כתבות בנושא: אולם אירועים

אירועים עסקיים כמו הרמת כוסית, אירוע להשקת מוצרים חדשים, כנסים וכדומה אמורים להיערך במקומות מתאימים. מצד אחד צריך שזה יהיה מקום מרווח בהתאם למספר המשתתפים אך מצד שני לא כל אולם אירועים שעונה על הקריטריונים מבחינת הגודל ומספר מקומות הישיבה ראוי לעבור הסבה ולהפוך בין יום למקום שמתאים לעריכת כינוסים. ישנם כמה וכמה קריטריונים חשובים המחייבים את אולם הכנוסים כמו גם את המתחם כולו על מנת שהאירוע העסקי אכן יהיה מוצלח מכל בחינה.

אולם שמתאים לאירוע עסקי

האולם צריך לשאת אופי רציני ומכובד כיאה לאירועים מהסוג הזה. הוא לא יכול להיות צבעוני מידי, הוא גם לא יכול להיות מצועצע מידי. הוא חייב להשרות אווירה רוגעת בקרב המשתתפים, הוא צריך להיות סולידי ונעים כי רק כך הם יוכלו להתרכז בנושאים אשר בהם יעסוק האירוע.

מעבר לכך יש להתייחס לכל שאר האלמנטים הנדרשים לאירוע מן הסוג הזה. כמו למשל אפשרות לשימוש במספר מתחמים בו זמנית. כי באירועים עסקיים נוהגים לעיתים לחלק את הקבוצה למספר קבוצות כאשר בו זמנית נמסרות הרצאות שונות לכל קבוצה בהתאם למטרות הכינוס. כאשר האולם מכיל יותר מאולם אחד ויש גם מתחמים נוספים אפשר יהיה לעשות זאת.

יש כינוסים אשר בהם חשוב שיהיה אודיטוריום אשר בהם אפשר יהיה למסור הרצאות או להעלות מופעים שונים כאשר ניתן יהיה להושיב מספר רב של אנשים במתחם וכולם ייהנו מנקודת תצפית טובה ונוחה.

כמו כן חשוב לוודא כי ישנה אפשרות לעשות שימוש בציוד דיגיטלי ואלקטרוני כפי שמקובל היום בכל אירוע עסקי. זה כולל הקרנה של מצגת על הקיר, זה כולל גם אפשרות להחשיך את החלל בקלות וכמובן שימוש באמצעי סאונד מתקדמים שיאפשרו את קיום הכנס בצורה סדירה, ברורה ונוחה עבור כל המשתתפים.

אירוע עסקי עם כיבוד מתאים

אי אפשר לכנס אנשים למשך שעות ארוכות בלי להציע להם תקרובת כלשהי. זה למעשה הדלק שלהם באירוע. אך מעבר לכך, הכיבוד מעניק תחושה של לארג’יות מצד החברה ותחושה של הערכה והוקרה שמקבלים משתתפי הכנס מצד המארגנים שלו.

אז ברור ששתייה חמה וקרה זה ממש חובה. יש לבחון את האפשרות להעמיד בר משקאות מחוץ לאולם על דלפק נוח וזמין. חשוב להציע את סוג השתייה שאנשים ככל הנראה יחפשו. אם מדובר ביום חורפי, ברור כי השתייה צריכה להיות חמה. קפה על סוגיו השונים, תה וכדומה. מעבר לכך תמיד כדאי להציב גם קנקני מים קרים וכן שתייה קלה אחרת עבור אנשים שלא יוותרו על שתייה קרה גם בחורף. בקיץ המיקוד כמובן יהיה שונה אבל גם בקיץ אי אפשר יהיה לוותר לגמרי על הקפה, כי עבור אנשים רבים, ללא קפה הם ממש לא יצליחו להתרכז בהרצאות.

חשוב לשים לב כי יש כל הזמן אספקה ויש תחלופה כשמוצרים אוזלים, כמו קפה, סוכר חלב וכדומה.

כיבוד קל

חשוב לדאוג לאורך כל הכינוס שיהיה כיבוד קל ואנשים יוכלו להתכבד בעוגה או עוגיות שישקיטו את רעבונם במהלך שעות הכנס.

ארוחה עסקית מכובדת

תלוי בסגנון של הכינוס וברמה שהמארגנים רוצים להעניק לה. אך ברוב רובם של הכינוסים העסקיים תהיה גם הפסקת צוהריים. בהפסקה יעניקו לאורחים את האפשרות ליהנות מארוחה טובה, ארוחה משביעה, ארוחה מכובדת בסטייל הנכון. האוכל על פי רוב יהיה מהמטבח של אולם האירועים שם נערך הכינוס העסקי.

האוכל של אירוע עסקי לא תמיד יוכל להיות ממש כמו אוכל של חתונה או של אירועים מסוימים אחרים הנערכים באותו אולם. חשוב להתאים את התפריט בהתאם לסגנון הכינוס.

אירוע עסקי למטרות שונות

כפי שכבר ציינו אירועים עסקיים נבדלים אלו מאלו כאשר לכל אירוע יש את המטרות הספציפיות שלו ובהתאם לכך הדרישות מהאולם תהיינה שונות.

אם מדובר באירוע של הרמת כוסית, הרי שאופי האירוע יהיה יותר חגיגי ואלגנטי. יהיה צורך להשקיע הן מבחינת העיצוב של האולם, הן מבחינת התכנון של מקומות הישיבה וכמובן גולת הכותרת, האוכל.

אם זהו אירוע עסקי שכולל יום עיון ארוך עם הרצאות ארוכות ועיוניות, ברור כי יהיה צורך להכין את האולם בצורה שהוא יתאים לשהייה ארוכה. זה כולל מקומות ישיבה מסודרים ונוחים, תקרובת רציפה לאורך כל היום וכמובן ארוחה מרכזית שתיתן את ההפוגה הנדרשת באמצע היום הארוך.

אם זהו אירוע גיבוש לצוות, הרי שזה ידרוש היערכות מסוג שונה. כי אירועי גיבוש הם ברוב רובם של המקרים אירועים יותר רגועים וחווייתיים. הם יכללו תוכניות קלילות ונחמדות, אוכל טוב והעיקר שהייה משותפת ונחמדה. חשוב שאולם האירועים יהיה ערוך לסוג כזה של אירוח על מנת שהוא אכן יהיה מוצלח עבור כולם.

משיגים את המטרה

על מנת להשיג את המטרה אשר לשמו מתכנסים, חשוב מאוד לעשות את ההתאמה הנכונה של המקום בהתאם לסוג האירוע, הסגנון הרצוי כמו גם המטרות אותם אנחנו רוצים להשיג.

על מנת שזה אכן יקרה, חשוב מאוד לפנות אל אולם אירועים שאכן ערוך ומתוכנן לסגנון ולסוג כזה של אירועים. ישנם הרבה אולמות המציעים את האפשרות של קיום אירועים עסקיים. העניין הוא למצוא את האולם שאכן יענה על הדרישות ויספק את הצרכים.

תכנון אירוע הוא תהליך שלוקח לא מעט זמן, אם זו החתונה שלנו ואם זה אירוע ברית המילה לתינוק שנולד. האמת היא שזה גם יכול להיות אירוע עסקי לצורך הרמת כוסית, השקת מוצר או אפילו סתם כך, אירוע לצורך גיבוש חברתי.

הדבר הראשון שאמור לעמוד בראש מעייננו זוהי ההתאמה הנכונה של האולם בהתאם לסוג ולסגנון של האירוע.

כל אירוע יש לו את הצרכים שלו כמו גם את המטרות שלו. אם לא תתאימי את האולם בצורה הנכונה אזי לא משנה כמה יפה הוא יהיה, את המטרה של האירוע את לא תוכלי באמת להשיג.

אולם אירועים לחתונה

אז על פי רוב כאשר אנחנו מדברים על אולם אירועים אנחנו מדברים על אולם לחתונה. כאשר באים לבחור את האולם לחתונה, חשוב מאוד לשים לב כי בוחרים באולם במיקום המתאים, אולם בגודל המתאים ואולם שיענה על שאר הדרישות שלו מבחינת האוכל וכל השירותים הנלווים.

כי אם לא נלך על אולם הנמצא במיקום מתאים מבחינתנו ומבחינת האורחים שלנו אנחנו עשויים לקבל אחד מהשתיים. או שחלק גדול מהאורחים כלל לא יגיעו לאירוע בגלל הקושי הטכני להגיע עד למקום או שנקבל אורחים עייפים ויגעים שיגיעו לאירוע עם הרבה פחות מרץ ושמחה. לא תמיד זה חכם לדרוש מהאורחים שלא לומר לכפות עליהם נסיעה ארוכה משך שעות רבות עד שיגיעו למקום האירוע.

מעבר למיקום, יש לשים לב גם לסוג האוכל שמוגש באירוע ולסגנונו האפשריים מבחינת צורות ההגשה. לכל אחד יש את ההעדפות שלו ולכל זוג הפנטזיות שהוא רוצה להגשים באירוע של החיים שלו. ברור כי יש לבדוק את ההתאמה של האירוע בהתאם לכך.

אולם אירועים לאירוע עסקי

כאשר אנחנו אומרים אירוע עסקי אנחנו למעשה מתכוונים לכמה וכמה אפשרויות. יש אירועים עסקיים שהם בעצם ימי גיבוש לצוות. אירועי גיבוש הם מטבע הדברים אירועים הרבה יותר קלילים עבור המארגנים שלא לומר – פחות מחייבים. כי באירועים עבור הצוות שמקיף אותנו ביום יום אנחנו הרבה פחות צריכים ‘להתייפייף’ או להראות את עצמנו עם תכונות שהם לא באמת מאפיינות אותנו. האולם יוכל להיות ידידותי ונחמד בלי דגש על יוקרה ועל עיצוב מוקפד מעבר לצורך.

מנגד ישנם אירועים עסקיים שהם על טהרת הסטייל והיוקרה. באירועים מהסוג הזה מבקשים לערוך שיתופי פעולה חדשים בין צוותים, משיקים בהם מוצרים חדשים ומארחים קולגות למען מטרות משותפות שונות. ברור כי באירועים מן הסוג הזה יהיה צורך בעיצוב יותר מוקפד ומכובד עם דגש על יוקרה. בטראסק מציעים גם את זה!

אולם אירועים לבר מצווה / הבת מצווה

אולמות האירועים מארחים כמעט על בסיס יומיומי גם אירועים כמו בר מצוות או בת מצוות. אם עד לפני שנים לא רבות מקובל היה לערוך אירועים מהסוג הזה בבתים הפרטיים, הרי כיום גם האירוע הזה יצא החוצה והוא נערך כיום אך ורק באולמות. ברור כי יש לבחור את האולם הכי נכון על מנת שהאירוע יהיה מוצלח ונחמד.

מה צריך שיהיה באולם?

האולם בו אנחנו מתכנסים ולא ממש משנה לאיזו מטרה חייב להציע לנו כמה וכמה דברים.

• צוות אחראי – כאשר אנחנו שוכרים אולם אירועים אנחנו לא שוכרים רק את השטח. אנחנו למעשה מבקשים לקבל את השירות של הצוות במקום. זה כולל שירותי עריכה, זה אומר ניקיון בזמן האירוע ודאגה כי המקום יהיה נעים לכל אורכו וכמובן שירותי מלצרות עם פינוי בסיום האירוע.
• אוכל טוב – אם זו חתונה צריך לדאוג לאוכל במתחם של קבלת הפנים ואחר כך לאוכל שיוגש בסעודה לאחר החופה. מעבר לכך חשוב לדאוג לבר כיבוד, למשקאות וכן הלאה.

כאשר מדובר באירוע עסקי, חשוב להבדיל בין האירועים על סוגיהם. אם זה יום עיון ארוך המתפרש על פני יום שלם יהיה צורך לחשוב על כיבוד קל שיוגש לאורך כל היום כולו כאשר תהיה גם ארוחה מרכזית. אם זה אירוע גיבוש קצר, אפשר יהיה להגיש ארוחה מרכזית טובה ולהסתפק בזה. ישנם אירועים אחרים כמו הרמת כוסית שם אפשר היה לבחור במגשי אירוח יוקרתיים או מנות אצבע – פינגר פוד קטנים וכן הלאה.

חשוב מאוד שהאוכל יתאים גם מבחינת סגנון המשתתפים. כך שיש בהחלט מקום לבדוק, לברר, לחשוב וכמובן גם לטעום.

• ניסיון – חשוב לבחור אולם אירועים שיש לצוות שלו ניסיון בעריכת אירועים מהסוג הספציפי הרצוי. הניסיון מקנה לצוות יכולת להתמודד עם תכנון נכון של האירוע. הם מסוגלים לפתור בעיות שעשויות לצוץ במהלך האירוע והם ערוכים לטפל בו זמנית בכל המוקדים על כל המכלול.

אנחנו מציעים אולם מדהים, מעוצב, נוף יפהפה עם צוות אדיב וקשוב שייתן לך מענה לכל אורך האירוע – צרו קשר איתנו למידע ופרטים נוספים.

בכל פעם שרוצים לערוך אירוע מסוג כלשהו יש צורך לדאוג קודם כל למקום מתאים עבורו. כמובן שכאשר מדובר באירוע גדול, הופך מציאת המקום המתאים לאתגר גדול יותר. הסיבה לכך היא פשוטה מאוד, מכיוון שמוזמנים לאירוע הרבה מאוד אורחים, צריך לדאוג למצוא מקום מספיק גדול על מנת שיהיה מקום לכל המוזמנים הרבים ומצד שני, שיהיה גם מפואר מספיק כיאה לאירוע כה מכובד.

למה מתכוונים כשאומרים “אירוע גדול”?

כאשר אומרים “אירוע גדול” אין הכוונה שמזמינים אליו את כל מי שאפשר להוסיף לרשימה, אלא הכוונה היא לאירוע הכולל את כל האנשים החשובים לבעל האירוע מבלי לוותר על אף אחד. אדם שיש לו כמות גדולה של אנשים קרובים, אינו צריך להגיע למצב בו הוא בורר את המוזמנים וכואב על כל שם שעליו להסיר מהרשימה רק משום שהוא התחייב למספר מוזמנים מצומצם. חשוב לזכור כי כל אירוע הוא סיבה למסיבה – סיבה טובה מספיק להיות במקום אחד עם כל האנשים שגורמים לנו להרגיש טוב!

אירוע גדול = זיכרונות גדולים

לאחרונה החלו הרבה מאוד אנשים להעדיף אירועים המוניים ומרובי משתתפים על פני האירועים הקטנים והמצומצמים. הטרנד הזה החל למעשה בארצות הברית ובאירופה, שם מאסו האנשים באירועים הפרטיים ומעוטי המשתתפים. זאת משום שההפקות הקטנות הללו לא באמת צמצמו את ההוצאות ובעיקר, לא העניקו את התחושה הרצויה. הרי חלק מהותי מאוד של האירוע הוא השיתוף וההשתתפות של האורחים וככל שיש יותר משתתפים האנרגיה מרגשת יותר ותחושת השמחה היא יותר משמעותית.

למה להעדיף אירוע גדול על פני אירוע קטן?

עם המציאות קשה מעט להתווכח ולנוכח העובדה כי מרבית האנשים מעדיפים לערוך אירועים גדולים הרי הוכחה כי אכן מדובר בסגנון אירועים מועדף. אז מהן באמת הסיבות שכל כך הרבה אנשים אוהבים את האירועים ההמוניים?

• כי הם יותר זולים – אין עוררין על כך כי חבילת שירות גדולה היא יותר זולה לעומת חבילת שירות מצומצמת. על כן, אפשר בהחלט לומר כי באירוע גדול תהיה ההוצאה פר אורח יותר זולה. כמו כן, חשוב לציין כי אורח אינו מתאים את המתנה שלו לגודל האירוע ומעניק את אותו הדבר בין אם הוא מוזמן לאירוע קטן ובין לאירוע גדול. לכן מדובר בהוצאה משתלמת למדי כי בסוף האירוע תוכלו לגלות כי הכנסתם יותר והוצאתם פחות.
• כי הם יותר שמחים – אירוע בו משתתפים כל האנשים הקרובים שלכם, גם כאשר הם רבים, יהיה אירוע שמח בהרבה. באירוע עם משתתפים רבים ניתן ליהנות מרחבת ריקודים שוקקת, אווירה תוססת ושמחה ומקבץ גדול של אנשים שמנצלים את הזמן הזה בשביל להשלים פערים אחרי זמן רב שלא נפגשו. וכמובן בעל האירוע ירגיש הרבה יותר שלם עם עצמו כאשר כל מי שרצוי – מצוי.
• כי הם יותר מפנקים – אירוע גדול שהכול בו זורם בצורה חלקה וטובה נותן את התחושה שבעלי המקצוע נבחרו לאחר בירורים רבים ומחשבה על האורחים. כך למשל זה מדהים לראות כי למרות ממדי האירוע וכמות המוזמנים הרבה, עדיין שמים דגש על הגשה אישית ברמה גבוהה יחד עם מענה מהיר ומקצועי לכל אורח.

גן אירועים לאירוע גדול – כיצד בוחרים אותו?

הנה הגענו אל האתגר האמיתי – כיצד בוחרים את גן האירועים המתאים ביותר עבור האירוע שלכם? ובכן, מרבית גני האירועים אכן מתאימים לאירועים גדולים, חלקם מכילים יותר מקומות וחלקם פחות אך בגדול הם בנויים לכך ואף ערוכים לאירועים בסדר גודל נרחב. עם זאת, אין צורך לומר כי לא בכל אולם ולא בכל גן קיים אותו סגנון עיצובי ובכל אחד מהם רמת השירות והנראות היא שונה. על כן, יש לבדוק היטב את המקום ולבחון האם הוא אכן מתאים לסוג האירוע אותו אתם מעוניינים להפיק. אין כמעט אירוע אחד שדומה לשני ולכן יש לוודא התאמה עבור האירוע המתוכנן.

כך למשל יש כאלה שיעדיפו מקום שמתאים לכמות רבה של אנשים ולצד זה אף מעניק תחושת מרחב, יש מי שירצה משחק בין פנים לחוץ ואחרים יעדיפו רק מתחם חיצוני עבור האורחים הרבים. לאחר שבוחנים את נתוני המקום ומוודאים התאמה, יש לבדוק עוד שורה של נתונים כמו ניסיון, רזומה, איכות אוכל, נוחות הגעה, גמישות, אדיבות וכדומה.

שימו לב לפרופורציות

נקודה נוספת וחשובה שיש לשים לב אליה כאשר הולכים לראות מקום לאירוע היא, האם הוא אכן פרופורציונלי למטרה שלכם. יש לשים לב כי מלבד הגודל שלו – שצריך להתאים למספר המוזמנים שלכם – רחבת הריקודים יכולה להכיל את כל האנשים, שלא רק בקבלת הפנים יהיה מספיק מקום לכולם אלא גם מרחב גדול לצד הבר וכן הלאה. ולמה זה כל כך חשוב? על מנת שלא תגלו באמצע האירוע כי המקום שהיה נראה לכם גדול ומרווח כאשר הוא היה ריק, לא מספיק גדול ונוח לתנועה של אנשים רבים.

על מנת למנוע את זה, מומלץ לא להסתמך רק על ביקור במקום כשהוא ריק אלא לבוא להתרשם ממנו כאשר מתקיים בו אירוע אחר דומה לאירוע שאתם מתכננים או אפילו רק אירוע עם כמות מוזמנים רבה כשלכם. אירוע כזה, יוכל בדרך כלל לתת לכם את האינדיקציה הנכונה והטובה ביותר ותוכלו לקבל תמונה ברורה יותר כיצד עומד האירוע שלכם להיראות.

ועכשיו, לאחר שסימנתם וי על המשימה החשובה ביותר, תוכלו להתפנות לביצוע שאר המטלות שממתינות לכם לקראת האירוע.

חתונה מהווה אירוע של פעם בחיים, חתונה מעמידה את הזוגיות בשלב חדש, חתונה מראה את הדרך שהזוג עבר ביחד, מביטה בהווה ומרימה מבט אל עבר עתיד מחוזק ומרגש, ועל כן זה רק הגיוני לרצות שהחתונה תיערך במקום מושלם – רבים משתוקקים להתחתן ליד הים, ולו כי הים מסמל את איתנות הטבע, נע אל עבר האינסוף, מלטף ועוצמתי באותה המידה ובאופן כללי הים משרה שלווה ומחבר לקרקע. לאור כל זאת חתונה על קו הים מהווה נקודת פתיחה מבטיחה.

פרקטיות

לצד חלומות גם יש להיות פרקטיים, במיוחד כשמדובר באנשים אחרים שטורחים לצאת מהבית, להתלבש יפה ולשים במעטפה סכום נאה, ועל כן גם אם לכם מתאים להתחתן יחפים על חוף הים, יש להתחשב בכל האורחים, כולל החברים של ההורים, המשפחה המבוגרת וכדומה, וזאת כי רוב הסיכויים שהם לא שותפים לאותה התרגשות שכרוכה באירוע שמלא בחול. מה עושים? האופציה ההגיונית ביותר (והפרקטית ביותר) היא למצוא אולם אירועים ששוכן ממש בסמוך לים, ואכן אם רק תבדקו, תמצאו שקיימות מספר אופציות. כיצד אם כן מומלץ להמשיך את הליך הבדיקה? להלן מספר המלצות:

דגשים לבחינה

• עיצוב – גם אם האולם ממש נוגע בקו המים, אך העיצוב אינו מתחבר לסגנון האישי, הרי שאין מדובר באופציה רצויה, וזאת כי מתחם אירועים מורכב מסך הנדבכים, כאשר עיצוב מהווה אלמנט מהותי שמשפיע רבות על האווירה.
• מיקום – מתחמי אירועים שממוקמים בסמוך לים ניתן למצוא במגוון ערי חוף, ועל כן ראשית צרכים להבין האם מתכוונים להתמקד באזור הצפון, הדרום או המרכז. כיצד מקבלים החלטה? בוחנים איזה אזור קרוב לרוב האורחים.
• סגנון – ברוב מתחמי האירועים ניתן לשחק עם העיצוב ואף מתאפשר להתאים את הקונספט האישי של החתונה לאביזרי העיצוב, אך עדיין לכל מתחם יש סגנון משלו, סגנון שלא אפשרי לשנות, ואל הסגנון הזה מוטב להתחבר. אם אין חיבור, מחפשים אחר מתחם אחר.
• מיקום החופה – מתחם אירועים שסמוך לים חייב למקם את החופה באופן שידבר עם הרקע שלשמו כולנו התכנסנו – השקיעה כמובן. מכאן שמתבקש לוודא שהחופה אכן פונה לשקיעה, כי יש משתנים שמולם גם העיצוב המחוכם ביותר אינו יכול להתחרות.
• חיבור – מתחם אירועים ששוכן ליד הים צריך למצוא את הדרך האידאלית לחבר בין הנוף המידי לבין עיצוב הפנים, וזאת ניתן לבצע באמצעות חלונות גדולים, מרקמים, צבעים, תאורה וכדומה. כל עוד החיבור עובד הרי שמדובר במתחם שיודע את העבודה, ועל כן הגיוני להסיק שגם בשאר ההיבטים תיעשה עבודה טובה.

בחוץ או בפנים

כאשר עומדים לארגן חתונה על הים ישר עולה השאלה האם לארגן את החתונה בחוץ או בפנים, כי כל עוד לא חורף, החוויה יכולה להיות הרבה יותר שלמה לצד הבריזה הנעימה שמגיעה מהים. עם זאת, ראוי לקחת בחשבון שממש כפי שקור מהווה בעיה בחורף, כך הלחות עשויה להוות בעיה ממשית בקיץ, וגם אם יש מערכת מיזוג טובה, עדיין השילוב של לחות וריהוט אינו עובד היטב. מה עושים? הפתרון הטוב ביותר הוא להשאיר את אופציית הבחירה ממש לרגע האחרון כאשר מזג האוויר הרבה יותר ברור, אך גם ניתן לשלב בין פנים לחוץ. כך למשל נהוג להחליט שהחופה וקבלת הפנים יהיו בחוץ ואילו שאר האירוע יתקיים במתחם סגור וממוזג. כמו כן, כל עוד המתחם כולל חלונות גדולים, הרי שבקלות חשים כיצד הרקע המידי הוא חלק מהעיצוב הפנימי.

קונספט מתאים

אם כבר עורכים מסיבה ליד הים ואתם אנשים של ים בנשמתכם, מוטב לשקול כמה כיוונים שישלבו את האירוע עם אלמנטים מעולם הים, משמע מוטב לבנות קונספט שמדבר ים. מחפשים רעיונות? להלן כמה: ניתן לארגן ארגז חול שבו האורחים מוזמנים לבנות באמצעות דליים ייעודיים ארמונות מחול ובהם לתקוע דגלונים ממותגים שהוכנו מראש, ניתן לחלק ברחבת הריקודים משחקים לים, ניתן לחלק במשקאות האלכוהוליים מטריות קטנות שמזכירות שמשיות, ניתן לחלק כמתנה כפכפים ממותגים עם שמות החתן והכלה, ניתן לבנות מצגת שלמה שמציגה רק תמונות של בני הזוג בים, בעמדת הקינוחים ניתן לחלק ארטיקים וכדומה. בנוסף, גם החברים יכולים לארגן לזוג מתנה ברוח חוף הים, ופה שווה לשקול להכין מונולוג של מציל שפונה במיקרופון לחתן ולכלה.

לא שכחנו את האוכל

אז מצאתם את המיקום המושלם, אתם מרוצים מהעיצוב, מהמיקום של החופה ומהעובדה שבחוץ חם ולח אך בפנים ממש נעים. מה עתה? לרגע אין לשכוח שעם כל הפרגון והאהבה, אורחים מגיעים לחתונה גם בשביל לאכול טוב, ועל כן עליכם לספק את הסחורה ובאותה נשימה לזכור שהאירוע נערך בסמיכות לים. מהי המשמעות? שמוטב להתאים את התפריט לארוחה לאור שקיעה ולחש הגלים. מכאן שמומלץ להתמקד בתפריט קליל שמשלב מנות דגים, סלטים טובים וכדומה – חומר למחשבה.

אפטר פארטי

הטבעת על האצבע, הרחבה אט אט מתרוקנת, האורחים מחויכים והגיעה השעה להודות לאולם האירועים ולשוב הביתה. רוצים להמשיך לחגוג? תארגנו שחייה לילית בים – הכי מתבקש שיש! על מנת לעשות זאת כהלכה הודיעו מראש לקבוצת חברים קרובה להביא עימם גם בגד ים ומגבת, תזכירו להם להחליף בגדים לפני היציאה מהאולם, תארגנו קצת אלכוהול ובעיקר נשנושים, אל תשכחו מחצלות ותאורה, ותחפשו בים נקודה נוחה להמשיך בה את החגיגה. המון מזל טוב!

לא משנה אם זו בת המצווה של הבת שלכם או בר המצווה של הבן שלכם, אם זו חתונה שאתם מארגנים לעצמכם או למי שקרוב אליכם או כל אירוע אחר, הוא חייב להיות מושלם. אירוע הוא משהו שאנחנו מתרגשים לקראתו, שמחים לקראתו ומוציאים לא מעט אנרגיה וכסף, וככזה, אנחנו רוצים שהוא יהיה מיוחד וכזה שלא יישכח לעולם.

החיים גם ככה מורכבים ומאתגרים ואנחנו חיים בשביל האירועים הללו שנותנים לנו שמחה ואושר. אנחנו מצפים להם ומתכוננים לקראתם ואנחנו צריכים לדאוג לכל פרט ופרט בהם. אחד הדברים החשובים הוא למצוא אולם אירועים טוב שגם מתאים לתקציב, ואם אנחנו מחפשים אחד כזה באזור המרכז, אולם אירועים בתל אביב יכול להיות בדיוק מה שאנחנו מחפשים.

אולם אירועים VS גן אירועים

אז מה האפשרויות העומדות בפנינו כשאנחנו רוצים לארגן אירוע כלשהוא, גן אירועים או אולם אירועים כמובן. לגן אירועים יש לא מעט יתרונות כמובן, בעיקר בכל מה שקשור לאווירה שהוא משדר אבל חשוב לזכור שהוא פתוח, מה שיכול לעבוד לרעה. אולם אירועים הוא סגור בהגדרה וככזה הוא מאפשר למעשה לקיים אירוע בכל מזג אויר שהוא. הוא גם יכול להתמודד עם כל הפתעה במזג האויר כך לדוגמא אם מדובר על תאריך שאמור להיות נוח אך בסופו של דבר הוא חם במיוחד או שיורד גשם ביום פחות צפוי, אם האירוע הוא באולם זה לא ממש ישנה…

תל אביב יא חביבי תל אביב…

אם כבר אירוע במרכז אז שיהיה בתל אביב. תל אביב, העיר ללא הפסקה היא עיר שוקקת חיים, עיר חיה ובועטת, עיר שלא עוצרת לרגע וזו גם האוירה בה באולמות אירועים. יש משהו אינטנסיבי בתל אביב שמקרין על כל מקום בו יש התקהלות של אנשים. תל אביב היא עיר עם לא מעט אולמות אירועים, קרובים לים או רחוקים ממנו, גדולים יותר או פחות וכמובן עם היצע מגוון בכל מה שקשור לעיצוב, קולינריה וכל מה שמסביב. אך בבואכם לבחור אולם אירועים בתל אביב, יש דבר אחד שאתם חייבים לתת עליו את הדעת.

חנייה

כן, החנייה היא משהו שחייבים לתת עליו את הדעת בכל מקום, ובתל אביב עוד הרבה יותר. תל אביב היא אומנם עיר ללא הפסקה אך היא גם עיר עם מצוקת חנייה ידועה. אין כמעט מי שלא הסתובב דקות ארוכות כמה פעמים בחייו בניסיון נואש למצוא חנייה, וכשזה בדרך לאירוע זה יכול להיות מטריד במיוחד. אף אחד לא רוצה להסתובב עוד ועוד וכשאתם מחפשים אולם לאירוע שלכם, אתם חייבים לקחת את זה בחשבון. או שתהיה חנייה מסודרת ששייכת לאולם לכל האורחים או לפחות לרובם, או שתהיה מספיק חנייה בסביבה.

האורחים צועדים על קיבתם

אחד הדברים החשובים כמובן בבחירת אולם אירועים בתל אביב הוא האוכל שיוגש בו. תל אביב מתהדרת בין השאר בקולינריה ברמה גבוהה אבל לכל אחד יש את הסגנון שלו ואת הרצונות שלו. האוכל באירוע שלכם הוא מה שיקבע במידה לא מועטה את ההצלחה שלו. אנשים היום בוחנים את האוכל שמוגש להם וגם זוכרים אותו. כשאתם בוחרים אולם אירועים, לא חשוב רק להתרשם מהטעימות ומהאוכל שיוגש באירוע אלא גם מהמטבח עצמו. אתם רוצים שהוא יהיה נקי והיגייני ואין כמו מראה עיניים בשביל לוודא את זה. אז אל תתביישו ותיכנסו למטבח, תעשו בו סיור של כמה דקות ועדיף שהוא יהיה בהפתעה.

עוד דבר חשוב בכל מה שקשור לאוכל באירוע שלכם הוא הכשרות. כמובן שלא משנה באיזה אולם יהיה האירוע שלכם, כמעט ב-100% הוא יהיה כשר מהסיבה הפשוטה, כי לא כלכלי לנהל אולם שמוזמנים ששומרים כשרות לא יוכלו לאכול בו. בכל זאת אתם צריכים לוודא את זה וצריכים לוודא גם את האופציה של הגשת מספר מנות כשרות למהדרין. למה? כי גם אם אתם חילוניים למהדרין ועניין הכשרות לא ממש קרוב לליבכם, סביר להניח שיש לכם מוזמנים דתיים או מסורתיים שומרי כשרות ויכול מאוד להיות שיש מהם כאלו שאוכלים רק אוכל כשר למהדרין. אז אם אתם רוצים שגם הם ייהנו ואתם מן הסתם רוצים, ספקו להם את הכשרות שלהם. רוב האולמות היום מאפשרים את האופציה הזו.

בקרו באולם בכמה אירועים

יצא לכם לקנות חולצה בלי למדוד אותה? אם אתם נמצאים בחנות פיזית ולא וירטואלית, כנראה שלא תקנו בלי לוודא שהיא מתאימה לכם. בדיוק ככה גם עם אולם אירועים. אין כמו הגעה בזמן אמת בשביל לבחון את האולם, את התנהלות ההנהלה בו ואת הצוות שעובד בו, את היחס למוזמנים ואת השירות לאורחים. תוכלו לראות האם האוכל יוצא מהמטבח בצורה יפה ואסתטית מה שחשוב מאוד, תוכלו לראות האם המלצרים נותנים שירות טוב, תוכלו לראות האם יש לחץ או שהכול מתנהל על מי מנוחות, ותוכלו להתרשם מכל מה שקורה במקום.

הקציבו תקציב ואל תחרגו ממנו

כל אחד יודע כמה הוא יכול לשים לאירוע כזה ואחת הבעיות היא שלאנשים יש יותר מידי ציפיות בכל מה שנוגע למתנות ולכיסוי האירוע. אם אתם מארגנים אחד כזה, קודם כל אל תבנו על המתנות. תעשו את החישוב כמה אתם יכולים להרשות לעצמכם ואל תחרגו מזה. אולם אירועים הוא מרכיב חשוב באירוע ואולי הכי חשוב, אבל הוא לא הכל. אז כשמחליטים על מסגרת תקציב חשוב לעמוד בה, וחשוב לבחון לעומק מה האולם מציע למי שעושה אצלו אירוע. יש אולמות אירועים שיציעו לכם גם צילום במסגרת העסקה, עיצוב או כל דבר אחר. זה יכול כמובן להשפיע על ההוצאות הנוספות שלכם.

נדמה כי קיים רצון משותף בין כל עורכי האירועים כמו גם בני הזוג הבאים בברית הנישואין. כולם רוצים להשקיע באירוע הכי מרשים, הכי מיוחד והכי מרגש על מנת שהאירוע ייצרב בלב כל כאירוע ייחודי ומיוחד. לא סתם עוד אירוע.

איך יוצרים אירוע בלתי נשכח?

זה לא סוד כי בכל יום נחגגים אירועים בכל רחבי הארץ באולמות או גני אירועים הפזורים בכל עיר. האם כל אירוע הופך לאירוע לבלתי נשכח? וודאי שלא. רוב רובם של האירועים נשכחים מלב המשתתפים ואם תשאלו אותם למחרת האירוע מה הם אכלו בחתונה או אלו סלטים היו על השולחנות, קרוב לוודאי שהם לא יצליחו לזכור את כל הפרטים.

אז איך בכל זאת יוצרים את האירוע הייחודי שלא יישכח כל כך מהר?

בוחרים אולם יוצא דופן

כיום מקובל לחגוג במקומות שונים ולא רק באולם. על פי רוב יהיו אלו מקומות שונים בטבע. אנשים כבר לא ממש מקובעים לאולמות האירועים כפי שהיה בעבר. קיימים הרבה גני אירועים עם שטחי חוץ יפהפיים, ורבים מהאירועים נערכים במקומות פתוחים בטבע, כמו בחורשות, פארקים או אפילו על שפת הים.

ברור כי ככל שהמקום יהיה יותר אטרקטיבי הרי שהאירוע יהיה ייחודי ויוצא דופן מבחינת כל האורחים והמשתתפים.

איך תבחרו את האולם?

כאן אנחנו מגיעים לשאלת השאלות, איך למעשה בוחרים את האולם המתאים שיענה על כל הדרישות?

כאן חשוב לשים לב למספר פרמטרים אשר עליהם אי אפשר להתפשר בדרך לבחירה במקום הכי אטרקטיבי לאירוע.

אולם בגודל המתאים – גם אם מצאתם אולם אטרקטיבי ומרשים באופן מיוחד, אולם עם נוף הכי מדהים וכזה שנראה לכם בדיוק זה שחלמתם עליו, חשוב כי תבדקו כי האולם הוא בגדול המתאים בהתאם להרכב המוזמנים שלכם.

אם האולם הוא לא בגודל המתאים, האירוע לא יוכל להצליח. כי אם האולם הוא קטן מידי, ברור כי הצפיפות והמחסור במקומות ישיבה עבור כולם ייצור מצב לא נעים ועבור אלו שלא יזכו למקום ישיבה יהיה זה בהחלט אירוע שהם לא יצליחו לשכוח אבל לא מהסיבות שאתם רוצים כמובן.

מנגד גם אולם גדול מידי לא יתרום לייחודיות של האירוע. אולם מידי ריק עם חוגגים מועטים יוצר תחושה קרירה, לא מורגשת משפחתיות והאירוע בהכרח לא יהיה מוצלח.

אולם מעוצב בהתאם לאופי האירוע – אינו דומה אולם חתונות לאולם המיועד לאירוע עסקי. אתם חייבים לשים לב מה מציעים לכם באולם האירועים על מנת לוודא כי הוא מתאים לחתונה על כל מה שאתם צריכים באולם.

אולם אשר לא נועד לקיום אירועים כמו חתונות, לא תמיד יהיה מוצלח וההסבה לאולם אירועים לא יעשה טוב לאף אחד. זה יכול להיות סאונד גרוע או תאורה לא מתאימה ועוד שלל בעיות שיתגלו רק תוך כדי האירוע.

אולם בהתאם לכיס – ישנם הרבה אולמות אירועים בארץ ובמיוחד בעיר תל אביב. היא מציעה הרבה אפשרויות. לא כולם יודעים אך כמעט כמספר האולמות כך גם אפשרויות המחירים.

יש זוגות שמסתנוורים מהאפשרות הכי יוקרתית ובוחרים את האופציה הכי מרשימה שהיא גם הכי יקרה.

חשוב לזכור כי לכל אירוע יש גם מחר ואת כל התשלומים שפרסנו, יהיה עלינו לשלם בסופו דבר עד התשלום האחרון. על כן, יש להיצמד למסגרת האפשרויות ולבחור באולם אשר יהיה מעשי מבחינת אפשרויות התשלום.

יש בהחלט מקום לערוך סקר מחירים ולהשוות בין האפשרויות השונות. לא פעם תגלו כי קיים פער משמעותי בין האולמות השונים כאשר המחיר לא בהכרח יעיד על התמורה המצפה לכם בכל אולם.

על כן שימו לב לנקודה הזו ובחנו כל אולם לגופו .

אולם נגיש לכולם – ברור כי אולם הכי יפה והכי מעוצב לא יהיה שווה אם דרכי הגישה אל המקום לא יהיו נוחים. קורה לא פעם ואורחים מוצאים את עצמם מסתובבים סחור סחור סביב האולם ולא מצליחים למצוא מקום חניה הולם. כך הם מפסידים חלקים מהאירוע ומגיעים אליה כשהם כבר מותשים ועצבניים.

כדאי לשים דגש גם על אולם שקיימת תחבורה ציבורית נוחה וזמינה למקום לטובת אלו אשר יעדיפו את ההגעה באופן כזה. עבור המשתתפים האירוע מתחיל כבר מהיציאה מהבית, מהדרך שהם צריכים לעבור עד שהם יגיעו כמו גם מהאפשרויות לשוב הביתה בבטחה בסיומו של האירוע.

הולכים לבקר – אם אתם לא מכירים את האולמות השונים מקרוב כי לא יצא לכם להשתתף באירועים אשר התקיימו בהם, מומלץ מאוד כי תלכו לבקר באולם בלי להסתמך על התמונות ששלחו לכם או על חוות הדעת של בעל האולם.

ההמלצה שלנו היא לבוא לבקר דווקא בעת שמתקיים אירוע. זה הזמן אשר בו תוכלו להתרשם באמת מהאולם כפי שהוא ייראה ברגע האמת. אין ספק כי תרוויחו הרבה מאוד מביקור כזה ואתם תיגשו להצעה (או תישללו אותה) מתוך עדות אישית מהשטח. ברור כי באופן כזה ההחלטה לכאן או לשם תוכל להתקבל בצורה הרבה יותר חד משמעית ונחרצת. במהלך ביקור תוכלו להתרשם מהעיצוב של האולם בעת האירוע, מהאוכל המוגש, מהשירות של הצוות והמלצרים במקום ובאופן כללי מהאווירה שנוצרת באולם בעת האירוע.

אפשר לומר כי בהחלט אין תחליף לביקור באופן אישי אשר מעניק הרבה מאוד תובנות לגבי האולם ומקל על ההכרעה.

תל אביב – מיני ניו יורק הישראלית, העיר שמוכרת לכולנו כעיר ללא הפסקה, חדשנית, מודרנית, נעה קדימה ללא הרף. אבל, במפתיע, בניגוד לכל החדשנות, הפרוגרסיביות והמודרניזציה באופן מפתיע למדי, חתונה בתל אביב יכולה להיבחן גם באספקטים רומנטיים ובעיניים מצועפות יותר. הכל תלוי בנקודת המבט!

מחפשים רומנטיקה? לא קשה למצוא אותה!

למרות ריבוי הבניה החדשה והאזורים החדשים והמודרניים, תל אביב היא עיר ותיקה מאד, ולא קשה למצוא בה אזורים ישנים ורומנטיים. חלקם, עברו שימור או שחזור, כך שהם אינם נראים כאילו הם נוטים לנפול ועלובים, אלא שוחזרו על פי הצביון המקורי שלהם. אזורים כאלה ניתן למצוא בדרום תל אביב וביפו, לדוגמה. אזור נוסף, שאף הוא רומנטי להפליא, גם אם חודש (ומתחדש) כל הזמן, הוא אזור נמל תל אביב, כי אין רומנטי יותר מהים.

כיצד חוגגים חתונה בתל אביב?

קודם כל, עליכם להחליט באיזה סגנון אתם רוצים לחגוג את היום הגדול שלכם? אתם מעדיפים חתונה קטנה ואינטימית? חתונה גדולה ומנקרת עיניים? חתונה בסגנון כפרי? חתונה בגן? באולם? בכל סגנון שאתם חולמים עליו, תוכלו למצוא מגוון רחב של גני אירועים ואולמות שעיקר התמחותם היא ארגון חתונה בסגנון המועדף עליכם. חתונה שיקית במיוחד מציעים אולמות אירועים שיש להם קונספט כלשהו, למשל, גן אירועים הממוקם בחוף הים ודומים לו.

תכננו את התקציב

המגוון הגדול והרחב גם אומר שאתם אינכם נאלצים להסתפק רק באופציה אחת “כי זה מה שיש”, אלא שיש לכם בחירה בין מספר גדול למדי של אולמות וגני אירועים – חלקם יקרים יותר, חלקם זולים יותר, הכל – על פי תקציבכם והסכום שאותו תרצו להשקיע. חלק גדול מהתקציב שיידרש לכם תלוי בהעדפותיכם. לדוגמה, מובן שאולם אירועים גדול יותר ויותר מוזמנים לחתונה יעלו לכם כסף רב יותר, כך שאם התקציב שלכם מצומצם (או שהוא אינו מצומצם, אבל חתונה אינה נמצאת בראש סדר העדיפות התקציבי שלכם) תצטרכו להחליט על מה בשום פנים ואופן אינכם מוכנים לוותר ועל מה אתם מוכנים לוותר. בפועל, זה הרבה יותר מסובך ממה שזה נקרא, כי לא תמיד השיקולים הם הגיוניים או פיננסיים, ולפעמים נכנסים גם שיקולים רגשיים (כמו “אבל אי אפשר להתחתן בלי להזמין את דודה שרה ו-12 בניה!” או ” מאז שהייתי קטנה חלמתי להתחתן בשמלה שנראית בול כמו השמלה של סינדרלה, אז מה אם היא מצריכה לקיחת משכנתה?”) שבניגוד לכל היגיון, מקלקלים לכם את השורה התחתונה של התחשיב.

חתונה בתל אביב – לוקיישן, לוקיישן ושוב לוקיישן

קריטריון משפיע בארגון חתונה הוא האופנה, הטרנדיות, הפופולאריות. תפגשו את זה כמעט בכל אלמנט של ההכנות לחתונה, מבחירת הלבוש שלכם (אגב – לבן אאוט, צבעי פסטל – אין) ועד לבחירת האולם. אם נחזור לסעיף התקציב וההעדפות, יתכן שתחליטו ללכת לפי מה שבא לכם ולוותר על כל עניין הטרנדיות, ותוכלו לחסוך די הרבה כסף. מצד שני, גם כאן כדאי להציב גבול כלשהו ולשרטט קו שמתחתיו אתם לא יורדים, כי, כאמור, ישנה רמה מסוימת של ציפיות מהסביבה המופעלת על כל זוג צעיר שמתכנן את חתונתו. אם עוד לא הבנתם שאתם לא מתחתנים רק עבור עצמכם, זה הזמן להפנים זאת…

תכנון החתונה בעצמכם או באמצעות איש מקצוע?

גם כאן, מדובר בהעדפה אישית, אבל רצוי שתדעו מראש לתוך מה אתם נכנסים, כאשר אתם מנסים להרים הפקה כזו בכוחות עצמכם. אם יש לכם חברים או קרובי משפחה שהתחתנו לאחרונה (גם כאלה שנעזרו במארגני חתונות מקצועיים), שבו איתם ערב אחד והקשיבו להם כשהם מספרים בגילוי לב ובכנות מלאה על חוויותיהם מהרגע שהחליטו להינשא ועד ליום שלאחר החתונה. נכון שהם זה הם ואתם – אתם, אבל זה יכול לתת לכם תמונה מעט יותר ברורה על כמה מורכב הפרויקט הזה הקרוי “חתונה”. אחרי שאתם יודעים במה בדיוק מדובר, תוכלו להחליט אם אתם מחליטים לקחת את העניין על עצמכם, או שאתם מעדיפים להפקיד את העניין בידיו של מישהו שיעלה לכם, אבל מסוגל לחסוך מכם את כל כאבי הראש.

בשורה התחתונה,

חתונה, במיוחד בתל אביב, היא הפקה לכל דבר. אם חשבתם שמדובר בכם, באהבתכם וביום המיוחד שלכם, אתם עשויים עד מהרה להתעורר למציאות שבה אתם מנסים לרצות את כולם, אבל אי-שם, בדרך, הספקתם לשכוח לשם מה אתם עושים את זה, ולמה רציתם להיכנס לזה מלכתחילה.

אז בואו נחדד את זה,

אתם מתחתנים כי אתם אוהבים האחד את השנייה ואתם רוצים לבלות את שארית חייכם יחד, לגדל ילדים (או שלא, גם זה בסדר) ולהזדקן בנחת. כל מה שמעבר לזה, הם רעשי רקע זמניים שאתם יכולים להתייחס אליהם, אתם יכולים גם שלא, אבל אסור לכם לשכוח שאתם בסיפור הזה יחד, האחד בשביל השנייה… אל תתנו לשום דבר לגרום לכם לשכוח את זה, כל השאר – כבר יסתדר!

בדקתם, השוואתם, התלהבתם, מצאתם תאריך, שאלתם לקוחות קודמים, הגעתם לחוות אירוע בזמן אמת ואפילו התחלתם לדמיין כיצד האולם יראה בהתאם לקונספט האישי שלכם, אך עתה שנייה לפני שסוגרים חוזה מול האולם, יש לדעת כיצד להתנהל כי גם טיפ מזערי שנראה בנאלי, עשוי לחסוך בהוצאות ואף להרים את הרף של הערב. אי לכך, אם גם אתם רוצים לחתום ולהיות רגועים שאכן התנהלתם באופן אחראי, אתם מוזמנים לעבור על רשימת הטיפים הבאה:

רישיונות בבקשה

ראשית עצרו לבחון דברים בסיסיים, כך שגם אם הדבר נראה מיותר, מוטב לבחון האם יש רישיון עסק, האם לקייטרינג מטעם האולם יש רישיון מטעם משרד הבריאות, האם יש ביטוח צד ג’, האם יש אישור מטעם המשטרה וכדומה.

ארבעת הקטגוריות

לאחר שבוחנים פרמטריים מהותיים אודות ההתנהלות העסק, יש לבחון נתונים נוספים, כאשר פה מוטב לבצע חלוקה בין דגשים שנוגעים לאורחים, לעלויות, לעיצוב ולכלל ניהול הערב.

• דגשים שנוגעים לרווחת האורחים:

ההנאה של האורחים משפיעה באופן ישיר על איכות האירוע. אי לכך יש לבחון כמה מקומות חנייה המקום יודע לספק, האם דרכי הגישה מיועדים עבור רכבים פרטיים, כיצד מתנהל ניקיון השירותים במהלך האירוע, מה כולל ריהוט אזור הקבלה (והאם ניתן לשדרג אותו), האם יש כיסאות ילדים, מהו היחס בין כמות המלצרים למוזמנים, האם יש מנות גלאט, האם נוהגים לרסס את המתחם החיצוני וכדומה.

• דגשים שנוגעים לעלויות:

כידוע חתונה הינה עסק כלל לא זול, ועל כן איפה שניתן לחסוך (מבלי לפגום באיכות), הרי שראוי לבצע זאת. אי לכך יש לבחון כיצד מחושבת עלות של מנה רגילה ושל מנה רזרבית, כמה עולה מנת ילדים, האם הכרחי לשלם טיפ למנהל האירוע ולמלצרים, עד מתי ניתן לבטל את האירוע (ומהם דמי הביטול), כמה יש לשלם בכל שלב (מתוך מטרה לשלם כמה שיותר בתום האירוע), האם המחיר של תפריט האלכוהול כולל מותגים מחו”ל, האם יש קריטריונים שיש לעמוד בהם כאשר רוצים להביא באופן עצמאי ספקים לאירוע, האם יש תאריך פנוי אשר עשוי להוזיל את העלויות (למשל יום חמישי בחודש הקרוב) ובאופן כללי יש לבחון האם יש עלויות נוספות שטרם הוזכרו – מתוך מטרה לקבל תמונה כמה שיותר מלאה אודות סך ההוצאה.

• דגשים שנוגעים לעיצוב:

עיצוב הנו קריטי, וזאת כי ממש כפי שאנשים אוכלים עם העיניים, כך הם גם מסיקים בהתאם לאופי העיצוב עד כמה המארחים השקיעו, ועל כן ראשית יש לבחון שאתם מתחברים לסגנון העיצובי הקיים, והאם ניתן לעצב בהתאם לקונספט אישי. לאחר מכן יש לבחון מה כולל העיצוב הבסיסי וכמה עולה כל שדרוג (הן מבחינת מרכזי שולחן ותאורה והן מבחינת עיצוב החופה) ובאופן כללי יש לבחון אלו שדרוגים אפשריים – למשל תוספת של פינת קפה, מכונת עשן וכדומה. בנוסף יש לבחון האם מבחינת תקנים ניתן להוסיף אטרקציות (למשל זיקוקים), מהי האיכות של הסאונד בזמן האוכל (מתוך מטרה לאפשר ניהול שיחה מבלי להרים את הקול), מהי תוכנית הגיבוי אם ביום האירוע מגלים שיש גשם וכדומה.

• דגשים שנוגעים לניהול הערב:

לא מעט אחריות מוטלת על מנהל האירוע, וזאת כי בזמן שהמארחים מעוניינים להתייחס לאורחים ובאופן כללי מאוד נרגשים, מנהל האירוע הוא האדם שבודק זמנים, בודק שלא חסרים מקומות ישיבה, יודע מתי להפעיל את השיר שאיתו רוצים לצעוד לחופה ובאופן כללי הוא האיש שמיישם את סך הדגשים שהועלו מראש. בנוסף יש לבחון כמה חופש פעולה מאפשרים לו ויש ליידע אותו מיהו איש הקשר מטעמכם, איש הקשר שמולו הוא יסגור את הפינות האחרונות במהלך האירוע.

חוזה

לאחר שהצפנו את מרב הדגשים שעשויים להיות רלוונטיים טרם סוגרים עסקה מול אולם אירועים, נעבור לציין שעתה יש לתזכר הכול על גבי חוזה. פה נחדד שיש להקפיד שבית העסק מעלה את העניין ואף מתעקש ששני הצדדים יחתמו, ובהנחה שאין זה המצב, יש לבדוק מחדש לגבי אמינות המקום. מכאן נעבור לחדד שחוזה נועד לספק כל מה שהובטח לכם הלקוחות ועל מנת לקבוע כיצד מתנהלים ברגע שפרמטר מסוים שובש, או לחלופין אינו סופק כהלכה. עוד נציין שגם למנהל האולם יש אינטרס ליצור חוזה מסודר, מתוך מטרה להשיג עדות קבילה. באופן שכזה אין מקום לבוא בטענות ואין מקום לחוסר נעימויות, כך שחוזה הנו חובה ולא רק טיפ שמוטב לשקול.

אל תוותרו על נספח

לצד החוזה אשר מציין כל מה שנוגע לביטוח וכספים, גם יש לכלול נספח חתום ע”י הלקוחות ומנהל המקום, כאשר מהות הנספח לכלול כל מה שהוסכם בע”פ, ולו אל מול איש המכירות. מכאן שגם אם הבטיחו לכם תוספת של זר פרחים בקבלת הפנים, או עוד מנה עיקרית ללא חיוב, הרי שיש לציין זאת בנספח.

הקשיבו ללב

לחתום על חוזה ולשים לב לכל הפרטים הקטנים זה טוב ויפה, אך כאשר באים לסגור אולם אירועים, יש כמה דברים שיש לאפשר ללב לעשות, ופה מדובר בתחושה הראשונית לגבי איכות המקום ובחינת הדינמיקה הבין אישית. לא מעט אנשים רוצים עובדות ופחות מתייחסים לתחושות, אך אם ראיתם מספר מקומות, אתם בוודאי יודעים מה לבחון, מה להשוות ומה לחפש, ועל כן אם עברתם את כל השלבים והלב אמר שכן, יש לסגור את האולם בלב שלם, כמובן לצד הקפדה על חתימת חוזה ושימת דגש על כל טיפ שזה עתה סופק. מבקשים טיפ אחרון? בזמן האירוע תשכחו מחוזה, מחירים ודגשים, אלא פשוט תיהנו – זה האירוע שלכם!

הקייטרינג באולם, האקוסטיקה, ההנגשה המתחשבת, אפשרויות החניה, האור בשירותים והשומר שבפתח. אלו הם רק מעט מהפרמטרים המרכיבים את אולם האירועים שאתם מחפשים לאירוע שלכם.

אתם לא יכולים לזלזל באף אחד מהם ואם תחשבו טוב, תגלו כי לרשימה שלכם מתווספות עוד ועוד פרטים. כי בחירת האולם לאירוע זה לא דבר קל ולא דבר פשוט. אנחנו כאן על מנת לסייע לכם לבחור נכון את האולם לאירוע שלכם.

אך דבר אחד נוכל לגלות לכם כבר בתחילה. המלצות! זה הסוד למציאת האולם המושלם. כשיש לכם המלצות של לקוחות קודמים על האולם, אתם בהחלט יכולים ללכת על זה בראש שקט.

ההכנות לאירוע ובמיוחד אם מדובר באירוע ענק כמו חתונה, הן הכנות מורכבות הכוללות אינספור פרטים. ההתרגשות הרבה המלווה את ההכנות עשויה אף היא מעט לבלבל אותנו ואנחנו עשויים למצוא את עצמנו מתקשים מאוד להגיע להחלטות גם בנושאים החשובים שאמורים להרכיב את האירוע שלנו.

בוחרים את המיקום של האולם

לפני הכול, אתם צריכים לשבת עם עצמכם, לערוך רשימת מוזמנים שאותם אתם מתכננים להזמין לאירוע שלכם. שימו לב מאיזה אזורים אמורים האורחים שלכם להגיע. יהיה זה חסר טעם וגם חסר טקט, לערוך אירוע במרחק גדול מידי עבור מרבית האורחים. אם האורחים שלכם מתגוררים כולם באזור המרכז, השאירו את האירוע שלכם באזור. תל אביב מציעה לכם את האפשרויות הכי טובות לחגוג באולמות מדהימים ומיוחדים.

איך בוחרים את האולם המושלם?

אולמות יש לנו בשפע. בכל עיר יש כמה וכמה אולמות או גני אירועים וכל אחד מהם מציע את הטוב ביותר ואת כל התנאים לאירוע הכי מושלם. בפועל? לא כולם באמת כאלה. כל אחד מאתנו יודע מתוך השטח, שלא בכל אירוע שבו אנחנו משתתפים אנחנו אכן נהנים מתנאי אירוח מושלמים. יש אולמות שהאוכל שם לא טעים, או שהוא מוגש קר. לפעמים הבעיה היא דווקא בכמות המוגשת. כשהאוכל מוגש בכמות מצומצמת מידי. יש את האולמות שמקומות החניה שלו מעטים מאוד ולאורחים אורך זמן רב עד שהם מוצאים לעצמם מקום. כך גם יש את האולמות שאינם מתוכננים נכון מבחינת הסאונד והמוסיקה נשמעת שם מאוד לא נוחה ולא נעימה לאוזן. על כל הפרטים הללו חובה לשים לב מראש!

איך תיראה החתונה?

אם אתם רוצים לראות איך אמורה החתונה שלכם להיראות בפועל, כדאי מאוד לגשת לאולם בזמן שנערך בו אירוע דומה לזה שלכם. זו תהיה האינדיקציה הטובה ביותר שתיתן לכם תמונה על איך עומד האירוע שלכם להיות. כשאתם באים לבקר, אל תמהרו. התבוננו סביבכם. איך נראה לכם האולם בזמן האירוע, האם השולחנות ערוכים כמו שאתם רוצים שהם יהיו גם באירוע שלכם? האם יש מקום ברווח לעבור בין השולחנות? האם רחבת הריקודים גדולה מספיק לדעתכם? התרשמו מהיחס של המלצרים אל האורחים? איך נשמעת המוסיקה? האם הסאונד בסדר?

אין כמו התבוננות בשטח בשעת מעשה על מנת שתתקבל בראש התמונה המושלמת. לאחר בדיקה כזו תוכלו להגיע למסקנה בצורה הרבה יותר קלה וברורה.

בקשו המלצות

גם אם ראיתם, שמעתם, התרשמתם ונכחתם בעצמכם באירוע, אתם לא יכולים להסתפק רק בזה. תמיד כדאי לשאול אנשים שכבר חגגו במקום את האירוע שלהם. אין כמו חוות הדעת של הלקוחות הקודמים. הם למעשה יוכלו לספר לכם איך הם רואים את האירוע מנקודת המבט שלהם ואיך הוא אכן היה בפועל. לאחר שיש לכם את חוות הדעת של הלקוחות הקודמים אתם כבר ממש ברורים עם עצמכם לחיוב או לשלילה. אם החלטתם ש – כן! זה האולם שלכם לאירוע– אתם צריכים למהר ולסגור על תאריך.

תופסים יום

כאמור, אולמות אירועים נתפסים מהר מאוד. אם יש לכם העדפה לאולם מסוים, מהרו ליצור אתם קשר ובחרו את היום הרצוי לכם. אולמות שווים, הם אולמות שהרבה לוטשים עליהם עיניים ומי שלא משריין לעצמו תאריך וסוגר מראש, ייאלץ לוותר בסופו של דבר ולבחור לו אולם פחות נחשב או כזה שנמצאת אצלו בעדיפות שנייה.

אחרי שיש לכם את התאריך, אתם יכולים להתקדם הלאה ולבחור את המנות שיוגשו באירוע, להחליט על האלכוהול, לבחור את הדי ג’יי או את הלהקה, לסגור עם צלם ובקיצור, לבנות את האירוע.

איזה יום כדאי לבחור?

בחירת היום של האירוע זוהי גם כן סוגיה מורכבת. יש כאלה שרוצים רק ביום חמישי. ביום חמישי אנשים בדרך כלל פחות לחוצים לסיים את האירוע כי ביום שישי רוב האנשים אינם עובדים וההרפייה של סוף השבוע מתחילה כבר מאז. מנגד יש אנשים שממש לא ירצו את יום חמישי בגלל שהדבר יקשה עליהם להיערך לקראת שבת. אז כאן ברור שאין הכרעה ברורה ואין יום שאנחנו יכולים לומר כי הוא אכן היום המועדף והטוב ביותר לאירועים.

אבל אם אתם כן רוצים לבחור יום מסוים, יש הרבה שהולכים על יום שלישי שנכפל בו כי טוב. (בבריאת העולם נאמר פעמיים כי טוב על יום שלישי) הם רואים ביום זה סימן של ברכה והתחלה טובה יותר לזוג הצעיר.

סוגרים את כל הקצוות

אז לאחר שיש לכם את האולם, יש לכם כבר גם את התאריך. מכאן אתם יכולים להתחיל לרוץ. להכין הזמנות לאירוע, לסגור עם הדיג’יי או עם להקה, לסגור עם צלם, לסכם עם מאפרת וכן הלאה.

שיהיה במזל טוב ובשעה טובה ומוצלחת!

כאשר מדובר באירוע עסקי האולם אמור להתאים למטרה השיווקית או המכירתית וזה שונה מאוד מאירוע משפחתי, הוא אמור לשרת את המטרות של העסק ובמאמר הבא נפרט אודות סוגי אירועים עסקיים וכמו כן ניתן מספר טיפים לבחירה מנצחת של אולם לאירועים עסקיים:

בניגוד לאירוע משפחתי אשר המטרה שלו על פי רוב היא פשוט לענג את האורחים שבאו לשמוח אתנו, הרי שכאשר מדובר באירוע עסקי מכל סוג שלא יהיה, שם יש לנו ציפיות אחרות הן מהאולם והן מהפקת האירוע כולו. אם נבחר באולם המתאים נוכל ליהנות מאירוע מושלם שישדרג וימנף את העסק שלנו.

משיקים מוצר חדש

אירוע עסקי הוא לעיתים לצורך השקה של מוצר חדש. האירוע העסקי אמור להיות מכובד, הוא צריך לשדר יוקרה ולהעניק למוצר החדש את הבמה הטובה ביותר על מנת שאכן יובן בקרב המוזמנים עד כמה נחוץ המוצר וכמה הוא עשוי לתרום להם וללקוחות שלהם. אין ספק כי השקה באופן כזה של מוצר יעניק לו את ההד הרצוי והוא ייהנה מתפוצה גבוהה הרבה יותר מכל צורה אחרת של השקה. כאשר הוא ייערך במקום מכובד ומתאים, הוא אכן יקבל את הכבוד הראוי.

יוצרים קשרים עסקיים

לעיתים מעוניינת חברה מסוימת להרחיב את הקשרים שלה עם אנשי עסקים עמיתים או כאלה שפועלים בענפים מקבילים. כאשר הדבר נערך באולם אירועים יוקרתי, הקשרים העסקיים אכן ייווצרו על הקרקע הכי מתאימה. קשרים שנולדו על רקע איכותי הם קשרים שיהיו גם הרבה יותר איכותיים בהמשך והם יוכיחו את עצמם בהמשך הדרך המשותפת.

מגבשים את הצוות

ימי גיבוש לצוותים נחשבים גם כן לאירועים עסקיים. כיום אין כמעט חברה, ארגון או בית עסק שמוותר על הדבר. כולם מודעים לחשיבות הרבה של ימי הגיבוש הללו והם משקיעים את מיטב המשאבים בדבר. גם אם זה כרוך בהפסד של ימי עבודה עבורם מצד כל הצוות היוצא לבלות וגם אם ימי הגיבוש עצמם, עולים סכום כסף לא נמוך, עדיין שווה ההשקעה.

היא מובילה בסופו של דבר להעצמה של העסק ולהגברה משמעותית של התפוקה בעסק.

איך בוחרים את האולם?

הבחירה באולם לאירוע העסקי היא הבחירה הכי משמעותית עבור הצלחת האירוע. כאשר תבחרו את האולם המתאים, האירוע יוכל להצליח ולהוביל לקראת המטרות הרצויות עבורכם.

אתם אמורים לחשוב עם עצמכם, מהו אופי האירוע הרצוי מבחינתכם. יש כאלו שירצו ליצור אירוע מאוד רציני ומכובד. שם יהיו ההרצאות, הדיונים והמפגשים שידרשו פלטפורמה עם כל האפשרויות לקיום אירוע שכזה.  אך מנגד יש את האירועים העסקיים אשר דורשים דווקא את האווירה הקלילה והמשוחררת. כמו באירועי הגיבוש השונים. שם יהיו אולי מופעים אומנותיים שונים, פעילויות פנאי מרתקות ועוד חוויות הדורשות מענה מתאים גם מבחינת האולם.

הבחירה באולם אמורה להיעשות מתוך חשיבה על המטרות של האירוע כאשר כך תיטיבו להגיע לבחירה הכי נכונה והכי מתאימה עבורכם.

אולם כינוסים

על פי רוב תזדקקו לאולם כינוסים עבור הכינוס העסקי שלכם. באולם הכינוסים תוכלו ליהנות מחלל המתאים בדיוק לאירוע מן הסוג הזה.

ישנם מקומות לכינוסים עסקיים שם יש גם אודיטוריום. האודיטוריום עשוי לתת מענה מושלם כאשר מדובר בכינוס רשמי המכיל מספר גדול של מוזמנים.

לחילופין, אם תעדיפו את הכינוס סביב שולחנות ערוכים עם כיבוד קל או אפילו עשיר, של ארוחה עשירה ומפנקת, תוכלו לעשות גם את זה באולם אירועים המציע לכם את האפשרות.

באופן כללי נוכל לומר כי אין באמת כללים לאירועים עסקיים כי הם מאוד נבדלים אלו מאלו. כל אחד מהם יש לו את המטרות שלו וכל אחד מורכב מקהל שונה ואי אפשר לומר שמדובר באירוע סטנדרטי ואחיד כמו חתונה למשל.

מסיבה זו חשוב כל כך להתמקד ולשים לב למרכיבים של האירוע, למטרות שלו, לקהל היעד שלו ולהרכיב אותו בהתאם.

ציוד מתאים באולם

הציוד באולם לאירוע העסקי אמור לכלול ציוד שונה לחלוטין מהציוד לאירוע משפחתי. כאשר מדובר באירוע מורכב, ברור שהצרכים הטכניים יהיו רבים יותר. זה עשוי לכלול אמצעים לצורך הפעלת מצגות, הקרנה של סרטי וידיאו, אמצעי הגברה מתאימים להרצאות שיושמעו במהלך הכינוס, שירותי במה ולעיתים גם הגברה מותאמת למקרים של הופעות אומנותיות.

כמובן שגם באירועים אלו אמורים להקצות את הפינה המתאימה לבר, או אפילו שולחנות ערוכים כדי שהאורחים יוכלו לאכול בצורה נוחה במהלך האירוע העסקי.

אולם פתוח או סגור

הבחירה בין חלל פתוח לבין חלל סגור נעשה על פי רוב בהתאם לאופי הפעילות כאשר כאן אין ממש הבדל בין אירוע רשמי לבין אירוע חוויתי כששניהם עשויים להיערך הן בחוץ והן בפנים. התכנון הנכון של האירוע וההפקה המקצועית, ישפיעו על הצלחתם של שניהם. אך ברור כי יש להתחשב בעונה אשר בה עומד האירוע להתקיים על מנת שלמוזמנים לא יהיה חם מידי או לחילופין קר מידי. מזג אוויר שאינו מתאים עשוי לפגום לחלוטין בהצלחת האירוע.

אולם עם ניסיון באירועים עסקיים

בגלל ההבדלים הבולטים בין סוגי האירועים השונים, חשוב מאוד לשים לב לניסיון שיש לאותו אולם להציע גם כאשר מדובר באירועים עסקיים.

אתם אמורים לשים לב כי האולם אכן מסוגל לתת לכם את המענה המושלם בכל מה שקשור למטרות הכינוסים שלכם.

זה אומר אולם אשר בו המסרים שלכם, התכנים הרצויים ואפילו התדמית של העסק יקבלו כולם את הבמה הרצויה ואת המענה המושלם.