אירועים עיסקיים

תכנון אירוע עסקי יכול להיות עניין מורכב למדי. כאשר מוניטין החברה מונח על הכף, האירוע חייב להיות מרשים ומוצלח במיוחד. אתם צריכים לוודא שהכל יפעל ויתנהל כשורה, שהמשתתפים הרבים באירוע יהיו מרוצים ושהרושם שתעשו יהיה מצוין. 

כאשר מדובר באירוע עסקי הפונה ללקוחות, משקיעים או קולגות, במקרה בו האירוע לא יעמוד בסטנדרטים המצופים מכם, האורחים שלכם פשוט עשויים להימנע מהגעה לאירועים אחרים שלכם או גרוע מכך – מיצירת שיתופי פעולה עסקיים אתכם. 

אם זה נשמע לכם גדול ומאיים, דעו כי באמצעות מציאת אולם אירועים יוקרתי ומרשים שדואג לכל הדברים החשובים, תכנון האירוע הופך להרבה יותר פשוט ומוצלח. 

אך זה לא הכל, הנה 8 צעדים חשובים להפקת אירוע עסקי מרשים מוצלח:

1. התחילו לתכנן מוקדם

ללוח הזמנים שלכם ישנה השפעה עצומה על אופן תכנון האירוע והצלחתו. המשוואה פשוטה – ככל שתתחילו לתכנן את האירוע מוקדם יותר, כך יהיה לכם יותר זמן לדאוג לכל פרט ולמצוא את מקום האירועים והספקים האיכותיים ביותר. אין דבר גרוע יותר מלהגיע למועד האירוע, כאשר מאות אנשים נוכחים בו ונאלצים לגלות שלא חשבתם על כל הפרטים וכי נעשים אילתורים של הרגע האחרון.

מכיוון ששבעה צעדים נוספים מחכים לכם בהמשך, עליכם להתייחס לכל אחד מהם מוקדם ככל האפשר בתכנון האירוע העסקי שלכם. זכרו, הפקת אירוע עסקי יוקרתי ומרשים במיוחד תלויה על דיוק ותשומת הלב הניתנים לכל פרט. 

2. תכננו היטב את מערך האירוע 

כאשר אתם מתכננים אירוע, תזדקקו למבנה מוצק של מהלך האירוע תוך יצירת מענה מקדים לכל תרחיש אפשרי. ישנם לא מעט תרחישים שיכולים לקרות ותצטרכו לתת להם מענה מיידי ולכן חשוב שתתכוננו לכך מראש.

צרו מערך מפורט של האירוע והתייחסו ללוח הזמנים של האירוע, לשלל תרחישים אפשריים ולשאלות חשובות, למשל: 

כמה דוברים עומדים להיות באירוע?

כמה זמן כל אחד מהם צפוי לדבר?

מהו הנושא עליו כל אחד ידבר?

כמה זמן ייקח להם להתכונן לזה?

אילו פעילויות יהיו בין הנאומים או ההרצאות? (למשל מוזיקת רקע למינגלינג, ארוחה או פעילות חברתית)

כל אלה הם דברים שאתם צריכים לחשוב עליהם מראש ולתכנן היטב כדי שהאירוע יזרום כמתוכנן וללא הפתעות או הפרעות.

3. מצאו את המיקום והשעה הנכונים

המיקום והזמן הנכונים לעריכת האירוע שלכם הם חיוניים במיוחד! מה אם אנשים לא יכולים להגיע כי האירוע מתקיים בזמן ממש לא נוח או שהמיקום פשוט רחוק מכדי שהם יוכלו להגיע לשם?

התחילו בחיפוש אחר מקום לאירוע עסקי אידיאלי עבורכם מוקדם ככל האפשר. זה יגדיל את סיכוייכם למצוא מקום אירועים איכותי שמתאים לכם בתאריך הרצוי ובמיקום מצוין.

בשלבי חיפוש אחר מקום האירוע שאלו את עצמכם האם הוא מתאים למספר האורחים הצפויים להשתתף באירוע, האם הוא משדר יוקרה ועונה על האווירה שאתם רוצים ליצור והאם המיקום שלו נגיש ונוח לאורחים שלכם.  

4. תרגלו את כישורי התקשורת שלכם

כדי ליצור אירוע עסקי מוצלח, תקשורת טובה היא המפתח. יכול להיות לכם מקום יפה ויוקרתי עם קהל גדול להפליא אבל אם כישורי התקשורת שלכם אינם טובים, ייתכן ויהיה לכם קושי בלהעביר את המסר שאתם רוצים להעביר באירוע.

אם אתם אמורים לנאום באירוע, להעביר הדרכה או הרצאה, תרגלו אותם מראש מול אנשים קרובים כדי לוודא שהמסר עובר באופן טוב וברור. 

5. הגדירו את היעדים שלכם לאירוע

כדי שהאירוע העסקי יהיה מוצלח, עליכם להגדיר קודם יעדים שיהוו מדד להצלחת האירוע. כך תדעו מה אתם רוצים להשיג וכיצד עליכם לפעול באופן ממוקד כדי להשיג את זה. 

6. שימו עין על התקציב

התקציב שלכם הוא גורם אינו בלתי מוגבל ולכן חשוב לזכור אותו במהלך תכנון האירוע.

קחו את זה בחשבון בכל צעד שתעשו ובכל התקשרות עם נותני שירותים כלשהם. הדבר האחרון שאתם רוצים שיקרה הוא שתוציאו את מרבית הכספים בשלב מוקדם של תכנון האירוע כך שלא ישאר לכם מספיק כסף עבור דברים חשובים.

כדי שזה לא יקרה, הגדירו תקציב מסוים וריאלי לכל דבר שתצטרכו לאירוע כמו מקום האירוע, קייטרינג אם הוא לא כלול, הזמנות ופרסום האירוע, צלמים ועוד.

7. קחו בחשבון את הפרטים הקטנים

הפרטים הקטנים מהווים גורם מכריע לאיכות האירוע והאפקטיביות שלו. החל מיצירת שולחנות אוכל ממותגים, דרך מתנות למשתתפים באירוע ועד הקרנת תמונות עסקיות של החברה על גבי מסכים במהלך האירוע. כל אלה יהפכו את האירוע שלכם ליוקרתי, מרשים ומוקפד יותר.

8. שיווק ופרסום של האירוע

לבסוף, גם אם תתכננו ותפיקו את האירוע המושלם לפרטי פרטים, ללא שיווק ופרסום לקהל היעד שלכם, ייתכן שהקהל הפוטנציאלי שלכם פשוט לא ידע על האירוע או לא יבין את חשיבותו.

משום כך חשוב להשאיר תקציב מספק לשיווק ופרסום האירוע שלכם וכדאי להתחיל לפרסם מספיק זמן מראש כדי להבטיח שכמה שיותר אנשים יהיו פנויים במועד האירוע ויוכלו להגיע.

תכנון ועריכת אירוע עסקי זו משימה גדולה שצריך להשקיע בה הרבה זמן ומחשבה. הקפדה על שמונת הצעדים הבסיסיים שציינו תסייע לכם באופן משמעותי ביצירת אירוע עסקי מוצלח ומרשים.

אולם האירועים “טראסק” נותן מענה מושלם לאירועים עסקיים מוצלחים יוקרתיים ועונה על כל הדברים החשובים להצלחת האירוע כמו מיקום מצוין ונגיש, מבנה גדול ויוקרתי, מגוון שירותים כלולים כמו קולינריה מעולה בשלל שיטות הסעדה והגשה, בר משקאות איכותי ומגוון, מערכות הגברה ותאורה מתקדמות, חניה מרווחת ונוחה ונוף עוצר נשימה.

מתחם האירועים ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ולכן מאפשר נגישות גבוהה ונוחה מכל חלקי הארץ. 

לקריאת כתבות נוספות שיסייעו לכם בהפקת אירוע מושלם היכנסו למגזין שלנו.

אירועי חברה יכולים להיות אחד הפרמטרים הראשונים שנחסכים בניהול התקציב של הארגון או החברה. אך היום ידוע מעל לכל צל של ספק שאירועי חברה הם הכרחיים ושממש חשוב לארגן אחד מפעם לפעם עבור עובדי החברה, ההנהלה והצלחת החברה.

אירועי חברה הם הרבה יותר מסתם הזדמנות של העובדים להתאסף יחדיו. בין אם אתם מקיימים טקס חלוקת פרסים שנתי וארוחת ערב, מסיבת סוף שנה או מרתון הרצאות ופעילויות, הפקת אירוע חברה יכול לתרום במגוון דרכים לארגון שלכם.

כל חברה יכולה להרוויח מקיום אירועי חברה. זה לא משנה אם אתם מנהלים ארגון גדול או סטארט-אפ קטן או באיזו תעשייה אתם עוסקים. זה הזמן למצוא מקום לאירוע עסקי, לארגן אירוע מדהים, לאסוף את העובדים וליהנות מארבעת היתרונות הבאים:

שיפור התרבות בחברה

אירועי חברה הם דרך מצוינת להדגיש את ערכי הליבה והתרבות של החברה. עובדים רוצים לעבוד בחברות שבהן הם מרגישים מעורבים ומועצמים. למעשה, חברות עם עובדים המעורבים בפעילות החברה מרוויחות פי 2.5 יותר מחברות עם עובדים פחות מעורבים. בנוסף לעובדים המעורבים יש סיכוי נמוך ב-87% לעזוב את החברות בהן הם עובדים. אירוע חברה הוא בהחלט אחת הדרכים היעילות ליצור תחושת מעורבות ושייכות לחברה.

זה בדיוק הזמן לבסס מה החברה שלכם מייצגת ומהם ערכי הליבה שלה. הכניסו את הערכים הללו באירוע חברה. אם ההתמקדות שלכם היא בנאמנות, כנות, אמינות או יעילות, הראו זאת לעובדים שלכם. תרבות ארגונית יכולה להיות מהנה, יצירתית, שיתופית, תומכת ועוד הרבה יותר.

אירועי חברה מתוכננים היטב יכולים להפוך לחלק ממה שהחברה שלכם ידועה בו ולמלא תפקיד בגיוס עובדים חדשים. אנשים רוצים לעבוד במקום שעומד בהצהרת הערכים שלו ועושה מאמץ לתגמל ולערב את העובדים שלו.

אירועי חברה וטקסי פרסים יכולים להיות יעילים מאוד ביצירת שייכות בקרב העובדים. אתם יכולים לתת לעובדים פרסים על הביצועים שלהם או על האופן שבו הם ממשקפים את התרבות והערכים של החברה. פרסים אלה יגרמו לעובדים שלכם להרגיש מוערכים וחשובים וישפרו באופן משמעותי את הפרודוקטיביות של החברה.

אם היה לכם רבעון או שנה נהדרים, חגגו זאת! הביאו את מיטב הלקוחות והעובדים שלכם לחגיגה של החברה. זה מאפשר לעובדים להירגע, ליהנות ולדעת שהם מוערכים.

בנוסף, אירועי חברה עוזרים לעובדים להרגיש מעורבים ומוערכים ומאפשרים להם לראות את התמונה הרחבה יותר. במקום להיות תקועים במשרדים ובעמדות שלהם, הם יכולים להתחבר לשאר החברה. הם יכולים לראות את חשיבות התפקיד שלהם ואת הזמן והאנרגיה שהושקעו באירוע.

גיבוש הצוות

אירועי חברה הם דרך מצוינת לגבש את הצוות שלכם. אירועי גיבוש צוותים יכולים לשבור חומות ומחסומים במקום העבודה. צוותים מלוכדים הם יצרניים, אקטיביים ויצירתיים יותר. בנוסף, חבר דומיננטי בעבודה יכול לגרום לעובדים להתרגש יותר להגיע לעבודה ולהשקיע את מירב המאמצים בפרויקט.

לעתים קרובות יש פער במקום העבודה בין חברי ההנהלה לעובדים. אתם יכולים לצמצם את הפער הזה על ידי יצירת אירוע מחוץ לעבודה המאפשר לכולם להכיר אחד את השני. פעילויות לבניית צוות עוזרות לעובדים לראות את הבוסים שלהם כעמיתים ולא כסמכות בלתי נגישה. מערכות יחסים אלו יכולות לעשות קסמים במקום העבודה.

באירועי חברה אין לחץ להציע רעיון או לבצע מכירה גדולה. עובדים יכולים להירגע וליהנות מזמן המוקדש לבניית מערכות יחסים אחד עם השני. דיבור ובילוי יחד מחוץ למשרד יכולים להוות יתרון משמעותי לעבודת צוות.

אירועי חברה מאפשרים למחסומים בינאישיים לרדת – עמיתים לעבודה יכולים להתחבר בדרך חדשה ועשויים למצוא קווי דמיון אישיים עם עמיתים שמעולם לא הכירו.

אירועי חברה מפגישים גם עובדים מכל התפקידים וממחלקות שונות בחברה. קשרים אלה יוצרים סביבה שיתופית וידידותית יותר בארגון.

קידום יצירתיות

הוצאת צוות מחוץ לסביבה הרגילה שלו והכנסתם לסביבה חדשה תגרום להם להתחיל לחשוב מחוץ לקופסא.

לעובדים יש הזדמנות לדבר עם אנשים חדשים בחברה שהם בדרך כלל לא מקיימים איתם אינטראקציה בשגרת המשרד הרגילה שלהם. מכיוון שעובדים מדברים עם אנשים במחלקות רבות, זה יכול לאפשר להם לשתף פעולה ועשוי לעורר יצירתיות ורעיונות מקוריים חדשים עבור החברה.

מרבית העובדים אינם מרגישים שהם מממשים את הפוטנציאל היצירתי שלהם. זה כמעט תמיד בגלל שהם מרגישים את הלחץ להעדיף פרודוקטיביות על פני יצירתיות. אירוע חברה מאפשר לעובדים לראות את החשיבות של לקיחת הפסקה ולאמץ את הצדדים היצירתיים שבהם.

עבודה בכל יום באותה סביבה עלולה לחזור על עצמה ולהפחית את הפרודוקטיביות. בדיוק כמו סוללות, בני אדם צריכים להיטען מחדש. זה אומר לקחת הפסקה, לשנות קצב ולנסות משהו חדש. הפסקה מהעבודה לטובת אירוע חברה מאפשרת לצוות להיטען מחדש ולקבל רעיונות רעננים.

העלאת המורל

אירועי חברה נהדרים להגברת המורל של החברה. הוכח כי חגיגות מובילות לחיזוק התחושות החיוביות לגבי החברה מצד העובדים. אירועי חברה יכולים להיות ההבדל בין עובדים מעורבים ושמחים לבין אנשים שמרגישים שהם רק חלק מהמכונה הארגונית.

אירוע חברה מסייע להפחתת הלחץ. כאשר כמעט כל עבודה מלחיצה, אירועי חברה מאפשרים לעובדים לקחת פסק זמן מהלחץ ולהירגע. אירוע חברה או חגיגה לאחר פרויקט גדול או עונה עמוסה יכולים להפחית את הלחץ ולהניע עובדים בזמנים הקשים.

כאשר המורל גבוה, העובדים נוטים להיות בעלי מוטיבציה רבה יותר. עובדים מאושרים הם עובדים פרודוקטיביים ומהווים את אחד הגורמים העיקריים להצלחת הארגון, כך שהסיבה הזו כשלעצמה מספיקה לארגון אירוע חברה.

אחרי שהשתכנעתם שהגיע הזמן לארגן בהקדם אירוע חברה, זה הזמן לשריין תאריך במתחם האירועים טראסק וליהנות מאולם אירועים מרהיב ומושלם למגוון אירועים עסקיים ואירועי חברה.

אירועים עסקיים מהווים דרך חכמה לקידום החברה או הארגון, למשיכת לקוחות חדשים, לפרגון ללקוחות קיימים, להשקת מוצר או שירות חדש וכמובן – להנאה וחיבור בין העובדים. אך אירוע עסקי מצוין מצריך היערכות ותכנון מוקפדים שמתחילים מחידוד מטרת האירוע, דרך בחירת המקום המושלם לקיום האירוע ועד לפרטים הקטנים שיוצרים אימפקט גדול. באמצעות הטיפים הבאים תוכלו להרים אירוע עסקי נפלא ובלתי נשכח. 

1.הגדירו מטרה

מהי מטרת האירוע? האם היא קבלת סיקור תקשורתי? להעלות מודעות לפעילות העסקית שלכם? להרחיב את רשימת התפוצה של החברה? או בכלל לפרגן לעובדים שלכם וחזק את החיבור שלהם עם הארגון? התחילו בהגדרת היעדים שלכם מהאירוע ובהתאם החליטו מהו סוג האירוע שיסייע לכם להשיג אותם באופן הטוב ביותר. 

2.הבינו את היקף האירוע

הכינו רשימה של כל הדברים שאמורים להיות באירוע שלכם ומשפיעים על גודלו. התחילו ביצירת רשימת מוזמנים והמשיכו לתכנון האמצעים השונים באירוע למשל, האם יוגש אוכל בבופה או שאתם זקוקים למקום גדול יותר שמכיל שולחנות? האם אתם רוצים לקיים את האירוע בחללים נפרדים להרצאה ולסדנאות או שאתם זקוקים רק לחלל אחד פתוח וגדול? בחנו האם מקומות האירועים שמעניינים אתכם מתאימים בכלל להיקף האירוע שאתם רוצים לקיים והאם מקום האירוע יסייע לכם בהשגת מטרותיכם.

3.תזמנו את האירוע למועד הנכון

עיתוי הוא פרמטר קריטי להצלחת האירוע שלכם. בחנו היטב את התאריכים הרלוונטיים לאירוע שלכם. שימו לב לימים מיוחדים בשנה מלבד חגים. למשל השתדלו להימנע מקיום האירוע בתאריך בו מתקיים משחק כדורגל חשוב או בתאריך בו מתקיים אירוע עסקי אחר שיכול להתחרות על המוזמנים שלכם. שימו לב לבחירת מועד שמתאים מבחינת תנאי מזג האוויר למקום האירועים שבחרתם והעדיפו בחירת מקום אירועים נגיש ונעים במשך כל ימות השנה.

4.בחרו צוות להפקת האירוע

מי יהיה אחראי על האירוע? בין אם זו מנהלת משאבי אנוש או עובד מפתח, אתם צריכים אדם אחד שייקח אחריות וינהל את כל הפרטים ולאחר מכן יסייע בתפעול האירוע עצמו. הקפדה על מתן אחריות והאצלת סמכויות לגורמים המעורבים השונים, תבטיח כי הפקת האירוע לא תהיה מתישה ומורכבת מידי עבורכם ושלכל פרט יינתן מענה מתאים ואיכותי. 

5.חשבו על זה

שבו עם הצוות שלכם ותכננו היטב כל שלב באירוע. דמיינו את עצמכם בזמן האירוע וכל פרט שתצטרכו – מסדר הכיסאות, דרך מפיות ממותגות ועד מערכת הסאונד במקום האירוע. שקלו היטב כמה כוח אדם תצטרכו במהלך האירוע ומה יהיה תפקידו של כל אחד מהעובדים במקום. אנחנו לא רוצים להיות פסימיים חלילה אבל כחלק מתכנון האירוע כדאי שתצרו פרוטוקול טיפול והתמודדות בתרחישים שיכולים לקרות ולשבש את מהלך האירוע. כך כל תרחיש יקבל מענה מהיר וממוקד ויאפשר להמשיך בקיום האירוע כמתוכנן.

6.הגדירו תקציב

כאשר אתם מדמיינים את האירוע העסקי שלכם, אתם עשויים לגלות שהעלויות הולכות ותופחות. בנקודת זמן זו תצטרכו לבחון אפשרויות לצמצום עלויות האירוע או להביא מימון נוסף לכיסוי ההוצאות הנלוות. משום כך חשוב לתכנן מבעוד מועד תקציב מפורט לאירוע ולהקצות לכל פרמטר באירוע תקציב מוגדר. זה יסייע לכם לתכנן באופן מיטבי ויעיל את האירוע, למצוא ספקים מתאימים במסגרת הצרכים והתקציב שלכם ויאפשר לכם להפיק את האירוע באופן פשוט יותר.

7.צרו תוכנית שיווקית

העבירו את הבשורה על האירוע מספיק זמן מראש. תוכלו לפנות למוזמנים במייל, לשלוח טיזרים שיצרו סקרנות ועניין באירוע, לשלוח הזמנות פורמליות במסירה ידנית, לפרסם במגוון כלים במדיה כמו רדיו שלטי חוצות, באנרים באתרים השונים, כתבות יח”צ ועוד. בהתאם לסוג המטרות שלכם מהאירוע ומקהל היעד אליו אתם מכוונים, צרו תכנית שיווקית שתסייע לכם להפיק את המיטב מפרסום האירוע.

8.התריעו לתקשורת וצרו באזז

כאמור פרסום במדיה עשוי להיות קריטי לבניית המודעות לאירוע שלכם. פנו לעיתונות ולבלוגרים שפונים לקהל היעד שלכם, צרו שיתופי פעולה והזמינו כתבים לאירוע שלכם. וכמובן, אל תוותרו על פרסום ברשתות החברתיות. תוכלו גם להקליט את האירוע ולשדר אותו בלייב. העיקר שתצרו עניין ומודעות לאירוע שלכם ותגדילו את החשיפה אליו.

9.צרו הטבות ומבצעים בלעדיים

צרו תוכנית עסקית לשיווק ומכירות של המוצרים והשירותים שלכם בזמן האירוע. תוכלו לחלק כרטיסי ביקור, פליירים וחוברות, פריטים שימושיים ממותגים כמו מגנטים, מחברות ועטים. בנוסף תוכלו להעניק מבצעים והנחות בלעדיים לקהל באירוע. אל תשכחו לאסוף את פרטי ההתקשרות של כל המשתתפים כך שתוכלו ליצור רשימת תפוצה איכותית ורחבה שתשרת אתכם בהמשך ותסייע לכם בפרסום חוזר וממוקד.

10.בחרו מקום נגיש ויוקרתי

מקום האירוע שלכם צריך לשרת את מה שאתם רוצים לשדר לאורחים שלכם. כדי לתחזק תדמית עסקית מוצלחת, בחרו מקום לאירועים בעל חזות יוקרתית ומרווחת, כזה שירשים את האורחים שלכם. אל תוותרו על נגישות טובה למקום ובחרו מקום עם מתחם חניה מסודר ומרווח, מיקום מרכזי ונגישות גבוהה לצירי תנועה מרכזיים ולתחבורה ציבורית. אולם לכנס בתל אביב עשוי לאפשר הגעה נוחה ומהירה לאורחים מכל חלקי המדינה. כל אלה יבטיחו כמות גדולה יותר של אורחים באירוע שלכם.

11.בחרו קייטרינג ובר איכותיים

אוכל ושתיה באירוע הם אלו שיוצרים אווירה טובה והנאה בקרב האורחים שלכם. הקפידו לבחור במקום אירועים אשר מציע מבחר קולינרי גדול, איכותי וטעים ושירותי בר איכותיים עם מגוון רחב של משקאות. 

12.שמרו על גישה חיובית

על אף התכנון המוקפד של האירוע, היו מוכנים לשינויים ולכך שלפעמים דברים יתקיימו לא כמתוכנן. שמרו על גישה חיובית ועל גמישות כך שתוכלו לתת מענה איכותי לכל תרחיש שעשוי להתרחש באירוע מבלי ליפגע בחווייה של האורחים שלכם.

במתחם האירועים טראסק תוכלו ליצור אירוע עסקי מופלא ובלתי נשכח עם מערכות תאורה וסאונד מתקדמות, חללים מרווחים ומעוצבים, מיקום מנצח ומרכזי בנמל תל אביב וקולינריה משובחת. 

חברות וארגונים רבים מבינים היום יותר מתמיד את חשיבותה של שביעות רצונם של העובדים שלהם. אחת הדרכים להעלות את רמת שביעות הרצון בקרב עובדי החברה היא באמצעות הפקת אירועים מהנים, כנסים מעשירים ושלל חגיגות אשר מבשרות את הישגי הארגון, תגמול עובדים מצטיינים ועוד.

לשם כל אלה, חברות וארגונים רבים נזקקים לאולם גדול שיתאים בדיוק למטרת הכנס או האירוע. 

אבל אירועים עסקיים לא משמשים רק עבור העובדים. מגוון חברות וארגונים עורכות אירועים עסקיים וכנסים על מנת לקדם מוצר מסוים, לחגוג הנפקה, לערוך הרצאות, להשיק שירות חדשני ולמשוך לקוחות חדשים. 

עבור כל אלה נדרש אולם מרווח ואיכותי שיעזור ליצור את האווירה ואת החוויה הרצויות. 

אז איך מוצאים את אולם לכנסים ואירועים עסקיים שמתאים בדיוק לצרכי הארגון או החברה?

לשם כך הכנו עבורכם את המדריך הבא.

הגדרת צרכים

לפני שאתם יוצאים למסע חיפושים אחר האולם המושלם לכנס או לאירוע העסקי שלכם, הגדירו צרכים ודרישות שינחו אתכם בחיפושים אחר האולם האולטימטיבי. 

הגדירו את סוג האירוע, את סגנון העובדים או הלקוחות שלכם. חשבו מה ילהיב אותם ומה אתם רוצים לשדר: האם האירוע מתמקד באווירה קלילה ומהנה או בחדשנות ורצינות?

שאלו את עצמכם מהם הכלים והאמצעים הדרושים לאירוע שלכם: האם אתם זקוקים לתאורה מגוונת ומתקדמת? אולי למערכת סאונד איכותית? ומה עם בר וקייטרינג לטובת האורחים שלכם?

ככל שתשקיעו יותר במיפוי הצרכים שלכם, כך תוכלו לתכנן את האירוע המושלם באופן מדויק, פשוט וממוקד יותר.

מיקום מרכזי ונגיש

אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון והפקת אירוע עסקי הוא המיקום. עובדים ולקוחות רבים פזורים ברחבי הארץ ולכן עשויים להימנע מהגעה לאירוע הממוקם רחוק מהם. הדרך הטובה ביותר לוודא כי מרבית העובדים והלקוחות יוכלו להגיע היא באמצעות מציאת אולם במיקום מרכזי ונגיש. 

כמה נגיש? כזה שקרוב לצירי תנועה מרכזיים, כבישים ראשיים ועם תחבורה ציבורית לאזור לטובת אלו שמגיעים בלי רכב. 

אירועים עסקיים במרכז הארץ הינם בעלי נגישות גבוהה יותר לאורחים המגיעים מכל רחבי הארץ ואם נהיה ספציפיים יותר – תל אביב מהווה את המוקד האולטימטיבי לאירועים עסקיים.

העיר המרכזית הזאת עונה על כל דרישות הנגישות בזכות קרבתה לצירי תנועה מרכזיים, בזכות תחבורה ציבורית ענפה ומגוונת ובזכות המיקום המצויין בלב גוש דן. 

אך גם בתל אביב ישנם מקומות נגישים יותר וישנם מקומות נגישים פחות. התמקדו בחיפוש אחר מקומות שקרובים לכניסות וליציאות מהעיר על מנת שהאורחים שלכם לא יקלעו ליותר מידי פקקים בדרכם למקום האירוע ובחזרה ממנו. בנוסף חפשו  מקום הממוקם בסמוך לתחנת הרכבת ולקווי אוטובוסים. 

נמל תל אביב הוא ללא ספק אחד המקומות אשר עונים באופן הטוב יותר על הדרישות הללו ולכן מהווה מקום מבוקש ופופולרי לכנסים ואירועים עסקיים. 

גודל האולם והקיבולת שלו

לאחר שהגדרתם צרכים ומטרות אתם בוודאי יודעים כמה אנשים אמורים להשתתף באירוע העסקי שלכם. נתון זה יסייע לכם בבחירת האולם המתאים עבורכם, כזה שיכול להכיל את כמות האורחים שלכם באופן מדויק. 

בחירת אולם גדול מידי עבור אירוע קטן, עשויה להיות שגויה ולהעביר מסר שהאירוע לא מוצלח מכיוון שלא הגיעו מספיק אנשים. לעומת זאת, בחירה של אולם שאינו מספיק מרווח עבור כמות גדולה של אורחים, עשוי להעיב על חווייתם של העובדים או הלקוחות שלכם, ליצור תחושת צפיפות ועומס מעיקים ולהבריח את אורחיכם מהמקום בשלב מוקדם. 

התמקדו בחיפוש אחר אולם מתאים למידותיכם שיכול להכיל את מספר האורחים שלכם מאופן מרווח ונעים.

חדשנות ואמצעים טכנולוגיים

בשונה מאירועים פרטיים, אירועים עסקיים לרוב רוצים לשדר חדשנות וקידמה. אחת הדרכים לעשות את זה היא באמצעות אמצעים טכנולוגיים מתקדמים באירוע. בחנו את התאורה באולם ואת מערכות הסאונד במקום. תאורה וסאונד איכותיים הם הבסיס לאירוע אשר רוצה להעביר מסר חדשני ומתקדם ולכן חשוב שלא לוותר על זה.

אוכל, קדימה אוכל!

עם כל הכבוד לתוכן שלכם ולמטרת האירוע או הכנס, העובדים והלקוחות שלכם עשויים לאבד עניין מהר מאוד ללא אוכל טעים ומבחר משקאות שמתאימים לאווירה. 

נכון, אוכל הוא לא המטרה לשמה אתם מתכנסים אבל הוא בהחלט משחק תפקיד חשוב בשמירה על שביעות הרצון של האורחים שלכם, בשמירה על עניין במה שיש לכם להציע וכמובן על סטנדרט אירוח הולם שרואה את טובת אורחיכם. 

בין אם אתם בעניין של בופה או של הגשה לשולחנות, בחנו את טיב המטבח והקייטרינג באולם ובחרו במקום שמציע מגוון אפשרויות קולינריות טעימות, איכותיות ואסתטיות. 

ואיך אפשר בלי אלכוהול ומשקאות שמלווים את האוכל? העדיפו אולם אשר מציע בר איכותי עם משקאות אשר מתאימים לסוג האירוע שלכם. משקאות איכותיים מעניקים אווירה טובה לאירוע ולכנס, מסייעים ביצירת חיבורים עסקיים ומינגלינג ותורמים לשביעות רצונם של האורחים שלכם. 

מתחם חניה

זכרו שלאירוע העסקי שלכם צפויים להגיע לא מעט אנשים. רובם יגיעו ברכבם הפרטי ולכן הם זקוקים למקום חניה סמוך לאולם. בחרו אולם עם מתחם חניה מרווח, נגיש ונוח הממוקם בסמוך למקום.

הקפידו כי מתחם החניה לא יהיה חולי או בדרך כורכר על מנת לאפשר נגישות גבוהה של אורחיכם וכדי ליצור להם חוויה טובה ונעימה מהרגע הראשון. בנוסף זכרו כי אדמה יבשה בקיץ, תהפוך לבוצית בחורף מה שיהווה מכשול גדול עבור האורחים שלכם בהגיעם לכנס או לאירוע העסקי שלכם. 

בחירת אולם מתאים לכנס או לאירוע עסקי הוא לא עניין פשוט ומצריך היערכות ותכנון מוקדמים. לאחר הגדרת הצרכים שלכם, תוכלו להתחיל בחיפושים אחר האולם המתאים ביותר עבור האירוע שלכם או שתוכלו לחסוך את תהליך החיפוש המייגע ופשוט לפנות אלינו. 

אולם האירועים “טראסק” ממוקם בנמל תל אביב, ממש על הים ומציע אלטרנטיבה מצוינת לכנסים ואירועים עסקיים. במקום תמצאו אולם רחב ומרווח אשר מתאים לכמות גדולה של אורחים. בנוסף האולם מוקף קירות זכוכית אשר מכניסים את יופיו של הים לאולם ומעניקים תחושה חמימה, פתוחה ויוקרתית. 

הקולינריה המשובחת, הבר האיכותי ומערכות הסאונד והתאורה המתקדמות יוצרים יחד חוויה איכותית, יוקרתית ונעימה בכל אירוע עסקי. 

לא מעט חברות סטארט-אפ ישראליות הונפקו לאחרונה, או אפילו עושות את דרכן לעבר אקזיט, ואין סיבה מוצדקת יותר מזו כדי להפיק מסיבה מושקעת, טרנדית, שמחה ובלתי נשכחת. מספר אלמנטים שכדאי להקפיד עליהם על מנת לוודא שהפקתם את האירוע הכי שווה שיש

מגיפת הקורונה, שהכניסה מקלות בגלגליהם של חברות ועסקים רבים, גרמה להאטה ולפעמים אף לסגירה של עסקים כאלו או אחרים, בדרך לא דרך עשתה בדיוק את ההיפך לחברות סטארט-אפ טכנולוגיות רבות בישראל. 

חברות סטארט-אפ  שונות שעוסקות בתחום ההי-טק ושוקדות על פיתוח טכנולוגיות שונות שלעתים עשויות לשנות את החיים שלנו, תפסו תאוצה רצינית דווקא בתקופות הסגרים והבידודים, ולעתים דווקא בעקבות המצב, הן הלכו והתעצמו. 

הסיטואציה יוצאת הדופן הזו בארץ ובעולם, הביאה להאצה בהתקדמות המיזמים הללו, שלא רק הלכו וגדלו, אלא גם התקדמו במהרה לעבר הנפקה, ולעתים אפילו זכו לעשות אקזיט.

ואיזו סיבה למסיבה יכולה להיות מוצדקת יותר מאשר הנפקת חברה בבורסה או מכירתה? ובכן, כאן נפתחת הזדמנות להפקת אירוע עסקי עם תקציב נדיב במיוחד, המאפשר לפנק, לרגש ולהפתיע את כל החוגגים בו.

מה הופך אירועים עסקיים לאטרקטיביים במיוחד?

לוקיישן מרכזי ושווה

קודם כל ולפני הכל, ברור שהן הלוקיישן והן מתחם האירועים עצמו, הם נקודת הפתיחה החשובה ביותר לאירוע שלכם, ומהווים תנאי סף לרמת ולהצלחת האירוע. במיוחד אם עסקינן בחגיגות הנפקה של חברת הייטק, סביר להניח שרוב המוזמנים נמצאים במרכז בכלל ובתל אביב בפרט, ולכן, מפיקים לרוב בוחרים בהפקת אירועים עסקיים במרכז, על מנת להנגיש לכל האורחים את המיקום. כמובן, יש עוד שלל סיבות לקיים את האירוע ספציפית בתל אביב, הרי שהיא העיר הכי סטייל, הכי מסיבתית, תמיד רלוונטית ועדכנית, וכמובן – עיר ההייטקיסטים. כמו כן, חובה שהמתחם יהיה מתוקתק, מעוצב אדריכלית ברמה גבוהה, רצוי שישקיף לנוף יפה, ושיהיו בו את הפיסליטיס הכי איכותיים. כאמור, עם נתוני פתיחה כאלו, אתם כבר מבססים את הקרקע לקראת אירוע מוצלח.

ההייטק של האוכל והדרינקים

כידוע, עובדי הייטק רגילים לתנאים טובים מאוד, הן מבחינת המשכורות שלהם שהן הרבה מעל הממוצע, והן לפינוקים וצ’ופרים כמו כרטיסי סיבוס או תן-ביס בלתי מוגבלים, שמאפשרים להם לאכול במסעדות בערך כל יום, אפילו סתם כך לארוחת צהריים עם החבר’ה מהעבודה. במילים אחרות, הם חיים בגבוה ויש להם סטנדרטים גבוהים, שלא תמיד פשוט לעמוד בהם. כיצד הסיפור הזה יבוא לידי ביטוי באירוע עסקי של חברת הייטק? ובכן, עליכם המפיקים לדאוג למנות הטרנדיות, האנינות והמשובחות ביותר עבור האירוע, כאשר פורמט ההגשה המומלץ הוא זה של מסיבת קוקטייל, כלומר מלצרים שיעברו בין החוגגים עם מגשים שעליהם מנות ביס שהונדסו בקפידה ורצוי ביד שף מקצועי. מאחר ומדובר במסיבה שבדרך כלל נמשכת עם הופעה סוערת (נגיע לכך בהמשך) או מסיבת ריקודים, כדאי להעדיף אוכל “קל” יותר כמו מנות דגים בסגנון אסיאתי או מקסיקני, מנות צמחוניות וטבעוניות, שמאוד טרנדיות כרגע וכו’. ואם כבר דיברנו על מסיבה, חשוב מאוד להשקיע באלכוהול איכותי עבור האירוע, ולא רק שיוצעו בבר משקאות בסיסיים של המותגים הנחשבים, אלא גם קוקטיילים מתוחכמים, שמאוד באופנה בימים אלו, אפילו בקרב גברים. ברגע שתדאגו ל”ראש טוב” אצל משתתפי המסיבה, כבר עשיתם חצי דרך לעבר אירוע שמח ומהנה, כאשר כולם מרוצים וטובי מזג. 

אין, אין, אין חגיגה בלי – תוכנית אומנותית

כן, אנחנו יודעים שלא ראיתם את זה בא, אבל האמת שאירוע בלי תוכן אמיתי, שמגיע ללב ונוגע בו, הוא שטחי, משעמם וחסר אופי. במיוחד אם מדובר במסיבת הנפקה, שברוב המקרים מדובר במאורע מרגש בטירוף ואולי אפילו כזה של פעם בחיים, חובה שיהיו גם ברכות, נאומים, אולי אפילו סרטון וידאו, ובקיצור – תוכן. בדרך כלל בחלק זה ייאמרו דברים מרגשים מאוד, ולעתים גם בדיחות פנימיות שיעלו חיוך על פני המשתתפים. אלו הם דברים שהם חלק מההוויי הפרטי ומה”קאלט” של החברה, ויש לתת להם מקום באירוע. כמו כן, חשוב מאוד לדאוג לכל אלו מול מנהלי החברות מבעוד מועד, ולהנחות אותם כיצד לעשות זאת בסדר הנכון. כמובן שיש לארגן ולהכין את אולם האירועים עבור כל אלו, בין שמדובר ב צוות הגברה, תאורה, מקרן ומסכים ועוד – חשוב מאוד להימנע מתקלות טכניות לאורך החלק הזה (ובכלל), שכן אלו יכולות להוות חבלה של ממש באירוע. 

הופעה של האומנים הכי חמים

ואם כבר עסקנו בתוכנית אומנותית, אז כמובן שאירוע עסקי לא יכול להיות מוכתר כהצלחה אם לא הופיע בו לפחות אומן אחד מבוקש. עם זאת, כדאי לדעת שלא כל סוג של אמן מתאים לכל סוג של חברה, ולכן בחלק הזה יש לערוך תחקיר מעמיק שיסייע לכם לדעת לאן לכוון. יש חברות שיש בהן הרבה צעירים, ולכן סביר שיתאימו זמרים, זמרות או להקות שיודעים להרים ולסחוף את הקהל לעמוד על הרגליים ולרקוד. לעומת זאת, ישנן חברות או אירועים להם יתאימו יותר הופעות סטנד-אפ שיקרעו את הקהל מצחוק, וירימו את האווירה במסיבה. 

עיצוב מוקפד וטרנדי

כאמור, למרבית ההייטקיסטים יש סטנדרטים גבוהים. הם עובדים במשרדים מדוגמים ובחללי עבודה שעוצבו ביד אמן, והלייף סטייל שלהם בדרך כלל כולל גם אלמנטים אסתטיים ומסוגננים. לכן, חשוב מאוד שעיצוב האולם בו מתקיים האירוע יהיה מקצועי, מוקפד והכי עדכני שיש. כדאי לשכור חברה המתמחה בתחום, ולדאוג שהמתחם בו מתקיימת המסיבה יהיה מעוצב ברמה שכל מי שנכנס אליו, חש במיידית את האפקט המרשים ומרגיש בבת אחת, שהוא הגיע הרגע למסיבה הכי שווה בעיר.

אנשי הפקה התעוררו משנת הקורונה במהירות מפתיעה, וגילו שהביזנס שלהם חזר לעניינים בכל הכוח. לא מעט מפיקים כבר חשים בעומס של אירועי הקיץ, לרבות חתונות ואירועים עסקיים. בחירת מיקום מרכזי וספקים איכותיים יעשו את כל ההבדל. כמה טיפים חשובים שיסייעו לכם להרים אירוע עסקי מוצלח 

מרגישים את הריח הזה באוויר? זה הריח של הקיץ, של אווירת החופש, הים, הפירות העונתיים המרעננים וכמובן – עונת האירועים שחוזרת בכל הכוח.

אחרי תקופה ארוכה מאוד של חוסר ודאות – כן פותחים, לא פותחים? מותר להתקהל, אסור להתקהל? יש עתיד לתחום האירועים או שהביזנס נגמר…? כעת נראה שהכל מתחיל להתבהר, והחזרה לשגרה מהבחינה הזו היא חד משמעית וגורפת. האירועים, המסיבות, החתונות, הכנסים והאירועים העסקיים – שוב על הפרק, והפעם הם כאן כדי להישאר.

אם אתם מפיקי אירועים שזה מכבר חזרו לעסוק בתחום שנועד רק ליחידי סגולה ש”יש להם את זה”, אתם בוודאי מרגישים את החזרה הדרמטית לעסק, ואת ההתעוררות ההמונית של הציבור, אשר באה לידי ביטוי בביקוש אדיר. כעת, על אף שאלו הן בהחלט “צרות של עשירים”, אתם חווים עומס מטורף, כאשר כל אלו שהקפיאו את התוכניות לאירוע החשוב שלהם – חוזרים במלוא המרץ לעניינים, ומחפשים אתכם, אנשי המקצוע מהתחום – שתפיקו עבורם את האירוע המושלם.

התכנסנו היום כדי לדון בטיפים שיקלו עליכם המפיקים גם את בחירת הלוקיישן, ויחד איתה – יסייעו לכם לשחרר כמה דאגות בתוך הפקה שבוודאי גדושה בהן, במיוחד כשיש לכם כמה כאלו במקביל… ננסה לעזור לכם להשאיר את כל הכדורים באוויר, ולרקוד על כל החתונות, גם אם מדובר באירוע עסקי ולאו דווקא חתונה. בתור מפיקים, אתם מבינים היטב את ההבדלים שבין סוגי האירועים, אך בכל זאת יש להם לא מעט מאפיינים ואלמנטים משותפים. 

1 –  להתאים את סגנון האירוע באופן מדויק לחזון הלקוח ולצרכיו

לאירועים עסקיים רבים יש לא פעם נופך שיווקי או מסחרי, ובכל מקרה, הלקוחות שבוחרים להפיק אותם – מנכ”לי חברות, אנשי שיווק של חברות הייטק, מנהלי ומנהלות כוח אדם ועוד, מבקשים בדרך כלל להעביר מסר כלשהו באמצעות האירוע. 

לכן, הצעד הראשון בהפקת אירוע דורש מכם המפיקים קודם כל הקשבה. עליכם לערוך תחקיר של ממש באמצעות ראיון עם הלקוח שלכם, ולהבין את כל היבטי ומאפייני החברה שמקיימת את הכנס וגם את החזון של הלקוח לגבי מה שהוא רוצה להשיג באמצעות האירוע הזה. זה הזמן לשים את האגו ואת החלומות שלכם בצד ובאמת להקשיב ולהבין איך הלקוח מדמיין את האירוע הזה, ואילו כלים יסייעו לכם להפוך את החלום שלו למציאות.
לצד זאת, כדאי לזהות כבר בשלב זה אילו מהרעיונות של הלקוחות אינם ריאליים ויהיו בלתי אפשריים לביצוע בפועל, ובעדינות, לנסות להוריד אותם מהם.

כמובן שבשלב זה עליכם לדרוש את כל הפרטים “היבשים” מהלקוחות ולצאת מהפגישה הזאת כאשר אתם יודעים בדיוק מהו התקציב המוקצה לאירוע הזה, מהו היקף המוזמנים הצפוי, באיזו שעה הוא צפוי להתקיים, באיזה טווח תאריכים ניתן לקיים אותו, ומהן ההגבלות מטעם הלקוח, לגבי המיקום, הקייטרינג וכו’. 

2 – בחירת מיקום מרכזי היא המפתח לאירוע מוצלח

מיקום האירוע הוא פרמטר קריטי להצלחתו, ואין להקל בו ראש. המשמעות של מיקום קודם כל תבוא לידי ביטוי בקלות או בקושי ההגעה לאירוע, ואם תיכנסו רגע לנעלי המוזמנים, תוכלו להבין בקלות שלאורך הנסיעה לאירוע יהיה השפעה ישירה על מצב הצבירה בו יגיעו לכנס או לאירוע העסקי אותו אתם מתכננים. כמובן שיש כל מיני פנטזיות, לעתים לכם ולעתים ללקוחות שלכם, לגבי לוקיישן ייחודי, עם טבע ונוף פראי, אך ההמלצה שלנו היא קודם כל לחשוב איפה על המפה ממוקם האירוע, ולחשב מה יהיה המרחק הנדרש להגעה עבור רוב האורחים. לא סתם, מפיקים רבים בוחרים להפיק אירועים עסקיים במרכז, מאחר שהם לוקחים את הפרמטר הזה כעיקרי במערכת השיקולים שלהם.

תופתעו לגלות, שזה שתבחרו מקום מרכזי, לא אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על נוף משגע וחוויית אירוח ייחודית, מהנה ומעוררת השראה.

סיבה נוספת לתכנן אירוע במיקום מרכזי, לדוגמא בעיר גדולה כמו תל אביב, היא שבאזורים הללו נמצאים כל הספקים שאתם זקוקים להם לאירוע, לרבות חברות קייטרינג, חברות תאורה ולוגיסטיקה, חברות אלכוהול לרבות ברים לאירועים ועוד ועוד. בדרך כלל, מאחר שבעיר הגדולה הכל פועל לפי צו השעה והטרנדים הכי חמים, העניין הזה יבוא לידי באיכות השירות שתקבלו מהספקים – קייטרינג עם מנות מעודכנות, עיצוב לפי האופנה הכי עכשוויית ועוד. כל אלו יחד עשויים לגרום לאירוע שלכם להיראות ולהרגיש ברמה הגבוהה ביותר, ונגדיל ונאמר שבמקרים רבים על הדברים הללו קם ונופל אירוע.

מפיקים ולקוחות רבים כבר הבינו והפנימו את היתרונות הללו, והחלו לשריין תאריכים באולמות אירועים בתל אביב, מאחר והם יודעים שזה הבסיס לאירוע מוצלח, שהוא “פיין” וברמת גימור גבוהה. 

בחירה בלוקיישן אורבני ומרכזי לא חייבת לכלול ויתור על נוף משגע

כאמור, הבחירה לקיים את האירוע בעיר סואנת, אינה אומרת שתצטרכו לוותר באופן גורף על טבע ונוף מהממים. דווקא בתל אביב קיימת האפשרות לערוך אירועים בסמוך לחוף הים היפיפה והמטופח של העיר, ולהנות הן מבריזה משגעת, גם באמצע הקיץ והן מנוף מטריף של הגלים המתנפצים אל החוף.

לסיכום, הפקת אירועים עסקיים אינה סיפור פשוט, אך באמצעות הקשבה ללקוחות, חשיבה פרקטית, בחירת לוקיישן מנצח והקפדה על טיב הספקים שאתם שוכרים את שירותיהם עבור האירוע, תוכלו להרים אירועים איכותיים, מהנים, מלאים באווירה טובה, וכאלו שימנפו את הלקוחות שלכם אל על. 

אירועים עסקיים כמו הרמת כוסית, אירוע להשקת מוצרים חדשים, כנסים וכדומה אמורים להיערך במקומות מתאימים. מצד אחד צריך שזה יהיה מקום מרווח בהתאם למספר המשתתפים אך מצד שני לא כל אולם אירועים שעונה על הקריטריונים מבחינת הגודל ומספר מקומות הישיבה ראוי לעבור הסבה ולהפוך בין יום למקום שמתאים לעריכת כינוסים. ישנם כמה וכמה קריטריונים חשובים המחייבים את אולם הכנוסים כמו גם את המתחם כולו על מנת שהאירוע העסקי אכן יהיה מוצלח מכל בחינה.

אולם שמתאים לאירוע עסקי

האולם צריך לשאת אופי רציני ומכובד כיאה לאירועים מהסוג הזה. הוא לא יכול להיות צבעוני מידי, הוא גם לא יכול להיות מצועצע מידי. הוא חייב להשרות אווירה רוגעת בקרב המשתתפים, הוא צריך להיות סולידי ונעים כי רק כך הם יוכלו להתרכז בנושאים אשר בהם יעסוק האירוע.

מעבר לכך יש להתייחס לכל שאר האלמנטים הנדרשים לאירוע מן הסוג הזה. כמו למשל אפשרות לשימוש במספר מתחמים בו זמנית. כי באירועים עסקיים נוהגים לעיתים לחלק את הקבוצה למספר קבוצות כאשר בו זמנית נמסרות הרצאות שונות לכל קבוצה בהתאם למטרות הכינוס. כאשר האולם מכיל יותר מאולם אחד ויש גם מתחמים נוספים אפשר יהיה לעשות זאת.

יש כינוסים אשר בהם חשוב שיהיה אודיטוריום אשר בהם אפשר יהיה למסור הרצאות או להעלות מופעים שונים כאשר ניתן יהיה להושיב מספר רב של אנשים במתחם וכולם ייהנו מנקודת תצפית טובה ונוחה.

כמו כן חשוב לוודא כי ישנה אפשרות לעשות שימוש בציוד דיגיטלי ואלקטרוני כפי שמקובל היום בכל אירוע עסקי. זה כולל הקרנה של מצגת על הקיר, זה כולל גם אפשרות להחשיך את החלל בקלות וכמובן שימוש באמצעי סאונד מתקדמים שיאפשרו את קיום הכנס בצורה סדירה, ברורה ונוחה עבור כל המשתתפים.

אירוע עסקי עם כיבוד מתאים

אי אפשר לכנס אנשים למשך שעות ארוכות בלי להציע להם תקרובת כלשהי. זה למעשה הדלק שלהם באירוע. אך מעבר לכך, הכיבוד מעניק תחושה של לארג’יות מצד החברה ותחושה של הערכה והוקרה שמקבלים משתתפי הכנס מצד המארגנים שלו.

אז ברור ששתייה חמה וקרה זה ממש חובה. יש לבחון את האפשרות להעמיד בר משקאות מחוץ לאולם על דלפק נוח וזמין. חשוב להציע את סוג השתייה שאנשים ככל הנראה יחפשו. אם מדובר ביום חורפי, ברור כי השתייה צריכה להיות חמה. קפה על סוגיו השונים, תה וכדומה. מעבר לכך תמיד כדאי להציב גם קנקני מים קרים וכן שתייה קלה אחרת עבור אנשים שלא יוותרו על שתייה קרה גם בחורף. בקיץ המיקוד כמובן יהיה שונה אבל גם בקיץ אי אפשר יהיה לוותר לגמרי על הקפה, כי עבור אנשים רבים, ללא קפה הם ממש לא יצליחו להתרכז בהרצאות.

חשוב לשים לב כי יש כל הזמן אספקה ויש תחלופה כשמוצרים אוזלים, כמו קפה, סוכר חלב וכדומה.

כיבוד קל

חשוב לדאוג לאורך כל הכינוס שיהיה כיבוד קל ואנשים יוכלו להתכבד בעוגה או עוגיות שישקיטו את רעבונם במהלך שעות הכנס.

ארוחה עסקית מכובדת

תלוי בסגנון של הכינוס וברמה שהמארגנים רוצים להעניק לה. אך ברוב רובם של הכינוסים העסקיים תהיה גם הפסקת צוהריים. בהפסקה יעניקו לאורחים את האפשרות ליהנות מארוחה טובה, ארוחה משביעה, ארוחה מכובדת בסטייל הנכון. האוכל על פי רוב יהיה מהמטבח של אולם האירועים שם נערך הכינוס העסקי.

האוכל של אירוע עסקי לא תמיד יוכל להיות ממש כמו אוכל של חתונה או של אירועים מסוימים אחרים הנערכים באותו אולם. חשוב להתאים את התפריט בהתאם לסגנון הכינוס.

אירוע עסקי למטרות שונות

כפי שכבר ציינו אירועים עסקיים נבדלים אלו מאלו כאשר לכל אירוע יש את המטרות הספציפיות שלו ובהתאם לכך הדרישות מהאולם תהיינה שונות.

אם מדובר באירוע של הרמת כוסית, הרי שאופי האירוע יהיה יותר חגיגי ואלגנטי. יהיה צורך להשקיע הן מבחינת העיצוב של האולם, הן מבחינת התכנון של מקומות הישיבה וכמובן גולת הכותרת, האוכל.

אם זהו אירוע עסקי שכולל יום עיון ארוך עם הרצאות ארוכות ועיוניות, ברור כי יהיה צורך להכין את האולם בצורה שהוא יתאים לשהייה ארוכה. זה כולל מקומות ישיבה מסודרים ונוחים, תקרובת רציפה לאורך כל היום וכמובן ארוחה מרכזית שתיתן את ההפוגה הנדרשת באמצע היום הארוך.

אם זהו אירוע גיבוש לצוות, הרי שזה ידרוש היערכות מסוג שונה. כי אירועי גיבוש הם ברוב רובם של המקרים אירועים יותר רגועים וחווייתיים. הם יכללו תוכניות קלילות ונחמדות, אוכל טוב והעיקר שהייה משותפת ונחמדה. חשוב שאולם האירועים יהיה ערוך לסוג כזה של אירוח על מנת שהוא אכן יהיה מוצלח עבור כולם.

משיגים את המטרה

על מנת להשיג את המטרה אשר לשמו מתכנסים, חשוב מאוד לעשות את ההתאמה הנכונה של המקום בהתאם לסוג האירוע, הסגנון הרצוי כמו גם המטרות אותם אנחנו רוצים להשיג.

על מנת שזה אכן יקרה, חשוב מאוד לפנות אל אולם אירועים שאכן ערוך ומתוכנן לסגנון ולסוג כזה של אירועים. ישנם הרבה אולמות המציעים את האפשרות של קיום אירועים עסקיים. העניין הוא למצוא את האולם שאכן יענה על הדרישות ויספק את הצרכים.

אם אתם אלו שאמונים על ארגון אירוע עסקי כלשהוא, יש לכם לא מעט עבודה. אבל העבודה שלכם מתחילה במציאת אולם לקיים בו את האירוע העסקי, והוא צריך לעמוד בפרמטרים שונים. זה יכול להיות אירוע לגיוס משקיעים ויכול להיות ערב פינוק לעובדים, בין כך ובין כך המקום בו מתקיים האירוע צריך להיות כזה שעונה למטרות שלו.

אז איך בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב? מה צריך לקחת בחשבון לפני שמקבלים את ההחלטה איפה הוא ייערך? הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם.

התאמה לצרכי האירוע

לכל אירוע יש את הצרכים והאופי שלו. זה יכול כפי שציינו להיות אירוע שמיועד לעובדים ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או ללקוחות פוטנציאליים. בבואכם להחליט על מקום בו יתקיים האירוע העסקי אותו אתם מארגנים, אתם צריכים לתת מענה לגופים נוספים שנוגעים לאירוע, כך לדוגמא אם יש חסויות לאירוע הן צריכות לקבל את החשיפה האידיאלית עבורן. לכל חברה שנותנת חסות יש גם את האינטרסים שלה וצריך לקחת גם את זה בחשבון כשמחליטים איפה לקיים את האירוע.

אוכל

אין אירוע טוב בלי אוכל טוב. מה לעשות, אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה תפסה מקום מרכזי בחיינו ואנחנו רואים אותה בכל מקום, וכן, כולם רוצים להיות חלק ממנה מה גם שרבים התרגלו לאוכל ברמה גבוהה. כמובן שהאוכל צריך להיות מותאם לאירוע ולאופי האנשים שמשתתפים בו, אך אחד הדברים שאתם צריכים לברר עם אולם פוטנציאלי הוא האם הוא נותן את האוכל ומהן האפשרויות, או האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני ואז יש לכם מגוון רחב של אפשרויות.

שני דברים חשובים בעניין האוכל. הראשון, יש היום המון צמחונים וטבעוניים ולמעשה, הם כבר היום מעל ל-10% מהאוכלוסייה. סביר להניח שגם באירוע אותו אתם מארגנים יהיו צמחוניים וטבעוניים בין אם מטעמי מצפון, בריאות או כל סיבה אחרת ואתם צריכים לתת גם להם מענה. אתם צריכים לוודא שהם יקבלו אוכל ולא סתם אוכל אלא מנות מכובדות.

דבר נוסף בעניין האוכל, כל מה שנוגע לכשרות. היום כמעט כל אולם או קייטרינג עובדים עם מינימום כשרות של הרבנות, אבל אם יש לכם הרבה דתיים בקהל או חרדים, אתם צריכים לבדוק גם את האופציה של לפחות כמה מנות מהדרין. אין מה לעשות, אי אפשר להדיר את מי שמקפיד על מהודר, והוא צריך לאכול לא פחות טוב מהאחרים.

ציוד ותשתיות

אירוע עסקי שונה מאירוע פרטי והצרכים שלו הם אחרים. באירוע פרטי צריך בדרך כלל מוזיקה, צלמים, אוכל טוב ועיצוב מתאים וכשמדובר על אירוע עסקי יש ציוד ותשתיות שונות שיהיו דרושים לאירוע. כל מה שצריך הוא לברר עם האולם האם הוא מספק את הציוד הזה ואם כן האם הוא כלול במחיר או שלא, ואם לא, אם אין בעיה להביא אותו. ציוד כזה יכולה להיות מקרן, פודיום, במה, תאורה ספציפית, הגברה וכדומה.

התאורה והאקוסטיקה במקום

אולם לאירוע עסקי צריך להיות אולם נוח למוזמנים, ונוח זה לא רק אוכל טוב וכיסאות נוחים אלא גם שכל פרט יהיה סגור. באירוע כזה יש בדרך כלל מוזיקה ודיבורים והאקוסטיקה באולם צריכה להיות כזו שתאפשר לשמוע ללא הפרעות ובנוחות בכל חלקי האולם. כך גם עם התאורה. היא צריכה להיות תאורה נעימה ונוחה בכל האולם, כזו שיכולה גם להתאים לאירועים מסוגים שונים. איך תדעו אם התאורה והאקוסטיקה טובים? פשוט תגיעו לאירוע אחר במקום ותנסו לבחון אותו.

יוקרה וכסף או אינטימיות ופרטיות?

יש סוגים שונים של אולמות וכשזה נוגע לאירוע עסקי אתם צריכים למצוא את זה שמתאים לקונספט שלכם. יכול להיות שאתם רוצים משהו בסגנון פרטי, משהו אישי ואינטימי ואתם מחפשים את החלל המתאים, ויכול להיות שאתם מחפשים דווקא את מה שמשדר עוצמה, כוח וכסף. בבואכם לשכור אולם למטרות הללו, תנסו לבחון מה אתם מרגישים כשאתם נכנסים אליו. זה ייתן לכם אינדיקציה טובה האם זה האולם בשבילכם או שלא.

מיתוג

כל אירוע עסקי צריך להיות מנוצל גם למיתוג ולפרסום. אתם הרי הולכים להוציא לא מעט כסף, אז אם אפשר שחלק ממנו יחזור לאחר פרסום בו, מה טוב. בבואכם לבחון מקום לאירוע העסקי אותו אתם מפיקים, כדאי שתבררו עם מנהלי המקום מהן אפשרויות המיתוג שלו. האם אתם יכולים למתג את עצמכם בתוכו או אולי רק בחוץ, אילו חללים יש בו האם הם פתוחים או מקורים ומה קורה בכניסה לאולם והאפשרויות בו. תבחנו כל מה שרלוונטי ומה שיכול לקדם את העסק שלכם.

תנועה וחנייה

אם האירוע עומד להתקיים באולם בתל אביב, זה טוב מצד אחד כי זה יתאים לאנשים שגרים בצפון או בדרום אבל מצד שני, זה עלול להיות גם כאב ראש של ממש. למה? בעיקר בגלל התנועה והחנייה. תל אביב כידוע היא לא עיר שמשופעת בחנייה והשארה של הרכב גם אם היא לכמה דקות, יכולה לעלות ביוקר. אתם צריכים לוודא שהאולם הוא אולם שיש לידו חנייה מסודרת ואם לא, לפחות שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב. אתם צריכים לוודא גם שהוא לא בלב ליבם של הפקקים היומיים של תל אביב על מנת שכולם יגיעו אליו בכיף ולא מותשים ועצבניים מהפקקים.

אין ספק שמציאת אותם לאירוע עסקי בתל אביב הוא פרויקט לא מבוטל, אך עם קצת סבלנות תמצאו בדיוק את מה שאתם מחפשים.

חברות רבות עורכות כנסים לעובדים. באמצעות כנסים הן מבקשות לעניין את הלקוחות, למשוך משקיעים, לקדם את מוצר הדגל, לנופף במעמד וכדומה, ועל כן לאולם כנסים יש מקום של כבוד, ולצד העובדה שהוא יודע להכיל כמות גדולה של אנשים, הוא גם מחזיק בכמה תפקידים נוספים: הוא מעביר מסר, מביע עמדה, מייצר סטטוס, גורם לאנשים להראות נוכחות, הופך את האירוע להרבה יותר מרשים וכדומה, ועל כן רבים יודעים שכאשר כנס עומד על הפרק רצוי למצוא את המקום הראוי ביותר לערוך אותו, כי אולם כנסים מציע הרבה ומעבר לפרקטיקה.

שורת יתרונות

ניתן לקחת את אותה הרצאה ופעם אחת להעביר אותה בחדר האוכל של העובדים ופעם שנייה במרכז כנסים מרשים. היכן הקהל יהיה יותר מרוכז, היכן הקהל יותר יתרשם, היכן התפוסה תהיה יותר מלאה, היכן המסר יעבור טוב יותר, היכן הקהל יחוש יותר מוערך? ובכן ברור לכל שכאשר בוחרים להעביר את המסר הרצוי באולם כנסים זוכים בסך ההטבות הנלוות. אי לכך לא רק שיש להשקיע באולם כנסים, אלא גם יש לדעת באיזה אולם לבחור ופה ננסה לסייע לכם:

5 דגשים לבחירת אולם הכנסים הנכון ביותר:

• סגנון – לסגנון של אולם כנסים יש משמעות רבה והשפעה ישירה על המסר שמבקשים להעביר. כך למשל עסק בתחום ההייטק לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים בעל עיצוב כפרי, ואילו עסק לממכר שמן זית לא יפעל נכון אם ייבחר באולם כנסים שמצוי בקומה ה 20 באמצע העיר. מכאן שתמיד רצוי לעצור ולהגדיר אלו תכונות משקפות את העסק ומנקודה זו לגזור אלו אלמנטים עיצוביים מחפשים. האם אכן מדובר בפרמטר כה חשוב? כאשר מארגנים כנס הכול חשוב – אל תזלזלו באינטליגנציה של המוזמנים.
• מיקום – המיקום של אולם הכנסים גם כן חשוב ביותר, ולו בשל הסיבה הפשוטה שאם האולם יהיה ממוקם רחוק מהמיקום הגיאוגרפי שממנו מגיעים המוזמנים, אין טעם לצפות להיענות מלאה. בנוסף, קיים הבדל בין אם האולם ממוקם ליד הים לבין אם האולם ממוקם באמצע אזור התעשייה, וזאת כי גם אם בשני המקרים מדובר בעיצוב מדהים, עדיין לסביבה המידית יש השפעה ניכרת על הרושם הכללי.
• גודל – אין זה משנה אם מדובר בכנס או בחתונה, תמיד חשוב להתאים את גודל האולם לכמות המוזמנים, וזאת כי אולם גדול עבור כמות קטנה של מוזמנים עשוי לשדר חוסר הצלחה, ומנגד אולם קטן עבור כמות גדולה של מוזמנים עשוי לשדר חיסכון, שלא לומר קמצנות ואי השקעה. עם זאת, גם אם כמות המוזמנים יחסית קטנה עדיין אין למהר לשלול כל מקום גדול, אלא רצוי לבחון האם ניתן לשחק עם תחימה, או לחלופין האם קיים מרחב פנימי יותר קטן.
• פרקטיקה – לצד שאר המשתנים החשובים שכבר ציינו, גם חשוב לוודא שהמיקום מיישר קו עם צרכים פרקטיים. על אלו צרכים פרקטיים מדובר? על תחבורה ציבורית שמגיעה לאזור, על כמות מספקת של מקומות חנייה, על נגישות, על כבישים ראשיים שעוברים בסמיכות לאולם וכדומה, כאשר בין היתר חשוב לסגור מול אולם הכנסים יום ושעה שנחשבים נוחים, ופה נציין שמוטב להוציא את ימי חמישי, שישי, שבת וראשון מהתמונה, כיוון שמדובר בימים שבהם אנשים פחות מעוניינים לצאת למפגשים שנוגעים לעבודה.
• שירותים משלימים – בין היתר ראוי לוודא שהאולם מציע שירותים משלימים נחוצים, ולו בכדי שאתם המארגנים תימנעו ממשימות נוספות. כך למשל מוטב לבחור אולם כנסים שמציע שירותי קייטרינג, שירותי עיצוב, שירותי מלצרות, שירותי תאורה, שירותי הגברה וכדומה, וכמובן שיש לוודא שכל נדבך מספק רמה גבוהה, כי אף אחד לא רוצה שהכול יזרום חלק, אך בסוף כולם יזכרו רק את האוכל שלא היה טעים.

שאלה של עלות אל מול תועלת

אין זה סוד שלארגן כנס באולם זה יקר ואין זה סוד שבעיר ת”א המחירים לא פעם יותר יקרים. אי לכך כאשר שוקלים האם לארגן כנס צריך לבחון עלות אל מול תועלת, כאשר מראש חשוב לקחת בחשבון שתועלת אינה תמיד נמדדת בכסף, לפחות לא בטווח הזמן הקצר. אז מה רצוי לבחון? האם בכוחו של הכנס לגייס משקיעים, להעביר בשורה חשובה, לחזק את העובדים וכדומה, ובמקביל יש לבחון האם הכנס יהיה אפקטיבי באותה המידה אם הוא יתקיים במקום פחות מושקע. מה עוד? ראוי לשאול עד כמה מבקשים להרשים את המוזמנים. בהתאם לתשובות כבר תדעו האם שווה להשקיע באולם כנסים, למרות סך העלויות הנלוות.

מיקום

עד עתה דנו במהות ובחשיבות של אולם כנסים, אך עתה נעבור לדון במיקום, וזאת כי אולם כנסים בתל אביב אינו שווה ערך לאולם כנסים בנתניה, ולא שיש משהו רע בעיר החוף היפה נתניה, אלא פשוט אין להתעלם מהעובדה שתל אביב הינה עיר ייחודית, עיר ללא מתחרים, עיר עם הצהרה משלה, עיר חזקה – עיר שמסמלת הרבה דברים חיוביים, קרי חדשנות, טכנולוגיה, מרכזיות, יוקרה, עדכניות וכדומה. אי לכך כאשר שוקלים האם להרים כנס באולם ייעודי, גם יש לבחון האם זקוקים לתרומתה של העיר, וזאת כי הרבה פעמים מספיק לציין בפני אנשים שהם מוזמנים לכנס בעיר ת”א בכדי שהם יתעלמו מהמרחק ומהשקעת הזמן, וזאת כי עבורם ת”א מהווה סיבה למסיבה. לסיכום נציין שלא חסרות סיבות להרים כנסים מכובדים וכאשר עושים זאת יש להשקיע הן בפרקטיקה והן בחשיבה מקדימה. שיהיה בהצלחה!

אירועים בארץ נערכים ללא הפסקה, עבור מגוון מטרות. בין כל האירועים ישנם אירועים שהשאיפה שלהם היא בעיקר שהם יהיו יוקרתיים ויותירו רושם ייחודי. אלו מסוג האירועים שנוכל לראות בחתונות של העשירון העליון, אירועי חברה או השקות של סרטים שהרושם והיוקרה יוצרים תדמית חשובה במיוחד וברת השפעה על כל הנוכחים.

לאולם אירועים יוקרתי, לא פעם יוזמנו אנשים בעלי סטטוס גבוה, אושיות ואנשי ציבור למיניהם, כשמאחורי כל הרושם והמוחצנות תהייה מטרה פרקטית ומשמעותית, כמו לדוג’ למשוך משקיעים שישקיעו במוצר, ליצור שיתופי פעולה גדולים וכו’. כמו כן, תהיינה גם מטרות שנועדות בעיקר לצרכי רושם וחשיפת מוניטין בלבד. בכל מקרה של אירוע יוקרתי שבו תנסו לעניין לקוח חשוב, או לגייס שיתופי פעולה או למשוך לקוחות פוטנציאליים, יש עליכם לדעת  כיצד ליצור אירוע עסקי מרשים שעוד ידברו עליו רבות. על כך במאמר לפניכם.

מתחם האירוע

הפרמטר הראשון לאולם אירועים יוקרתי ויצירת רושם מכובד ביותר הוא המקום והחלל בו תבחרו להפיק את כל האירוע. המקום שתבחרו בו חייב להתכתב עם סגנון האירוע שלכם, הוא צריך ללבוש את אותו צביון של כל המוזמנים, להתאים למשלוח ידם ולסטטוס שלהם וכו’. אם תשכילו לעשות כך, זאת כבר התחלה טובה ואתם במחצית הדרך שלכם לקראת הפקה של אירוע יוקרתי. המקום עצמו צריך להראות כבר בהתחלה כמקום אקסקלוסיבי במיוחד, כל זה יבוא לידי ביטוי בבחירת הריהוט, בריצוף של החלל, בחלל השירותים ובמבואת הכניסה למקום, בהתייחסות לכל פרט עיצובי קטן, התאורה שממוקמת בחלל, המיזוג, הצמחייה והנוף שמשתקף מכל מקום  ועוד. חשוב מאוד שהמרחב של המתחם יראה מטופח, אסתטי ומוקפד ובסטנדרטים הכי גבוהים. עוד רצוי שהמתחם יכיל שירות קייטרינג ומשקאות ברמה הגבוהה ביותר.

נוף שמתפרס ממול

לנוף יפה כידוע יש השפעה גדולה על ההרגשה שלנו ולכן נוף של ים ושקיעה הוא נוף קלאסי שתמיד יעשה חצי מהעבודה בכל רושם שנבקש ליצור. עם זאת, חלל גדול ומאוורר שמעניק את כל הנוחות והמרחב יחד עם נוף פתוח של ים, הוא בהחלט מה שעשוי ליצור את הרושם היוקרתי כבר בכניסה למתחם. בנוסף, גם חלל אורבני של כרך ובניינים יכול ליצור רושם יוקרתי ומכובד, זאת כאמור כל עוד החלל אסתטי ונעים למראה והעיצוב בו מושקע, מהודר ומכיל בתוכו ריהוט מודרני, יצירתי ואומנתי. גם מסעדת גורמה יוקרתית שמחזיקה בחללים שמיועדים לאירועים פרטיים, תוכל לספק מתחם אידיאלי לאירוע שלכם, זאת במידה והמקום יכול להכיל בנוחות מרבית את כמות המוזמנים שלכם.

משקאות ומזון

אירוע עסקי יוקרתי חייב להכיל בתוכו מזון גורמה איכותי ובר משקאות משובח שמציע את המותגים הנחשבים ביותר. אין כמו וויסקי מהסוג העילי לרגל סגירה של עסקה חשובה ואין כמו צלוחית של קוויאר משובח לכל אורח חשוב שמגיע להתרשם למטרות השקעה באירוע שלכם. עוד מומלץ שחומרי הגלם וגם המשקאות יהיו טריים ואיכותיים.

במידה ובחרתם במקום שמתמחה באירוח של אירועי יוקרה, סבירות גדולה היא שהקייטרינג ובר המשקאות של המקום יותאמו מראש לכל סוג של אירוע ויכילו מאכלי גורמה, שתיה משובחת וכו’. גם אם לא תמיד תבחרו את המקום האידיאלי מבחינתכם, שלא מספק את הנוף שרציתם ואת האזור המדויק שחלמתם עליו, שירותי קייטרינג ובר איכותיים יכולים בהחלט להקנות יוקרה לאירוע העסקי שלכם.

על מנת להבטיח לעצמכם איכות ולא להיות מופתעים, כדאי לפני כל אירוע שלכם לערוך טעימות של סוג המזון המוצע, ולבחור את המאכלים המתאימים ביותר לסגנון האירוע שלכם ולוודא בו בזמן שבר משקאות מכיל את היינות והמשקאות הטובים ביותר.

כמו כן, יש להחליט כיצד הייתם רוצים שהאוכל יוגש לכל המוזמנים באירוע העסקי. הנכון והמקובל באירועים עסקיים הוא להניח את המזון במקומות אסטרטגיים שמחולקים לקטגוריות באמצעות מנות קטנות שניתן לאחוז בהן בזמן הליכה בחלל, אפשר לשלב לצד זה הגשה על ידי מלצרים שמסתובבים עם מגשים ומציעים מכל טוב. אך חשוב לזכור שהמרחב בחלל צריך לאפשר תנועה הרמונית ונעימה לכולם.

תוכן האירוע

פרמטר חשוב נוסף הוא התוכן שהאירוע מציע לכל האורחים. לאחר שבחרתם את המקום ואת חברת הקייטרינג והשגתם בר משקאות מהדרגה הראשונה, חשוב שהאירוע שלכם יכיל תוכן מהוקצע. סביר להניח שלכל האירוע הזה תהייה מטרה כלשהי ומומלץ שגם היא תתכתב עם כל היוקרה שמסביב. לרוב, באירועים עסקיים נהוג להציג סרטוני תדמית, מצגת של מוצר או פרויקט עתידי. לעיתים, אנשים ספורים יעלו לנאום, או למטרות הצגת תודות והוקרה ולעיתים ישלבו גם תכניות אומנותיות למיניהן וכו’.

אך להבדיל מאירוע רגיל, אירועים עסקיים מאופיינים בתוכן עדין ולא גרנדיוזי שמשתלט על כל האווירה. האווירה בכל אירוע עסקי היא קלילה וחופשית עבור המוזמנים, מכיוון שכך היא מספקת את כל הנוחות לגשת אחד לשנייה, לשוחח ולהתרועע, ליצור קשרים וחברויות ולרקום שיתופי פעולה, כשהתנאים נעימים ומאפשרים.

בהתאם לזאת, גם מוזיקת רקע שמתנגנת לאורך כל האירוע צריכה להישמע בעיקר ברקע, כזו שתאפשר ליצור סמול טוק  ו “מינגלינג” בין כולם. ההמלצה היא להשמיע מוסיקת ג’אז שתתנגן ברקע, מוזיקה שנחשבת לאיכותית ומאפשרת שיח נעים ומפרה.

תאורה באירוע עסקי

תאורה באירועים עסקיים היא פרמטר מאתגר שכן היא אמורה לאפשר לכל הנוכחים לראות אחד את השנייה, אך יחד עם זה עדיין להרגיש בהבדל שבין יום עבודה לבין אירוע מפנק שאליו הם התכוננו והתהדרו מראש. התאורה צריכה להיות מלטפת ולא בוהקת, תאורה מרהיבה ומקורית שמאפשרת להבחין בכל אחד בחלל, ועם זאת שתצליח להחמיא לכל אחד.