרות ומאות אירועים עסקיים, יוכלו לעתים להציע לכם סיעו מקצועי בתכנון האירוע, או לחילופין, לחבר ביניכם לבין מתכנני אירועים מקצועיים, שפעלו אצלם בעבר. הדבר עשוי להועיל מאוד במקרה שאתם זקוקים לסיוע בארגון האירוע העסקי עליו אתם עמלים. מומלץ גם לבדוק האם האולם יכול להציע שירותי תיאום אירועים, ולבחון מהי רמת המעורבות שלהם בתהליך התכנון.

בטיחות וביטחון: פרמטר המצביע על רצינות ומקצועיות 

מעבר לעובדה המובנת מאליה והבסיסית – אתם זקוקים לאמצעי בטיחות ולשירותי ביטחון באירוע שלכם, הפרמטר הזה עשוי להצביע על היבטים נוספים. אולם אירועים המציב בראש סדר העדיפויות היבטי בטיחות וביטחון, הוא אולם רציני, אחראי ומקצועי. בדיוק לשם כך, חשוב לוודא שבמקום קיימים אמצעי בטיחות נאותים, לרבות  מערכות בטיחות אש, יציאות חירום ואנשי אבטחה. שאלו לגבי הפרוטוקולים של המקום לטיפול במצבי חירום ובדקו גם את הביטוחים שהמקום כולל.

האותיות הקטנות: מדיניות חוזים וביטולים

נכון, זה לא החלק הכי אטרקטיבי בהפקה, אבל אין ספק שהוא אחד החשובים ביותר. עיינו בקפידה בתנאי החוזה ובמדיניות הביטול של המקום, הרבה לפני שאתם מחליטים להתחייב לו. הבינו לעומק את היקף המקדמה הנדרשת, את מועדי התשלומים ואת גובה הקנסות שתידרשו לשלם בגין ביטולים או שינויים בהזמנה.

אין טוב כמו מראה עיניים: הגיעו פיזית למקום

נכון, אנחנו חיים בעידן טכנולוגי מתקדם מאין כמותו, וכמעט שאין דבר שאי אפשר לעשות היום באמצעות הסמארטפון או במחשב, ואפילו סיור וירטואלי באולם אירועים זה לא משהו ״בשמיים״. עם זאת, על מנת לבצע את הבחירה הטובה ביותר בנוגע לאולם האירועים, חובה להגיע למקום ולראות אותו במו עיניכם. על מנת לייעל את התהליך ולחסוך בזמן יקר, מומלץ לרכז מספר מצומצם של מקומות שהתאימו לכל הדרישות המפורטות לעיל (את רובן ככולן אפשר לעשות מרחוק), ורק אז להגיע ולראות אותם באופן פיזי.

כאשר אתם מגיעים לראות את המקום ב״לייב״, יש לחדד את כל החושים ולבדוק איך האווירה במקום, האם הפריסה של החללים והעמדת הריהוט והמתקנים מתאימים לצרכים שלכם. חשוב לערוך בדיקה מקיפה ולבחון את ההתאמה הכללית של המקום לאירוע העסקי שלכם. שימו לב לפרמטרים כמו רמת הניקיון המקום, רמת התחזוקה, הירידה לפרטים והשמירה על סטנדרטים גבוהים ככלל.

לסיכום, בחירה באולם אירועים בתל אביב היא בהחלט צעד בכיוון הנכון לעבר אירוע עסקי מוצלח. עם זאת, לא כל אולם יוכל לספק לכם את כל הדרוש עבור האירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. יש לכם את כל הסיבות להשקיע בתהליך החיפוש של המקום המושלם, תוך שאתם לוקחים בחשבון את כל הפרמטרים שתיארנו לעיל, ומבצעים מחקר מעמיק. מציאת המקום המתאים לאירוע העסקי שלכם, כזה העונה על כל הדרישות ומציע ערך מוסף, תבטיח חוויה מדויקת, מוצלחת ובלתי נשכחת עבור המשתתפים באירוע. אירוע המתנהל באופן הרמוני ומקצועי, ועולה בקנה אחד עם ערכי החברה העומדת מאחוריו, יותיר רושם עמוק בקרב האורחים בו, והתשואה שלו תהיה משמעותית יותר. 

אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים אולם לאירוע עסקי?

אירועים עסקיים במרכז – שוב על הפרק. אתם נמצאים בתחילת הדרך של הפקת אירוע עסקי חשוב, וחובת ההוכחה עליכם. לכל הדעות, לא מדובר במשימה פשוטה, וייתכן מאוד שימים טרופים לפניכם, לצד לילות נטולי שינה. כן, זוהי האמת ולא באנו להתכחש לה. עם זאת, ישנם מספר טיפים שכבר הוכיחו עצמם כיעילים, בכל הנוגע להפקת אירועים ככלל, ואירועים עסקיים בפרט. ישנה דרך מסוימת, שאם הולכים בה, אפשר כמעט להבטיח הצלחה. לכל הפחות, בכל מה שנמצא בשליטתכם – תביאו לשולחן את הטוב ביותר, ואת הנכון ביותר, המתאים ביותר. אפרופו התאמה, אפשר לומר שזוהי מילת המפתח בהפקה מוצלחת. כל פרטי האירוע, החל מהקטן ביותר ועד הגדול והמשמעותי ביותר, חייבים להתאים באופן מדויק לאירוע הספציפי שאתם מארגנים. נכון, מדובר בביג דיל, הפקת אירוע היא עניין גדול ומורכב מאוד, אך בדומה לכל פרויקט גדול, הדרך הנכונה היא לפרק אותו לגורמים ולשלבים, וכך גם להקל עליכם, המפיקים, וגם להבטיח שתפעלו באופן הנכון, השקול והמסודר.

1 כשמדובר בהפקת אירועים – תמיד יפה שעה אחת קודם

אומרים שזמן שווה כסף. זה נכון, אבל הוא שווה גם עוד דברים, ובעיקר שקט נפשי והחלטות שקולות. כאשר אתם נמצאים בתהליך הפקת אירוע, ולא משנה איזה סוג של אירוע – החל מאירוע עסקי ועד לאירוע חתונה, הזמן הוא המצרך הכי חשוב שלכם, והוא יכול להיות ממש קריטי. ככל שיהיה לכם פחות זמן לתכנון האירוע, כך תהיו לחוצים יותר, תקבלו החלטות פחות טובות, וגם יהיו לכם פחות אופציות כאשר המבחר יצטמצם. לדוגמא, אם תתחילו לחפש מקומות לאירועים עסקיים במרכז בשלב מאוחר יותר של ההפקה, כך יהיו פחות אולמות זמינים עבורכם, ויתכן שתאלצו להתפשר על איכות והתאמת המקום. כולם יודעים שהאולם עושה את האירוע, ואם תישארו עם מקומות פחות טובים ביד, נתוני הפתיחה שלכם אינם אידיאליים. לא רק אולמות אירועים, גם ספקים שונים, לרבות חברות קייטרינג, שירותי תאורה וסאונד ועוד, הולכים ו״נתפסים״ ככל שהזמן עובר, ויתכן שגם מהבחינה הזו תצטרכו להתפשר. כל אלו הם בעצם המרכיבים שעושים את האירוע, ויכולים להכריע האם הוא יהיה מוצלח או פחות. במילים אחרות, יש לכם את כל הסיבות להתחיל כמה שיותר מוקדם.

2 עוד סיבה אחת טובה למהר ולשריין אולם לאירוע

מעבר לעובדה שככל שתתעכבו עם חיפוש האולם, כך יהיו לכם פחות אופציות טובות של מקומות, ישנה סיבה נוספת ומוצדקת לסגור מקום כמה שיותר מהר. העניין הוא שרק מהרגע שיהיה לכם מקום ותאריך לאירוע, תוכלו להמשיך ולהתקדם בתהליך ההפקה. רק כאשר תהיו סגורים על מועד, תוכלו לשריין לאירוע ספקים נוספים כמו חברת קייטרינג, מעצבים, די.ג׳יי, צוותי תאורה והגברה ועוד. כמו כן, לעתים קרובות עצם שריון האולם כבר ״סוגר לכם פינות״ של ההפקה, ובמיוחד במקרים בהם המקום עצמו יכול להציע שירותים וספקים מטעמו. בנוסף, לאחר שריון האולם, תוכלו גם לגבש קונספט מתאים לאירוע, והתמונה כולה תתבהר. בקיצור, זוהי המשימה החשובה והדחופה ביותר ברשימה שלכם, וככל שתמהרו לבצעה, כך יהיה טוב יותר. 

3 אבל רגע לפני שמתחילים לחפש אולם – שאלות שחשוב לשאול

אז נכון שאמרנו שחשוב למהר ולמצוא אולם אירועים לאירוע שלכם, אבל לא פחות חשוב – לבחור את המקום הנכון, המדויק המתאים ביותר. הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את תהליך החיפוש ואת הבחירה עצמה:

מהו בדיוק סוג האירוע שאתם מפיקים?

אירועים עסקיים, ממש כמו הארגונים שעומדים מאחוריהם, מגיעים במגוון צורות, גדלים וסוגים. הם יכולים להיות פנימיים – מיועדים לעובדי החברה או לבעלי עניין פנימיים, או חיצוניים – פונים לקהל רחב יותר או לציבור הרחב.

בין הסוגים הנפוצים ביותר של האירועים העסקיים, נמנים:

כנסים: בדרך כלל מדובר באירועים שנתיים, הכוללים לו״ז מסודר של פעילויות, לרבות הרצאות של מומחים ומובילי דעות, מצגות וכו׳.

השקות מוצר: כאשר חברה מוציאה לשוק מוצר או שירות חדש, אירוע השקה עשוי לסייע ביצירת ״באזז״ והיכרות של הציבור, ואף לקדם חשיפה, עניין, ביקוש וכמובן גם מכירות של המוצר. 

תערוכות וירידים: הפורמט הטוב ביותר כאשר חברות רוצות להדגים מוצרים, לפגוש לקוחות פוטנציאליים וליצור קשר עם עמיתים בעת ובעונה אחת.

אירועי חברה: מדובר באירועים פנימיים של עובדי החברה. גם בתוך הז׳אנר הזה ישנם סוגים שונים – האירוע יכול להיות ממוקד עבור צוותים ספציפיים, לדוגמא מפגש הדרכה או קורס העשרה מקצועי, ויכול להיות עבור כלל עובדי החברה, לדוגמא מסיבת סילבסטר, פורים, או מסיבת הנפקה ועוד. גם אירועים המיועדים לבעלי העניין המרכזיים של החברה, כמו ישיבות דירקטוריון או עדכוני משקיעים נכנסים לקטגוריה הזו.

לכל אחד מסוגי האירועים שלהלן, יתאים סגנון אחר של מקום. על מנת לבחור באולם האירועים המתאים ביותר, יש להגדיר בדיוק מהו סוג האירוע שאתם מפיקים.

הוא כן קובע: מהו גודל האירוע? 

במידה ואתם מחפשים אולם לאירועים עסקיים בתל אביב, חשוב להבין שהמקומות בעיר הם מגוונים ושונים מאוד זה מזה, גם מבחינת הגודל. אחד הפרמטרים החשובים ביותר בבחירת אולם מתאים, הוא שהגודל של המקום יתאים להיקף האירוע. אירוע מוצלח מתבסס על החיבור והתקשורת של המשתתפים זה עם זה. אם תלכו על מקום גדול מדי, המטרה הזו עלולה להתפספס, ואילו אם תבחרו במקום קטן מדי – לאורחים שלכם יהיה צפוף ולא נוח. אם כן, לפני שיוצאים לדרך, חשוב לקבל את הנתונים לגבי כמות המוזמנים לאירוע. יש לציין בהקשר זה, שברוב אולמות האירועים הגדולים, יוכלו לעשות את האדפטציות המתאימות לפי הצורך, ו״להקטין״ ולתחום חלל בתוך האולם. כך שאם מצאתם מקום שמאוד ״עשה לכם את״ זה אך הוא גדול מדי עבור האירוע שלכם, לא בטוח שתצטרכו לוותר עליו.

מיהם האורחים שלכם? 

לאחר שהגדרתם את הנתונים הטכניים ה״יבשים״, ובמיוחד סוג האירוע והיקף האירוע, עכשיו צריך לצלול לתוך נתוני הקהל שלכם. הרי שמוצר טוב הוא כזה המותאם באופן מדויק לקהל היעד שלו. אם במקרה זה האירוע הוא המוצר, הרי שיש לנתח את היטב את פלח השוק אליו הוא פונה. 

הנה כמה שאלות שיסייעו לכם לדייק את הנתונים:

גיאוגרפיה: מאיפה האורחים שלכם מגיעים?

הנתון הזה חשוב לא רק לבחירת מיקום אולם האירועים, אלא גם לצורך אפיון הסגנון של האורחים שלכם. זה הזמן לבדוק גם אם יש לכם מוזמנים שמגיעים מחו״ל, על מנת להבין אם תצטרכו להתאים את השפה והסגנון כאחד.

תחום תעסוקה: לאיזו תעשייה המשתתפים שייכים?

משלח יד לא פעם משליך גם על סגנון וסטנדרטים. לדוגמא, אם מדובר בעובדי הייטק, הרי שתצטרכו למצוא מקום יוקרתי ובסטנדרט מסוים, אם מדובר בכלכלנים, הסגנון יהיה אחר, אם מדובר באירוע השייך לעובדי חברה שלמה, על שלל תפקידיה, תהיה כאן התפלגות. כך או כך, זהו נתון שחשוב מאוד לבדוק על מנת לאפיין את האורחים שלכם. 

מהו טווח הגילאים של המשתתפים?

טווח גילאי המשתתפים באירוע יכול להעיד רבות על הסגנון ועל העדפותיהם. למשל, אירוע המיועד לעובדי הייטק בשנות ה-20 וה-30 לחייהם, יתאפיין בסגנון שונה מאשר אירוע המיועד לעובדים בגילאי חמישים ומעלה. לכן, במסגרת אפיון הקהל שלכם, אחד הפרמטרים החשובים שיש להגדיר הוא טווח גילאים.

מה חייב להיות באולם לצורך האירוע הספציפי שלכם?

הנה עוד סיבה מצוינת לדעת היטב לאן אתם הולכים, לפני שאתם מתחילים ללכת. אפיון מפורט ומדוקדק של האירוע שלכם, יסייע לכם להתכוונן לעבר האולם המתאים, ולדעת בדיוק אילו נתונים צריכים להיות בו, בהתאם לנתוני האירוע. 

כמה דברים שכדאי לבדוק שהאולם יכול לספק לכם

שירותי קייטרינג ברמה גבוהה

היום כבר ברור שכאשר ניגשים לבחור אולם אירועים עבור האירוע שלכם, קודם כל בוחנים אותו דרך רמת הקולינריה שהוא מציע. מדינת ישראל הפכה זה מכבר למעצמה קולינרית, והאירוע שלכם נמדד לא מעט בשל האוכל המוגש בו. בניגוד לעבר, כולם מבינים באוכל, מבשלים ויודעים להבדיל בין מצוין לטוב לבינוני. בעידן האינסטגרם ותוכניות הבישול, יש לכם פה קהל לא פשוט, במיוחד אם מדובר בפלח שוק של עובדי הייטק צעירים, אנשי עסקים מצליחים וכדומה. לכן, דבר ראשון בדקו מיהי חברת הקייטרינג הפועלת במקום.

שירותי הגברה, תאורה, Wi-Fi ותמיכה טכנית

אירועים עסקיים רבים כוללים גם הרצאות, הקרנת מצגות, הופעות ועוד, ולכן חשוב לוודא מבעוד מועד, עד כמה אולם האירועים שאתם עומדים לשכור, ערוך לכל אלו, הן מבחינת הציוד הטכני שבו, המתקנים ותצורת המבנה, והן מבחינת אנשי צוות, לרבות תמיכה טכנית. באולמות רבים עובדים עם ספקים קבועים המעניקים שירותי תקשורת, הגברה, תאורה ותפעול בשטח. אלו יכולים לחסוך לכם המפיקים את הטרחה ואת האיתור של השירותים האלו בחוץ. ככל שרשימת המטלות שלכם תתקצר, כך יהיה טוב יותר.

יכולות גמישות והתאמה אישית

בשאיפה שהאירוע שלכם יהיה מיוחד, ייחודי ויוצא דופן, יתכן מאוד שתצטרכו שהמקום בו הוא יתקיים יעבור אדפטציות והתאמות ספציפיות לאירוע שלכם. ככל שהאולם בו תבחרו יהיה יותר ורסטילי וגמיש, כך יגבר הסיכוי שהאירוע שלכם יתממש בהתאם לתוכנית הספציפית והמיוחדת שאתם מכינים. תוספות של מתקנים, אלמנטים עיצוביים ואפילו גרפיקה מותאמת אישית, יהפכו את האירוע שלכם לכזה שיש לו אימפקט ומשמעות. 

אלמנטים ייחודיים נוספים

האם מדובר ב״עוד מקום״ באזור תעשייה כלשהו במרכז, או שמא במקום ייחודי ובסטייל, דוגמת אולם אירועים ליד הים בתל אביב? האם המקום מציע איזשהו מרכיב משמעותי ובולט שהוא ייחודי? לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל מיוחד, אוכל ברמה גבוהה במיוחד, מתחם חוץ עם נוף מרהיב וכו׳? סמכו על עצמכם, אתם תזהו את ה״אקס פקטור״ הזה באופן מידי, ותדעו לחרוץ האם זהו האחד.