בחירת אולמות אירועים במרכז: כל הפרמטרים שחשוב לבדוק

על מנת לייעל ולדייק את מסע החיפוש, חשוב בתור התחלה לאסוף כמה נתונים בסיסיים על האירוע שלכם. בשלב הבא, תוכלו להתפנות לבחון את נתוני האולמות, ולבחור מביניהם את האחד המושלם

הוטל עליכם להפיק אירוע מסוג כלשהו, והחלתם בחיפוש אחר אולמות אירועים במרכז. על מנת לייעל ולדייק את מסע החיפוש, שאגב, ממש לא חייב להתארך לכדי מסע, חשוב לאסוף כמה נתונים בסיסיים על האירוע שלכם, בתור התחלה. בשלב הבא, תוכלו להתפנות לבחון את מאפייני ונתוני האולמות, ולבחור מביניהם את האחד שיהיה מושלם עבור האירוע הספציפי שלכם. אין להקל ראש במציאת המקום המתאים ביותר, שכן, המקום הוא האירוע, והוא יכול לשדרג אותו ללא היכר, ולמרבה הצער גם להיפך. בחירה של מקום עם סגנון ייחודי ואופי יוצא דופן, וכמובן גם באיכות קפדנית וסטייל ברמה גבוהה, יבטיחו שהאירוע שאתם עמלים עליו יתאפיין באותן התכונות ויותיר רושם גדול על כל המשתתפים. אז רגע לפני שיוצאים למסע החיפוש (הפיזי או הוירטואלי), הנה כמה דגשים שחשוב להתעכב עליהם.

כיצד לאפיין את סוג האירוע לפני בחירת אולם?

אם אתם שועלי הפקות ותיקים, אתם ודאי מכירים את השלב הזה היטב ומקרוב, אם לא – אנחנו כאן כדי לעזור. אז כמובן, הרבה לפני שמתחילים בהפקת אירוע, הלכה למעשה, חשוב מאוד לאפיין עד לרזולוציות הגבוהות ביותר את האירוע עצמו. בין שמדובר באירוע חברה, אירוע עסקי, כנס מקצועי או אפילו חתונה – לכל אירוע יש את המאפיינים הייחודיים שלו, ואת המטרות המיוחדות לו. גם בתוך תחום האירועים העסקיים, יש התפלגות ושוני. לדוגמא, ישנם אירועי חברה שמטרתם לגבש בין העובדים או פשוט לפנק אותם במסיבה טובה. מטרת האירוע במקרה הזה, היא פשוטה – שהמשתתפים יהנו ותהיה להם חוויה טובה. לעומת זאת, בכנס מקצועי, במסגרתו מתקיימות הרצאות ואולי מינגלינג ונטוורקינג, המטרה היא שונה. המטרה באירועים מסוג זה היא שהמשתתפים יצאו עם ערך מסוים של העשרה מקצועית או קשרים עסקיים חדשים. הבנת המטרות המדויקות של האירוע, תסייע בהפקת אירוע שאכן ישיג אותן. הרשימה הזו תקדם אתכם מאוד גם לעבר מציאת המקום המתאים כמובן, מאחר ותוכלו להצליב בין דרישות האירוע לנתוני האולם. למשל, אם מדובר בכנס מקצועי עם הרצאות ומצגות, תזדקקו למקום עם במה, מקרנים וסידורי הושבה מתאימים. אם מדובר במסיבה, תפנו למקום באופי יותר של מועדון (או אולי פשוט מועדון שיעבור הסבה לערב אחד), וכדומה. במילים אחרות, גם מבחינה טכנית וגם מבחינת סגנון, חשוב מאוד להבין בשלב הראשון איך אתם (או הלקוחות שלכם) מדמיינים את האירוע ומה הן המטרות העיקריות בעצם קיומו.

מדוע היקף האירוע והתקציב קריטיים בבחירת אולם?

כעת לנתונים הבאים שבאופן מפורש – לא ניתן להתקדם בהפקה בלעדיהם, ובוודאי לא ניתן לסגור מקום בלעדיהם. עליכם לדרוש מפרט הן של התקציב והן של היקף האירוע – שני נתונים שיכולים לצמצם באופן דרמטי את מבחר אולמות האירועים ולהשאיר ברשימה רק את אלו העונים על שני הפרמטרים הללו. מבחינת התקציב, במרבית האירועים, החלק הגדול ביותר ממנו מיועד לשכירת המקום. כדאי לגלות מעט גמישות בחלק זה, מאחר ואם תמצאו מקום שהוא מושלם וייחודי מכל בחינה, אך חורג מעט מגבולות התקציב, שווה לשקול להחריג את העניין ולקחת אותו בכל זאת, כי כאמור – המקום עושה את האירוע. מבינת היקף האירוע, זהו פרמטר חשוב מאין כמותו עבור בחירת המקום המושלם, מאחר ולא רק שמקום קטן מדי עלול להוות בעיה (של צפיפות ואי נוחות), מה גם שמקום גדול מדי עלול לפגוע באווירה ובזרימה של האירוע, בדגש על התקשורת והליכוד בין המשתתפים. לכן, חשוב לצאת לדרך כאשר בידיכם הן התקציב המוגדר והמאושר לאירוע, והן ההיקף המשוער שלו.

כיצד לבדוק את מרכזיות ונגישות מיקום אולם האירועים?

לא כל מקום המגדיר עצמו כממוקם במרכז, הוא אכן מרכזי. המרכז הוא אזור רחב, שעלול להיות מופשט והאולם עצמו לא בהכרח ממוקם בנקודה נגישה, מוכרת, ונוחה להגעה. נוחות ההגעה של המשתתפים האירוע היא עניין קריטי במיוחד, הן בהיבט של אישורי הגעה (תתפלאו גם ביטולים יתקבלו במידה והמקום לא יהיה נגיש), והן בהיבט של החוויה המוצלחת של האורחים שלכם בפועל. לכן, מיקום הוא לא עניין שמומלץ להתפשר עליו, וכדאי לבחון היטב לא רק את המיקום על המפה, אלא ממש את דרכי ההגעה, החניה וכדומה. אם אתם רוצים ללכת על בטוח, העדיפו מקומות בתוך ערים מרכזיות כמו תל אביב, ובכך תעלו את אחוזי ההשתתפות ושביעות הרצון מהאירוע באופן משמעותי.

להתחיל מנתונים טכניים של מיקום וגודל, ורק אז להתמקד במאפיינים סגנוניים

אז כאמור, אי אפשר ובהחלט לא מומלץ לצאת לדרך עם חיפוש המקום לפני שאתם סגורים לחלוטין על המאפיינים של האירוע שלכם. רק לאחר שנתונים אלו בידיכם, אפשר להתחיל ולחפש אולם העונה באופן מדויק על הדרישות שלכם מבחינת גודל, מיקום ותקציב. כעת יש להצליב אחד לאחד נתונים כמו אורך רשימת המוזמנים שלכם אל מול גודל המקום, דרישות התקציב של המקום מול התקציב שיש לכם להפקת האירוע ועוד. רק בשלב הבא, תוכלו להתפנות לבחינת הסגנון והרמה של המקום, שהם כמובן לא פחות חשובים וקריטיים להצלחת האירוע. זה הזמן לבדוק מאפיינים כמו סטייל, אווירה, עיצוב פנים, תאורה וספקי קייטרינג שעובדים במקום. ישנם פרמטרים שונים שאולמות אירועים יוקרתיים מתאפיינים בהם, לרבות עיצוב פנים שיקי ומיוחד, אוכל ברמה גבוהה, בדרך כלל מנוצח על ידי שף ששמו הולך לפניו, רמת גימור גבוהה, ועוד. כדאי לבדוק שהמקום עונה בהצלחה על כל אחד מהם, ולהבטיח שהאירוע שלכם יהיה בלתי נשכח.