כתבות בנושא: אירועים עיסקיים

אולם לאירוע עסקי בתל אביב

אם אתם אלו שאמונים על ארגון אירוע עסקי כלשהוא, יש לכם לא מעט עבודה. אבל העבודה שלכם מתחילה במציאת אולם לקיים בו את האירוע העסקי, והוא צריך לעמוד בפרמטרים שונים. זה יכול להיות אירוע לגיוס משקיעים ויכול להיות ערב פינוק לעובדים, בין כך ובין כך המקום בו מתקיים האירוע צריך להיות כזה שעונה למטרות שלו.

אז איך בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב? מה צריך לקחת בחשבון לפני שמקבלים את ההחלטה איפה הוא ייערך? הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם.

התאמה לצרכי האירוע

לכל אירוע יש את הצרכים והאופי שלו. זה יכול כפי שציינו להיות אירוע שמיועד לעובדים ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או ללקוחות פוטנציאליים. בבואכם להחליט על מקום בו יתקיים האירוע העסקי אותו אתם מארגנים, אתם צריכים לתת מענה לגופים נוספים שנוגעים לאירוע, כך לדוגמא אם יש חסויות לאירוע הן צריכות לקבל את החשיפה האידיאלית עבורן. לכל חברה שנותנת חסות יש גם את האינטרסים שלה וצריך לקחת גם את זה בחשבון כשמחליטים איפה לקיים את האירוע.

אוכל

אין אירוע טוב בלי אוכל טוב. מה לעשות, אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה תפסה מקום מרכזי בחיינו ואנחנו רואים אותה בכל מקום, וכן, כולם רוצים להיות חלק ממנה מה גם שרבים התרגלו לאוכל ברמה גבוהה. כמובן שהאוכל צריך להיות מותאם לאירוע ולאופי האנשים שמשתתפים בו, אך אחד הדברים שאתם צריכים לברר עם אולם פוטנציאלי הוא האם הוא נותן את האוכל ומהן האפשרויות, או האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני ואז יש לכם מגוון רחב של אפשרויות.

שני דברים חשובים בעניין האוכל. הראשון, יש היום המון צמחונים וטבעוניים ולמעשה, הם כבר היום מעל ל-10% מהאוכלוסייה. סביר להניח שגם באירוע אותו אתם מארגנים יהיו צמחוניים וטבעוניים בין אם מטעמי מצפון, בריאות או כל סיבה אחרת ואתם צריכים לתת גם להם מענה. אתם צריכים לוודא שהם יקבלו אוכל ולא סתם אוכל אלא מנות מכובדות.

דבר נוסף בעניין האוכל, כל מה שנוגע לכשרות. היום כמעט כל אולם או קייטרינג עובדים עם מינימום כשרות של הרבנות, אבל אם יש לכם הרבה דתיים בקהל או חרדים, אתם צריכים לבדוק גם את האופציה של לפחות כמה מנות מהדרין. אין מה לעשות, אי אפשר להדיר את מי שמקפיד על מהודר, והוא צריך לאכול לא פחות טוב מהאחרים.

ציוד ותשתיות

אירוע עסקי שונה מאירוע פרטי והצרכים שלו הם אחרים. באירוע פרטי צריך בדרך כלל מוזיקה, צלמים, אוכל טוב ועיצוב מתאים וכשמדובר על אירוע עסקי יש ציוד ותשתיות שונות שיהיו דרושים לאירוע. כל מה שצריך הוא לברר עם האולם האם הוא מספק את הציוד הזה ואם כן האם הוא כלול במחיר או שלא, ואם לא, אם אין בעיה להביא אותו. ציוד כזה יכולה להיות מקרן, פודיום, במה, תאורה ספציפית, הגברה וכדומה.

התאורה והאקוסטיקה במקום

אולם לאירוע עסקי צריך להיות אולם נוח למוזמנים, ונוח זה לא רק אוכל טוב וכיסאות נוחים אלא גם שכל פרט יהיה סגור. באירוע כזה יש בדרך כלל מוזיקה ודיבורים והאקוסטיקה באולם צריכה להיות כזו שתאפשר לשמוע ללא הפרעות ובנוחות בכל חלקי האולם. כך גם עם התאורה. היא צריכה להיות תאורה נעימה ונוחה בכל האולם, כזו שיכולה גם להתאים לאירועים מסוגים שונים. איך תדעו אם התאורה והאקוסטיקה טובים? פשוט תגיעו לאירוע אחר במקום ותנסו לבחון אותו.

יוקרה וכסף או אינטימיות ופרטיות?

יש סוגים שונים של אולמות וכשזה נוגע לאירוע עסקי אתם צריכים למצוא את זה שמתאים לקונספט שלכם. יכול להיות שאתם רוצים משהו בסגנון פרטי, משהו אישי ואינטימי ואתם מחפשים את החלל המתאים, ויכול להיות שאתם מחפשים דווקא את מה שמשדר עוצמה, כוח וכסף. בבואכם לשכור אולם למטרות הללו, תנסו לבחון מה אתם מרגישים כשאתם נכנסים אליו. זה ייתן לכם אינדיקציה טובה האם זה האולם בשבילכם או שלא.

מיתוג

כל אירוע עסקי צריך להיות מנוצל גם למיתוג ולפרסום. אתם הרי הולכים להוציא לא מעט כסף, אז אם אפשר שחלק ממנו יחזור לאחר פרסום בו, מה טוב. בבואכם לבחון מקום לאירוע העסקי אותו אתם מפיקים, כדאי שתבררו עם מנהלי המקום מהן אפשרויות המיתוג שלו. האם אתם יכולים למתג את עצמכם בתוכו או אולי רק בחוץ, אילו חללים יש בו האם הם פתוחים או מקורים ומה קורה בכניסה לאולם והאפשרויות בו. תבחנו כל מה שרלוונטי ומה שיכול לקדם את העסק שלכם.

תנועה וחנייה

אם האירוע עומד להתקיים באולם בתל אביב, זה טוב מצד אחד כי זה יתאים לאנשים שגרים בצפון או בדרום אבל מצד שני, זה עלול להיות גם כאב ראש של ממש. למה? בעיקר בגלל התנועה והחנייה. תל אביב כידוע היא לא עיר שמשופעת בחנייה והשארה של הרכב גם אם היא לכמה דקות, יכולה לעלות ביוקר. אתם צריכים לוודא שהאולם הוא אולם שיש לידו חנייה מסודרת ואם לא, לפחות שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב. אתם צריכים לוודא גם שהוא לא בלב ליבם של הפקקים היומיים של תל אביב על מנת שכולם יגיעו אליו בכיף ולא מותשים ועצבניים מהפקקים.

אין ספק שמציאת אותם לאירוע עסקי בתל אביב הוא פרויקט לא מבוטל, אך עם קצת סבלנות תמצאו בדיוק את מה שאתם מחפשים.

ליצור אירוע עסקי יוקרתי

אירועים בארץ נערכים ללא הפסקה, עבור מגוון מטרות. בין כל האירועים ישנם אירועים שהשאיפה שלהם היא בעיקר שהם יהיו יוקרתיים ויותירו רושם ייחודי. אלו מסוג האירועים שנוכל לראות בחתונות של העשירון העליון, אירועי חברה או השקות של סרטים שהרושם והיוקרה יוצרים תדמית חשובה במיוחד וברת השפעה על כל הנוכחים.

לאולם אירועים יוקרתי, לא פעם יוזמנו אנשים בעלי סטטוס גבוה, אושיות ואנשי ציבור למיניהם, כשמאחורי כל הרושם והמוחצנות תהייה מטרה פרקטית ומשמעותית, כמו לדוג’ למשוך משקיעים שישקיעו במוצר, ליצור שיתופי פעולה גדולים וכו’. כמו כן, תהיינה גם מטרות שנועדות בעיקר לצרכי רושם וחשיפת מוניטין בלבד. בכל מקרה של אירוע יוקרתי שבו תנסו לעניין לקוח חשוב, או לגייס שיתופי פעולה או למשוך לקוחות פוטנציאליים, יש עליכם לדעת  כיצד ליצור אירוע עסקי מרשים שעוד ידברו עליו רבות. על כך במאמר לפניכם.

מתחם האירוע

הפרמטר הראשון לאולם אירועים יוקרתי ויצירת רושם מכובד ביותר הוא המקום והחלל בו תבחרו להפיק את כל האירוע. המקום שתבחרו בו חייב להתכתב עם סגנון האירוע שלכם, הוא צריך ללבוש את אותו צביון של כל המוזמנים, להתאים למשלוח ידם ולסטטוס שלהם וכו’. אם תשכילו לעשות כך, זאת כבר התחלה טובה ואתם במחצית הדרך שלכם לקראת הפקה של אירוע יוקרתי. המקום עצמו צריך להראות כבר בהתחלה כמקום אקסקלוסיבי במיוחד, כל זה יבוא לידי ביטוי בבחירת הריהוט, בריצוף של החלל, בחלל השירותים ובמבואת הכניסה למקום, בהתייחסות לכל פרט עיצובי קטן, התאורה שממוקמת בחלל, המיזוג, הצמחייה והנוף שמשתקף מכל מקום  ועוד. חשוב מאוד שהמרחב של המתחם יראה מטופח, אסתטי ומוקפד ובסטנדרטים הכי גבוהים. עוד רצוי שהמתחם יכיל שירות קייטרינג ומשקאות ברמה הגבוהה ביותר.

נוף שמתפרס ממול

לנוף יפה כידוע יש השפעה גדולה על ההרגשה שלנו ולכן נוף של ים ושקיעה הוא נוף קלאסי שתמיד יעשה חצי מהעבודה בכל רושם שנבקש ליצור. עם זאת, חלל גדול ומאוורר שמעניק את כל הנוחות והמרחב יחד עם נוף פתוח של ים, הוא בהחלט מה שעשוי ליצור את הרושם היוקרתי כבר בכניסה למתחם. בנוסף, גם חלל אורבני של כרך ובניינים יכול ליצור רושם יוקרתי ומכובד, זאת כאמור כל עוד החלל אסתטי ונעים למראה והעיצוב בו מושקע, מהודר ומכיל בתוכו ריהוט מודרני, יצירתי ואומנתי. גם מסעדת גורמה יוקרתית שמחזיקה בחללים שמיועדים לאירועים פרטיים, תוכל לספק מתחם אידיאלי לאירוע שלכם, זאת במידה והמקום יכול להכיל בנוחות מרבית את כמות המוזמנים שלכם.

משקאות ומזון

אירוע עסקי יוקרתי חייב להכיל בתוכו מזון גורמה איכותי ובר משקאות משובח שמציע את המותגים הנחשבים ביותר. אין כמו וויסקי מהסוג העילי לרגל סגירה של עסקה חשובה ואין כמו צלוחית של קוויאר משובח לכל אורח חשוב שמגיע להתרשם למטרות השקעה באירוע שלכם. עוד מומלץ שחומרי הגלם וגם המשקאות יהיו טריים ואיכותיים.

במידה ובחרתם במקום שמתמחה באירוח של אירועי יוקרה, סבירות גדולה היא שהקייטרינג ובר המשקאות של המקום יותאמו מראש לכל סוג של אירוע ויכילו מאכלי גורמה, שתיה משובחת וכו’. גם אם לא תמיד תבחרו את המקום האידיאלי מבחינתכם, שלא מספק את הנוף שרציתם ואת האזור המדויק שחלמתם עליו, שירותי קייטרינג ובר איכותיים יכולים בהחלט להקנות יוקרה לאירוע העסקי שלכם.

על מנת להבטיח לעצמכם איכות ולא להיות מופתעים, כדאי לפני כל אירוע שלכם לערוך טעימות של סוג המזון המוצע, ולבחור את המאכלים המתאימים ביותר לסגנון האירוע שלכם ולוודא בו בזמן שבר משקאות מכיל את היינות והמשקאות הטובים ביותר.

כמו כן, יש להחליט כיצד הייתם רוצים שהאוכל יוגש לכל המוזמנים באירוע העסקי. הנכון והמקובל באירועים עסקיים הוא להניח את המזון במקומות אסטרטגיים שמחולקים לקטגוריות באמצעות מנות קטנות שניתן לאחוז בהן בזמן הליכה בחלל, אפשר לשלב לצד זה הגשה על ידי מלצרים שמסתובבים עם מגשים ומציעים מכל טוב. אך חשוב לזכור שהמרחב בחלל צריך לאפשר תנועה הרמונית ונעימה לכולם.

תוכן האירוע

פרמטר חשוב נוסף הוא התוכן שהאירוע מציע לכל האורחים. לאחר שבחרתם את המקום ואת חברת הקייטרינג והשגתם בר משקאות מהדרגה הראשונה, חשוב שהאירוע שלכם יכיל תוכן מהוקצע. סביר להניח שלכל האירוע הזה תהייה מטרה כלשהי ומומלץ שגם היא תתכתב עם כל היוקרה שמסביב. לרוב, באירועים עסקיים נהוג להציג סרטוני תדמית, מצגת של מוצר או פרויקט עתידי. לעיתים, אנשים ספורים יעלו לנאום, או למטרות הצגת תודות והוקרה ולעיתים ישלבו גם תכניות אומנותיות למיניהן וכו’.

אך להבדיל מאירוע רגיל, אירועים עסקיים מאופיינים בתוכן עדין ולא גרנדיוזי שמשתלט על כל האווירה. האווירה בכל אירוע עסקי היא קלילה וחופשית עבור המוזמנים, מכיוון שכך היא מספקת את כל הנוחות לגשת אחד לשנייה, לשוחח ולהתרועע, ליצור קשרים וחברויות ולרקום שיתופי פעולה, כשהתנאים נעימים ומאפשרים.

בהתאם לזאת, גם מוזיקת רקע שמתנגנת לאורך כל האירוע צריכה להישמע בעיקר ברקע, כזו שתאפשר ליצור סמול טוק  ו “מינגלינג” בין כולם. ההמלצה היא להשמיע מוסיקת ג’אז שתתנגן ברקע, מוזיקה שנחשבת לאיכותית ומאפשרת שיח נעים ומפרה.

תאורה באירוע עסקי

תאורה באירועים עסקיים היא פרמטר מאתגר שכן היא אמורה לאפשר לכל הנוכחים לראות אחד את השנייה, אך יחד עם זה עדיין להרגיש בהבדל שבין יום עבודה לבין אירוע מפנק שאליו הם התכוננו והתהדרו מראש. התאורה צריכה להיות מלטפת ולא בוהקת, תאורה מרהיבה ומקורית שמאפשרת להבחין בכל אחד בחלל, ועם זאת שתצליח להחמיא לכל אחד.

איך בוחרים אולם כנסים בתל אביב?

העומס הרב בכבישים כמו גם הצפיפות בחניונים הם רק חלק מסימני ההיכר של העיר תל אביב. עיר צפופה וסואנת, עיר עמוסה עם הרבה רעש ובלגן. כי אחרי הכול מדובר במיקום מרכזי עבור אנשים רבים ושם הם מקבלים מענה מכל בחינה. אם זה סתם כך רצון להתגורר במקום מרכזי ואם זו עבודה באזור שיש בו הרבה דרישה וכמובן הווי והאווירה שמושכים רבים מהישראלים להגיע לשם לצרכי קניות, בילויים, ביקורים בחופיה או שאר האתרים הקיימים בעיר תל אביב לרוב.

בנוסף לכל, תל אביב מהווה גם מקום אידיאלי לעריכת כנסים עסקיים כמו גם כינוסים לצורך מטרות שונות. כמו כינוסים פוליטיים, כינוסים רפואיים, מפגשי עשור, השקת מוצרים או הרמת כוסית ועוד. זאת הודות למיקום המרכזי שלה והאפשרות הקלה וזמינה יחסית להגיע אליה מכל ערי המרכז.

כאשר רוצים לתכנן כנס כזה בתל אביב, אי אפשר להתמקד רק בבחירת האולם אשר בו ייערך הכנס. חובה לתת את הדעת גם על דרכי ההגעה לכנס כמו גם ליציאה ממנו ועל נוחיותם של כל אלו שאמורים להגיע למקום, על מנת שניתן יהיה להפיק ממנו את מלוא התועלת ולהשיג את כל המטרות אשר לשמו מתארגן לו הכנס.

אז איך בוחרים אולם כנסים בתל אביב?

בבחירת האולם לעריכת הכנס, יש לתת את הדעת לנקודות החשובות הבאות.

  • מיקומו של אולם הכנסים

בראש ובראשונה יש לתת את הדעת בדבר מיקומו הפיזי של אולם הכנסים. חשוב לבדוק כי דרכי ההגעה כמו גם הגישה אל האולם אינם בעייתיים. מה זה אומר? שלא מדובר ברחובות צרים מידי, שהדרך אינה כרוכה בנסיעה בכבישים עמוסים בשעות עמוסות וכי ישנה דרך נוחה וקלה להגיע אל היעד.

אף אחד אינו רוצה להתחיל כנס באיחור רק בגלל שהקהל לא הצליח להתאסף וכל מי שעומד מאחורי ארגון כנס כזה מעוניין שהתוכנית תתקתק לפי התוכנייה ללא שיבושים. איחור של המוזמנים לכינוס או גרוע מכך, מכך של המרצים או אלו שאחראיים על התוכנית וההפקה עשויים להרוס את כל האפקט של הכינוס ואת ההנאה והתועלת של המשתתפים בה.

  • תדמית של אולם הכנסים

אירוע עסקי נושא אופי מסוים. ישנם כינוסים שאמורים להרשים את המשתתפים וליצור תדמית רצויה עבור העסק ומה שהוא מייצג. האולם בו אתם בוחרים לצורך עריכת הכינוס, אמור לשרת ולשדר את אותה התדמית. על כן, חשוב מאוד לבדוק ולוודא מראש כי האולם אכן מסוגל לשרת את המטרות הללו בצורה מכובדת.

לא פעם משפיעים כינוסים כאלה על שיתופי פעולה חדשים שנוצרים בין ארגונים שונים, על מעגל לקוחות שמתרחב או על צוות שהמוטיבציה שלו מתעצמת והכבוד שהוא מתחיל לרחוש לעסק מעצים את הצלחתו ומגדיל את מעגל הלקוחות שלו.

  • התאמה של האולם מבחינה טכנית

האולם בו תערכו את הכינוס אמור להתאים מבחינת המטרות שאתם מציבים לאירוע. אתם אמורים לבדוק ולהחליט מה חשוב לכם שיהיה שם. האם אתם צריכים מרחב לצורך קבלת פנים? האם אתם רוצים לערוך מספר הרצאות בו זמנית ולשם כך תזדקקו למספר אולמות? אתם רוצים שיהיו אזורי התרעננות כמו חצרות, מרפסות וכדומה? על מנת שתצליחו להפיק את מלוא התועלת מהכינוס ולהשיג את כל המטרות הרצויות, אתם צריכים לחשוב על כל הנקודות הללו ולוודא כי אכן תקבלו את המענה המושלם לכל.

  • חניה בסמוך לאולם

כפי שכבר ציינו, תל אביב ‘מצטיינת’ מבחינת מצוקת החניה שלה. חשוב לברר כי ישנו מקום חניה קרוב לאולם ולא רק זה. חשוב לבדוק כי מדובר בחניון שהוא מספיק גדול על מנת שהוא יוכל להכיל את מספר האורחים באי הכנס. תמיד עדיף שהחניון יוכל להכיל מקומות חניה רבים יותר ממספר המוזמנים שעתידים להגיע אל הכנס, על מנת שתוכלו להיות רגועים שכולם יסתדרו והכול יהיה בסדר.

חשוב לברר גם את מחיר החניה במקום. אם מחיר החניון יהיה גבוה מידי, יהיו אנשים שכנראה ינסו לחפש חניון זול יותר. ברור שהשיטוטים המיותרים ברחבי תל אביב עשויים לגרור עיכובים של האירוע.

אם תדאגו להם לחניון קרוב במחיר טוב, הרי שברור שהאורחים יעשו בו שימוש וכך יימנעו שיטוטים מיותרים.

  • אולם שמתוכנן לקיום אירועים עסקיים

לא כל אולם אירועים יכול לעבור הסבה ולהתאים גם לאירועים עסקיים. חשוב לשים לב לפרמטרים הנדרשים בכינוסים עסקיים ולוודא כי אכן הם קיימים במקום.

אולם המיועד לכנסים אמור להיות מתוכנן באופן כזה שאכן ניתן יהיה להושיב קהל גדול ברחבי האולם ועדיין לשמור על הריכוז ועל הקשב של כולם. חשוב שתהיה במה מרכזית שכל יושבי האולם יוכלו לשמור על קשר עין אתו ויצליחו לשמור על קשב לכל אורך האירוע.

כמו כן יש לוודא כי מהבחינה הטכנית יש באולם את כל מה שצריך להצלחת הכנס. אם זו מערכת הגברה טובה שתפזר היטב את הקולות והצלילים ברחבי האולם, שכל הקהל יוכל לשמוע היטב את הדברים ללא הבדל בין האזורים השונים באולם ואם זה מסך ואפשרות להקרין מצגות שמלוות את ההרצאות בדרך כלל בכינוסים. כמו כן חשוב שתהיה אפשרות לשלוט על התאורה באולם בצורה נוחה. כך שהבמה תהיה מוארת והאזור בו הקהל יושב יהיה עמום או מוחשך באופן נוח ונעים לכולם.

אולם מושלם מבטיח אירוע עסקי מושלם

אם רק תשימו לב לכל הפרמטרים הללו אותם מנינו וציינו לעיל, גם אם נראה לכם שחלק מהנקודות הן אולי זניחות, תוכלו להיות רגועים ובטוחים כי האירוע שלכם יצליח והמשתתפים יפיקו ממנו את מלוא התועלת.

אולם עבור כנסים בתל אביב

כל מי שמנסה לחפש אולם מתאים לצורך עריכת כנס כלשהו, מוצא את עצמו מתמודד מול רשימת משימות בלתי מבוטלת. אך אין ספק כי הנושא הראשון בו הכי חשוב לטפל זוהי הבחירה באולם המתאים אשר בו ייערך הכנס.

אנחנו כאן על מנת להעניק לכם שורה של טיפים אשר עשויים להקל עליכם את הבחירה במקום הנכון. כך תוכלו להבטיח לעצמכם כי תפיקו את מלוא התועלת מהכנס וההשקעה שלכם לא תלך לריק.

טיפ מספר 1 – אולם נגיש עבור כולם

תמיד יהיו האנשים אשר יבחרו להגיע לכנס המתקיים בעיר רחוקה ממקום מגוריהם, באמצעות התחבורה הציבורית. חשוב לוודא כי האולם לא נמצא באזור שהתחבורה הציבורית לא מגיעה אליה. כמו כן חשוב לבדוק כי ישנה תחבורה נוחה למקום והיא מגיעה עד לקרבת האולם ממש. ברור שיש להתחשב גם באלו הבוחרים להגיע באמצעות כלי הרכב הפרטי שלהם. יש לוודא כי אלו יצליחו למצוא מקום חניה נוחה בקרבת מקום ולא ייאלצו לחנות רחוק מידי או להתפתל סביב עצמם שעה ארוכה עד שהם יצליחו למצוא לעמם מקום חניה הולם.

טיפ מספר 2 – אולם המתאים לסוג האירוע ולצרכיו

חשוב שהאולם בו תבחרו ישדר את האופי ואת המיתוג הרצוי לכם בהתאם לסוג העסק כמו גם בהתחשב בקהל היעד שלכם. כך לדוגמא אם הכוונה שלכם היא קבלת תמיכה או קבלת חסויות מחברות, עמותות או ארגונים שונים, אתם צריכים לחשוב גם על התדמית שלהם ולכבד את המעמד שלהם. מלבד זאת, אם מדובר במתחם גדול, חשוב לוודא כי אתם בלעדיים במקום ולא יתקיימו כנסים נוספים באותו זמן אשר אלו עשויים להרוס את המיתוג אשר עליו אתם עובדים או להתנגש בפעילות שאתם מקיימים.

טיפ מספר 3 – אולם עם כל הציוד הנדרש

לצורך קיום כנס עסקי ולא ממש משנה באיזה סדר גודל מדובר, בין אם זהו כנס אשר מיועד לקהל של עשרות אנשים המגיעים מהעיר ובין אם זהו כנס עבור קהל גדול של מאות ואף יותר אנשים המגיעים מכל רחבי הארץ או אפילו מחוצה לה. ישנן תשתיות בסיסיות אשר בלעדיהן אי אפשר יהיה לקיים את הכנס. לדוגמא אמצעי הגברה בהתאם, תאורה מתאימה, במת נואמים, פודיום, מקרן וכדומה. כמו כן יש לוודא כי ישנן נקודות חשמל מספיקות ונקודות טעינה, כמו גם וויי פיי וכל מה שאתם או המשתתפים עשויים להזדקק להם במהלך האירוע.

טיפ מספר 4 – אולם עם חללים שונים

לכל כנס אופי ייחודי משלו כמו גם צרכים ומטרות שונות. לא פעם מתקיים הכנס בצורה מחולקת. אם זה כנס הכולל סדנאות שונות, חלוקה לקבוצות לצורך מספר פעילויות שונות המתקיימות במקביל כמו גם מופעים מרכזיים משותפים. ברור כי עבור כנסים מן הסוג הזה יש צורך באולם כנסים המכיל חללים מתאימים לכל מטרה. אם זה חדר ישיבות בו אפשר יהיה לשבת סביב שולחן אחד, אולם לקבלת פנים, אודיטוריום מרכזי וכן הלאה.

טיפ מספר 5 – אולם המציע אפשרויות למיתוג האירוע והעסק

אולמות המיועדים לקיום כנסים מצוידים על פי רוב בציוד מתאים או חללים אשר מתאימים למיתוג יוקרתי ומכובד של הכנסים המתקיימים במקום. חשוב לבדוק נקודה זו מראש, בטרם מחליטים על המקום בו ייערך הכינוס.

אין ספק כי אולם מתאים מהבחינה הזו יעניק הרבה יותר אפשרויות ואפשר יהיה למקסם את התועלת מהכנס.

טיפ מספר 6 – צוות מקצועי שילווה את האירוע

אירוע עסקי ובמיוחד כזה אשר נערך בסדר גודל של עשרות או מאות משתתפים, דורשים ליווי מקצועי של צוות טכני אשר יהיה ערוך לתת מענה בזמן אמת לכל תקלה. חשוב לוודא מראש כי באולם מעמידים לרשותכם צוות כזה אשר אכן ילווה את האירוע לכל ארכו. חשוב לזכור כי תקלות טכניות עשויות להרוס את כל האירוע ואם לא יהיה לכם מענה מידי לפתרון בעיות חשמל, בעיות הגברה וכדומה, הרי שהאירוע כלל לא ייצור את הרושם הרצוי וחבל.

טיפ מספר 7 – כיבוד לאורחים

כנס עסקי שנערך למשך יום שלם או אפילו רק למספר שעות חייב לכלול גם כיבוד קל (או כבד) עבור המשתתפים. חשוב לבדוק מראש האם באולם מציעים גם את השירות הזה. כדאי לבדוק האם יש לאולם הסכמים עם ספקים מסוימים או שמא יש לכם את האפשרות לבחור בעצמכם את שירותי הקייטרינג המתאימים לכם ולטעם והקהל שלכם.

טיפ מספר 8 – השוואת מחירים

אולם כנסים, במיוחד אולם גדול עם מספר חללים, אולם שמציע גם שירותי קייטרינג וליווי מקצועי של צוות במקום, עשוי להסתכם בעלויות בלתי מבוטלות. לא כל עסק מסוגל להרשות לעצמו לשלם כל מחיר שיושת עליו. מסיבה זו מומלץ מאוד לערוך סקר מחירים ולנסות לבדוק את האפשרויות הקיימות. חשוב מאוד להיצמד לאפשרות התקציבית של העסק ולא להיסחף ולהתחייב למחירים גבוהים מאוד שיהיה קשה אחר כך לעמוד בהם. בהרבה אולמות תוכלו פשוט לגשת עם תקציב מוגדר מראש ולבקש כי יתפרו לכם את האירוע בהתאם. כך תוכלו ליהנות מאירוע במקום המתאים עבורכם בלי לחרוג מהתקציב שלכם.

טיפ מספר  9 – סוף מעשה במחשבה תחילה

לא משנה במה תבחרו בסופו של דבר. אך החשוב ביותר הוא לשקול היטב את כל הנתונים ואת כל האפשרויות וכמובן גם את כל העלויות הצפויות ובהתאם לכך לבחור בסופו של דבר את האולם המתאים.

אם תבחנו לעומק את כל הנקודות המרכיבות את האירוע העסקי שלכם, קרוב לוודאי שההחלטה תיפול בסופו של דבר על המקום הנכון ואתם תוכלו להפיק מהכנס העסקי את מלוא התועלת.

טיפים לסגירת אירוע באולם

בדקתם, השוואתם, התלהבתם, מצאתם תאריך, שאלתם לקוחות קודמים, הגעתם לחוות אירוע בזמן אמת ואפילו התחלתם לדמיין כיצד האולם יראה בהתאם לקונספט האישי שלכם, אך עתה שנייה לפני שסוגרים חוזה מול האולם, יש לדעת כיצד להתנהל כי גם טיפ מזערי שנראה בנאלי, עשוי לחסוך בהוצאות ואף להרים את הרף של הערב. אי לכך, אם גם אתם רוצים לחתום ולהיות רגועים שאכן התנהלתם באופן אחראי, אתם מוזמנים לעבור על רשימת הטיפים הבאה:

רישיונות בבקשה

ראשית עצרו לבחון דברים בסיסיים, כך שגם אם הדבר נראה מיותר, מוטב לבחון האם יש רישיון עסק, האם לקייטרינג מטעם האולם יש רישיון מטעם משרד הבריאות, האם יש ביטוח צד ג’, האם יש אישור מטעם המשטרה וכדומה.

ארבעת הקטגוריות

לאחר שבוחנים פרמטריים מהותיים אודות ההתנהלות העסק, יש לבחון נתונים נוספים, כאשר פה מוטב לבצע חלוקה בין דגשים שנוגעים לאורחים, לעלויות, לעיצוב ולכלל ניהול הערב.

  • דגשים שנוגעים לרווחת האורחים:

ההנאה של האורחים משפיעה באופן ישיר על איכות האירוע. אי לכך יש לבחון כמה מקומות חנייה המקום יודע לספק, האם דרכי הגישה מיועדים עבור רכבים פרטיים, כיצד מתנהל ניקיון השירותים במהלך האירוע, מה כולל ריהוט אזור הקבלה (והאם ניתן לשדרג אותו), האם יש כיסאות ילדים, מהו היחס בין כמות המלצרים למוזמנים, האם יש מנות גלאט, האם נוהגים לרסס את המתחם החיצוני וכדומה.

  • דגשים שנוגעים לעלויות:

כידוע חתונה הינה עסק כלל לא זול, ועל כן איפה שניתן לחסוך (מבלי לפגום באיכות), הרי שראוי לבצע זאת. אי לכך יש לבחון כיצד מחושבת עלות של מנה רגילה ושל מנה רזרבית, כמה עולה מנת ילדים, האם הכרחי לשלם טיפ למנהל האירוע ולמלצרים, עד מתי ניתן לבטל את האירוע (ומהם דמי הביטול), כמה יש לשלם בכל שלב (מתוך מטרה לשלם כמה שיותר בתום האירוע), האם המחיר של תפריט האלכוהול כולל מותגים מחו”ל, האם יש קריטריונים שיש לעמוד בהם כאשר רוצים להביא באופן עצמאי ספקים לאירוע, האם יש תאריך פנוי אשר עשוי להוזיל את העלויות (למשל יום חמישי בחודש הקרוב) ובאופן כללי יש לבחון האם יש עלויות נוספות שטרם הוזכרו – מתוך מטרה לקבל תמונה כמה שיותר מלאה אודות סך ההוצאה.

  • דגשים שנוגעים לעיצוב:

עיצוב הנו קריטי, וזאת כי ממש כפי שאנשים אוכלים עם העיניים, כך הם גם מסיקים בהתאם לאופי העיצוב עד כמה המארחים השקיעו, ועל כן ראשית יש לבחון שאתם מתחברים לסגנון העיצובי הקיים, והאם ניתן לעצב בהתאם לקונספט אישי. לאחר מכן יש לבחון מה כולל העיצוב הבסיסי וכמה עולה כל שדרוג (הן מבחינת מרכזי שולחן ותאורה והן מבחינת עיצוב החופה) ובאופן כללי יש לבחון אלו שדרוגים אפשריים – למשל תוספת של פינת קפה, מכונת עשן וכדומה. בנוסף יש לבחון האם מבחינת תקנים ניתן להוסיף אטרקציות (למשל זיקוקים), מהי האיכות של הסאונד בזמן האוכל (מתוך מטרה לאפשר ניהול שיחה מבלי להרים את הקול), מהי תוכנית הגיבוי אם ביום האירוע מגלים שיש גשם וכדומה.

  • דגשים שנוגעים לניהול הערב:

לא מעט אחריות מוטלת על מנהל האירוע, וזאת כי בזמן שהמארחים מעוניינים להתייחס לאורחים ובאופן כללי מאוד נרגשים, מנהל האירוע הוא האדם שבודק זמנים, בודק שלא חסרים מקומות ישיבה, יודע מתי להפעיל את השיר שאיתו רוצים לצעוד לחופה ובאופן כללי הוא האיש שמיישם את סך הדגשים שהועלו מראש. בנוסף יש לבחון כמה חופש פעולה מאפשרים לו ויש ליידע אותו מיהו איש הקשר מטעמכם, איש הקשר שמולו הוא יסגור את הפינות האחרונות במהלך האירוע.

חוזה

לאחר שהצפנו את מרב הדגשים שעשויים להיות רלוונטיים טרם סוגרים עסקה מול אולם אירועים, נעבור לציין שעתה יש לתזכר הכול על גבי חוזה. פה נחדד שיש להקפיד שבית העסק מעלה את העניין ואף מתעקש ששני הצדדים יחתמו, ובהנחה שאין זה המצב, יש לבדוק מחדש לגבי אמינות המקום. מכאן נעבור לחדד שחוזה נועד לספק כל מה שהובטח לכם הלקוחות ועל מנת לקבוע כיצד מתנהלים ברגע שפרמטר מסוים שובש, או לחלופין אינו סופק כהלכה. עוד נציין שגם למנהל האולם יש אינטרס ליצור חוזה מסודר, מתוך מטרה להשיג עדות קבילה. באופן שכזה אין מקום לבוא בטענות ואין מקום לחוסר נעימויות, כך שחוזה הנו חובה ולא רק טיפ שמוטב לשקול.

אל תוותרו על נספח

לצד החוזה אשר מציין כל מה שנוגע לביטוח וכספים, גם יש לכלול נספח חתום ע”י הלקוחות ומנהל המקום, כאשר מהות הנספח לכלול כל מה שהוסכם בע”פ, ולו אל מול איש המכירות. מכאן שגם אם הבטיחו לכם תוספת של זר פרחים בקבלת הפנים, או עוד מנה עיקרית ללא חיוב, הרי שיש לציין זאת בנספח.

הקשיבו ללב

לחתום על חוזה ולשים לב לכל הפרטים הקטנים זה טוב ויפה, אך כאשר באים לסגור אולם אירועים, יש כמה דברים שיש לאפשר ללב לעשות, ופה מדובר בתחושה הראשונית לגבי איכות המקום ובחינת הדינמיקה הבין אישית. לא מעט אנשים רוצים עובדות ופחות מתייחסים לתחושות, אך אם ראיתם מספר מקומות, אתם בוודאי יודעים מה לבחון, מה להשוות ומה לחפש, ועל כן אם עברתם את כל השלבים והלב אמר שכן, יש לסגור את האולם בלב שלם, כמובן לצד הקפדה על חתימת חוזה ושימת דגש על כל טיפ שזה עתה סופק. מבקשים טיפ אחרון? בזמן האירוע תשכחו מחוזה, מחירים ודגשים, אלא פשוט תיהנו – זה האירוע שלכם!

אירועים עסקיים בתל אביב

אמנם, רשמית, ירושלים נחשבת לבירת ישראל, אבל כאשר מסתכלים על הבכורה מהאספקט העסקי, אין כל ספק כי תל אביב היא בירתה העסקית של ישראל. הקצב המהיר של ריבוי העסקים שבעיר והעובדה כי עיני תושבים בכל הארץ נשואות אל תל אביב כאל מובילת הטרנדים בישראל, במרבית התחומים, גורמים לכך כי קיום אירועים עסקיים בתל אביב איננו עניין של מה בכך. לטובת המתכוונים לקיים אירוע עסקי בקרוב, ריכזנו עבורכם רשימה של קריטריונים אותם יש לבחון, כאשר אתם מחפשים את אולם האירועים שיארח את האירוע העסקי, כנס הלקוחות, יום העיון או הסדנה רבת המשתתפים הבאה שלכם.

  1. מה כלול בתמחור?

כאשר אתם משווים בין אולמות אירועים עסקיים בתל אביב כדאי לבחון את העלויות הכוללות ולקבל את התמונה הברורה ביותר של כל העלויות האפשריות, העמלות וגם העלויות הנוספות, שאיכשהו, תמיד מוצאות את דרכן לשורה התחתונה בחשבון. שאלות כמו האם השירות והמע”מ כלולים? האם ישנו קנס על ביטול האירוע החל על הצד המבטל, גם אם הוא אולם האירועים עצמו? האם קיים תשלום נוסף עבור האבטחה, המפות, השולחנות והכיסאות? האם קיימת כמות מינימום למוזמנים, למזון ולמשקאות? האם ה-Wi-Fi וציוד האודיו כלולים או שהם מוצעים רק בתשלום נוסף? הנתונים האלה יעזרו לכם לוודא בעת ההשוואה בין אולמות האירועים, שאתם משווים בין תפוחים לתפוחים.

  1. שטח ופרישה

בחנו בזהירות את שטח האולם כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש לו רף מקסימלי לכמות אנשים מסוימת שאתם עלולים לחצות? לעתים קרובות, החללים והשטחים מחוץ לאולם האירועים המרכזי אינם נחשבים במלואם בעת הערכת מקום, אבל הם חיוניים למינגלינג שמסביב לאירוע, כך שכדאי להתייחס גם אליהם! כמה גמיש שטחו של אולם האירועים? האם ניתן לשנות את נפחם של החדרים חדרים אם יתעורר צורך בכך? לא תרצו שהכנס שלכם ייראה חצי ריק על ידי שכירת אולם המיועד ל-300 אורחים, אם יש לך רק 50 משתתפים. האם המקום כולו עומד לרשותכם בעת האירוע, או שאירועים נוספים מתרחשים במקביל לו?

אם אתם מחפשים שטח חיצוני/פתוח, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגן או הפטיו זמינים לשימושכם והאם יש בהם WiFi! דונו בתוכניותיכם לאירוע עם האחראי על המקום – בשל ניסיונם עשויים להיות להם רעיונות לגבי דרכים בהן ניתן להתאים בצורה הטובה ביותר את המקום לצרכיכם, גם אם הדבר אינו בולט לעין מיד.

  1. מיקום, נגישות וחניה

אם הכנס או האירוע שלכם מתרחש בגן או אולם אירועים עסקיים בתל אביב בררו את נושא החניה לעומקו – האם קיימת חניה חופשית זמינה למשתתפי האירועים במקום? האם ישנו מגרש חניה צמוד, במקרה שתרצו לארגן הסעות מאורגנות למשתתפים? אם החניה באתר אינה זמינה, שקלו לשריין מקומות חניה במגרש חניה הנמצא בקרבת מקום, כי כולנו יודעים עד כמה נושא החוסר במקומות חניה בתל אביב הוא עניין כאוב.

  1. שירותים ומתקנים

היזהרו מההנחה הרווחת כי, כל אולמות האירועים מציעים, פחות או יותר, את אותה רמת השירותים הכלולים במחיר, או כי כל השירותים הקיימים באולם אכן יהיו זמינים ללא תוספת תשלום לאירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כקייטרינג מיוחד, סידורי פרחים, שירותי אודיו-ויז’ואל, תמיכת IT, הגברה ותאורה, תפאורת רקע, קישוט וכו’, בררו מה המקום מציע או האם יש לו ספקים מועדפים את שירותיהם תוכלו לשכור. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, ויידעו נתונים ומידע יעיל כמו קיבולת האולם או את הכניסות הטובות ביותר עבור הקייטרינג, כך שהם יכולים לעזור לכם להימנע מהפשלות הקטנות שעלולות להתרחש בכל אירוע.

  1. אווירה

האווירה ועיצוב של החלל העומד לרשותכם יכולים לקבוע את מצב הרוח או האווירה בה יתנהל האירוע. אם אתם מחפשים לעורר יצירתיות או להדק את הקשרים באירוע פנים-ארגוני, חפשו חללים שמתאימים לפעילויות הנדס-און או פעילויות קבוצתיות. אם אתם מתכננים טקס הענקת פרסים או טקס הכרזה עסקית כלשהי, בחרו ב חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל דבר, החל מסגנון הריהוט, דרך התאורה וכלה בארכיטקטורה של המבנה, תורם לאווירה. אל תשכחו להתייחס לאקוסטיקה – הקפידו לבחון את השטח שמחוץ לאולם וחפשו בעיות רעש או פעילויות המתבצעות בקרבת מקום ועלולות להפריע לאווירה באירוע שלכם.

  1. מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של מזון, נשנושים, חטיפים או כיבוד אתם רוצים להציע למשתתפים. האם אתם מתכננים ארוחה בישיבה או הגשה בסגנון מזנון? שיקלו התייחסות לאספקטים תזונתיים ואידיאולוגיים מיוחדים כמו מזון נטול גלוטן, מזון טבעוני ומזון כשר. האם המזון יוכן באתר או שהקייטרינג החיצוני (בהנחה שהמזון אינו מסופק על ידי האולם) יצטרך רק לחמם אותו במקום? כמו כן, בדקו האם ישנו צורך בשריון מספר מנות מינימלי, האם ישנה אופציה לשנות את ההזמנה בזמן אמת וכמה תעלה לכם כל מנה נוספת כזו.

  1. צרכים אור-קוליים וסוגיות טכניות

סביר להניח שהאירוע שלכם הוא מודרני ונשען על Wi-Fi, מצגות PowerPoint, שקופיות, קטעי וידאו וכן הלאה. ייתכן שתצטרכו להשתמש במיקרופונים, במקרנים, במסכי ענק או בתאורה מיוחדת. בררו מה מסופק על ידי אולם האירועים, מה כלול בתשלום ומה תצטרכו לשכור מספק חיצוני. חשוב גם לשקול את נושא צוות התמיכה ביום האירוע, האם זה צוות תמיכה מהארגון שלכם, של האולם או שאתם זקוקים לצוות של ספק חיצוני? בררו ה אם תחנות טעינה/עגינה ו- Wi-Fi מסופקים למשתתפים, והאם תסופק תמיכה טכנית בסיסית למשתתפים המתקשים להתחבר.

אירועים עסקיים בתל אביב והמרכז

כל חברה או גוף עסקי מקיימים אירועים עסקיים אחת לכמה זמן. אלו יכולים להיות אירועים שאמורים להשיג מטרות שונות, אירועים שעשויים לקדם אג’נדה מסוימת, לעשות יחסי ציבור או כל דבר אחר. הם יכולים להיות אירועים לעובדים כמו ערב חברה, זה יכול להיות ערב גיוס משקיעים, יכול להיות השקה של מוצר או שירות, אירוע התרמה, אירוע לגיוס לקוחות ועוד.

בשביל שאירוע כזה יצליח צריך לתכנן אותו עד לפרטים הקטנים ביותר. צריך שהוא יכלול את כל המרכיבים לאירוע עסקי מוצלח, ואם האירוע הוא תל אביב והמרכז יש עוד כמה דברים שצריך לתת עליהם את הדעת. אז הנה כמה טיפים לאירועי עסקיים מוצלחים, טיפים שכדאי לקחת בחשבון כשמארגנים אירוע כזה.

טיפים חשובים

  • חנייה – נתחיל דווקא מהמיקום של האירוע, אירוע עסקי כמו כל אירוע אחר בתל אביב יכול להיות הצלחה גדולה אבל יכול גם להתחיל רע. איך הוא יתחיל רע? אם המוזמנים אליו יגיעו עצבניים וחסרי סבלנות, לאחר שהם חיפשו חנייה זמן רב ולא מצאו. אתם חייבים, פשוט חייבים לוודא שיש חנייה בשפע באזור בו מתקיים האירוע. אתם חייבים לוודא את זה וגם להגיע פיזית למקום כמה פעמים בשביל לוודא את זה לפני שאתם סוגרים על מנהלי המקום. יש כמובן עדיפות למקום שמציע חנייה ייעודית לאורחים שלו.
  • החליטו מי קהל היעד שלכם – אחד הדברים הראשונים שאתם צריכים לעשות הוא להחליט מי הוא קהל היעד שלכם ולמה דווקא הוא. האם אלו משקיעים מכובדים? האם אלו עובדי החברה? האם אלו לקוחות פוטנציאליים? אחרי שתחליטו תוכלו לארגן ולהכין את האירוע שלכם בהתאם. זה נוגע גם לאטרקציות שונות באירוע אם יהיו. לא תוכלו לבחור ולהזמין אותם בלי שיהיה לכם קהל מוגדר ותדעו מה הכי מתאים לו.
  • בחירת המקום בהתאם לקהלאירועים עסקיים בתל אביב והמרכז בוחרים בהתאם לקהל היעד. אם אלו לצורך העניין משקיעים ואתם רוצים להרשים אותם, אתם צריכים לבחור מקום יוקרתי ואלגנטי. זה משליך גם על התפריט שיהיה באירוע – אם אלו משקיעים אתם צריכים לחשוב בכיוון של תפריט גורמה, להגיש יינות מיוחדים וכדומה. אם קהל היעד הוא לקוחות פוטנציאליים, אתם צריכים לבחור עבורם מקום שישדר את איך שאתם רוצים למתג את עצמכם.
  • תאריך האירוע – תאריך האירוע צריך להיות תאריך שסביר להניח שהוא מתאים לכולם. אל תשקיעו באירוע שאמור להתקיים רגע לפני החג ואל תקבעו אירוע יום אחרי חופשה שכולם נמצאים בה. כמובן שאתם צריכים גם לוודא שאין אירוע עסקי אחר שחופף לאירוע שאתם מארגנים מכיוון שאם יהיו יותר מאירוע עסקי אחד באותו הזמן שמיועד לאותם לקוחות, משקיעים או עובדים, קהל המוזמנים שלכם יתחלק בין שני המקומות.
  • תעבדו עם רשימות מסודרות – בהתארגנות לאירוע עסקי כמו כל אירוע אחר, אפשר “ללכת לאיבוד” די מהר. אתם חייבים לעבוד מסודר, לעבוד עם רשימות ברורות ומפורטות של מה צריך וכמה צריך. הרשימות הללו יכללו החל מהתפאורה במקום וכמה צריך מכל דבר, דרך פרטים כמו מישהו שיכוון בחנייה או מישהו שיסדר את מקומות הישיבה באירוע, וכלה כמובן בכיבוד ובתוכן.
  • התוכן הוא המון – עם כל הכבוד לתפאורה מסביב, למקום בו מתקיים האירוע, לאוכל שמוגש בו, למוזיקה שנשמעת בו ולכל הפינוקים האחרים, אתם חייבים לדאוג לתוכן איכותי, כזה שיתאים לסוג האירוע. זה יכול להיות סרטון עסקי, משחק חברתי, הרצאה מעניינת או כל דבר אחר. כמובן שאם אתם רוצים להרשים ולהיראות מתקדמים, אתם יכולים לשלב בתוכן אמצעים טכנולוגיים מתקדמים שיסייעו לכם להיראות חדשניים.
  • כיסוי האירוע שלכם – אירוע עסקי שלא כמו אירוע פרטי, יכול להיות מכוסה בדרכים שונות. הוא יכול להיות מכוסה באמצעות תרומות נדיבות, יכול להיות מכוסה על ידי מכירת כרטיסים, מכירה של חסויות ובדרכים נוספות. אתם צריכים לקבוע תקציב לאירוע בהתאם לאפשרויות המימון שלכם ולוודא שאתם יכולים לעמוד בהוצאות אם לא תעמדו ביעדי המימון של האירוע. אתם יכולים להחליט על מספר מינימלי של כרטיסים שיימכרו שאם לא תגיעו אליו, לא תקיימו את האירוע.
  • שווקו את האירוע – אנשים צריכים ש”ידחפו” להם עוד ועוד שיווק, ואם הוא לא מספיק, לא בטוח שהם יגיעו. אל תתביישו לעשות את זה בצורה אגרסיבית אך מצד שני גם אל תעברו את הגבול שאחריו אתם הופכים למאוסים. פרטו לקהל למה כדאי להם להשתתף באירוע, מה ייצא להם מזה, מה הם ילמדו ואת מי הם יפגשו.
  • נצלו את הרשתות החברתיות – היום קל יותר מאי פעם “להפיץ את הבשורה” אך מצד שני, אתם לא היחידים ויש עוד רבים כמוכם אז אתם צריכים להשתמש בכלי הזה בתבונה. הכוונה היא כמובן לרשתות החברתיות ובעיקר לפייסבוק, שמציעה את האפשרות לפלח את קהל היעד ברמה מדויקת מאוד. אתם יכולים לפרסם מודעות לפי מין, גיל, מצב משפחתי, מצב סוציואקונומי, אזור מגורים, תחומי עניין ועוד שלל פרמטרים אחרים. אתם יכולים ממש “לדוג” את קהל היעד שלכם לאירוע אותו אתם מתכננים. לא יודעים איך לעשות את זה? (כמו רוב האנשים) אל תחסכו כסף וקחו איש מקצוע מהתחום שיעבוד בשבילכם.
  • חלקו את תחומי האחריות – כשכל העבודה נופלת על אדם אחד זה מתכון לצרות. כדאי שתחלקו את העבודה והעומס בין כמה אנשים שייקחו חלק בארגון האירוע.

אירועים עסקיים בתל אביב והמרכז כמו גם במקומות אחרים דורשים לא מעט השקעה כדי שהם יהיו מוצלחים. אבל ההשקעה משתלמת ולא פעם אירוע כזה הוא המקפצה של עסק מסוים, כך שכדאי שתחשבו על כל פרט ופרט בדרך להצלחה.

מקום מומלץ לאירועי חברה

אירוע חברה נחשב מיוחד ושונה, וזאת כי לצד העובדה שגם הוא כשאר האירועים נועד לשמח, הרי שלהבדיל מאירועים אחרים הוא יכול להתקיים בכל זמן נתון, ללא קשר מובהק לתאריך מסוים. מכאן שניתן להתאים את תנאי האירוע לכל עונה בשנה, כך שאם רוצים לתכנן אירוע חברה בחורף תמצאו אולם מקורה ואם רוצים לתכנן אירוע חברה בקיץ תמצאו מתחם אירועים פתוח, כאשר תמיד אידאלי ליהנות משילוב של מתחם שהוא גם סגור וגם פתוח. עם זאת, מה יש לחפש בנוסף, איזה מתחם אידאלי עבור אירוע חברה? ערכנו עבורכם בדיקה, בואו ותגלו:

סטטוס

חשוב להבין שאירוע חברה נועד לחזק את הקשר שבין העובדים, לשדר הערכה מצד המעסיקים, לחזק את תחושת המחויבות של העובדים, להכניס משב של אנרגיה רעננה ואפילו לשדר ללקוחות שמדובר בחברה מובילה שמרשה לעצמה לעצור את השגרה ולהוציא היכן שלא חייב. מכאן שאין לבחור במקום אקראי, אלא יש לבחור במקום מיוחד שמשרה רמה גבוהה. ככול שהעובדים (או לחלופין הלקוחות) יחושו שהשקיעו בהם ושרצו עבורם את הטוב ביותר, כך ההשקעה תקלע למטרה. אי לכך ביחרו במקום בעל רזומה מדהים, שרק התמונה שלו יוצרת חשק להשתתף באירוע ושהוא יודע להציע לאורחים איכות לצד חוויה. לאור כל זאת אם בוחנים מקום מומלץ לאירועי חברה, מוטב לחפש מקום איכותי, שידוע לטובה ושנראה מדהים, ואם הוא מאפשר ישיבה במתחמים משולבים (חיצוניים ופנימיים), הרי שכבר ניתן להגדיל את הסיכויים שהאירוע יוגדר כהצלחה.

אווירה

חשוב ביותר לעצור ולהבין איזו אווירה רוצים שהאירוע ישדר. כך למשל מי ששואף להרים את רמת האדרנלין של העובדים יבחר באירוע ספורטיבי, ומי ששואף להשרות אווירה נינוחה ויוקרתית ייבחר להרים אירוע במתחם פתוח ואף במקום גבוה ולצד נוף. שנרחיב? ובכן מתחם פתוח תחת כיפת השמיים הופך את סך האווירה להרבה פחות מעונבת ולהרבה יותר זורמת. שילוב של נוף מרחיב את הדעת ומבחינת התת מודע יוצר תחושה שהכול אפשרי, ואילו קומה גבוהה מייצרת תחושה של עליונות – שנמצאים במקום גבוה ולו מבחינה תעסוקתית. מכאן שאין להפריד בין מאפייני המקום לתת מודע – התייחסו אל כל מרכיב כמשמעותי, וזאת בכדי להימנע ממצב בו משקיעים, אך בסופו של יום משיגים תוצאה הפוכה – עובדים ממורמרים שמצטערים שהקריבו את זמנם הפנוי.

מיקום!

למרות שאירוע חברה מיועד להשקיע בעובדים, בקולגות, או בלקוחות, הרבה אנשים אינם ששים לצאת מהבית אם הם אינם חייבים. אי לכך מראש חובה שהמקום יהיה אטרקטיבי, וגם אם לא מכירים אותו באופן נקודתי, לפחות ניתן להבטיח שהמתחם הכללי יעשה את העבודה. מסקנה? אין לבחור מקום שכוח אל, אלא יש להתחיל בבחירת המקום בהתאם לאזור הכללי. שנדגים? ובכן אם “מתחם התחנה” או “הנמל” בת”א ידועים כאזורים פופולאריים, מוטב שתתחילו לבחון אלו מתחמי אירועים הם כוללים.

דרשו גמישות

לצד השקעה בגיבוש הצוות, עסקים רבים בוחרים להרים אירוע עבור צרכים נוספים: לטובת השקת מוצר, יצירת קשרים עסקיים, חיזור אחר לקוחות, ביסוס המעמד, יישור קו עם המתחרים וכדומה. מכאן כאשר בוחרים מתחם אירועים, חשוב לוודא שהוא מתאים למטרה, כאשר ראוי לציין שישנה חשיבות יתרה שהמקום עצמו יאפשר התערבות אישית בכול הנוגע לעיצוב, וזאת כי לעיצוב יש כוח גדול להשאיר את הרושם הרצוי, להניע קדימה ולדייק את מהות האירוע.

ציוד משלים

כאשר עומדים לבחור מקום יש לוודא שהוא כולל כל מה שנחוץ ברמה הגבוהה ביותר. כך למשל אם בין היתר מתכוונים להעביר ללקוח מצגת או לחשוף מוצר חדש, הרי שראוי לוודא שהן התאורה והן אמצעי הסאונד יהיו איכותיים, כי אף מנהל אינו רוצה שבאמצע המצגת ישמעו קולות רקע צורמים, או שהמוזיקה ברחבה תפריע לנהל שיחת עסקים חשובה. אי לכך כאשר עומדים לבחור מקום עבור אירוע חברה, בין היתר צריך לבחון את האיכות של סך האלמנטים המשלימים. בהנחה והרמה אינה מספקת, עברו לבחון האם בית העסק מתיר לספק את האלמנטים השונים באופן אישי, וזאת כי אירוע חברה אינו יכול להרשות לעצמו בינוניות.

עלות

לא מעט בעלי עסקים שמחפשים אחר מקום מומלץ לאירועי חברה מבינים שלהבדיל מאירוע רגיל, במקרה זה אין החזר הוצאה בדמות צ’קים, ועל כן ההוצאה עומדת להיות כבדה. מכאן שעובדה זו עשויה להוביל לנסות לחסוך, ואילו אנו באים לומר שיש לשים לב היכן ראוי לחסוך והיכן אין לאפשר לקריטריון העלות לשחק תפקיד. אז מתי אין לחשוב על גובה ההוצאה? כאשר מחפשים מקום מתאים וכאשר בוחרים קייטרינג. מדובר בשני אלמנטים שמשחקים תפקיד מכריע ושמשפעים באופן מובהק על איכות התוצאה. עם זאת, כן אפשרי להימנע מהזמנה של צלם, לחסוך באפקטים משלימים, לחסוך בכמויות האוכל (בגבול הטעם הטוב), לחסוך בעיצוב וכדומה. טיפ שלנו? כאשר בונים אירוע נסו לראות את התמונה השלמה ורק מנקודה זו לבחון היכן (והאם) ניתן לקזז.

טיפים אחרונים לדרך

לאחר שהבנו מה לחפש והיכן, כמה ולמה, נעבור לחדד שאירוע חברה אינו מאפשר מקום לטעויות, ועל כן יש לבחון רזומה, ניסיון, חוזה (שכולל את סך הפרטים שעשויים לעלות על הדעת), יש להשקיע באוכל טוב, לוודא שלא חסרה חניה ובאופן כללי לשאוף שהאורחים שלכם יזכרו את האירוע לטובה, יקבלו ממנו את הפוש הרצוי וישמחו שלקחו בו חלק. לבסוף נציין שמוטב להתאים את גודל המתחם לכמות המוזמנים, כך שיתאפשר להתנועע בחופשיות ובמקביל לא תיווצר תחושה של מרחב מיותר שגורם לחוסר נחת. מה נותר? לחדד את הקונספט, למצוא תאריך וכמובן מקום שישאיר גם אותכם המארגנים מעל ומעבר מרוצים. שיעבור על הצד הטוב ביותר!

אולם מומלץ לאירועים עסקיים

כאשר מדובר באירוע עסקי האולם אמור להתאים למטרה השיווקית או המכירתית וזה שונה מאוד מאירוע משפחתי, הוא אמור לשרת את המטרות של העסק ובמאמר הבא נפרט אודות סוגי אירועים עסקיים וכמו כן ניתן מספר טיפים לבחירה מנצחת של אולם לאירועים עסקיים:

בניגוד לאירוע משפחתי אשר המטרה שלו על פי רוב היא פשוט לענג את האורחים שבאו לשמוח אתנו, הרי שכאשר מדובר באירוע עסקי מכל סוג שלא יהיה, שם יש לנו ציפיות אחרות הן מהאולם והן מהפקת האירוע כולו. אם נבחר באולם המתאים נוכל ליהנות מאירוע מושלם שישדרג וימנף את העסק שלנו.

משיקים מוצר חדש

אירוע עסקי הוא לעיתים לצורך השקה של מוצר חדש. האירוע העסקי אמור להיות מכובד, הוא צריך לשדר יוקרה ולהעניק למוצר החדש את הבמה הטובה ביותר על מנת שאכן יובן בקרב המוזמנים עד כמה נחוץ המוצר וכמה הוא עשוי לתרום להם וללקוחות שלהם. אין ספק כי השקה באופן כזה של מוצר יעניק לו את ההד הרצוי והוא ייהנה מתפוצה גבוהה הרבה יותר מכל צורה אחרת של השקה. כאשר הוא ייערך במקום מכובד ומתאים, הוא אכן יקבל את הכבוד הראוי.

יוצרים קשרים עסקיים

לעיתים מעוניינת חברה מסוימת להרחיב את הקשרים שלה עם אנשי עסקים עמיתים או כאלה שפועלים בענפים מקבילים. כאשר הדבר נערך באולם אירועים יוקרתי, הקשרים העסקיים אכן ייווצרו על הקרקע הכי מתאימה. קשרים שנולדו על רקע איכותי הם קשרים שיהיו גם הרבה יותר איכותיים בהמשך והם יוכיחו את עצמם בהמשך הדרך המשותפת.

מגבשים את הצוות

ימי גיבוש לצוותים נחשבים גם כן לאירועים עסקיים. כיום אין כמעט חברה, ארגון או בית עסק שמוותר על הדבר. כולם מודעים לחשיבות הרבה של ימי הגיבוש הללו והם משקיעים את מיטב המשאבים בדבר. גם אם זה כרוך בהפסד של ימי עבודה עבורם מצד כל הצוות היוצא לבלות וגם אם ימי הגיבוש עצמם, עולים סכום כסף לא נמוך, עדיין שווה ההשקעה.

היא מובילה בסופו של דבר להעצמה של העסק ולהגברה משמעותית של התפוקה בעסק.

איך בוחרים את האולם?

הבחירה באולם לאירוע העסקי היא הבחירה הכי משמעותית עבור הצלחת האירוע. כאשר תבחרו את האולם המתאים, האירוע יוכל להצליח ולהוביל לקראת המטרות הרצויות עבורכם.

אתם אמורים לחשוב עם עצמכם, מהו אופי האירוע הרצוי מבחינתכם. יש כאלו שירצו ליצור אירוע מאוד רציני ומכובד. שם יהיו ההרצאות, הדיונים והמפגשים שידרשו פלטפורמה עם כל האפשרויות לקיום אירוע שכזה.  אך מנגד יש את האירועים העסקיים אשר דורשים דווקא את האווירה הקלילה והמשוחררת. כמו באירועי הגיבוש השונים. שם יהיו אולי מופעים אומנותיים שונים, פעילויות פנאי מרתקות ועוד חוויות הדורשות מענה מתאים גם מבחינת האולם.

הבחירה באולם אמורה להיעשות מתוך חשיבה על המטרות של האירוע כאשר כך תיטיבו להגיע לבחירה הכי נכונה והכי מתאימה עבורכם.

אולם כינוסים

על פי רוב תזדקקו לאולם כינוסים עבור הכינוס העסקי שלכם. באולם הכינוסים תוכלו ליהנות מחלל המתאים בדיוק לאירוע מן הסוג הזה.

ישנם מקומות לכינוסים עסקיים שם יש גם אודיטוריום. האודיטוריום עשוי לתת מענה מושלם כאשר מדובר בכינוס רשמי המכיל מספר גדול של מוזמנים.

לחילופין, אם תעדיפו את הכינוס סביב שולחנות ערוכים עם כיבוד קל או אפילו עשיר, של ארוחה עשירה ומפנקת, תוכלו לעשות גם את זה באולם אירועים המציע לכם את האפשרות.

באופן כללי נוכל לומר כי אין באמת כללים לאירועים עסקיים כי הם מאוד נבדלים אלו מאלו. כל אחד מהם יש לו את המטרות שלו וכל אחד מורכב מקהל שונה ואי אפשר לומר שמדובר באירוע סטנדרטי ואחיד כמו חתונה למשל.

מסיבה זו חשוב כל כך להתמקד ולשים לב למרכיבים של האירוע, למטרות שלו, לקהל היעד שלו ולהרכיב אותו בהתאם.

ציוד מתאים באולם

הציוד באולם לאירוע העסקי אמור לכלול ציוד שונה לחלוטין מהציוד לאירוע משפחתי. כאשר מדובר באירוע מורכב, ברור שהצרכים הטכניים יהיו רבים יותר. זה עשוי לכלול אמצעים לצורך הפעלת מצגות, הקרנה של סרטי וידיאו, אמצעי הגברה מתאימים להרצאות שיושמעו במהלך הכינוס, שירותי במה ולעיתים גם הגברה מותאמת למקרים של הופעות אומנותיות.

כמובן שגם באירועים אלו אמורים להקצות את הפינה המתאימה לבר, או אפילו שולחנות ערוכים כדי שהאורחים יוכלו לאכול בצורה נוחה במהלך האירוע העסקי.

אולם פתוח או סגור

הבחירה בין חלל פתוח לבין חלל סגור נעשה על פי רוב בהתאם לאופי הפעילות כאשר כאן אין ממש הבדל בין אירוע רשמי לבין אירוע חוויתי כששניהם עשויים להיערך הן בחוץ והן בפנים. התכנון הנכון של האירוע וההפקה המקצועית, ישפיעו על הצלחתם של שניהם. אך ברור כי יש להתחשב בעונה אשר בה עומד האירוע להתקיים על מנת שלמוזמנים לא יהיה חם מידי או לחילופין קר מידי. מזג אוויר שאינו מתאים עשוי לפגום לחלוטין בהצלחת האירוע.

אולם עם ניסיון באירועים עסקיים

בגלל ההבדלים הבולטים בין סוגי האירועים השונים, חשוב מאוד לשים לב לניסיון שיש לאותו אולם להציע גם כאשר מדובר באירועים עסקיים.

אתם אמורים לשים לב כי האולם אכן מסוגל לתת לכם את המענה המושלם בכל מה שקשור למטרות הכינוסים שלכם.

זה אומר אולם אשר בו המסרים שלכם, התכנים הרצויים ואפילו התדמית של העסק יקבלו כולם את הבמה הרצויה ואת המענה המושלם.