מה לבדוק כאשר מתחילים לחפש אחר אולמות על הים?

החלטתם להפיק אירוע והתחלתם בחיפוש אחר מקום על חוף הים, מתוך המחשבה שזהו הנוף המרשים והמתאים ביותר עבור האירוע שלכם. אין ספק שאתם בדרך הנכונה לאירוע יפה, נעים ומוצלח. אבל לפני שיוצאים לתהליך החיפוש אחר האולם המושלם ישנן כמה שאלות שכדאי להתעכב עליהם

 

החלטתם להפיק אירוע מסוג מסוים – אירוע עסקי, אירוע חברה או אולי בכלל חתונה, והתחלתם בחיפוש אחר אולמות על הים, מתוך המחשבה שזהו הנוף המרשים והמתאים ביותר עבור האירוע שלכם. אין ספק שאתם בדרך הנכונה לאירוע יפה, נעים ומוצלח. קשה להתחרות בנוף הגלים, בבריזה הנעימה ובאווירה המיוחדת השמורה לקרבת חוף הים בלבד. עם זאת, לפני שיוצאים לתהליך החיפוש אחר האולם המושלם עבור האירוע שלכם, ישנן כמה שאלות ופרמטרים שכדאי להתעכב עליהם, על מנת להבטיח את ההתאמה המושלמת של המקום לאירוע עליו אתם עמלים.

מהו גודל המקום אל מול היקף האירוע שלכם?

אז בניגוד לדעה הרווחת, הגודל כן קובע… כלומר, כאשר מדובר בשטח של אולמות אירועים, כנגד כמות המשתתפים בכל אירוע ואירוע. העניין הוא שבאופן אוטומטי, בדרך כלל נבחן קודם כל את הסוגיה – האם המקום מרווח מספיק עבור כמות המשתתפים הצפויה להיות באירוע. זוהי אכן בדיקה חשובה, ולא רק מבחינת הנוחות של האורחים באירוע, אם כי גם מבחינה בטיחותית יש לכך ערך משמעותי. עם זאת, לא פחות חשוב לבחון גם את המצב ההפוך – האם המקום אינו גדול מדי בהתחשב בכמות האורחים שברשימה. חשוב לציין שגם מקום מרווח מדי עלול להוות בעיה, במיוחד בהיבט של חיבור בין אנשים, אווירה ותקשורת. לכן, כאשר אתם בוחנים את התאמתו של מקום כזה או אחר לאירוע שאתם מארגנים, חשוב לשאוף להתאמה אופטימלית בין גודל המקום לבין כמות המשתתפים המשוערת.

מהי העלות המשוערת של המקום אל מול התקציב העומד לרשותכם

כמובן, אחד הדברים הראשונים שיש לבדוק כאשר מחפשים מקום לאירועים, הוא התמחור, אם כי גם כאן יש יוצא מן הכלל. ישנם מקומות שהצעת המחיר שלהם אולי תחרוג במידה כזו או אחרת מהתקציב העומד לרשותכם, אך במקרים מסוימים החריגה עשויה להיות מוצדקת. אם חיפשתם ומצאתם אולם אירועים על הים, שנשקף ממנו נוף עוצר נשימה, העיצוב בו בסטייל, המתקנים והריהוט ברמה גבוהה, ובאופן כללי – מדובר במקום מיוחד ואיכותי, ייתכן שהתגמשות בתמחור תהיה מוצדקת.

האם כל המתקנים, הריהוט והציוד במקום מאפשרים התנהלות נוחה ובטיחותית

חוף הים הוא אתר טבע לכל דבר, ולכן אם מחליטים לקיים אירוע בסמוך אליו, חשוב לבדוק שהאולם מצויד בכל המתקנים, דרכי הגישה, החניון, הציוד ופריטי הריהוט הנחוצים על מנת להפוך אותו לנוח ולנעים. המקומות הטובים ביותר הם אלו שהצליחו להפוך אותם לנוחים ולפונקציונליים, אך לא על חשבון הנוף וההרגשה שאתם נמצאים ממש על הים, כך שאפשר ממש להריח את המלח ולשמוע את התנפצות הגלים. לא משנה מה סוג האירוע שאתם מארגנים ומה חתך הגילאים של המשתתפים בו, לכולם צריך להיות נוח וקל להגיע אל המקום ולהתנהל בו. זהו פרמטר חשוב מאוד כאשר מחפשים מקום שהוא על חוף הים.

האם המקום מתאים לקיום אירוע בכל תנאי מזג אוויר?

גם אם האירוע שלכם צפוי להתקיים בעונה שאינה הקיץ, אין זה אומר בהכרח שתצטרכו לוותר על הים. מקומות רבים שהוקמו על חוף הים, מציעים גם מתחם מקורה ונעים, דרכו אפשר לראות וממש להרגיש את הים. באופן כללי, וללא קשר באיזו עונה אתם צפויים לערוך את האירוע, מומלץ לבחור במקומות שהופכים את מזג האוויר ל״נון-אישיו״, ובכך תוכלו להבטיח שלא משנה – סופת שלגים או שרב, האירוע שלכם יתקיים כסדרו, ותוכלו לישון בשקט בימים שלפני המועד החגיגי.

האם המקום מסוגנן ומעוצב בסטייל, ולא רק מתבסס על נוף הגלים?

נכון שאף אחד לא יכול לנוף הגלים, החול והשמיים הפתוחים, ובכל זאת – באולם האירועים שבו יתקיים האירוע שלכם, רצוי שיהיה סטייל ושיק, שיבואו לידי ביטוי בעיצוב מושקע וייחודי, פריטי ריהוט מסוגננים, חפצי נוי מעניינים וגופי תאורה שיוצרים את הלוק ואת האווירה הנכונה. אלו הם מסוג הדברים שתוכלו לראות ולהרגיש עם כניסתכם למקום. חשוב בשלב זה להשתמש גם בעיניים וגם באינטואיציות שלכם, ולבחון היטב אם הסגנון של המקום מתאים לאירוע שלכם, ויכול בפני עצמו להוות ערך מוסף בהפקה.

האם יש בו את הציוד הדרוש על מנת לקיים את האירוע הספציפי שלכם?

כאן חשוב לצלול לתוך תוכנית וסוג האירוע שאתם מפיקים, ולהבין מהו הציוד הדרוש לכם להתנהלות תקינה במהלכו. לדוגמא, אם מדובר בכנס מקצועי, ייתכן שתזדקקו למסכים ולמקרנים, לציוד הגברה, ולחיבור איכותי לרשת. אם מדובר באירוע שצפויה להתקיים בו גם הופעה, חשוב שיהיה במקום כל מה שקשור לציוד במה, לרבות מערכות הגברה ותאורה מתאימות. ככל שהאולם יוכל לספק לכם יותר ציוד ומתקנים שאתם זקוקים להם, כך תתקצר הדרך להפקה, וגם כך תבטיחו שהכל ״יתקתק״ טוב יותר במהלך האירוע.

האם המקום מציע ספקים ושירותים נוספים?

לא רק ציוד, אולמות אירועים רבים עובדים עם ספקים קבועים, לרבות חברות קייטרינג, שירותי הגברה ותאורה, מעצבי אירועים ועוד. אם האולם אותו אתם בודקים עבור האירוע שלכם מציע גם שירותים שונים כחלק מעסקת חבילה, או לחילופין, יכול לקשר אתכם עם ספקים מומלצים איתו הוא עובד באופן קבוע, כדאי לשקול את העניין בחיוב. נותני שירות שונים שמכירים את התצורה והפריסה של אולם מסוים, יודעים בדיוק איפה החיבורים, איך ומה, פועלים באופן יעיל יותר בתוכו, ויוכלו להציע לכם שירות טוב יותר, לעתים גם במחיר מוזל.