כתבות בנושא: עסקים

אם אתם אלו שאמונים על ארגון אירוע עסקי כלשהוא, יש לכם לא מעט עבודה. אבל העבודה שלכם מתחילה במציאת אולם לקיים בו את האירוע העסקי, והוא צריך לעמוד בפרמטרים שונים. זה יכול להיות אירוע לגיוס משקיעים ויכול להיות ערב פינוק לעובדים, בין כך ובין כך המקום בו מתקיים האירוע צריך להיות כזה שעונה למטרות שלו.

אז איך בוחרים אולם לאירוע עסקי בתל אביב? מה צריך לקחת בחשבון לפני שמקבלים את ההחלטה איפה הוא ייערך? הנה כמה טיפים שיכולים לסייע לכם.

התאמה לצרכי האירוע

לכל אירוע יש את הצרכים והאופי שלו. זה יכול כפי שציינו להיות אירוע שמיועד לעובדים ויכול להיות אירוע שמיועד למשקיעים או ללקוחות פוטנציאליים. בבואכם להחליט על מקום בו יתקיים האירוע העסקי אותו אתם מארגנים, אתם צריכים לתת מענה לגופים נוספים שנוגעים לאירוע, כך לדוגמא אם יש חסויות לאירוע הן צריכות לקבל את החשיפה האידיאלית עבורן. לכל חברה שנותנת חסות יש גם את האינטרסים שלה וצריך לקחת גם את זה בחשבון כשמחליטים איפה לקיים את האירוע.

אוכל

אין אירוע טוב בלי אוכל טוב. מה לעשות, אנחנו חיים בעידן בו הקולינריה תפסה מקום מרכזי בחיינו ואנחנו רואים אותה בכל מקום, וכן, כולם רוצים להיות חלק ממנה מה גם שרבים התרגלו לאוכל ברמה גבוהה. כמובן שהאוכל צריך להיות מותאם לאירוע ולאופי האנשים שמשתתפים בו, אך אחד הדברים שאתם צריכים לברר עם אולם פוטנציאלי הוא האם הוא נותן את האוכל ומהן האפשרויות, או האם יש אפשרות להביא קייטרינג חיצוני ואז יש לכם מגוון רחב של אפשרויות.

שני דברים חשובים בעניין האוכל. הראשון, יש היום המון צמחונים וטבעוניים ולמעשה, הם כבר היום מעל ל-10% מהאוכלוסייה. סביר להניח שגם באירוע אותו אתם מארגנים יהיו צמחוניים וטבעוניים בין אם מטעמי מצפון, בריאות או כל סיבה אחרת ואתם צריכים לתת גם להם מענה. אתם צריכים לוודא שהם יקבלו אוכל ולא סתם אוכל אלא מנות מכובדות.

דבר נוסף בעניין האוכל, כל מה שנוגע לכשרות. היום כמעט כל אולם או קייטרינג עובדים עם מינימום כשרות של הרבנות, אבל אם יש לכם הרבה דתיים בקהל או חרדים, אתם צריכים לבדוק גם את האופציה של לפחות כמה מנות מהדרין. אין מה לעשות, אי אפשר להדיר את מי שמקפיד על מהודר, והוא צריך לאכול לא פחות טוב מהאחרים.

ציוד ותשתיות

אירוע עסקי שונה מאירוע פרטי והצרכים שלו הם אחרים. באירוע פרטי צריך בדרך כלל מוזיקה, צלמים, אוכל טוב ועיצוב מתאים וכשמדובר על אירוע עסקי יש ציוד ותשתיות שונות שיהיו דרושים לאירוע. כל מה שצריך הוא לברר עם האולם האם הוא מספק את הציוד הזה ואם כן האם הוא כלול במחיר או שלא, ואם לא, אם אין בעיה להביא אותו. ציוד כזה יכולה להיות מקרן, פודיום, במה, תאורה ספציפית, הגברה וכדומה.

התאורה והאקוסטיקה במקום

אולם לאירוע עסקי צריך להיות אולם נוח למוזמנים, ונוח זה לא רק אוכל טוב וכיסאות נוחים אלא גם שכל פרט יהיה סגור. באירוע כזה יש בדרך כלל מוזיקה ודיבורים והאקוסטיקה באולם צריכה להיות כזו שתאפשר לשמוע ללא הפרעות ובנוחות בכל חלקי האולם. כך גם עם התאורה. היא צריכה להיות תאורה נעימה ונוחה בכל האולם, כזו שיכולה גם להתאים לאירועים מסוגים שונים. איך תדעו אם התאורה והאקוסטיקה טובים? פשוט תגיעו לאירוע אחר במקום ותנסו לבחון אותו.

יוקרה וכסף או אינטימיות ופרטיות?

יש סוגים שונים של אולמות וכשזה נוגע לאירוע עסקי אתם צריכים למצוא את זה שמתאים לקונספט שלכם. יכול להיות שאתם רוצים משהו בסגנון פרטי, משהו אישי ואינטימי ואתם מחפשים את החלל המתאים, ויכול להיות שאתם מחפשים דווקא את מה שמשדר עוצמה, כוח וכסף. בבואכם לשכור אולם למטרות הללו, תנסו לבחון מה אתם מרגישים כשאתם נכנסים אליו. זה ייתן לכם אינדיקציה טובה האם זה האולם בשבילכם או שלא.

מיתוג

כל אירוע עסקי צריך להיות מנוצל גם למיתוג ולפרסום. אתם הרי הולכים להוציא לא מעט כסף, אז אם אפשר שחלק ממנו יחזור לאחר פרסום בו, מה טוב. בבואכם לבחון מקום לאירוע העסקי אותו אתם מפיקים, כדאי שתבררו עם מנהלי המקום מהן אפשרויות המיתוג שלו. האם אתם יכולים למתג את עצמכם בתוכו או אולי רק בחוץ, אילו חללים יש בו האם הם פתוחים או מקורים ומה קורה בכניסה לאולם והאפשרויות בו. תבחנו כל מה שרלוונטי ומה שיכול לקדם את העסק שלכם.

תנועה וחנייה

אם האירוע עומד להתקיים באולם בתל אביב, זה טוב מצד אחד כי זה יתאים לאנשים שגרים בצפון או בדרום אבל מצד שני, זה עלול להיות גם כאב ראש של ממש. למה? בעיקר בגלל התנועה והחנייה. תל אביב כידוע היא לא עיר שמשופעת בחנייה והשארה של הרכב גם אם היא לכמה דקות, יכולה לעלות ביוקר. אתם צריכים לוודא שהאולם הוא אולם שיש לידו חנייה מסודרת ואם לא, לפחות שיש איזה שהוא הסדר עם חניון קרוב. אתם צריכים לוודא גם שהוא לא בלב ליבם של הפקקים היומיים של תל אביב על מנת שכולם יגיעו אליו בכיף ולא מותשים ועצבניים מהפקקים.

אין ספק שמציאת אותם לאירוע עסקי בתל אביב הוא פרויקט לא מבוטל, אך עם קצת סבלנות תמצאו בדיוק את מה שאתם מחפשים.

אמנם, רשמית, ירושלים נחשבת לבירת ישראל, אבל כאשר מסתכלים על הבכורה מהאספקט העסקי, אין כל ספק כי תל אביב היא בירתה העסקית של ישראל. הקצב המהיר של ריבוי העסקים שבעיר והעובדה כי עיני תושבים בכל הארץ נשואות אל תל אביב כאל מובילת הטרנדים בישראל, במרבית התחומים, גורמים לכך כי קיום אירועים עסקיים בתל אביב איננו עניין של מה בכך. לטובת המתכוונים לקיים אירוע עסקי בקרוב, ריכזנו עבורכם רשימה של קריטריונים אותם יש לבחון, כאשר אתם מחפשים את אולם האירועים שיארח את האירוע העסקי, כנס הלקוחות, יום העיון או הסדנה רבת המשתתפים הבאה שלכם.

1. מה כלול בתמחור?

כאשר אתם משווים בין אולמות אירועים עסקיים בתל אביב כדאי לבחון את העלויות הכוללות ולקבל את התמונה הברורה ביותר של כל העלויות האפשריות, העמלות וגם העלויות הנוספות, שאיכשהו, תמיד מוצאות את דרכן לשורה התחתונה בחשבון. שאלות כמו האם השירות והמע”מ כלולים? האם ישנו קנס על ביטול האירוע החל על הצד המבטל, גם אם הוא אולם האירועים עצמו? האם קיים תשלום נוסף עבור האבטחה, המפות, השולחנות והכיסאות? האם קיימת כמות מינימום למוזמנים, למזון ולמשקאות? האם ה-Wi-Fi וציוד האודיו כלולים או שהם מוצעים רק בתשלום נוסף? הנתונים האלה יעזרו לכם לוודא בעת ההשוואה בין אולמות האירועים, שאתם משווים בין תפוחים לתפוחים.

2. שטח ופרישה

בחנו בזהירות את שטח האולם כדי לוודא שהוא עונה על צרכי האירוע שלכם. האם יש לו רף מקסימלי לכמות אנשים מסוימת שאתם עלולים לחצות? לעתים קרובות, החללים והשטחים מחוץ לאולם האירועים המרכזי אינם נחשבים במלואם בעת הערכת מקום, אבל הם חיוניים למינגלינג שמסביב לאירוע, כך שכדאי להתייחס גם אליהם! כמה גמיש שטחו של אולם האירועים? האם ניתן לשנות את נפחם של החדרים חדרים אם יתעורר צורך בכך? לא תרצו שהכנס שלכם ייראה חצי ריק על ידי שכירת אולם המיועד ל-300 אורחים, אם יש לך רק 50 משתתפים. האם המקום כולו עומד לרשותכם בעת האירוע, או שאירועים נוספים מתרחשים במקביל לו?

אם אתם מחפשים שטח חיצוני/פתוח, הקפידו לשאול אם הדק, המדשאה, הגן או הפטיו זמינים לשימושכם והאם יש בהם WiFi! דונו בתוכניותיכם לאירוע עם האחראי על המקום – בשל ניסיונם עשויים להיות להם רעיונות לגבי דרכים בהן ניתן להתאים בצורה הטובה ביותר את המקום לצרכיכם, גם אם הדבר אינו בולט לעין מיד.

3. מיקום, נגישות וחניה

אם הכנס או האירוע שלכם מתרחש בגן או אולם אירועים עסקיים בתל אביב בררו את נושא החניה לעומקו – האם קיימת חניה חופשית זמינה למשתתפי האירועים במקום? האם ישנו מגרש חניה צמוד, במקרה שתרצו לארגן הסעות מאורגנות למשתתפים? אם החניה באתר אינה זמינה, שקלו לשריין מקומות חניה במגרש חניה הנמצא בקרבת מקום, כי כולנו יודעים עד כמה נושא החוסר במקומות חניה בתל אביב הוא עניין כאוב.

4. שירותים ומתקנים

היזהרו מההנחה הרווחת כי, כל אולמות האירועים מציעים, פחות או יותר, את אותה רמת השירותים הכלולים במחיר, או כי כל השירותים הקיימים באולם אכן יהיו זמינים ללא תוספת תשלום לאירוע שלכם. אם אתם זקוקים לשירותים נוספים כקייטרינג מיוחד, סידורי פרחים, שירותי אודיו-ויז’ואל, תמיכת IT, הגברה ותאורה, תפאורת רקע, קישוט וכו’, בררו מה המקום מציע או האם יש לו ספקים מועדפים את שירותיהם תוכלו לשכור. ספקים המומלצים על ידי המקום עשויים להיות בעלי ניסיון רב יותר באתר, ויידעו נתונים ומידע יעיל כמו קיבולת האולם או את הכניסות הטובות ביותר עבור הקייטרינג, כך שהם יכולים לעזור לכם להימנע מהפשלות הקטנות שעלולות להתרחש בכל אירוע.

5. אווירה

האווירה ועיצוב של החלל העומד לרשותכם יכולים לקבוע את מצב הרוח או האווירה בה יתנהל האירוע. אם אתם מחפשים לעורר יצירתיות או להדק את הקשרים באירוע פנים-ארגוני, חפשו חללים שמתאימים לפעילויות הנדס-און או פעילויות קבוצתיות. אם אתם מתכננים טקס הענקת פרסים או טקס הכרזה עסקית כלשהי, בחרו ב חלל אלגנטי או מעורר השראה. כל דבר, החל מסגנון הריהוט, דרך התאורה וכלה בארכיטקטורה של המבנה, תורם לאווירה. אל תשכחו להתייחס לאקוסטיקה – הקפידו לבחון את השטח שמחוץ לאולם וחפשו בעיות רעש או פעילויות המתבצעות בקרבת מקום ועלולות להפריע לאווירה באירוע שלכם.

6. מזון ומשקאות

החליטו איזה סוג של מזון, נשנושים, חטיפים או כיבוד אתם רוצים להציע למשתתפים. האם אתם מתכננים ארוחה בישיבה או הגשה בסגנון מזנון? שיקלו התייחסות לאספקטים תזונתיים ואידיאולוגיים מיוחדים כמו מזון נטול גלוטן, מזון טבעוני ומזון כשר. האם המזון יוכן באתר או שהקייטרינג החיצוני (בהנחה שהמזון אינו מסופק על ידי האולם) יצטרך רק לחמם אותו במקום? כמו כן, בדקו האם ישנו צורך בשריון מספר מנות מינימלי, האם ישנה אופציה לשנות את ההזמנה בזמן אמת וכמה תעלה לכם כל מנה נוספת כזו.

7. צרכים אור-קוליים וסוגיות טכניות

סביר להניח שהאירוע שלכם הוא מודרני ונשען על Wi-Fi, מצגות PowerPoint, שקופיות, קטעי וידאו וכן הלאה. ייתכן שתצטרכו להשתמש במיקרופונים, במקרנים, במסכי ענק או בתאורה מיוחדת. בררו מה מסופק על ידי אולם האירועים, מה כלול בתשלום ומה תצטרכו לשכור מספק חיצוני. חשוב גם לשקול את נושא צוות התמיכה ביום האירוע, האם זה צוות תמיכה מהארגון שלכם, של האולם או שאתם זקוקים לצוות של ספק חיצוני? בררו ה אם תחנות טעינה/עגינה ו- Wi-Fi מסופקים למשתתפים, והאם תסופק תמיכה טכנית בסיסית למשתתפים המתקשים להתחבר.