אירועים עיסקיים

התחלתם בתהליך ההפקה המורכב של אירוע כלשהו, וכעת אתם נדרשים לשאלת מיליון הדולר – היכן כדאי לקיימו? כידוע, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים שתבחרו והשפעתו על הצלחת האירוע. אפשר אפילו לומר שהמקום הוא האירוע. בין שמדובר באירוע עסקי ובין שמדובר בחתונה – למה הבחירה באולם אירועים על הים היא תמיד רעיון טוב

התחלתם בתהליך ההפקה המורכב והסבוך של אירוע כלשהו. זה יכול להיות אירוע עסקי, אירוע חברה, אירוע משפחתי גדול או אולי בכלל חתונה. כעת אתם שואלים את עצמכם את שאלת מיליון הדולר – איפה כדאי לקיים את האירוע. כידוע, לא ניתן להפריז בחשיבותו של אולם האירועים שתבחרו והשפעתו על הצלחת האירוע. אפשר אפילו לומר שהמקום הוא האירוע. כמובן, ישנם מרכיבים נוספים שיתרמו את חלקם, לרבות הקולינריה (שלא פעם היא חלק בלתי נפרד משירותי המקום), הפסיליטיז במקום ומרכיבים שיוצרים אווירה כמו די.ג׳יי ועיצוב, אך אין ספק שהחלק הארי כאן הוא האולם עצמו.

לא משנה מהו סוג האירוע – אולם אירועים על הים הוא תמיד רעיון טוב

ללא קשר לסוג האירוע עליו אתם עומלים – אירוע עסקי, חתונה או מפגש מסוג אחר, הבחירה לקיים אותו במקום לאירועים על הים תמיד תהיה הדבר הנכון לעשות. כל הנחלים זורמים לים, וכל האירועים המתקיימים לידו, זורמים גם הם ומוכתרים בסופו של דבר כהצלחה גדולה. מה סוד הקסם? טוב, זה לא ממש סוד. התפאורה הזו של חוף הים, החול הזהוב, המים הכחולים וקצף הגלים, הם אלמנטים שבלתי ניתן להתחרות בהם, ואין איש אשר נשאר אדיש אליהם. גם הציניים ביותר, לא יכולים שלא להידבק באווירה המרגיעה ובוייב המהנה שיש ליד החוף.

חוף ים זה טוב ויפה, אבל יש דברים נוספים שצריך לוודא כשמחפשים אולם

נכון, כבר דיברנו על כך שבחירה באולם אירועים ליד הים היא תמיד רעיון טוב. אבל זה לא לגמרי מדויק, מאחר וישנם לא מעט מקומות לאירועים על הים, וצריך לדעת היטב כיצד לבחור את האיכותיים והשווים ביותר ביניהם, אלו שיניבו עבורכם אירוע מוצלח מכל הבחינות. הנה כמה דברים שכדאי לבחון מקרוב, כאשר מחפשים אולם לאירוע:

מיקום מרכזי ונגיש

כל מי שכבר הספיק להפיק אירוע או שניים בחייו, מבין עד כמה רבה היא חשיבותו של המיקום בו מתקיים האירוע. הסיפור הוא פשוט למדי, ככל שתבחרו מיקום מרכזי ונגיש יותר, כך יעלו אחוזי ההשתתפות באירוע, ולהיפך. כולנו מכירים את הסוגיה הזו, הרי שהשתתפות באירועים ובמיוחד אירועים מהסוג השמח והמסיבתי, אבל לא רק, היא אופציונלית. אף אחד לא מכריח אותנו להשתתף בדרך כלל. במידה והאירוע אליו הוזמנו מתקיים במיקום שההגעה אליו תהיה מורכבת ו/או תכלול נסיעה ארוכה, יש סיכוי גבוה שנעדיף שלא להשתתף. אבל לא כאן זה מסתיים. העניין הוא שגם אם נחליט ״לתת מעצמנו״ ולהגיע לאירוע המתקיים במיקום מרוחק הכרוך בהגעה מסורבלת, הכל מצביע על כך שפחות נהנה מהאירוע. נסיעה ארוכה, עמידה בפקקים, הסתבכות עם ניווט אל יעדים שאפילו ה״ווייז״ לא לגמרי מכיר, יביאו לכך שנגיע לאירוע מותשים, עייפים, ובמצב רוח פחות טוב. מה גם שלאורך האירוע עצמו, נהיה מוטרדים מהדרך חזרה שעוד מצפה לנו בסוף, וגם עניין זה עלול לפגוע בריכוז שלנו ובהנאה מהאירוע. במילים אחרות, בחירה במקום על הים אינה מספיקה, אם כי יש לבחור גם במיקום גיאוגרפי מרכזי, כמו למשל אולם אירועים ליד הים בתל אביב.

מקום עם סטייל ועם פסיליטיז ברמה גבוהה

כמובן, ישנה חשיבות רבה מאוד לאיכות המקום עצמו, לסטנדרטים הגבוהים, לפסילטיז ברמה גבוהה, לעיצוב הפנים והחוץ, ולסטייל. כמו כן, לא כל מקום יוכל לספק לכם את כל המתקנים והשירותים שתזדקקו להם באירוע הספציפי אותו אתם מפיקים. עם זאת, על מנת להבטיח שהאירוע יזרום הכי חלק ומקצועי שאפשר, ולא פחות חשוב – על מנת להוריד מרשימת המטלות שלכם המפיקים כמה שיותר משימות, כדאי לבחור במקום ש״סוגר לכם כמה שיותר פינות״ ומספק מטעמו כמה שיותר שירותים, ספקים, ומתקנים רלוונטיים. 

בהקשר זה, חשוב להכיר מראש את כל צרכי האירוע שאתם עובדים עליו. למשל אם מדובר בחיפוש אחר אולם לאירוע עסקי בתל אביב, יתכן כי תזדקקו למתקנים, מכשירים ושירותים ספציפיים מאוד, לרבות מערכות הגברה ותאורה. אירועים עסקיים שונים כוללים גם הרצאות או נאומים, ולא פעם גם הקרנה של סרטוני וידאו רלוונטיים. במקרה שגם האירוע המדובר מתוכנן לכלול אלמנטים מסוג זה, חשוב להיערך לכך. כאשר אתם בוחנים את התאמתו של אולם האירועים, כדאי לבדוק אם יש בו את כל ציוד ההגברה, התאורה והמקרנים שתזדקקו לו. במקרים אחרים, שווה לבדוק אם המקום מעסיק ספקים קבועים שיוכלו להעניק לכם את השירותים הללו. ברוב המקרים כדאי לתת עדיפות לספקים הקבועים העובדים עם המקום, שכן אלו מכירים את הפריסה ואת הנתונים השונים במקום וידעו לעבוד בו באופן יעיל יותר מאשר ספקים חיצוניים שאולי תרצו לשכור את שירותיהם. כל דבר כזה תופס חשיבות רבה, במיוחד בהקשר לשקט הנפשי שלכם, שהוא סביר להניח מצרך נדיר בתקופת ההפקה.

מקום שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים

בהמשך לסעיף הקודם, כאשר אתם מחפשים אחר אולם האירועים המתאים, ובמיוחד כאשר אתם מכוונים לאולם אירועים על הים, כדאי לבחור במקום שמעניק לכם את קשת השירותים הרחבה ביותר שניתן. לא רק מדובר ב״סגירת פינה״, כאמור, אלא בהגדלת הסיכויים שהאירוע שלכם ״יתקתק״. ההיבט הזה הוא אחד החשובים, כאשר בוחנים בסופו של דבר את הצלחת האירוע. אירוע ללא תקלות, הוא מראש אירוע מוצלח ומקצועי יותר.

מקום המציע שירותי קייטרינג ברמה גבוהה

אחד השירותים החשובים, אותו יש לבחון בשלבים הראשוניים הוא כמובן שירות הקייטרינג המוצע מטעם אולם האירועים. נכון, אם מאוד תרצו תוכלו להזמין חברה חיצונית שתדאג לקולינריה באירוע, אך זוהי בחירה שאינה אידיאלית. כאמור, ככל שתשכילו לבחור ספקים שמכירים את המקום על בוריו, כך תוכלו לישון בשקט ולדעת שבאירוע שלכם הכל יעבוד באופן יעיל. לדבר הזה יש חשיבות אפיו רבה יותר כאשר מדובר במערך הכנת והגשת האוכל באירוע. כל עיכוב או תקלה בעניין זה, עלול לפגוע באופן ניכר באירוע שלכם. משתתפים שהמנות שלהם מתעכבות, חווים עוגמת נפש רבה, והדבר עלול להכתיב את הרושם והחוויה הכללית שלהם מהאירוע. כמובן שאין הכוונה פה ללכת ״על עיוור״ ולשכור את שירותי הקייטרינג שבמקום, אלא שיש גם לבחון את רמת החברה, את איכות המנות, את הסגנון הקולינרי ועד כמה הוא עדכני ובסטייל, ולא פחות חשוב – להשיג המלצות לגבי החברה, ממפיקים או לקוחות אחרים ששכרו את שירותיה.

מקום המתאים בגודלו לגודל האירוע המתוכנן

לא פעם, מפיקים נוטים להקל ראש בנתון זה, וחבל. ההתאמה של גודל אולם האירועים לכמות המוזמנים היא לא פחות מקריטית. כן, אנחנו לא מגזימים, ואולי תופתעו לגלות שלא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה מרווח ונוח ולא צפוף, גם חשוב מאוד הצד השני – שלא יהיה להם מרווח מדי. כן, לגמרי. אירוע הוא עניין חברתי. במידה ובוחרים במקום ש״גדול על האירוע שלכם״, מבחינת ממדים, אתם מסתכנים בכך שהאורחים שלכם לא יתחברו זה עם זה, ויתפזרו בחלל. העניין הזה חשוב מאוד באירועים עסקיים, שלא פעם מכוונים לחיבור בין דמויות שונות מתחום מסוים, והוא לא פחות חשוב בחתונות ובאירועים ״מסיבתיים״, שאמורים להתבסס על חגיגה משותפת ועל אווירה מסוימת. האנשים, או יותר מדויק לומר, ההתנהגות של האנשים באירוע, היא מה שעושה את האירוע. ברגע שתגרמו להם להתפזר, תפספסו את הנקודה ואת מטרת האירוע.

חתונה על הים בתל אביב – שיא הרומנטיקה, לצד הספקים הכי שווים

אם אתם שוקלים את הרעיון של חתונה על הים בתל אביב, אתם בכיוון הנכון, אבל לגמרי. למה? קודם כל, חתונה על חוף הים. יש יותר רומנטי מזה? יש יותר חלומי מזה? טקס חופה עם הרקע המשגע הזה של החול והגלים והשמיים הכחולים זה החלום. אבל מה עם החששות? להביא את כל המשפחה והחברים לחוף הים, נשמע מסורבל ומורכב… אבל יש דרך בטוחה לעשות את זה, ולהנות מכל העולמות. הפתרון הפשוט הוא לקיים את החתונה בעיר הגדולה, ובכך להפיק תועלת מכל מה שקשור בעיר (מייד נפרט), מבלי לוותר על הנוף ההיסטרי של אתר הטבע הכי מרשים, מרגש ושובה לב שיש.

למה חתונה בעיר היא ללכת על בטוח? 

הבחירה בתל אביב כיעד לחתונה היא הדבר הכי בטוח שאתם יכולים לעשות. קודם כל בגלל הלוקיישן המרכזי והפופולרי, שככל הנראה, ימשוך אליו בשמחה את כל המשפחה והחברים שלכם, ואף אחד לא יעלה בדעתו לוותר על אירוע החתונה שלכם. יתרה מכך, סביר להניח שרבים מחבריכם בכלל מתגוררים בעיר, ויוכלו להגיע לחתונה בקלות, במונית, באופניים בקורקינט ואולי אפילו בהליכה ברגל. אין כמו להגיע למסיבה ככה, השמחה גדולה במיוחד. אבל זו לא הסיבה היחידה להתחתן בתל אביב. העיר הגדולה היא מוקד תרבות וקולינריה בלתי ניתן לערעור, מה שאומר שנמצאים בה ופועלים בה הספקים הטובים ביותר – החל מחברות הקייטרינג, שיגישו לאורחים שלכם את המנות הכי טרנדיות, הכי טעימות והכי בסטייל שיש, ועד לדי.ג׳יים מבוקשים, צוותי צילום, מאפרות, מעצבי אירועים ועוד. ברור שהשאיפה שלכם היא שהחתונה תהיה הכי ״פיין״ שיש, אז בחירה בקיום שלה בתל אביב מעלה את הסיכויים להשגת המטרה, באופן דרמטי.

אבל השילוב של ים ותל אביב לא לגמרי מספיק. חשוב לבחון היטב את הסטנדרטים של האולם, את הפסיליטיז, את הסטייל, את הרמה של המתקנים, של פריטי הריהוט במקום וכל הזמן לחשוב על החוויה של האורחים שלכם. שאלו את עצמכם – האם יהיה להם נוח ונעים בכל אחד משלבי האירוע, בקבלת הפנים, בטקס החופה, במהלך הסעודה ועל רחבת הריקודים. כמו תמיד, נמליץ על המלצות – לא לוותר על קבלת רשמים מזוגות שכבר נישאו במקום. שיהיה במזל!

עומדים להפיק אירוע עסקי חשוב? תשמחו לשמוע שיש איך להבטיח שהוא יסתכם כהצלחה גורפת. הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. ככה עושים את זה

אין מה לומר, תמיד בתחילת תהליך הפקת אירוע חברה או אירוע עסקי, תרגישו כאילו אתם עומדים לטפס על הר, וככל שיתקדמו האקסלים, הפגישות עם הלקוחות וקבלת ההחלטות החשובות, רמת המתח רק תעלה, וככל הנראה, לאורך התקופה הזו אתם תישנו עם עין אחת פתוחה, אם בכלל תספיקו לישון… אלו הם חייהם של מפיקי אירועים. במקרה שאינכם מפיקי אירועים מקצועיים וקיבלתם עליכם את המשימה להפיק אירוע חברה כלשהו, או אירוע עסקי, הסטרס עוד הרבה יותר משמעותי, שכן, חוסר הניסיון עלול להוריד לכם את הביטחון פה. תשמחו לשמוע שיש איך ״ללכת על בטוח״ ולהבטיח שהאירוע שלכם יסתכם כהצלחה גורפת, כאשר הכלל החשוב ביותר בסיפור הזה, הוא לבחור את המקום הנכון והמתאים ביותר לאירוע שלכם. בין שמדובר במסיבת פורים לעובדי החברה, מסיבת הנפקה, או כנס עסקי מקצועי שבכלל לא אמורים להיות בו אלמנטים ״מסיבתיים״ והוא בכלל צפוי להתקיים באור יום – הבחירה באולם אירועים ליד הים בתל אביב תמיד תוביל אתכם להצלחה. 

למה אולם אירועים על הים בתל אביב הוא תמיד רעיון טוב?

כי אירוע ליד הים הוא מראש באווירה אחרת

לא בטוח שצריך להרחיב את הדיבור ולהסביר את האווירה יוצאת הדופן שיש ליד חוף הים, אבל בכל זאת ננסה. חוף הים, לא רק מהווה את התפאורה המרהיבה ביותר שיכולה להיות בכל אירוע, מה גם שהבריזה והאווירה של החופש והשלווה שתמיד מלווה את השהות באזור החוף, הן שני אלמנטים שאתם מאוד רוצים באירוע שלכם, והם יכתיבו את הטון ואת החוויה של האורחים שלכם. עצם ההגעה לאזור הזה, כבר מכנסיה את המשתתפים באירוע למוד אחר, קולי יותר, כיפי יותר ונינוח יותר. אם מדובר במסיבה – ברור שתרצו את כל אלו, אבל גם אם מדובר בכנס באווירה מקצועית עסקית, הרקע של הגלים ושל החוף מעצב חוויה נעימה ואף יוקרתית עבור המוזמנים לאירוע, וזה פשוט פרייסלס.

כי אירוע באולם אירועים מעוצב ובסטייל הוא הצלחה מובטחת

אי אפשר להגזים כשמדברים על חשיבות האולם להצלחת האירוע. אפשר לומר שהאולם הוא האירוע. בחירה בגן אירועים ליד הים מסוגנן ו״פיין״, ממוקם על החוף ממש, מעוצב בסטייל תוך ירידה לפרטים הכי קטנים, מקום ש״מתקתק״ אירועים באופן מקצועי, כזה שאפשר לסמוך עליו – תבטיח שהאירוע שלכם יהיה בסטייל גם הוא. במילים אחרות, זה לא המקום להתפשר, בחרו באולם הכי איכותי שאפשר.

כי אין על תל אביב

אם כבר דיברנו על סטייל – תל אביב היא שם נרדף לסגנון, לאופנה, לקולינריה, לחיים הטובים, ולאיכות וייחודיות. אלמנטים שאתם בהחלט רוצים את כולם כחלק מובנה באירוע שלכם. האווירה הייחודית, הסטייל האדג׳י של העיר, השילוב בין אורבניות לבין ארציות, כשאת כל אלו מלווה חוף הים, הוא שילוב בלתי מנוצח.

כי כולם רוצים לבוא לאירוע המתקיים בלוקיישן פופולרי

כל האמור לעיל, יחד עם המיקום המרכזי מבחינה גיאוגרפית, הופך את תל אביב ליעד פופולרי במיוחד, שגם בלי קשר לאירועים כאלה או אחרים, אנשים רוצים להגיע לעיר. יש בה כל כך הרבה מה לעשות, מה לראות, מה לחוות, ותמיד יש בה אווירה של חופש ושל כיף. קצת כמו לטוס לחו״ל אפילו. אם תבחרו לקיים את האירוע שלכם בתל אביב, אישורי ההגעה לאירוע יזרמו כמו מים, הרי שכולם רוצים להגיע ללוקיישן הפופולרי הזה.

כי אתם זקוקים לפסיליטיז ולספקים של אולם אירועים מסודר

לעתים, כאשר מפיקים אירוע עסקי או אירוע חברה, עולה השאלה – האם כדאי לסגור אולם אירועים רשמי עבור האירוע, או שמא אפשר להספק בחלל אחר, שלאו דווקא מיועד לאירועים. אם גם אתם מצויים בהתלבטות הזו, אין ספק שהבחירה צריכה להיות באולם אירועים. באולם מסודר, יודעים בדיוק כיצד איך לתפעל אירוע ולגרום להכל ללכת חלק, הן מבחינת הפסיליטיז, לרבות חדרי שירותים, לובי מסודר ועוד, והן מבחינת עבודה עם ספקים שונים, ובמיוחד חברות קייטרינג. אם במקום יש אפשרות לקבל את שירותיה של חברת קייטרינג מומלצת – בכלל אין פה שאלה. אתם סוגרים את רוב פינות ההפקה כאן באבחה אחת, ויכולים לישון בשקט עד האירוע. 

דברים שצריך לבדוק – תקציב מול עלות וקיבולת מול היקף המוזמנים

אם הגעתם לאולם אירועים מסוים והוא מוצא חן בעיניכם, אך אתם לא בטוחים במאה אחוז שזהו ״האחד״, הנה כמה פרמטרים שיסייעו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה:

עלויות מול תקציב

האם דרישות המחיר של המקום מתאימות לתקציב שהוגדר על ידי הלקוח שלכם לאירוע? אם עלות האולם חורגת במעט ממגבלות התקציב לאירוע, אך מבכל בחינה אחרת, המקום נראה לכם מושלם ובסטייל, שווה לנסות להתגמש עם התקציב, או לבדוק האם יש מרכיב אחר שאתם יכולים ״לקצץ״ בו. כמו כן, ישנם לפעמים דברים שיכולים להוזיל את העלויות, כמו בחירה בימים מסוימים בשבוע על פני אחרים ועוד. במילים אחרות, אם עפתם על האולם אך התקציב מגביל אתכם, שווה לנסות ולדבר עם הנהלת המקום ולראות האם וכיצד ניתן ללכת לקראתכם. 

קיבולת האולם מול היקף המשתתפים באירוע

אחד הפרמטרים שלעתים נוטים להפמעיט בחשיבותם, ולא בצדק, הוא הקיבולת של המקום. הגיעו לבחירת האולם כשבידיכם הערכה מסוימת (גסה או מדויקת) של כמות המוזמנים לאירוע, ונסו לבחור באולם שמתאים בדיוק לכמות האורחים הזו – לא גדול מדי, ובוודאי לא צפוף מדי. 

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה. לא נגזים אם נאמר שעל כך יקום ויפול דבר, וזה מה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. באילו פרמטרים מומלץ להתמקד כאשר מפיקים אירוע על חוף הים? טיפים לבחירת האולם המדויק לאירועים עסקיים

אם הוטל עליכם להפיק אירוע עסקי או אירוע חברה שהתכנון הוא שהוא יתקיים על חוף הים, אין ספק שמדובר בפרויקט. אך עם זאת, נרגיע ונאמר שעצם העובדה שהאירוע יתקיים באולם אירועים על הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד קשה יותר או שתהליך ההפקה יהיה מורכב יותר. כתמיד, הכל עניין של עבודה מסודרת, תכנון נכון, ותשומת לב לפרטים החשובים. פקטור משמעותי נוסף שיכול להוות ״גיים צ׳יינג׳ר״, במיוחד במובן של השקט שלכם, צוותי ההפקה, הוא הבחירה הנכונה באולם האירועים המתאים, בדגש על כזה שיכול לספק לכם בעסקת חבילה כמה שיותר שירותים, שיקצרו עבורכם את רשימת המטלות. אנחנו יודעים, לעתים קרובות נדמה שרשימת המשימות שלכם היא אינסופית, אבל אל דאגה, הבחירות הנכונות יכולות להניב לכם לילות של שינה אמיתית ושלווה, גם יום לפני האירוע עצמו.

טיפים לבחירת אולם אירועים על חוף הים

כידוע, בחירת האולם המתאים היא המפתח להצלחת האירוע שלכם. למקום בו נערך האירוע יש השפעה נרחבת על כל היבט בהפקה, ולא נגזים אם נאמר שעל האולם יקום ויפול דבר, והוא זה שיכריע אם האירוע יהיה הצלחה מסחררת או כישלון מפואר. אבל כאמור, אין כאן כוונה להלחיץ, להיפך, אנחנו כאן כדי לעזור לכם לבחור את המקום המתאים ביותר.

גם על חוף הים וגם במיקום מרכזי? יש דבר כזה

הטיפ הראשון ואחד החשובים ביותר בהקשר של בחירת מקום לאירועים על הים, הוא הלוקיישן הספציפי של האולם. חוף הים הוא למעשה אתר טבע, ולא פעם מוקמים אולמות אירועים לצדו, אך מבחינה גיאוגרפית, הם אינם נגישים או מרכזיים במיוחד על המפה. כמובן, אתם מעוניינים בלוקיישן הייחודי עם נוף הגלים והחוף, עם הבריזה המשגעת וכל הג׳אז הזה שאירוע על הים אוצר בתוכו, אבל עוד לפניכן חשוב לוודא שהאולם ממוקם במיקום מרכזי, מוכר ונוח. חשוב להבין שבמידה ותבחרו לקיים את האירוע במיקום מרוחק עבור רוב המוזמנים שלכם, ככל הנראה, אחוזי ההשתתפות באירוע יהיו נמוכים מהרצוי. שכן, אנשים נוטים למצוא תירוצים וסיבות לבטל את השתתפותם באירועים שההגעה אליהם היא מורכבת. במיוחד כאשר מדובר באנשי עסקים עסוקים. אבל אל דאגה – יש לנו פיצוח במקרה הזה. אין צורך לוותר על הלוקיישן הנחשק של חוף הים. מדובר במשוואה פשוטה – אולם אירועים על הים בתל אביב הוא התשובה. בין שלל היתרונות הטמונים בקיום אירוע בתל אביב, בולט קודם כל הנגישות והפופולריות של העיר, שמושכת אליה המוני אנשים, וכאשר מדובר באנשי עסקים, אפשר לסמוך על זה שמאחר והעיר היא מוקד עסקי פעיל במיוחד, הם ישמחו להגיע לסביבה.

חשוב להבין כמה מוזמנים יש ברשימה לפני שבוחרים אולם 

ישנם אירועים עסקיים באווירה אינטימית יותר, המונים עד 250 מוזמנים, וישנן הפקות ענק של 400 איש ומעלה. לפני שניגשים לבחור את האולם המתאים לאירוע, חשוב לשים לב לנתון הבא – כמה אנשים צפויים להשתתף באירוע אותו אתם מפיקים. מומלץ להתאים את הקיבולת של האולם באופן הכי מדויק שניתן, לכמות המוזמנים המתוכננת. כמובן שלא תבחרו מקום קטן מדי עבור האירוע, אבל מה עם מקום מרווח מדי? כן, יש דבר כזה. אם אתם יוצאים מתוך הנחה שמקסימום לאורחים שלכם יהיה מאוד מרווח, ואי לכך גם נעים ונוח, אתם מפספסים פה נקודה חשובה. אירועים עסקיים, ואירועים בכלל, נועדו לחבר ולהפגיש בין אנשים, המשתתפים הם אלו שעושים את האירוע. במקרים בהם הם שוהים בחלל עצום, הם עלולים להתפזר ולא לתקשר זה עם זה, וחבל – מטרת האירוע לא תושג באופן זה. אם כן, צריכה להיות הלימה בין אורך רשימת המוזמנים לגודל האולם. עם זאת, ברוב המתחמים הגדולים, יוכלו בהחלט ללכת לקראתכם ולהגדיר טריטוריה אחת מצומצמת בתוך מתחם גדול, כלומר ״להקטין״ את האולם בהתאם לצורך. כך שאם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם עבור האירוע, בכל פרמטר אפשרי, אבל הוא רחב ידיים יותר מכפי שאתם זקוקים, אין זה אומר שתצטרכו לוותר עליו.

באולם אירועים על הים – הפסיליטיז והסטנדרטים חייבים להיות ברמה גבוהה

יש לזכור שחוף הים הוא אתר טבע לכל דבר ועניין, ולכן, אם בחרתם לערוך אירוע בקרבתו, חשוב לשים לב לפסיליטיז, לכביש הגישה ולעוד פרמטרים של נגישות ונוחות. אתם לא רוצים לגרום לאורחים שלכם לדדות על החול בדרך לאירוע, וגם רוצים להבטיח שהם לא יסבלו מהשמש הקופחת. גם במקרה הזה, אפשר להירגע, ניתן למצוא כיום אולם אירועים יוקרתי בתל אביב עם הים, שיש בו את כל הפינוקים, הנוחות והסטנדרטים הגבוהים שתמצאו באולמות אירועים ״רגילים״, רק שפה יש בונוס רציני – הרקע של חוף הים. באולמות האיכותיים דואגים להצללה, לדק עץ מסודר, למיזוג אוויר ומאווררים, אפילו במתחמים הפתוחים ועוד. במילים אחרות, כאשר מוצאים את האולם הנכון, עצם העובדה שהוא שוכן על חוף הים, ממש לא אומר שתצטרכו לעבוד יותר קשה או או לדאוג ליותר פרמטרים של ההפקה.

לאפיין את האירוע ואת המשתתפים לפני שבוחרים אולם

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר בחייכם, אתם בוודאי מבינים את החשיבות של אפיון מדויק של האירוע הספציפי הזה, לפני שניגשים לבחירת מקום לאירועים עסקיים בתל אביב. אירועים עסקיים נחלקים לסוגים שונים, וחשוב להבדיל ביניהם ולהבין בדיוק לקראת איזה סוג של אירוע אתם עומדים. ישנם אירועים המיועדים לעובדי החברה בלבד, כאשר מטרתם לפרגן לעובדים, לגבש ביניהם ולהעניק להם את התחושה שמשקיעים בהם. ברוב המקרים, אירועים מסוג זה יהיו באווירה ״מסיבתית״ יותר, ולכן יתאימו פה אולמות אירועים שמקדמים אווירה של בילוי. לעומת זאת, ישנם אירועים עסקיים, המתקיימים בשעות היום, ומטרתם לחשוף מוצר או מותג מסוים, ו/או ליצור קשרים בין אנשי עסקים. ישנם גם אירועים שהם למעשה כנסים מקצועיים, כאשר תכליתם להעשיר את הידע המקצועי של המשתתפים. כל אחד מאלו מצריך סגנון שונה של אולם וגם פסיליטיז ושירותים שונים. 

עוד נתון שכדאי להתעכב עליו הוא האורחים עצמם. לפני שבוחרים אולם, חשוב להבין מיהם המשתתפים באירוע ומהם המאפיינים העיקריים שלהם. למשל, האם מדובר בעובדי הייטק בגילאים 20-40, או שמא מדובר באנשי עסקים בגילאי 40-60? הנתונים הללו יסייעו לכם לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר לסגנון של המוזמנים ובכך לייצר הרמוניה ואת האווירה המדויקת באירוע.

אירוע על חוף הים? מזג האוויר לא חייב להיות גורם משמעותי

כאמור, כאשר מפיקים אירוע גדול, לכם המפיקים די קשה לישון בתקופה שלפני האירוע, ולכן כדאי לנקוט בכל הצעדים שיפתיחו מכם סטרס. המפתח לכך הוא ודאות – ככל שתהיה לכם יותר שליטה ויותר ודאות בכל הנוגע למרכיבי ההפקה, כך תהיו רגועים יותר ותוכלו לסמוך על כך שהאירוע ״יתקתק״ כמו שצריך. אחד הגורמים שעלולים להדיר שינה מעיניכם, במיוחד אם אתם מתכננים אירוע על הים, הוא מזג האוויר. כאשר מדובר בעונת החורף, אתם עלולים להיות מוטרדים מהסיכוי לגשם, ואילו בקיץ, שמש קופחת, אובך או שרב עלולים לאיים על הצלחת האירוע, עליו אתם עובדים כל כך קשה, במשך חודשים ארוכים. את מזג האוויר אי אפשר לתכנן ועליו אי אפשר לשלוט. במיוחד כאשר את רוב האירועים העסקיים מתחילים להפיק ולתכנן חודשים קודם. אבל מה שכן אפשר לשלוט עליו – הוא ההיערכות של אולם האירועים לקראת כל תנאי אקלים אפשרי. אם תבחרו במקום מקורה וסגור, עם מיזוג אוויר יעיל ומתקנים איכותיים, תוכלו להיות רגועים שגם בשרב הכי כבד, וגם במקרה של גשם, האורחים שלכם יהיו מוגנים ויהנו מתנאים טובים. כמו כן, כדאי לוודא שהאולם מצויד בחלונות גדולים או אפילו קירות שקופים, על מנת שלא תפספסו את הנוף המרהיב של הים, בכל מזג אוויר שיהיה.

לבחור באולם אירועים שסוגר לכם כמה שיותר פינות

באותו עניין של השקט הנפשי שלכם, המפיקים, יש לכם דרך נוספת לקדם אותו באמצעות בחירת אולם האירועים הנכון. אם קשה לארגן חברת קייטרינג, צוותי תאורה והגברה ועוד באירוע ״רגיל״, באירוע הנערך על חוף הים זו עלולה להיות משימה עוד יותר קשה. אם כן, מומלץ לבחור באולם אירועים שיכול לספק לכם כמה שיותר שירותים איכותיים ״בילט אין״ כעסקת חבילה של המקום. שימו לב במיוחד לאיכות חברת הקייטרינג הפועלת במקום, ובדקו המלצות גם על הספקים השונים שעובדים מול המקום. במידה ומצאתם את אלו ראויים ויותר, הכל מצביע על כך שזהו המקום המתאים. ככל שיותר שירותים מוצעים במקום, כך רשימת המשימות שלכם המפיקים – מתקצרת. כמו כן, ספקים המתורגלים בעבודה באולם מסוים, פועלים בו ביעילות רבה יותר, ואתם המפיקים יכולים להיות רגועים יותר שהאירוע יזרום ויתנהל היטב. 

לחשוב על קונספט שיתאים ללוקיישן הייחודי

לסיום, טיפ שאולי נשמע קטן, אך הוא יכול להשפיע באופן משמעותי על הצלחת האירוע שלכם – אם הלכתם על אולם אירועים ליד הים, מומלץ לקחת את הסיפור צעד נוסף קדימה ולחשוב על קונספט מסוים לאירוע, נושא שיעבור כחוט השני בין המרכיבים השונים. כמובן, מומלץ שהנושא יהיה קשור לים. באופן זה, תוכלו להפיק אירוע קוהרנטי, בו שלל המרכיבים מתכתבים זה עם זה. לדוגמא, אם בחרתם בקונספט של ים, תוכלו לבחור מנות המבוססות על דגים, לעצב את הדקורציה במקום עם אלמנטים כמו צדפים ושימוש בצבעים כמו כחול וזהב, ועוד. כך מפיקים אירוע מהודק, המדבר בשפה אחת, וממש מרגישים את זה. אלו הם הדברים הקטנים שהופכים אירוע למיוחד, איכותי ובלתי נשכח.

כל מפיק אירועים יודע שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. אולם האירועים שאתם בוחרים עבור האירוע שאתם מפיקים, צריך להתאים כמו כפפה לכל אחד ממאפייני האירוע, אותם גיבשתם מראש. למה אירוע בתל אביב ליד הים, הוא תמיד בחירה טובה? 

אם כבר יצא לכם להפיק אירוע עסקי כזה או אחר, אתם ודאי כבר מודעים לעובדה שלאף היבט אין השפעה כה נרחבת על הצלחת האירוע, כמו למקום בו הוא נערך. לא רק למקום עצמו, לגודל, לסגנון ולסטנדרטים של האיכות שלו יש חשיבות עצומה, אלא גם למיקום הגיאוגרפי שלו יש השלכות רבות, החל מנוחות ההגעה של המשתתפים ועד לאחוזי ההשתתפות באירוע. במילים אחרות, למיקום של האולם תהיה השפעה על כמות המשתתפים בו – אם הוא יהיה במיקום פחות מרכזי ונגיש, קיימת סבירות גבוהה שרבים מהמוזמנים אף לא יאשרו את הגעתם.

כל הדרכים מובילות לאירוע בתל אביב, תרתי משמע

אז כבר הבנתם את חשיבות המיקום הגיאוגרפי של המקום בו תקיימו את האירוע שלכם, ואתם שוקלים להתחיל ולחפש אולם לאירוע עסקי בתל אביב. הצדק בהחלט עמכם. מקום מפגש במיקום מרכזי, המקושר היטב למוקדי תחבורה מקומיים כגון תחנות אוטובוס או רכבת, וכמובן רכבים פרטיים, יבטיח שמרבית המוזמנים יאשרו את הגעתם בשמחה. אך זו ודאי לא הסיבה היחידה לבחור לקיים את האירוע שלכם דווקא בתל אביב. 

בעיר הגדולה תמצאו בקלות כל מה שאתם זקוקים לו לאירוע: החל מספקים מהשורה הראשונה ועד לציוד הכרחי. מאחר ומדובר במוקד התרבות, הקולינריה והאופנה של ישראל, שכבר עשה לעצמו שם בינלאומי בכל התחומים, כל הספקים האיכותיים והמבוקשים ביותר יהיו זמינים יותר עבורכם. הסטייל והאיכות של העיר, יהיו הסטייל והאיכות של האירוע שלכם. החל מהאוכל שתגישו למשתתפים ועד לאיכות הסאונד והתאורה – תוכלו לסמוך על זה שהגעתם למקום הנכון.

איך לדייק את החיפוש ולמצוא את המקום המושלם לאירוע עסקי?

רגע לפני שאתם מתחילים לחפש מקום לאירוע עסקי במרכז, כדאי להתכונן כראוי ולהגיע לתהליך החיפוש ערוכים, לאחר שריכזתם את כל הנתונים החשובים, שיש להתאים אותם בשלב הבא, לנתונים של האולמות אותם אתם בוחנים. חשוב לעבוד בסדר מסוים, ולא להגיע לבדוק אולמות אירועים שונים לפני שאתם מבינים ויודעים בדיוק מה אתם מחפשים ומהם הצרכים הספציפיים של האירוע שלכם. אם תעשו זאת, אתם עלולים לבזבז זמן יקר מאוד, שאנחנו בטוחים שאין לכם עודף ממנו כעת, הרי שלפניכם עוד שלל משימות שהפקת כל אירוע, קטן כגדול, כרוכה בהם.

כיצד להתכונן ולהגיע לחיפוש האולם ערוכים ומכווני מטרה?

אז כאמור, חשוב להגיע לחיפוש האולם ערוכים, כאשר כמה נתונים קריטיים לגבי האירוע כבר בידיכם. הנה הדברים החשובים שצריך לדעת לפני שמתניעים את תהליך החיפוש:

אירוע עסקי או אירוע חברה: מהו בדיוק סוג האירוע?

אירועים עסקיים ואירועי חברה נחלקים לסוגים שונים, וחשוב מאוד להבדיל ביניהם ולהבין מהו בדיוק האירוע שאתם עמלים עליו, לפני שמתחילים לחפש אולם, שכן, המקום חייב להתאים לסוג האירוע הספציפי. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם לחבר בין דמויות מתחום מסוים, בשאיפה לייצר לידים או אפילו עסקאות של ממש במהלך האירוע. ישנם אירועים עסקיים שמטרתם מתרכזת בשיווק ובפרסום של מותג או מוצר מסוים, דוגמאת אירוע השקה למיניהם. באירועים כאלה נעשית עבודת יח״צ אינטנסיבית ולעתים קרובות מוזמנים אליהם גם אנשי תקשורת ועיתונאים שיפיצו את הבשורה. לעומת זאת, ישנם אירועי חברה פנימיים, המיועדים לעובדי הארגון, במטרה לחזק את שביעות רצונם ממקום העבודה, לגבש ביניהם וכו׳. ישנם גם אירועים פנימיים אחרים, שמטרתם להעשיר את הידע המקצועי של העובדים, כמו כנסים וכדומה. לכל אירוע כזה יש מאפיינים שונים לחלוטין, והוא יצריך מקום עם פסיליטיז שונים ואופי שונה. לכן, חשוב מאוד לאפיין את האירוע לפני שיוצאים לדרך, ובשלב הבא, להצליב בין מאפייני האירוע לבין הנתונים של האולם. לדוגמא, אם אתם מפיקים כנס מקצועי, בו ישתתפו גם מרצים ונואמים שיזדקקו לבמה ולציוד הגברה ותאורה מתאים, ותשכרו אולם שאין בו את כל אלו, זה כמובן לא סוף העולם, אך זה רחוק מלהיות אידיאלי. במקרה כזה תצטרכו לשכור שירותים שונים וציוד מתאים, מה שלא רק עלול לייקר משמעותית את עלויות האירוע, אלא גם לגרום לכם לכאב ראש ולהעמיס עליכם עוד המון עבודה. המצב האופטימלי הוא למצוא אולם אירועים שיכול לספק לכם בעסקת חבילה את כל הציוד והשירותים שאתם זקוקים להם, ״בילט אין״.

כמה אורחים מוזמנים לאירוע?

במקרה הזה, הגודל קובע, אבל ממש. לפני שבוחרים מקום לאירוע, חשוב גם לאמוד את גודל והיקף המשתתפים. ההתאמה של גודל האולם למספר המשתתפים היא ״אנדררייטד״, כלומר היא חשובה מאוד. לא רק שחשוב שלאורחים שלכם באירוע יהיה נוח, מרווח ולא צפוף, חשוב גם הצד השני של המטבע – שלא יהיה להם מרווח מדי. זה עשוי להישמע מוזר, אך מפיקי אירועים מנוסים כבר יודעים שאם החלל גדול מדי על כמות המשתתפים, הגיבוש, החיבור והאווירה ביניהם עלולה ללקות בחסר. אירועים עסקיים ואירועי חברה כאחד, למעשה כל סוג של אירוע, מטרתו לחבר בין אנשים בסופו של דבר, גם חתונות ושמחות. אם תבחרו במקום שיגרום למשתתפים להתפזר, תפספסו את הנקודה. עם זאת, אם מצאתם מקום שנראה לכם מושלם מכל בחינה אחרת, אך הוא גדול מדי, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר עליו. באולמות אירועים רבים קיימת האפשרות להגדיר חלל מסוים בתוך חלל גדול, לעשות את האדפטציות הדרושות בהתאם לצורך, להקטין ולעצב חלל מושלם עבור האירוע שלכם.

תקציב האירוע

לא תופתעו לגלות שלפני שמחפשים אולם מתאים לאירוע, חייבים לדעת מהו התקציב העומד לרשותכם. האולם והאוכל הם המרכיבים העיקריים (והיקרים) באירוע, ולכן חשוב לדעת מהן האפשרויות שלכם, בהתאם לתקציב. פניה לאולמות אירועים שדרישות המחיר שלהם חורגות מהתקציב עלולה לבזבז לכם זמן יקר ולגרום לעוגמת נפש גדולה. עם זאת, חשוב לציין שלעתים קרובות, במידה ומצאתם אולם אירועים מושלם, אך הוא חורג מעט מגבולות התקציב שלכם, שווה לנסות ולהגמיש את התקציב מעט, בתיאום עם הלקוחות כמובן, ולבדוק אם יש מרכיב אחר שניתן לקצץ ממנו, למשל אוכל, משקאות או ״אקסטרות״ אחרות שאולי תוכננו. כמו כן, לעתים קרובות שווה לנסות ולהגמיש את דרישות המחיר מול אולם האירועים בתמורה לפשרה על מועד האירוע או לויתור על שירותים כאלה או אחרים שאתם אמורים לקבל במסגרת הזמנת המקום. 

לאילו שירותים תזדקקו?

לאחר שהגדרתם היטב את סוג האירוע, כעת אתם אמורים לדעת בדיוק לאילו שירותים ולאיזה ציוד אתם זקוקים מטעם אולם האירועים. החל משירותי קייטרינג ובר, ועד לציוד הגברה ותאורה, פודיומים וציוד טכני כמו מיקרופונים, מסכים, מקרנים, מערכות וידאו ועוד. חשוב להבין שבמקרה והמקום אינו יכול לספק את הצרכים האלה, יהיה עליכם לפנות למיקור חוץ ולספקים שונים, מה שעלול לגרור עלויות נוספות משמעותיות. ככלל אצבע, חסכוני יותר לבחור באולמות אירועים המציעים את כלל השירותים במקום. הטרטור שמציאת ספקים פרטיים שידאגו לצרכים הטכניים עלול להוות נטל מיותר עליכם המפיקים.

שוקלים לערוך את האירוע ליד הים בתל אביב? יש לכם את כל הסיבות

במקרה שאתם שוקלים לקיים את האירוע באולם אירועים ליד הים בתל אביב, אין ספק שאתם בכיוון הנכון ומובטח לכם אירוע מהסרטים. קשה מאוד להתחרות בתפאורה המרשימה ובאווירה השוררת בקרבת החוף. למעשה, השילוב של תל אביב – עיר מודרנית ומתקדמת, שיא האורבניות והסטייל, יחד עם חוף הים, שהוא למעשה אתר טבע לכל דבר, הוא פיצוח. באופן זה, אתם בעצם נהנים מכל העולמות – גם נוחות וקדמה, וגם אווירה ותחושה של טבע וחופש. 

יש לציין שבחירה בחוף הים לא בהכרח אומרת שתצטרכו להתאמץ יותר עם היבטים לוגיסטיים. תוכלו לבחור באולם אירועים מסודר, מאובזר, מצויד ואיכותי, הממוקם על החוף.

מה עוד יכול להפוך את האירוע לייחודי ובלתי נשכח?

אז חוץ מלקיים את האירוע במקום לאירועים על הים, מה עוד יכול להפוך אותו ליוצא דופן, כזה שידברו עליו עוד חודשים קדימה, ויותיר במשתתפים רושם חיובי עמוק?

קונספט מגובש

אירועים שהכל בהם עוצב ותוכנן בהתאם לנושא מרכזי אחד – קונספט, הם אירועים מגובשים, קוהרנטיים ומקצועיים. אי לכך, מומלץ לבחור קונספט מסוים לאירוע, מבעוד מועד, ולבחור את כל המרכיבים שבו בהתאם. לדוגמא, קונספט ים תיכוני, יכול לבוא לידי ביטוי בכך שהעיצוב יהיה עם מפות מושבצות בכחול לבן, אלמנטים של ים בעיצוב (מתאים במיוחד לאירוע הנערך ליד החוף), אוכל המשלב דגים, סלטים וכו׳, מוזיקה יוונית ברקע ועוד. הנושא המרכזי צריך לעבור כחוט השני בין כל האלמנטים שבאירוע, החל מהעיצוב ועד האוכל, המשקאות והמוזיקה שברקע. כמו כן, ברגע שתבחרו קונספט מסוים, יהיה קל יותר לקבל החלטות שונות לגבי הספקים והשירותים שאתם שוכרים לאירוע, כי הסגנון כבר יהיה ידוע מבעוד מועד.

אוכל ומשקאות ברמה גבוהה

טוב, אנחנו יודעים שאנחנו לא מחדשים לכם הרבה, אבל במקרה שתכננתם להתפשר דווקא על האוכל ו/או על המשקאות באירוע, כדאי שתחשבו שוב. בסופו של דבר, האוכל הוא הדבר שהאורחים שלכם הכי מצפים לו באירוע, וגם הכי זוכרים אותו. אירוע עם קולינריה משובחת ומשקאות טובים הוא אירוע שנהנים בו וזוכרים אותו לטובה. 

אפקט ה״וואוו״ 

כדאי לחשוב ולשלב באירוע איזשהו אלמנט מפתיע, מושקע ומפנק. כמובן, הדבר הזה חייב להיות בהתאם לאופי האירוע ולסגנון שלו. זו יכולה להיות הופעה של אמן מבוקש, זה יכול להיות בר קוקטיילים שווה, אלו יכולות להיות מתנות מפנקות שהאורחים יקחו הביתה ועוד. הכל תלוי ביכולות התקציביות שלכם, אך לא כדאי לוותר על משהו אחד שיגרום לאפקט ה״וואוו״ בקרב האורחים שלכם.

כאשר מחפשים אחר אולם אירועים עבור אירוע חברה, ישנם מספר נתונים שיכולים להצביע בקלות על התאמתו של המקום לאירוע שלכם, או לחילופין על אי התאמתו. 7 סימנים שיובילו אתכם לתשובה הנכונה

חיפוש אחר מקום לאירוע חברה בתל אביב הוא לא עניין של מה בכך. באופן כללי, מציאת האולם המתאים והמדויק ביותר, עבור כל סוג של אירוע, היא עניין חשוב ויש שיאמרו שאף קריטי להצלחת האירוע. במובנים רבים, המקום בו מתקיים האירוע – הוא האירוע. איך שהמקום נראה, איכות ונוחות המתקנים שבו, העיצוב, הסגנון, האוכל שמוגש בו, הם פני האירוע והם אלו שמרכיבים אותו ומאפיינים אותו. לכן, חשוב להשקיע בתהליך החיפוש ולא להתפשר על האולם המדויק. אם החלטתם לערוך את האירוע בתל אביב, זו כבר התחלה מצוינת, מאחר ובחירה במיקום מרכזי ואטרקטיבי עשויה להגדיל את אחוזי ההשתתפות באירוע ובהתאמה, להקטין את אחוזי הביטולים של המוזמנים. כולם רוצים להגיע לעיר בה הכל קורה, ומעטים יסרבו להזמנה לאירוע שיתקיים בה. בנוסף, הבחירה הזו מראש מחמיאה לאירוע ומקרינה עליו את הסטייל והאיכות שיש בעיר.

עם זאת, עדיין ישנה דרך מסוימת לעבור בכדי למצוא את המקום המדויק והמתאים ביותר לאירוע שאתם מארגנים.

7 סימנים שהגעתם לאולם הנכון

1 הקיבולת שלו מתאימה בדיוק להיקף המוזמנים שלכם

התאמת הגודל של המקום לכמות המוזמנים שלכם היא עניין חשוב שיש נטייה מסוימת שלא להעריך נכון, לעתים. אולם קטן מדי עלול לגרום לצפיפות, חוסר נוחות של המשתתפים באירוע ואפילו לגרום לסיכון מסוים מבחינה בטיחותית. מהצד השני, אולם גדול מדי עלול לפגוע בתקשורת בין המשתתפים, שיתפזרו לכל עבר ולא יבלו זה עם זה. לכן, חשוב שתחול התאמה מירבית בין היקף האירוע המתוכנן לבין גודל האולם. עם זאת, יש לציין שאולמות רחבי ידיים לא פעם מציעים לבצע אדפטציות מסוימות עבור אירועים קטנים, ולגדר חלל בגודל המתאים באמצעות מתקנים ייעודיים, או להקצות עבור האירוע חלל מסוים בגודל מתאים. לכן, אם מצאתם מקום שאהבתם את הסגנון שבו ואתם מתחברים לשאר הפרמטרים שבו, אך הוא ״גדול על האירוע שלכם״ , שווה לבדוק את האפשרות הזו.

2 המחיר שלו מתאים להגדרות התקציב שלכם

כמובן שאי אפשר לבחור באולם שהצעת המחיר שלו חורגת באופן משמעותי ממגבלות התקציב שלכם. לכן, על מנת למנוע עוגמת נפש ובזבוז של זמן יקר, כדאי להיסגר על סכומים מדויקים ועל תקציב מוגדר לאירוע, לרבות החלק של אולם האירועים והקייטרינג, עוד לפני שמתחילים בחיפוש אחר מקום לאירוע. עם זאת, חשוב לדעת שבנסיבות מסוימות, יתכן מאוד ותצליחו להתמקח על המחירים המוצעים לכם לראשונה, וגם מהצד השני, יתכן והלקוחות שלכם יסכימו להתגמש ומעט לחרוג מהתקציב בשביל אולמות אירועים יוקרתיים, ברמה גבוהה, אשר יצדיקו הוצאה מעט גבוהה יותר.

3 הוא נראה יוקרתי, יש בו סטייל וייחוד

כמו שאומרים ״סטייל לא קונים בכסף״, אז גם באולמות אירועים ואפילו ביקרים שבהם – לא תמיד תמצאו את השיק ואת הייחודיות שאתם מחפשים עבור האירוע שלכם. אירועי חברה הם בדרך כלל אירועים בהם החברה רוצה לפנק את הלקוחות או העובדים שלה, ויש להם חלק חשוב בבניית מוניטין, מיתוג ותדמית עבור החברה. לכן, חשוב מאוד שהאולם שאתם בוחרים עבור האירוע יראה טוב, יהיה מעוצב בסטייל ויתאפיין במראה יוקרתי ובטוב טעם. כמו כן, חשוב שיהיה בו משהו מיוחד – לוקיישן יוצא דופן, עיצוב בסטייל, מבנה אדריכלי מיוחד ועוד.

4 מוגש בו אוכל מעולה

כאמור, כאשר מדובר באירוע חברה, לאלו שיזמו אותו חשובה מאוד התדמית והרושם שהוא ייצר, וחלק גדול וחשוב מהחוויה של המשתתפים באירוע הוא כמובן האוכל שמוגש להם בו. במרבית המקרים, הקייטרינג והאוכל הם חלק מהשירות שמציעים לכם באולם כעסקת חבילה, ולכן כדאי לבחון את טיבו והתאמתו של האולם דרך רמת ואיכות חברת הקייטרינג הפועלת בו. חשוב לשמוע המלצות אמיתיות של לקוחות עבר, בדגש על אופן ויעילות הגשת ופינוי המנות, וכמובן על הטעם והאיכות שלהן.

5 הוא אמנם בתל אביב – אבל הגישה אליו נוחה

אז כבר החלטתם שאתם הולכים על תל אביב, וזו ללא ספק בחירה מצוינת, אך דווקא בגלל זה, חשוב שתהיו עם האצבע על הדופק בעניין נוחות ההגעה של האורחים שלכם לאירוע. בתל אביב, כידוע, לא פשוט למצוא חנייה ולעתים גם לא פשוט להגיע ליעדים הנמצאים בתוך נבכי העיר, עקב עומסי תנועה וכדומה. לכן, אם הלכתם על אולם אירועים בעיר, חשוב לבחור בכזה שנמצא באחד מקצוותיה ולא מצריך כניסה של ממש לתוך העיר. כמו כן, מובן מאליו שחשוב שיהיה חניון מסודר ונוח עבור האורחים.

6 הוא מתאים ״אחד לאחד״ לתוכנית ולקונספט שהגדרתם

אירועי חברה יכולים להיות מסיבה עבור העובדים או לקוחות החברה, ויכולים להיות גם כנסים מקצועיים עם הרצאות – שני אירועים בקונספט שונה בתכלית, והיד עוד נטויה. לכן, כאשר אתם מארגנים אירוע חברה ומחפשים את המקום המתאים עבורו, חשוב לבדוק האם הסגנון והקונספט של המקום, מתאימים בדיוק לקונספט שהוגדר עבור האירוע. אם מדובר במסיבה, חשוב שיהיו שם בר, רחבת ריקודים ולא פחות – אווירה מתאימה, אם מדובר בכנס עם הרצאות, חשוב שיהיו שם במה, אמצעי תאורה והגברה מתאימים, סידורי הושבה מתאימים וכו׳. חשוב מאוד להצליב נתונים בהקשר זה ולבחור במקום שתומך כל חלק בתוכנית שלכם לאירוע.

7 הוא זמין בתאריכים שפתחתם כאופציות לאירוע

מצאתם מקום שעשה לכם את זה? כמובן, אחד הדברים שהכי חשוב לבדוק כבר בהתחלה – האם הוא זמין במועדים שהוגדרו כאופציות לאירוע.

אולמות ייעודיים לכנסים ואירועים עסקיים חשובים מאוד בכל הנוגע ליצירת התשתית המתאימה לאירוע העסקי שלכם. ישנם היבטים רבים שצריך לדאוג אליהם בכל הנוגע לתכנון אירועי חברה או כנס, ולכן יצרנו עבורכם רשימה ברורה של פריטי חובה בכל הנוגע לאולמות לאירועים עסקיים וכנסים.

מדוע אולמות אירועים לעסקים חיוניים לעסק שלכם?

אולם אירועים עסקי נותן את הטון לאירוע העסקי שלכם ולעתים קרובות האולם יכול להשפיע על האופן שבו אנשים מתפקדים בחלל בהתבסס על פריסה, מבנה, טכנולוגיה, עיצוב וכדומה. אז למרות שזה אולי לא נראה כמו עניין גדול, זה יכול להיות משמעותי במיוחד עבור הצלחת האירוע ותחושותיהם של המשתתפים בו.

מהם כמה מהיתרונות המרכזיים של אולם לאירועים עסקיים?

אולמות ייעודיים לעסקים וחברות מאפשרים ליצור הפעלות קטנות או גדולות, נאומים, מצגות, הדרכות וכו’. הם מהווים דרך מצוינת להקים מרחב שבו אתם, העובדים והלקוחות שלכם יכולים לפעול, לבלות וללמוד בחלל יעיל ונוח.

היתרונות של אולמות כנסים ואירועים עסקיים:

• אולם ייעודי לכנסים ואירועים עסקיים הוא מקום שבו אנשים יכולים להיפגש כדי לבלות יחד, לחגוג הישגים עסקיים, לדון ברעיונות, לשתף את מחשבותיהם ולבנות מערכות יחסים. זהו מקום שבו אנשים יכולים ליצור תחושה של קהילה בתוך הארגון. אולמות אירועים המתאימים לכנסים ואירועים עסקיים הינם בעלי מאפיינים שמתאימים במיוחד לצרכים עסקיים ולכן הם משמשים בדרך כלל להרצאות, כנסים ושיתופי פעולה.

• יצירת רושם ראשוני חזק על השותפים והלקוחות שלכם תורמת לתדמית המקצועית של העסק שלכם. קביעת אירוע עסקי בסביבה מעוצבת אך מקצועית יכולה לעזור לכם למשוך לקוחות חדשים ולפתח את העסק שלכם.

• אולם בעל חללים נפרדים או בעל סביבה פנימית וחיצונית, מאפשר לכם ליצור כנסים בהם תהיה חלוקה לאזורי פעילות שונים, ללא הסחות דעת מיותרות.

מהם המתקנים החיוניים שצריכים להיות באולם עבור אירוע עסקי?

ישנם מספר דברים שצריך לקחת בחשבון כאשר אתם מחפשים אולמות כנסים במרכז עבור כנס או אירוע עסקי שאתם מארגנים. תזדקקו למקום פונקציונלי, אז חפשו או כללו את המאפיינים הבאים באולם האירועים שתבחרו עבור הכנס או האירוע העסקי שלכם:

1.Wi-Fi

בעידן הנוכחי, אתם צריכים Wi-Fi כדי לתפקד היטב בכל אירוע עסקי. כדאי לוודא שאתם עושים את המחקר שלכם מבעוד מועד ולוודא שהחיבור מהיר ומגיב היטב כדי שלא תבזבזו זמן יקר על ניסיון התחברות לאינטרנט בזמן הכנס.

2.מסך הקרנה וציוד מולטימדיה

כשאתם בוחנים מקומות לאירועי חברה, תרצו לוודא שיש באולם מסך הקרנה כדי להעלות תמונות חזותיות ולוודא שהאירוע או הכנס שלכם אינטראקטיבי. שימו לב לאיכותו ולגודלו של המסך ושקלו האם הוא מתאים לציפיות ולצרכים שלכם.

3.ציוד שמע

אין דבר גרוע יותר מלהשתתף בכנס או אירוע שבו כל מה שאתם יכולים לשמוע הוא פצפוץ של רמקולים גרועים או אפילו גרוע מכך – אתם לא יכולים לשמוע שום דבר. תרצו לוודא שיש מערכת סאונד ומיקרופון זמינים. בהתאם לגודל הכנס שלכם, ציוד האודיו יכול לעשות הבדל עצום ולכן כדאי לוודא שהוא פועל כראוי.

4.סידורי ישיבה

בהתאם למטרת הכנס, יש הרבה סידורי ישיבה שונים לבחירה שיכולים להשפיע על הדינמיקה והזרימה של הכנס שלכם. יש מקומות ישיבה בסגנון חדר ישיבות, סידורי ישיבה בצורת U, חלל גדול פתוח לעומת חללים קטנים וסגורים, ישיבה סביב שולחנות וכן הלאה. הגדירו מה המטרות והיעדים שלכם, זה יעזור לכם לקבוע את סידור הישיבה הרצוי.

5.מיקום נגיש

תרצו לוודא שהמקום שתבחרו נגיש בקלות ממקומות תחבורה מרכזיים כמו מערכות אוטובוסים ותחנות רכבת ובעל קרבה לצירי תנועה מרכזיים הנגישים לבאים ברכבם הפרטי. שמירה על נוחות האורחים בכל הנוגע למידת הגישה לאולם, תהפוך את האירוע העסקי שלכם למוצלח הרבה יותר.

6.אוכל ושתיה

בשל העובדה שרוב הכנסים והאירועים העסקיים יכולים להימשך מספר שעות ולעיתים אף יום שלם, חשוב לוודא שהמשתתפים יקבלו אוכל ושתיה איכותיים ומספקים לאורך האירוע. אולם או גן אירועים במרכז הארץ המותאם לאירועים עסקיים הוא האפשרות הטובה ביותר עבורכם מכיוון שהאולם מספק מגוון קולינרי רחב ואיכותי לרווחת ולהנאת המשתתפים. תוכלו לערוך הפסקות אוכל שיאפשרו לאורחים שלכם לאכול ולשתות בנחת ולעשות שיחות טלפון ומינגלינג. גם בר משקאות מקצועי ומגוון יעניק לאורחים שלכם חוויה מעולה ומרעננת. בהתאם לסוג האירוע שלכם תוכלו לבחור אם להגיש משקאות אלכוהוליים או להסתפק במשקאות קלים וחמים. 

7.מיזוג אוויר

אין דבר יותר לא נוח מסביבת עבודה מחניקה. הקפדה על בחירת חלל אירועים עם מיזוג איכותי ויעיל שיאפשר לכם ולמשתתפים בכנס ליהנות מאקלים נעים ונוח. שימו לב לפרט הזה בכל אולם אירועים שתבדקו.

8.צוות יעיל ושירות מצוין

זה לא מובן מאליו. חשוב לוודא שבכל מקום שתבחרו, קיים צוות אדיב ומקצועי שיעזור לכם להעניק שירות נהדר לכם ולאורחים שלכם. זה יוסיף את הדובדבן של חווית האורחים שלכם.

אירועים עסקיים במתחם האירועים טראסק

באולם האירועים טראסק, אנו מקיימים בהצלחה אירועים עסקיים רבים בהם כנסים, מסיבות חברה, השקות, הרצאות ועוד.

האולם ממוקם במיקום מנצח, בנמל תל אביב, ממש על הים. הגישה למקום האירוע נוחה ונגישה מכל חלקי הארץ וסביבת האולם מעניקה לאורחים שלכם תחושה יוקרתית ונוף מרהיב לים התיכון. מתחם האירועים בעל אולם מרווח ומאובזר היטב וחלל חיצוני נעים ומרווח.

בעזרת מערכות תאורה, סאונד ומולטימדיה מתקדמות, בשילוב קולינריה מצוינת, בר משקאות איכותי ושירות מצוין, תוכלו להיות בטוחים שהאירוע העסקי שלכם יהיה מוצלח וידברו עליו רבות.

לפרטים נוספים על קיום אירוע עסקי אצלנו, צרו איתנו קשר.

על מנת לפעול ביעילות, ולא לבזבז זמן ומשאבים יקרים, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר האולם המתאים עבור האירוע אותו אתם מפיקים, יש כמה שאלות שחשוב לקבל עליהן תשובות מפורטות ומדויקות. המידע שיכול לקדם אתכם ישירות אל עבר המקום הטוב ביותר

הוטלה עליכם המשימה – להפיק אירוע מהודק ומקצועי, עבור חברה כזו אחרת. אבל על מנת לפעול ביעילות, ולא לבזבז זמן ומשאבים יקרים, לפני שאתם מתחילים לחפש אחר אולמות לאירועים עסקיים,  ובטח בטרם תצאו לחיפוש הפיזי, הפרונטלי של המקומות, יש כמה שאלות שכדאי לקבל עליהן תשובות מפורטות ומדויקות. המידע הזה יכול לקדם אתכם ישירות אל עבר האולם המתאים ביותר. את הפרטים והתשובות, עליכם לקחת מהלקוחות שלכם, שגם אם טרם התמודדו עם השאלות האלו, הם נדרשים לעשות זאת בכדי לקדם את האינטרס של שני הצדדים – שהאירוע שאתם מפיקים עבורם יהיה מדויק ומוצלח, וישיג את המטרה לשמה הופק מלכתחילה.

השאלות החשובות שיש לקבל עליהן תשובות לפני שיוצאים לדרך:

1 מהי מטרת האירוע?

לכל אירוע עסקי יש מטרה העומדת מאחוריו. בין שמדובר במפגש נטוורקינג של אנשי עסקים או נציגי חברות שונות, בין שמדובר בכנס העשרה מקצועי, ובין שמדובר באירוע חברה שהוא לגמרי באווירה מסיבתית – גם בו יש מטרה, והיא לפנק את העובדים, לדאוג שיהיה להם שמח וכיף, ולהוציא אותם מהאירוע שבעי רצון מהחברה בה הם עובדים. לפני שמתחילים בכלל על המרכיבים השונים של האירוע – האולם, האוכל, העיצוב, המוזיקה, האטרקציות, התוכנית האומנותית ועוד, חשוב להבין מהי המטרה המרכזית של האירוע על מנת לדייק כל אחד מהם.

2 מהו הקונספט של האירוע? 

אחרי מטרת האירוע, מגיע בהמשך ישיר החלק בו יש לגבש יחד עם הלקוחות קונספט ברור ומוגדר לאירוע. יתכן שהלקוחות שלכם כבר חשבו על אחד כזה מראש, אך במקרה שלא, חשוב להשקיע בכך מחשבה ולהבין מהו הנושא המרכזי של האירוע. ברגע שיש קונספט לאירוע, קל יותר לבחור את כל האלמנטים המרכיבים אותו, החל מהאולם עצמו ועד סגנון העיצוב שיהיה בו לקראת האירוע. אבל לא רק מסיבה זו כדאי שיהיה נושא אחד לאירוע, אם כי אירוע שכל המרכיבים בו עובדים יחד באופן קוהרנטי, הוא אירוע הרמוני וייחודי יותר, וסיכויי ההצלחה שלו וההנאה של המשתתפים בו עולים. 

3 מהו התקציב לאירוע

מובן מאליו שלא תוכלו לבחון את ההתאמה של אולם אירועים כזה או אחר לאירוע  שלכם, אם אתם עוד לא יודעים אם אתם יכולים לעמוד בדרישות התקציב שלו. זהו נתון שחייב להיות מוגדר ומובן מראש, ועליכם לדרוש זאת לפני שאתם מתחילים לטפל בכל מרכיב של האירוע באשר יהיה. לא ניתן לסגור שום ספק כאשר אתם לא יודעים מהו הסכום שתוכלו לשלם לו, ואילו האולם הוא לא רק המרכיב החשוב ביותר בסיפור, אלא גם המרכיב היקר ביותר במסגרת הוצאות האירוע.

4 מהו ההיקף של האירוע?

עוד נתון שלא תוכלו להתקדם בלעדיו, במיוחד בכל הקשור לבחירת האולם לאירוע, הוא היקף המשתתפים הצפוי. לא רק מבחינה בטיחותית, חשוב שלאורחי האירוע יהיה מרווח ונעים, מה גם שלגודל האולם יש תפקיד ביצירת האווירה הנכונה. במיוחד אם מדובר בכנס שמטרתו נטוורקינג, חשוב שהמשתתפים יהיו מרוכזים באותו החלל, שלא יהיה מרווח מדי אך גם לא צפוף וקטן כמובן. לכן, לפני שמתחילים לחפש אולם, חשוב לדעת כמה משתתפים צפויים לקחת בו חלק.

5 מאיפה מגיעים רוב המשתתפים?

לוקיישן, לוקיישן, לוקיישן. אם אתם רוצים לרשום נוכחות מלאה או אופטימלית באירוע, ולא לקבל ביטולים מאכזבים, כדאי שתדאגו שהאולם בו יתקיים האירוע יהיה במיקום מרכזי, נוח ונגיש. חשוב לבדוק את הנתון – מהיכן מגיעים מרבית המוזמנים לאירוע? אם רוצים ללכת על בטוח ולפנות אל המכנה המשותף הרחב ביותר, כדאי למקד את החיפוש אחר אולמות במרכז הארץ, ובכך להבטיח שהמיקום לא יהווה פקטור בעייתי עבור רוב המשתתפים. בבחירה במיקום אטרקטיבי כמו באולם אירועים בתל אביב, יש גם אמירה מסוימת של יוקרה, מה שעשוי לתרום למיתוג האירוע עצמו והחברה המארגנת אותו.

6 מהם הצרכים הספציפיים של האירוע? 

אירועים עסקיים נחלקים לכמה סוגים עיקריים, ביניהם אירועי חברה, שהם יותר בגדר מסיבה, כנסים מקצועיים, הכוללים בדרך כלל גם הרצאות והקרנת מצגות, ואירועינ טוורקינג, שמטרתם להפגיש בין אנשי מקצוע שונים. לעתים, האירועים העסקיים משלבים בין שני סוגים, לרבות כנסים מקצועיים שמשלבים גם מרכיב של נטוורקינג. כך או כך, חשוב שתבינו מהו הכיוון המרכזי של האירוע אותו אתם מפיקים, ובמהלך החיפוש אחר האולם המתאים, תבחנו בדקדקנות האם יש במקום את כל המכשור והמתקנים שאתם זקוקים להם לצורך האירוע. לדוגמא, אם מדובר במסיבה, חשוב שבמקום יהיו בר, רחבת ריקודים, מערכת הגברה מתקדמת וכו׳. אם מדובר בכנס מקצועי, חשוב שיהיו המכשירים הדרושים להרצאות ולהקרנת מצגות, לרבות מקרנים ומערכת סאונד הכוללת מיקרופונים, רמקולים וכו׳.

7 מהו הערך המוסף של האולם? 

האם האולם מעוצב בסגנון יוצא דופן? האם המקום מספק גם שירותי קייטרינג של שף יוצא מן הכלל? האם במקום יש פטיו או לובי, שיכולים לשמש עבורכם כחללים נוספים? האם יש בו דק או רחבה עם נוף מרהיב? אולמות אירועים שונים, כוללים שירותים או חללים יוצאי דופן, שהם למעשה הערך המוסף, האלמנט הזה שמבדיל אותם מהשאר והופך אותם למיוחדים ושווים. מובן מאליו שאתם שואפים לכך שהאירוע אותו אתם מפיקים יהיה מיוחד ושונה, ואי לכך גם בלתי נשכח עבור המשתתפים בו, ולכן, אם תבחרו באולם שיכול להציע לכם משהו מיוחד, תוכלו לקדם את הסיכוי שגם האירוע יהיה יוצא דופן ומוצלח.

נדמה שמאז ומתמיד אירועים עסקיים היו שזורים בחברות ועסקים רבים. אירועים עסקיים כוללים כנסים, הרצאות, ערבי חברה, השקות, מסיבות עיתונאים ועוד. כל אלה מאפשרים לחברה לקדם את עצמה ולשפר את תנאי העובדים שלה. 

ישנם אירועים עסקיים קטנים או גדולים וכל אחד מהם עם אופי משלו ויעדים ומטרות שעליו להשיג. לעיתים האירועים מהווים חגיגה גדולה, לעיתים הם לימודיים ומעשירים לעיתים הם פשוט מקדים עסקים ושיתופי פעולה עם חברות, עסקים ומשקיעים פוטנציאליים. 

כל אירוע עסקי איכותי צריך אולם אירועים שיתאים לו. ישנם אולמות אירועים רבים ומגוונים ברחבי הארץ אבל לא כולם מתאימים לאירועים עסקיים ועונים על כל הפרמטרים שאירוע עסקי צריך. 

כדי להבין האם אולם אירועים מתאים לאירוע העסקי שלכם עליכם לעבור על רשימת הדברים שתצטרכו עבור האירוע וכמובן לבחון האם הוא בכלל יכול להעניק לכם את האווירה שאתם רוצים ליצור. 

על מנת שתוכלו לבחור את אולם האירועים המתאים ביותר לאירוע העסקי שלכם, הכנו לכם רשימה של דברים עיקריים שעליכם לבדוק.

מיקום וגישה 

כאשר מדובר באירוע עסקי, סביר להניח שקהל היעד שלכם הטרוגני ומגיע משלל מקומות ברחבי הארץ או מהאזור בו החברה שלכם ממוקמת. משום כך חשב לבחור מקום אירועים שנמצא במיקום מרכזי ונגיש. 

בין אם המשתתפים באירוע הם העובדים שלכם, חברי הנהלה, קהל חופשי, משקיעים או בעלי עסקים אחרים – חשוב שתבחרו אולם אירועים שנמצא במיקום נגיש ומרכזי על מנת שכמה שיותר אנשים יוכלו לקחת חלק באירוע שאתם מפיקים. 

משום כך מומלץ למקד את החיפוש שלכם באולמות אירועים באיזור המרכז ועדיף בתל אביב. אולם כנסים בתל אביב יאפשר למוזמנים להגיע בקלות ובנוחות לאירוע. במקום לנסוע במשך שעות בדרכים מפותלות למקום האירוע, אולם אירועים הממוקם בתל אביב מאפשר למשתתפים להגיע במהירות ובאופן פשוט ונוח מכל מקום בארץ. 

שימו לב שאולם האירועים ממוקם באזור נגיש בעיר הגדולה, כדי שהאורחים שלכם לא ימצאו את עצמם תקועים זמן ממושך בפקקים או יחפשו חניה במשך שעות. חשוב לבחור במקום אירועים עם מתחם חניה סמוך למקום האירוע שיהיה מסודר וגדול במיוחד. 

אולם האירועים “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב במיקום אסטרטגי ונגיש במיוחד ומאפשר למשתתפים באירוע להגיע באופן מהיר ופשוט מכל מקום ולחנות את רכבם במתחם חניה מסודר ונגיש. 

עיצוב מרשים ויוקרתי

האירוע העסקי שלכם חייב להיות מרשים ויוקרתי על מנת לשדר רצינות, עוצמה וביטחון. מקום האירוע שתבחרו ייצג את החברה שלכם ואת המעמד שלה מול העובדים שלכם ומול משקיעים וקולגות. משום כך חשב לבחור אולם אירועים יוקרתי וגדול, בעל עיצוב מרשים וייחודי. 

אין כמו מראה עיניים וכאשר המשתתפים יגיעו למקום האירוע הם מיד יתרשמו מאיכות האירוע והחברה כבר בכניסתם למקום. לכן חשוב ליצור רושם ראשוני מרשים ומוקפד בבחירת אולם אירועים יוקרתי ואיכותי. 

שימו לב לפרטי העיצוב השונים במקום. בחנו את האלמנטים העיצוביים השונים וכמובן את המבנה עצמו. העדיפו מבנה גדול, מרווח בסגנון ייחודי ומרשים. 

ב”טראסק” חשבנו על כל פרט בעיצוב האולם ולכן כבר בכניסה למקום ניתן לראות מבנה יפיפה וייחודי עם חלונות ענק שמכניסים את הים לתוך האולם ועיצוב מוקפד בכל פרט. 

מערכות תאורה והגברה איכותיות

כל אירוע עסקי זקוק למערכות תאורה והגברה מתקדמות. אלו פרטים חיוניים שמאפשרים לכם להשמיע מוזיקה, להקרין סרטים ומצגות, להאיר את המקום באופן מדויק ולאפשר למשתתפים באירוע לשמוע אתכם בסאונד מצוין. לא בכל מקום אירועים יש מערכות סאונד ותאורה איכותיות. כאשר את נגשים לבחון מקום לאירוע עסקי, בדקו היטב מה טיב מערכות התאורה והסאונד במקום. אל תתפשרו על טכנולוגיה ישנה באיכות ירודה. בין אם אתם מתכננים להרים מסיבה גדולה, כנס או השקה – לתאורה וסאונד איכותיים תהיה השפעה גדולה על איכות האירוע שלכם ועל החוויה של המשתתפים באירוע. 

העדיפו אולם אירועים עם מערכות סאונד ותאורה מתקדמות ואיכותיות שיעניקו למשתתפים חוויית מולטימדיה מעולה ונעימה. 

לתאורה טובה ומדויקת ישנה השפעה רבה עם נוחות הראיה של הנוכחים באירוע וסאונד איכותי וחד יאפשר להם להקשיב לכם ולמוזיקה באופן נעים וברור. משום כך, אסור להקל ראש בבחירת אולם אירועים עם מערכות סאונד ותאורה איכותיות. 

אוכל ואלכוהול 

כל אירוע מצוין צריך אוכל מצוין וכוס משקה לצידו. בין אם אתם מעוניינים בבופה פתוח, במנות קוקטייל קטנות או בהגשה לשולחנות, האוכל באירוע שלכם יתפוס המון מקום בחוויה הכללית של המשתתפים באירוע.

בדקו היטב את איכות המנות המוצעות במקומות האירועים שמעניינים אתכם ואת המגוון והטעם שלהם. העדיפו מקום עם קולינריה משובחת ותפריטים מגוונים שמציעים שלל מנות מרשימות ומיוחדות. הבחירות הקולינריות שלכם יקבעו במידה רבה את הצלחת האירוע ושביעות הרצון של המשתתפים בו. 

שימו לב שקיים במקום האירוע גם בר משקאות איכותי שיציע למשתתפים שלל משקאות קלים ואלכוהולים שילוו את הארוחה ואת האירוע כולו. 

במתחם האירועים “טראסק” אנו מפיקים אירועים עסקיים בלתי נשכחים מכל הסוגים ולמגוון קהלים.

המקום מציע קולינריה משובחת ואיכותית, בר מקצועי ומגוון, מערכות סאונד ותאורה מתקדמות ושירות מהמעלה הראשונה. 

האולם ממוקם באיזור הכי טוב בגוש דן – נמל תל אביב. המיקום המצוין והנגיש יאפשר למשתתפים באירוע שלכם להגיע מכל מקום באופן מהיר ונוח ולחנות במקום חניה מרווח, מסודר ונגיש גם עבור בעלי מוגבלויות. מתחם האירועים נמצא ממש על הים ומאפשר למשתתפים באירוע ליהנות מנוף מרהיב לים התיכון, לשקיעה יפיפיה ומבריזה נעימה. בנוסף המקום מציע מתחם חיצוני מרווח ויוקרתי מול הים המאפשר למשתתפים באירוע ליהנות מאוויר פתוח ומאווירה נעימה וקלילה. 

מתכננים את האירוע העסקי הבא שלכם? צרו איתנו קשר נשמח לסייע לכם בהפקת אירוע מוקפד ומושלם. 

כל עסק, חברה ותאגיד כבר יודעים שישנה חשיבות עצומה לאירועים עסקיים מעת לעת. אירועים עסקיים אשר פונים לעבודים מעניקים תורמים לחיבור של העובדים לחברה, מגבשים, מעלים את המוטיבציה ומונעים עזיבה של עובדים. 

אך מעבר לכך, ישנם סוגים שונים של אירועים עסקיים שלכל אחד מהם יש יעדים ומטרות משלהם. כדי ליצור אירוע עסקי איכותי שמשיג את יעדי החברה, חשוב לבחור במקום מתאים לאירוע. לא כל מקום אירועים יתאים לאירועים עסקיים וישנם מקומות אשר עשויים להתאים לאירוע מחלקתי אינטימי אבל לא יתאימו לכנס גדול ורשמי. משום כך חשוב לבחון היטב את מקומות האירועים העומדים לרשותכם ולבחור את מקום האירועים המתאים ביותר למטרות האירוע, לתדמית החברה ולקהל היעד שלכם. 

אך לפני שניגשים לבחור מקום אירועים, חשוב להבין בכלל מהו סוג האירוע שאתם רוצים לקיים.

אלה סוגי האירועים העסקיים הבולטים:

אירוע חברה

זהו אירוע המיועד לעובדי החברה וצוות ההנהלה. לרוב אירועי חברה משמשים לחיזוק העובדים, שיתוף במידע חיוני, הישגי החברה, גיבוש העובדים ויצירת אתנחתא מהנה מהעבודה השוטפת. ישנם אירועים עסקיים אשר כוללים מופע בידור או מסיבה גדולה, ישנם אירועים אשר כוללים הרצאה או הדרכה וישנם אירועים הממוקדים בהעברת מידע ומסרים מסוימים של החברה וכוללים קייטרינג ואווירה של מסיבת קוקטייל קלילה. 

השקת מוצר או שירות

כאשר החברה עומדת בפני השקה של מוצר או שירות חדש, הדרך הטובה ביותר לחגוג ולהעצים אותו הוא ליצור אירוע השקה. באירוע מסוג זה עשויים להיות העובדים, צוות ההנהלה, שותפים עסקיים ושותפים פוטנציאליים ולעיתים בלוגרים ועיתונאים. 

מסיבת עיתונאים

עבור חברות ותאגידים אשר רוצים להעביר מידע מסויים לעיתונות באופן רחב ורשמי, מסיבות עיתונאים הן הדרך המקובלת והפופולרית לעשות זאת.

אירוע גאלה

אירוע גאלה הוא מושג ותיק אשר מתייחס בעיקר לאירועים גדולים אשר כוללים מופעים ואירוח. אירועי גאלה יכולים להיערך למטרת גיוס תרומות או לחנוכת מקום חדש. 

כנס עסקי

כנסים עסקיים לרוב יעבירו תוכן לימודי ומעשיר בתחום מסוים. הכנס עשוי לפנות לעובדי החברה, למנהלים ולבעלי תפקידים מסוימים. לעיתים הכנס נערך על ידי תגיד או גוף חיצוני ופונה לקהל יעד מסוים למשל בתחום מקצועי רלוונטי.

כך תבחרו את מקום האירועים המתאים ביותר לאירוע העסקי שלכם 

בחירת מקום אירועים מתאים לכנס או אירוע עסקי יכולה לתרום רבות להצלחת האירוע או לפגוע באיכותו ובמטרותיו. לכן בחירה נכונה של מקום אירועים צריכה להיות בראש רשימת המשימות שלכם בתכנון האירוע. אחרי הכל, מקום האירועים ישפיע מאוד על התקציב שלכם ויקבע את הטון והאווירה של האירוע כולו.

פרטים קריטיים כמו תאריך האירוע שלכם, תלויים בחלל שתבחרו. לכן חשוב לבחור אותו בחוכמה. כדי לעזור לכם בכך, הנה 7 דברים שכדאי לקחת בחשבון כאשר אתם ניגשים לחפש מקום לאירועים עסקיים או אולם כנסים במרכז הארץ:

1. תקציב

זכרו את העניין הכלכלי כאשר אתם מתמודדים עם הלוגיסטיקה של האירוע שלכם. בדקו היטב את טווח העלויות של מתחם אירועים לכנסים מכיוון שמדובר בפרמטר אשר עלול להוות הוצאה לא קטנה עבור העסק או החברה שלכם.

לאחר מכן וודאו מהו התקציב העומד לרשותכם לשם כך ומקדו את החיפושים אחר המקום המתאים בעזרת סינון מקומות על פי מחיר. לעיתים תוכלו לקבל מחיר זול יחסית אך הוא לא יכלול אלמנטים ושירותים רבים אשר עליהם תצטרכו לשלם בנפרד. לעומת זאת, יתכן שתתקלו במקומות אירועים אשר יתנו לכם הצעת מחיר גבוהה אך כוללת מגוון שירותים וציוד שיחסכו לכם כסף.

שקלו היטב את החבילות והשירותים השונים שמוצעים לכם בכל אחד ממקומות האירועים ובדקו אילו הצעות מחיר יעניקו לכם את התמורה הטובה ביותר למחיר שתואם את התקציב שלכם. בנוסף חשוב לקחת בחשבון כי תאריכים וימים מסוימים עשויים להיות יקרים יותר מאחרים. תוכלו לחסוך לא מעט כסף באמצעות תכנון האירוע למועד זול יותר, כל עוד זה לא מהווה בעיה עבור קהל היעד שלכם.

2. מיקום

בחירת מיקום נוח היא אחת הדרכים למקסם את הנוכחות של המשתתפים באירוע. אל תשכחו לבדוק האם המקום נגיש לתחבורה ציבורית ענפה, לצירי תנועה מרכזיים והאם קיימים בתי מלון בקרבת מקום. חניה בשפע ודרכי גישה מסודרות ונוחות, חשובות גם הן עבור המשתתפים שבוחרים להגיע ברכבם הפרטי.

אתם יכולים לספק למשתתפים גם הזדמנויות לנטוורקינג ויצירת חיבור אישי באמצעות שילוב אטרקציות ומוקדי עניין בקרבת מקום האירוע.

3. קיבולת

ודאו שלמשתתפים באירוע ישנם מספיק מקומות ישיבה בחלל גם מקום להירגע ולנוח במהלך ההפסקות. אל תבחרו מקום עם מקומות ישיבה בסגנון תיאטרון כאשר הנציגים צריכים לרשום הערות או להשתמש במחשבים ניידים. שימו לב שכמות המשתתפים באירוע תואמת לקיבולת של מקום האירוע על מנת שלא תיווצר צפיפות במקום.

4. שירותים ומאפיינים

הזמינו מקום אירועים שיש בו את כל השירותים שאתם צריכים עבור האירוע שלכם. למשל ציוד הגברה, מיקרופונים, מערכות תאורה וגישה לכיסאות גלגלים. שימו לב לצורת החלל, לסידורי הישיבה ולאזורים השונים באולם. בדקו האם המקום כולל קייטרינג איכותי או שעליכם לספק בעצמכם מזון למשתתפים. במידה וקיים קייטרינג מקומי, וודאו שהוא יכול לספק מנות נקיות מאלרגנים או מתאימות לסגנון מסוים על פי העדפותיכם.

5.מיתוג

שימו לב לבעלי עניין ולנותני חסות על ידי בחירת מקום המותאם בבירור למה שאתם רוצים לשדר. אל תשכחו לשאול את מנהלי המקום אם יהיו אירועים אחרים במקום האירוע שמתנגשים עם הכנס או עם המסר של המותג שלכם.

כדאי גם לברר אילו הזדמנויות שילוט ומיתוג זמינות, האם ניתן להציב שילוט בשטח החיצוני של האולם או לפרסם על גבי המסכים מוצבים בחלל. מיתוג חשוב מאוד באירועים עסקיים, אז ודאו שאתם יכולים לעשות את זה באופן מיטבי.

6. לינה

אם האירוע שלכם מתקיים כל היום או על פני מספר ימים, לרוב עדיף לבחור מקום אירועים הממוקם בסמוך למקומות לינה, כך שהמשתתפים בכנס יוכלו להגיע בקלות לכנס ללא צורך בנסיעות.

מתחם האירועים היוקרתי “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ומציע חלל אירועים מרווח ויפייפה המתאים במיוחד עבור אירוע עסקי יוקרתי.

בזכות מיקומו המרכזי, תוכלו ליהנות מגישה נוחה למקום, חניה מרווחת, שלל שירותים וציוד מתקדם ומאפשרויות לינה בסביבת האירוע.

מחפשים אולם לכנס? השתמשו בעשר השאלות הבאות כדי שתוכלו לצמצם את האפשרויות העומדות בפניכם ולבחור נכון.

כאשר אתם ניגשים לבחירת מקום לכנס, רשימת שאלות נכונה יכולה לסייע לכם לדלג על האפשרויות שאינן מתאימות עבורכם ולמקד את החיפוש שלכם במקומות הנכונים. מציאת המקום האולטימטיבי לכנס שלכם יכול לעשות הבדל גדול ולתרום רבות לעניין של האורחים שלכם במה שיש לכם להציע או להציג להם. 

קבלו 10 שאלות חשובות שחשוב שתשאלו כדי לוודא שאתם לא מפספסים שום פרט חשוב לפני בחירת אולם לכנס הבא שלכם:

1. עד כמה המיקום נגיש?

האורחים שלכם צריכים להיות מסוגלים להגיע למיקום הכנס עם כמה שפחות עיכובים וקשיים בין אם הם מגיעים ברכבם הפרטי או בתחבורה ציבורית. אם האורחים שלכם מגיעים משלל חלקי המדינה, חשוב שתבחרו במקום מרכזי הנגיש לכבישים ראשיים ולתחבורה ציבורית עשירה ומגוונת. 

אם הכנס צפוי להתקיים לאורך יום שלם או מספר ימים, חשוב לבחור מקום הסמוך למסעדות, מתחמי בילוי ופנאי שישמשו את האורחים שלהם במהלך היום והערב.

2. האם מתחם הכנס נגיש?

אל תתפעלו ממראה בלבד. ישנם מקומות אשר עשויים להיראות נפלא אך אינם נגישים עבור האורחים שלכם ובמיוחד עבור בעלי מוגבלויות. למשל כנס בבניין עתיק עשוי להיראות נפלא אך מהווה בעיית נגישות גדולה לאורחים שלכם. העדיפו מקום בעל פתחי כניסה רחבים, דרכי גישה נוחות והתאמה מלאה לצרכי הנגישות של האורחים שלכם.

על מנת להבין טוב יותר מי קהל היעד שלכם, שוחחו עם מארגני הכנסים הקודמים ובררו את הרצונות והצרכים של האורחים שהגיעו בעבר לכנסים שלכם. ייתכן שיהיו להם כמה תובנות חשובות בעניין שיסייעו לכם לתת מענה איכותי ונכון לצרכים שלהם.

3. האם יש מספר חללים במקום ומהי הקיבולת האפשרית במתחם?

החלל במתחם הכנס חייב להתאים למספר המשתתפים בכנס ולצרכים שלכם. בדקו מהי התפוסה המירבית במקום וודאו שהיא תואמת למספר המוזמנים שלכם. בנוסף בדקו האם החללים במתחם מתאימים לצרכיכם ולמהלך האירוע המתוכנן. למשל האם יש חלל מתאים לסדנה או איזור אכילה והסעדה מסודר. חלל פתוח וחיצוני חיוני במיוחד עבור האורחים המעשנים שלכם ועבור אלה שרוצים לצאת להתאוורר באוויר הפתוח, לכן חשוב לבחור במתחם כנסים שכולל חלל חיצוני מסודר ונוח.

4. אלו מקומות אירוח ולינה קרובים למקום הכנס?

במידה ואתם מתכננים כנס למשך יומיים או יותר, חשוב לוודא כי ישנם מקומות אירוח ולינה קרובים למתחם הכנס עבור האורחים שלכם. ודאו שמקומות הלינה הסמוכים מותאמים לצרכי האורחים שלכם, שהם מציעים אירוח בתעריפים שונים ומגוונים עבור אלה שמחפשים מקום לינה זול או יקר ושהם מציעים שירותים טובים ונחשבים איכותיים. לעיתים אף מומלץ לבחון אירוח מוסדר עבור האורחים שלכם באחד ממקומות הלינה הקרובים באמצעות הסדר מול מקום האירוח. חשוב לשים לב שמקומות האירוח הסמוכים למתחם הכנסים ערוכים לספק מספיק חדרים עבור כל האורחים שלכם.

5. מהי עלות המתחם ומהן העלויות הנסתרות הנלוות לכך?

כשזה מגיע לבחירת מקום כנסים, העלות הכספית הינה אחד הגורמים המכריעים. כולם חולמים למצוא את המקום המושלם בתאריכים הנכונים ובמחיר משתלם, אך לא תמיד זאת המטרה הריאליסטית ביותר. כשזה נוגע למחיר הכולל, דברו על כל הפרטים שחשובים לכם והיו מוכנים לנהל משא ומתן.

קחו בחשבון שעלות השכרת המתחם אינה העלות היחידה שכרוכה בהפקת הכנס. בדקו עלויות ספקים חיצוניים כמו דמי חניה, עלויות אמצעים טכנולוגיים והסעדה ואל תשכחו לקרוא את האותיות הקטנות.

6. איך התאורה, הסאונד והאקוסטיקה במתחם הכנס?

תאורה, סאונד ואקוסטיקה הינם פרטים חשובים בבחירת מקום לכנס ויש להם השפעה גדולה על החוויה של האורחים שלכם. בקרו במתחם הכנסים כאשר מתקיים שם אירוע ובחנו האם המקום מעניק תאורה ואקוסטיקה טובות. בנוסף בחנו את מערכת הסאונד במקום וודאו שהיא עונה על הצרכים שלכם.

7. מה אתם רוצים לשדר לאורחים שלכם?

עיצוב וסגנון מתחם הכנסים משפיע באופן ניכר על החוויה של האורחים שלכם ועל התדמית שלכם בעיניהם. אם אתם רוצים לשדר יוקרה וקדמה, העדיפו מקום אשר מעוצב באופן יוקרתי ומרשים. אם הכנס עוסק בתחומים טכנולוגיים, וודאו כי מקום הכנס מספק מסכים גדולים ומתקדמים עבור פרזנטציות, אינטרנט מהיר ואיכותי וחלל גדול ופתוח שיעניק תחושת מרחב ויוקרה.

8. האם מתקיימים אירועים נוספים במקום?

שאלו האם מתקיימים מספר אירועים במקביל במתחם והעדיפו מתחם אירועים אשר מאפשר לכם לערוך כנס יחיד במקום. זה יאפשר לכם להוסיף מיתוג מתאים בכל שטח המתחם ומחוצה שלו ויעניק לאורחים שלכם מרחב פרטי ומרווח.

9. אילו שירותים ומתקנים מוצעים במתחם?

הכינו רשימה של השירותים והמתקנים הדרושים לכם (כמו קייטרינג, בר, wifi, במות, מיקרופונים וכו’) ובדקו האם המקום מספק אותם או שעליכם לספק אותם באופן עצמאי.

10. כיצד עובד הקייטרינג במקום?

 במידה ואתם מעדיפים מתחם כנסים אשר מספק גם שירותי קייטרינג ודאו שהוא תואם להעדפותיכם ולצרכי האורחים שלכם. למשל חשוב לוודא כי המקום מציע מנות טבעוניות, ללא גלוטן ועם התאמה לאלרגניים במקרה הצורך. בנוסף בדקו האם המטבח ערוך להוציא מנות נוספות במידה ויהיה לכך ביקוש מעבר לצפוי.

בחירת מקום לכנס, מצריכה תכנון מקדים, מיפוי צרכים ואפיון של האירוע הרצוי. אולם לכנס בתל אביב יעניק לאורחים שלכם נגישות גבוהה ויצור עבורם חוויה טובה ונעימה.

מתחם האירועים טראסק מותאם בדיוק עבור כנסים. המתחם ממוקם בנמל תל אביב ומעניק חניה מרווחת ונגישה, חלל מרווח ויוקרתי, שירותי קייטרינג משובחים ואיכותיים וקרבה למגוון מתחמי פנאי מסעדות ומקומות לינה. בנוסף מיקומו המנצח של המתחם מאפשר הגעה מהירה ונוחה מכל חלקי הארץ ומעניק קרבה למגוון אמצעי תחבורה ציבורית לרווחת האורחים שלכם.